O excesso de burocracia no Brasil já é um tema amplamente debatido ao redor do mundo.
Do funcionalismo público às empresas privadas, é preciso lidar com esse conjunto de normas, procedimentos e formalidades que regulam as atividades de uma organização.
Ainda que seja necessária para garantir a ordem, a segurança e a legalidade dos processos, seu excesso pode gerar atrasos, custos, desperdícios e insatisfação.
Neste artigo, vamos debater algumas questões importantes, como: quais são as consequências do excesso de burocratização? O que o excesso de burocracia gera nas organizações? Como resolver isso?
Acompanhe!
O excesso de burocracia no Brasil
O Brasil é um dos países mais burocráticos do mundo.
Em 2017, um estudo da Fiesp apontou que 84% da população acha o país muito burocrático, e 75% acredita que isso é um estímulo à corrupção.
Ao entrevistar as organizações, 91,4% disse que a burocracia afeta a competitividade e 94,7% entende que dificulta o desenvolvimento econômico.
De lá para cá, não tivemos tantas mudanças relevantes.
O último relatório do Banco Mundial traz dados mais atualizados que apontam para o excesso de burocracia no serviço público e nas organizações.
Relatório Doing Business 2020
Segundo o relatório Doing Business 2020 Brasil, do Banco Mundial, o Brasil ocupa a 124ª posição no ranking de facilidade para fazer negócios entre 190 países.
Em uma pontuação que varia de 0 a 100 pontos, o país tinha 58,6 em 2019. Em 2020, subiu 0,5 e atingiu 59,1.
Ainda temos um longo caminho até chegar nas melhores práticas no mundo no que diz respeito à regulamentação do ambiente de negócios, certo?
O excesso de burocracia no Brasil é um motivo muito relevante para isso. Alguns dos aspectos avaliados pelo estudo apontam neste sentido.
O relatório traz um recorte interessante da América Latina e do Caribe, com o qual podemos comparar as estatísticas brasileiras, que consideram apenas Rio de Janeiro e São Paulo.
São exemplos de burocracia no dia a dia, quer ver?
No cumprimento das obrigações tributárias, as empresas brasileiras gastam 1.501 horas por ano. A média da América Latina e Caribe é de 317 horas, e a média mundial é de 234 horas.
Outro bom exemplo é o indicador de resolução de insolvência, especificamente o tempo de recuperação do crédito pelos credores. É o período entre o início da inadimplência empresarial e o pagamento do valor devido à instituição financeira.
São necessários 4 anos em São Paulo, contra 2,9 na região, 1,7 nos países da OCDE, e 0,4 na Irlanda.
Todos esses dados apontam para uma pergunta simples: como diminuir a burocracia no Brasil para facilitar o empreendedorismo, a inovação, a competitividade e o crescimento econômico do país?
Antes de responder à questão, é preciso entender como ela causa prejuízos às organizações.
O que o excesso de burocracia gera nas organizações?
A burocracia está presente na rotina empresarial e passa pela padronização de processos, organização de tarefas e garantia do padrão de qualidade.
No entanto, quando há uma grande rigidez neste conjunto de normas e procedimentos que regulam as atividades, pode haver prejuízos.
Para uma empresa, quais são os pontos negativos da burocracia?
- Perda de criatividade: os funcionários se sentem desmotivados, desengajados e limitados pela rigidez das normas e pela falta de autonomia para propor soluções inovadoras.
- Desperdício de tempo: os funcionários gastam mais tempo para preencher formulários, solicitar autorizações, seguir protocolos e esperar aprovações do que para realizar as suas atividades-fim.
- Queda de produtividade: os processos se tornam mais lentos, complexos e ineficientes, o que compromete a qualidade e a agilidade dos serviços ou produtos oferecidos aos clientes, bem como a lucratividade da organização.
- Menor competitividade: as empresas ficam menos flexíveis e adaptáveis às mudanças do mercado e às necessidades dos consumidores. Além disso, há gastos relevantes para executar as práticas burocráticas, o que demanda mais recursos humanos e econômicos.
Para evitar esses problemas, é preciso entender como diminuir o excesso de burocracia nas organizações.
Para reduzir a burocracia, leia também sobre como funciona a assinatura da TOTVS.
Como reduzir o excesso de burocracia nas empresas?
A redução da rigidez nas normas e procedimentos adotados nas atividades empresariais passa pela adoção de uma gestão mais moderna, ágil e participativa.
Veja alguns passos que podem ajudar nesse sentido:
1. Revise processos
O primeiro passo para combater o excesso de burocracia é revisar os processos existentes na empresa.
A partir do diagnóstico, o gestor poderá identificar os gargalos, as redundâncias, as inconsistências e as atividades que não agregam valor.
Em seguida, deverá simplificar, eliminar ou automatizar esses processos, buscando torná-los mais rápidos, eficientes e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
2. Ofereça capacitações
Um dos pontos que pode travar a produtividade dos profissionais quanto à execução dos procedimentos é a falta de conhecimento.
Por isso, oferecer capacitações a eles é a melhor forma de fazê-los executar os processos de forma correta, segura e padronizada.
Além disso, é importante que eles conheçam as normas internas e externas que regem a empresa e saibam como cumpri-las sem comprometer a sua produtividade e a sua criatividade.
3. Dê autonomia aos funcionários
Um teste de 2017 publicado pela Harvard Business Review avalia o quão uma empresa é burocrática. Nele, os pesquisados enquadram aspectos que, somados, mostram o quanto ela custa à sua organização.
Um deles diz respeito ao desempoderamento, ou seja, a empresa atua de forma a constranger a autonomia de seus profissionais.
Portanto, outra boa maneira de combater os excessos burocráticos é dar autonomia aos funcionários para que eles possam tomar decisões, resolver problemas e propor melhorias nos processos.
Para tanto, é preciso delegar responsabilidades, definir metas, fornecer feedbacks e reconhecer os resultados. Assim, os funcionários se sentem mais confiantes, motivados e comprometidos com a empresa.
4. Estimule a autogestão
No mesmo sentido da autonomia, aparece a autogestão.
Os profissionais devem ser encorajados a gerenciar o seu próprio trabalho, sem depender de supervisão constante.
Isso acontece quando há um ambiente de confiança, transparência e colaboração entre as equipes. Portanto, é papel do gestor viabilizá-lo, incentivando a comunicação, o compartilhamento de informações e o aprendizado contínuo.
5. Estabeleça objetivos e prioridades
Uma dica que ajuda no combate ao excesso de burocracia é a definição de objetivos e prioridades. Eles devem ser claros e compartilhados por toda a empresa.
Ao estabelecê-los, o gestor ajuda os funcionários a se manterem nas atividades principais e necessárias, que realmente importam para o sucesso da organização.
Outro ponto positivo desta dica é que ela contribui para o acompanhamento e a avaliação dos resultados.
6. Evite reuniões excessivas
“Essa reunião poderia ter sido um e-mail”. A frase, reproduzida ao redor do mundo, aponta para uma burocracia desnecessária em muitas organizações.
Reuniões excessivas ou improdutivas são comuns, e muitos gestores continuam convocando-as apenas como uma forma de controle ou de formalidade, sem qualquer benefício prático.
Por isso, é preciso planejar bem as reuniões, definir uma pauta, um tempo e um objetivo específico para cada uma delas. E, claro, garantir que as decisões tomadas nas reuniões sejam registradas e implementadas.
7. Diminua a papelada
Quando pensamos no excesso de burocracia no serviço público, automaticamente vem à cabeça milhões de papéis.
O problema é que isso ainda está presente em muitas organizações, e deve ser combatido.
Que tal substituir os documentos físicos por documentos digitais?
Há benefícios relevantes, como redução de custos, menor espaço e tempo para armazenar, organizar e acessar os documentos, maior segurança, confiabilidade e rastreabilidade dos dados.
8. Invista na adoção de tecnologias
Por fim, a tecnologia está a serviço das empresas de diversas formas e também é uma aliada para reduzir a burocracia, pois facilitam e agilizam os processos internos.
Existem diversas ferramentas digitais que podem ajudar na gestão de projetos, na comunicação interna, na automação de tarefas, na integração de sistemas, na análise de dados e na otimização de recursos.
Uma dessas ferramentas é o TOTVS Assinatura Eletrônica.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema que permite assinar documentos de forma ágil e segura, com validade jurídica e integração com as soluções TOTVS e outros softwares.
Com ele, você pode reduzir a burocracia em sua organização ao eliminar o uso de papel, agilizar o fluxo de aprovação e armazenar os documentos na nuvem.
Além disso, é possível acompanhar o status das assinaturas eletrônicas, personalizar as mensagens e utilizar o aplicativo móvel para assinar, o que traz ainda mais agilidade nos seus processos internos.
Se você quer reduzir o excesso de burocracia na sua empresa e otimizar os seus processos com uma solução moderna, prática e segura, conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
O excesso de burocracia é um problema que afeta muitas organizações no Brasil e no mundo, nos setores público e privado.
Ele prejudica o desempenho, a produtividade e a competitividade das empresas, motivo pelo qual é preciso encontrar formas de reduzi-la.
A adoção de uma gestão moderna, ágil e participativa é uma boa saída. Algumas de suas práticas são a capacitação de funcionários, o estímulo à autonomia e à autogestão deles, e o investimento em tecnologias.
A revisão de processos também é uma medida importante. Muitos deles podem ser, inclusive, automatizados com o auxílio das ferramentas certas.
Confira tudo sobre automação de processos: tipos, exemplos e como fazer!
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