Tipos de assinatura digital: quais são e quando usar cada um deles

Equipe TOTVS | 24 novembro, 2022

Com a digitalização de processos, a assinatura de documentos no ambiente virtual tem se tornado cada vez mais comum, mas você já conhece todos os tipos de assinatura digital?

Ao contrário do que muitos pensam, não existe um único modelo de assinatura eletrônica. A legislação brasileira define uma classificação com diferentes tipos de acordo com o nível de segurança de cada um.

São três maneiras de confirmar a identidade do usuário em documentos assinados eletronicamente, cada uma com características e utilizações específicas.

Para saber quais são os tipos de assinaturas digitais, como elas funcionam e quando usar cada uma delas, acompanhe a leitura deste artigo com a gente!

O que é assinatura digital? Como ela funciona?

Antes de conhecer os tipos de assinatura digital, é importante entender o conceito de assinatura digital.

Ela é um tipo de assinatura eletrônica, que serve como um comprovante da identidade do signatário de documentos no ambiente virtual. 

A confirmação é feita por meio de um conjunto de dados e, no caso da assinatura digital, pelo certificado digital, que segue padrões da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

O certificado é um sistema composto por um conjunto de chaves, que funcionam da seguinte forma:

  • chave privada: criptografa os dados que comprovam a identidade do usuário;  
  • chave pública: serve para decodificar os dados criptografados pela chave privada, permitindo a confirmação das informações e da autenticidade da assinatura.
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Quais são os tipos de assinatura digital?

Antes de mais nada, é importante esclarecer um equívoco comum quando o assunto é tipos de assinatura digital. Na verdade, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica.

Na prática, é a assinatura eletrônica que apresenta vários modelos, de acordo com a lei 14.063/2020, conhecida como lei da assinatura digital

A legislação é responsável pela classificação das assinaturas eletrônicas por nível de confiabilidade. 

O que caracteriza cada um desses modelos é o conjunto de dados utilizados para confirmar a identidade do usuário, assim como a maneira com que essas informações são vinculadas à assinatura.

Além disso, a tecnologia utilizada para conferir segurança ao método de validação também é diferente entre cada assinatura digital, entenda a seguir.

Assinatura eletrônica simples

Como o nome já revela, dentre os tipos de assinatura digital, esse é o que conta com um sistema de segurança mais simples. 

Para que o processo de validação seja realizado, a assinatura eletrônica simples permite a identificação do signatário por meio da associação das informações a dados eletrônicos.

Isso pode ser feito de diversas formas, como através de um formulário eletrônico ou pela associação de dados ao IP utilizado pelo usuário no momento da transação, por exemplo.

Como a confirmação de identidade é simplificada, a validade jurídica dessa assinatura depende do consentimento das duas partes.

Assinatura eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada já possui um sistema de segurança de maior complexidade, a partir de meios que permitem detectar qualquer tipo de alteração no documento depois de assinado.

Dentre os meios disponíveis para identificação do usuário, esse tipo de assinatura pode utilizar certificados digitais não emitidos pela ICP-Brasil, tecnologia que faz a criptografia do documento.

Além disso, é possível usar outros métodos de segurança, como a biometria, token ou ainda o PIN (Personal Identification Number), um código único, criado exclusivamente para identificação do usuário.

Assinatura eletrônica qualificada

A assinatura eletrônica qualificada, ou simplesmente assinatura digital, é validada por meio dos certificados digitais, que devem ser emitidos por uma entidade credenciada – as chamadas Autoridades Certificadoras (AC).

Esse modelo de assinatura digital comprova a identidade do usuário por meio de chaves criptográficas assimétricas, fazendo com que o registro tenha a mesma validade da assinatura feita de próprio punho.  

Dentre os tipos de assinatura digital compartilhados, esse é o que conta com um sistema de segurança mais complexo.

Vale destacar que o certificado responsável por garantir a validade dessa assinatura deve seguir alguns padrões definidos pela ICP-Brasil. 

Falaremos mais sobre esses padrões neste artigo, mas antes vamos entender quando cada tipo de assinatura deve ser utilizado. 

Em que situações usar cada tipo de assinatura digital?

Para saber quando usar cada modelo de assinatura eletrônica, o principal fator a ser considerado é o nível de segurança necessário para a operação a ser realizada.

Como vimos, a classificação dos tipos de assinatura digital é feita, principalmente, pelo sistema de segurança utilizado em cada uma delas.

A assinatura eletrônica simples, por exemplo, conta com uma verificação de menor complexidade, por isso é indicada como uma forma de comprovar a identidade do usuário em situações de baixo risco, como a confirmação de um agendamento ou aceites de propostas.

Já a assinatura eletrônica avançada permite verificar alterações posteriores no documento, por isso as chances de fraude são reduzidas. 

Dessa forma, o modelo é indicado para situações que exigem maior grau de segurança, como assinaturas de contratos

A assinatura qualificada, por sua vez, tem o nível mais alto de segurança, garantindo a autenticidade da assinatura e impedindo alterações no documento.

Ela é obrigatória em transações envolvendo o poder público, como:

  • transferência e registro de bens imóveis por meio eletrônico; 
  • documentos de saúde para pacientes, como receituários com medicamentos de controle especial;
  • emissão de nota fiscal eletrônica, exceto quando os emitentes forem pessoas físicas ou MEIs (Microempreendedores Individuais).

Quais são os padrões de assinatura digital definidos pela ICP-Brasil?

Existem diferentes tipos de certificados digitais, sendo o modelo A o mais comum. Os sistemas de segurança utilizados também têm variações, mas a ICP-Brasil define alguns padrões de assinatura.

São três padrões criados de acordo com os formatos mais comuns de arquivo:

  • CAdES: válido para qualquer tipo de arquivo;
  • XAdES: utilizado em arquivos XML, permitindo a assinatura parcial de documentos;
  • PAdES: utilizado em arquivos no formato PDF, possibilitando uma representação visual da assinatura.

Quais são as vantagens de usar uma assinatura digital?

Existem inúmeros benefícios em utilizar os diferentes tipos de assinatura digital, uma vez que eles trazem mais comodidade, praticidade e agilidade a processos burocráticos, sem abrir mão da segurança.

Confira as principais vantagens:

  • organização simplificada e segura dos documentos;
  • agilidade na coleta de assinaturas e andamento dos processos;
  • redução de custos com materiais de escritório e menos desperdício de papel;
  • segurança garantida pelas chaves criptográficas e outros padrões de proteção;
  • possibilidade de assinar documentos em qualquer lugar, de diferentes dispositivos.

Com tantos benefícios, o uso desse tipo de assinatura eletrônica cresce cada vez mais. 

Para se ter uma ideia, já são mais de 10 milhões de certificados digitais ativos no Brasil. O dado é fonte do contador oficial divulgado pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação). 

Ainda segundo essas informações, só em 2022 foram emitidos mais de 5 milhões de certificados, 69,53% a mais do que no ano anterior. A previsão do Instituto é que a marca ultrapasse os 8 milhões até dezembro.

Exemplo de documento com assinatura digital

Quando pensamos em um exemplo de documento com assinatura digital, é importante ter em mente que tudo acontece no meio virtual.

Ou seja, o documento é digitalizado, armazenado e compartilhado online. A assinatura digital então utiliza o certificado digital para validar esse arquivo.

Para entender melhor, veja como funciona a assinatura digital de um documento na prática pela TOTVS Assinatura Eletrônica:

Tipos de assinatura digital: dúvidas frequentes

Como é feita a assinatura digital?

O primeiro passo para fazer uma assinatura digital é ter um certificado digital validado pela ICP-Brasil. 

Para isso, é preciso solicitar a emissão do documento a uma das Autoridades Certificadoras credenciadas pelo órgão.

Com o documento emitido, você deve instalar o recurso do certificado em seu dispositivo para utilizá-lo nas plataformas de assinatura digital sempre que precisar. 

Esse certificado será o responsável por comprovar a sua identidade e conferir a mesma autenticidade de uma assinatura física à sua assinatura digital. 

Todo esse processo é realizado com a segurança da criptografia, que gera códigos únicos para a assinatura de cada usuário. 

Assinatura digital é válida?

Sim, a assinatura digital é válida. O responsável por conferir a validade jurídica a ela é o certificado digital.

Com o certificado, a assinatura digital é considerada uma reprodução da assinatura feita em papel físico e, dessa forma, passa a ter o mesmo valor legal que ela.

Quem pode ter assinatura digital?

Qualquer pessoa pode ter uma assinatura digital, seja como pessoa física ou jurídica. É possível usar essa tecnologia em diversas situações, de forma prática, segura e eficiente.

Com elas, é possível assinar propostas, enviar contratos assinados com rapidez, fazer licitações e muito mais, tanto no âmbito pessoal, como no empresarial.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

De maneira bem simples, a diferença entre assinatura digital e eletrônica é que, segundo a legislação, a assinatura eletrônica se refere a qualquer validação de documentos feita em ambiente virtual, enquanto a digital precisa de um certificado para ser válida.

Isso significa que a assinatura digital também é um tipo de assinatura eletrônica, afinal é uma forma de validação realizada em meio eletrônico. Na prática, assinatura digital também é chamada de assinatura eletrônica qualificada

Por isso, é comum ocorrer uma confusão entre os tipos de assinatura digital e eletrônica.

A diferença é que, neste modelo, o usuário utiliza um certificado digital para conferir validade e comprovar a autenticidade da assinatura, trazendo mais segurança ao processo. 

Vale destacar que esses certificados devem ser devidamente validados pela ICP-Brasil. 

Assinatura digital e certificado digital são a mesma coisa?

A assinatura digital não existe sem um certificado digital, mas os conceitos não significam a mesma coisa. O certificado é o responsável por validar a assinatura digital, que, por sua vez, nada mais é do que a validação de um documento no ambiente virtual.

Essa assinatura digital funciona como uma reprodução da assinatura convencional, feita em papel, e ganha validade legal com o certificado. 

Já o certificado é um sistema tecnológico que segue padrões estabelecidos pela ICP-Brasil para funcionar como uma identificação digital do usuário.

As chaves geradas pelos certificados vinculam a assinatura a um arquivo eletrônico com os dados da pessoa ou da empresa, atestando a autenticidade das informações.

Como fazer a assinatura digital de documentos?

Além de emitir o certificado digital com uma das Autoridades Certificadoras, o ideal é contar com um sistema de assinatura digital para validar documentos de maneira mais prática, ágil e organizada.

Com o uso de ferramentas adequadas, é possível garantir um processo muito mais rápido, seguro e simples. 

Isso porque, além de facilitar a assinatura em si, essas plataformas ajudam no gerenciamento de documentos e controle de validações no dia a dia da empresa.

Dessa forma, todo processo burocrático pode ser simplificado. Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, por exemplo, os diferentes tipos de assinatura digital podem ser realizados com certificado A1 e A3, inclusive pelo app do sistema. 

Qual o melhor sistema de assinatura digital?

Com o avanço da digitalização de processos, muitos sistemas foram desenvolvidos com o objetivo de simplificar as tarefas rotineiras de empresas por meio da automação.

No caso da assinatura digital, isso não é diferente. Entretanto, é importante ficar atento à confiabilidade e eficiência da plataforma de gestão de assinaturas antes de implementá-la no seu negócio.

Diante dessa necessidade, a maior empresa de tecnologia do Brasil desenvolveu seu próprio sistema de assinatura: o TOTVS Assinatura Eletrônica. 

A plataforma tem toda a segurança, praticidade e agilidade, além de reunir funcionalidades incríveis voltadas à otimização de processos em um só lugar, como você confere a seguir.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Como falamos acima, o TOTVS Assinatura Eletrônica reúne diversos benefícios em um só lugar. 

A plataforma conta com integrações nativas e API para integração de outros softwares, garantindo a centralização de processos e tornando a gestão mais eficiente.

O sistema conta com módulos de cadastro de usuários, envio de documentos, confirmação e validação, além das assinaturas. 

Dessa forma, é possível otimizar toda a rotina empresarial com o uso de diferentes tipos de assinatura digital.

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Conclusão

Como vimos neste artigo, os tipos de assinatura digital são, na verdade, tipos de assinatura eletrônica definidos pela legislação brasileira. 

Além da assinatura digital, existe a assinatura eletrônica simples e a avançada, cada uma com um sistema de segurança e nível de complexidade diferentes.

Por isso, cada uma delas é indicada para situações distintas. Dentre os três tipos, a assinatura digital ou qualificada, é a de maior nível de segurança, garantindo a autenticidade do documento com o certificado digital.

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