Assinar documento com certificado digital: como funciona e vantagens

Equipe TOTVS | 04 maio, 2022

Você sabia que assinar documento com certificado digital já é uma realidade para muitas pessoas físicas e jurídicas? 

Quem adota essa nova maneira de formalizar contratos, declarações e outros documentos aproveita muitas vantagens, como segurança, praticidade, além de economia de tempo e de recursos.

Vale lembrar que, em um mundo cada vez mais digital e tecnológico, buscar por soluções ágeis e confiáveis para administrar seu negócio é crucial para otimizar processos e se manter competitivo no mercado.

É justamente por essa razão que a assinatura eletrônica ganha cada vez mais força e já se tornou um recurso essencial para os gestores de empresas.

E você? Quer incorporar essa tecnologia no dia a dia do seu negócio? Acompanhe o artigo e descubra o que é, afinal, o certificado digital, como emiti-lo, as vantagens para empresas e como assinar documentos de forma eletrônica. Vamos lá?

O que é e como funciona um certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico que comprova a autenticidade de um usuário por meio de criptografia de dados.

Basicamente, funciona como se fosse uma identidade eletrônica para pessoas físicas e jurídicas no ambiente virtual (E-CPF/ E-CNPJ).

Por meio dele, é possível garantir a confiabilidade, autenticidade e integridade das informações ao assinar documentos, emitir notas fiscais e fazer diversas outras transações eletrônicas com validade jurídica.

Ou seja, todas as operações que antes precisavam ser feitas presencialmente e de forma mais burocrática, muitas vezes envolvendo o cartório físico e resultando em meio expediente perdido, agora podem ser realizadas de maneira remota por meio dessa tecnologia.

Tudo isso com amparo legal! A assinatura eletrônica com certificado digital tem validade jurídica para substituir o papel manuscrito desde 2001, quando foi publicada a Medida Provisória nº 2.200-2.

A MP regulamenta a certificação digital no país e cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil).

Quais são as vantagens de assinar documento com certificado digital?

Já imaginou não precisar mais se deslocar até um cartório para reconhecer firma de uma assinatura?

Ou, então, não se preocupar com perdas ou danos que podem comprometer a integridade física do conteúdo e a validade do documento?

Essas duas situações são exemplos de como você pode se beneficiar ao assinar documento com certificado digital e ainda há muitas outras vantagens. Confira quais são elas!

Economia de tempo

A assinatura eletrônica tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita. Isso significa que você pode resolver qualquer trâmite burocrático sem sair da empresa ou de casa.

Em vez de ir até o cartório para reconhecer firma ou necessitar da presença dos envolvidos para assinar documentos físicos, você pode simplesmente utilizar uma ferramenta de assinatura eletrônica. 

Além de ser muito mais prático, você e os signatários economizam tempo e podem dar andamento aos processos empresariais com mais agilidade.

Velocidade

Assinar um documento eletronicamente acelera todos os seus processos empresariais. Fechar um contrato se torna muito mais rápido quando o processo é feito de forma digital.

Um exemplo prático é o da área de recrutamento e seleção, que, por meio de um contrato digital, consegue contratar profissionais com velocidade e praticidade, mesmo sem contato presencial do contratado e do contratante. 

Isso agiliza a contratação, e o novo funcionário pode começar a atuar na empresa o quanto antes. 

Maior segurança

Assinar documento com certificado digital garante total segurança nas atividades online, pois o recurso utiliza tecnologia criptográfica para proteger a troca de informações no ambiente virtual e assegurar a autenticidade da assinatura.

Isso impede que as informações sejam vistas por pessoas não autorizadas, evita vazamentos de dados e ciberataques, assim como aumenta a proteção contra fraudes.

Além disso, como esses documentos ficam armazenados na nuvem, não há riscos de perdas e danos.

Mais acessibilidade e comodidade

Todo o processo é feito de forma online, descomplicada e com poucos cliques. É possível assinar e acompanhar contratos de qualquer lugar, seja no computador, tablet ou celular.

Com isso, além de ganhar em comodidade, a sua empresa também pode aproveitar a liberdade de criar e solicitar assinaturas de contratos, sem se preocupar com local, data ou horário.

Diminuição dos custos empresariais

Assinar documentos com assinatura eletrônica ainda é benéfico para as finanças da sua empresa. 

Ao usar esse modelo de assinatura, você diminui o uso de papel e de tinta e também não precisa de espaço físico para armazenar toda essa papelada. Além de ser mais sustentável, isso ajuda na redução de custos empresariais.

A diminuição dos gastos também é uma consequência da economia de tempo com deslocamento e horas perdidas nas filas, que podem ser direcionadas para outras atividades dentro da empresa.

Leia também: Secretaria Digital: Guia completo sobre a Portaria 315 do MEC

Como emitir um certificado digital? Confira o passo a passo

Você ainda não tem um certificado digital para assinar documentos online? Primeiro, é importante saber que nem todo sistema de assinatura eletrônica exige certificação digital. 

A ferramenta da TOTVS, por exemplo, permite que documentos sejam assinados eletronicamente com ou sem certificados.

Contudo, utilizar esse recurso ajuda a garantir a autenticidade e a segurança das operações online, principalmente se o seu destinatário for um órgão público. É sempre importante verificar se alguma das partes exige a assinatura com o certificado. 

Por isso, antes mesmo de começar a assinar documento com certificado digital, você precisa descobrir como emiti-lo.

No Brasil, esse certificado pode ser adquirido em uma Autoridade Certificadora, ou Autoridade de Registro, no formato de arquivo a ser instalado no computador, arquivo em nuvem ou dispositivo (cartão ou token).

Confira agora o passo a passo para emitir seu certificado digital:

  1. selecione o certificado digital mais adequado para o seu negócio. Os mais comuns são os Certificados A1 e A3, ambos padrão ICP Brasil.
  2. Escolha uma Autoridade de Registro ou Autoridade Certificadora (AC) subordinada à ICP-Brasil. Você pode conferir a lista no site do Governo Federal;
  3. solicite seu certificado no site da empresa escolhida e agende atendimento online ou presencial na Certificadora ou Autoridade de Registro;
  4. apresente a documentação necessária para a confirmação da sua identidade. Geralmente, são exigidos documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF), documento de constituição da empresa, cartão do CNPJ etc.;

Após a confirmação da sua identidade, o certificado ficará disponível para utilização depois de algumas horas ou dias, dependendo do tipo solicitado e da empresa escolhida. 

Se for um certificado tipo A1, por exemplo, você receberá um link no seu e-mail para baixar o arquivo. Agora, se for A3 com dispositivo físico, você poderá retirar o hardware no local da validação. 

Como assinar documento com certificado digital?

Assinar documentos com certificado digital é tão importante para empresas que o mercado global de assinatura digital irá saltar de US$ 4 bilhões, em 2021, para US$ 16,8 bilhões, até 2026, segundo a Markets and Markets.

Isso prova que, cada vez mais, a tecnologia será utilizada na hora assinar e autenticar documentos importantes, como contratos e declarações. E, se você não quer ficar para trás, é preciso se adaptar à nova realidade.

A boa notícia é que assinar documentos eletronicamente é muito mais simples e prático do que você imagina. Além disso, há diferentes maneiras de fazer isso, e nós vamos te ensinar as principais. Acompanhe a seguir.

Como assinar documento no Word com certificado digital?

Embora seja menos comum receber documentos importantes em formato Word, já que o conteúdo pode ser alterado, também é possível assinar eletronicamente por meio desse programa.

Qualquer alteração no texto irá eliminar imediatamente a assinatura eletrônica. Portanto, essa não pode ser considerada uma solução segura. Já o passo a passo é o seguinte. Veja:

  1. Abra o Word e vá no menu “Arquivo”;
  2. Clique em “Proteger Documento”;
  3. Em seguida, vá em “Adicionar uma Assinatura Digital”;
  4. Escolha o tipo de compromisso de acordo com o contexto: “Criou e aprovou este documento”, “Aprovou este documento” ou “Criou este documento”. O preenchimento do campo objetivo é opcional;
  5. Clique em “Assinar” e digite seu código pessoal de uso do certificado digital (PIN).

Vale deixar claro que só é possível assinar documento com certificado digital no Microsoft Word. Até o momento, não é possível fazer assinatura eletrônica no Google Docs.

Também é importante destacar que essa opção se torna limitada, em muitos casos, já que a maioria de documentos empresariais e contratos são compartilhados no formato PDF.

Como assinar documento com certificado digital na TOTVS?

Se você deseja ter mais segurança, agilidade e praticidade ao assinar documentos, pode utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica. Todo o processo é simplificado e bastante intuitivo. 

Confira as etapas:

  1. Acesse o site ou baixe o aplicativo e informe login e senha;
  2. No dashboard, abra o documento que está pendente de assinatura e clique em “Assinar”;
  3. Leia o conteúdo até o final e clique em “Próxima Etapa”;
  4. Vá em “Tipo de assinatura” e selecione “Assinar com Certificado Digital (A1/A3)”;
  5. Selecione o certificado desejado e clique em “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos”.
  6. Por fim, vá em “Assinar”;
  7. Caso seu certificado tenha senha, será exibida uma janela para digitá-la.

Se preferir, você também pode acompanhar todo esse passo a passo no vídeo abaixo: 

Existe algum aplicativo para assinar documentos com certificado digital?

Existem diversos aplicativos que podem ser usados para assinar documentos pelo celular, como ferramentas online ou no próprio dispositivo. No entanto, a maioria apresenta funções limitadas para as empresas. 

Por outro lado, o aplicativo da ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica, por exemplo, é uma solução robusta para sua empresa. 

Além de dar mobilidade à sua gestão de documentos ao permitir assinatura de contratos e declarações com validade jurídica em qualquer horário e lugar, ainda é possível aproveitar outras funcionalidades, como:

  • signatários ilimitados;
  • usuários ilimitados;
  • inserção da sua marca para personalizar o aplicativo;
  • notificações de documentos a serem assinados;
  • login com biometria e reconhecimento facial;
  • integração com Google Drive e outras ferramentas.

Qualquer documento pode ser assinado com certificado digital?

Se o seu certificado for emitido pela ICP-Brasil, qualquer tipo de documento, procedimento ou programa pode ser assinado virtualmente, independentemente da autoridade certificadora que o emitiu.

Isso porque a assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica que a assinatura a punho e em papel.

Portanto, notas fiscais eletrônicas, acordos entre fornecedores, contratos de trabalho, contratos de prestação de serviço, declarações fiscais, entre outros documentos poderão ser assinadas digitalmente sem problemas.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Agora que você já sabe como assinar documento com certificado digital, é hora de conhecer a melhor solução de assinatura eletrônica do mercado.

A ferramenta da TOTVS possibilita que você assine documentos de forma ágil, totalmente segura e com validade jurídica.

E vai muito além do que as demais ferramentas do mercado oferecem. Na plataforma, você também pode fazer a gestão de assinaturas ao acompanhar o andamento dos contratos e consultar pendências em um só lugar.

Ainda é possível enviar documentos a um grupo de destinatários e usar filtros para encontrar seus contratos rapidamente.

Teste gratuitamente a ferramenta TOTVS  Assinatura Eletrônica por 30 dias e comprove a eficiência!

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Conclusão

Neste artigo, você aprendeu diferentes formas de assinar documento com certificado digital e descobriu as vantagens de utilizar a tecnologia ao seu favor neste momento.

Lembre-se de que, ao digitalizar processos, a sua empresa só tem a ganhar em praticidade, agilidade, segurança e economia de tempo e recursos. 

Durante a leitura, você também conheceu as principais soluções de assinatura eletrônica do mercado e já está pronto para escolher a que melhor atende às necessidades do seu negócio.

Agora continue acompanhando o nosso blog para não perder nenhuma novidade!

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