Feedback: entenda a importância, tipos, técnicas, como dar e receber

Melhorar o desempenho operacional do negócio é uma missão contínua e que, a cada dia, apresenta novos desafios. Uma das maneiras de ultrapassá-los é construindo um ambiente de trabalho engajado, propositivo e calcado em uma cultura de feedback contínuo.

O feedback é talvez um dos mais populares anglicismos presentes no dia a dia do brasileiro.

Muito além das empresas, é um termo utilizado livremente pelas pessoas em seu dia a dia.

E essa presença revela o peso do termo: o feedback é de extrema importância para pessoas, organizações e projetos.

Estabelecer uma cultura rica de feedback contínuo, seja ele positivo, negativo ou construtivo, é um dos pilares para que sua empresa possa ir além, conquistando metas e alcançando resultados.

Neste sentido, vale a pena entender mais sobre o tema, certo? É o que você vai conferir neste guia completo e definitivo sobre feedback nas empresas. 

Tópicos abordados:

• O que é feedback? Para que ele serve?
• Qual a importância do feedback?
• Quais são os tipos de feedback?
• Conheça algumas técnicas de feedback
• Como dar feedback?
• Como fazer um feedback por escrito?
• Como receber um feedback?
• Como aplicar o feedback na prática?
• Feedback e feedforward: quais as diferenças?
• A importância da tecnologia para a gestão do setor de RH

Vamos lá? Confira!

O que é feedback? Para que ele serve?

Feedback é a troca estruturada de informações entre líderes e colaboradores, ou entre colegas, sobre desempenho, habilidades e comportamento no trabalho. 

Ele pode ser realizado formal ou informalmente e tem como objetivo orientar ações, corrigir desvios e apoiar o desenvolvimento profissional.

Qual a importância do feedback?

Estabelecer uma cultura de feedback é importante pois ajuda as empresas a mitigar os maus hábitos, bem como reforça o comportamento positivo e permite que os colaboradores e as equipes sejam mais eficazes em seu dia a dia.

A verdade é que a importância do tema vai depender exclusivamente dos objetivos da empresa e do RH ao estabelecer as diretrizes de feedback.

Seria para reduzir os erros? Ajudar os colaboradores a alcançarem seus objetivos? Melhorar uma métrica específica, como produtividade ou taxa de rotatividade?

Você escolhe; mas o feedback pode ajudar em qualquer um desses pontos que mencionamos!

E aqui, falamos de todos os tipos de feedbacks.

Não é só o reconhecimento que incentiva bons resultados. Feedbacks negativos, quando bem aplicados, também aceleram melhorias. 

De acordo com especialista em liderança, como a consultora Areen Shahbari, o ideal é conversar com o funcionário assim que perceber que determinadas atitudes estão prejudicando a qualidade do trabalho, o atendimento ou a entrega da equipe.  

De fato, estabelecer uma cultura de conversa com intuito de enriquecer o desempenho e as entregas dos funcionários é essencial para o crescimento do negócio.

Quais são os tipos de feedback?

Como mencionamos, existem diferentes tipos de feedbacks que podem ser aplicados pelas empresas e incentivados em sua cultura.

Muitas vezes, pensamos no feedback como uma avaliação vertical e hierárquica, proporcionada pelos líderes aos seus liderados.

Mas não é assim que a cultura de feedback deve ser; ao menos, não é obrigatório.

Sua organização e seu RH devem escolher as melhores maneiras de passar as avaliações aos funcionários (e também aos líderes, claro!).

Separamos alguns exemplos específicos para te ajudar, confira! 

Feedback positivo

O feedback positivo é um dos tipos que se discernem pelo tom da conversa. É destinado a elogiar o trabalho realizado.

Assim, é possível melhorar a relação do funcionário com a empresa e seus objetivos, pois lhe mostra que seu trabalho é apreciado e seus esforços são reconhecidos.

Trata-se de uma ótima maneira de motivar os colaboradores, bem como reforçar seus comportamentos.

Porém, muita atenção: nunca abuse do feedback positivo, pois pode levar os funcionários a se sentirem menos desafiados em seu papel.

Exemplos de feedback positivo

Exemplo 1: “Rodolfo, você conduziu muito bem sua primeira proposta comercial. A clareza da sua apresentação e a forma como destacou os benefícios para o cliente foram essenciais para o fechamento. 

Seu cuidado em preparar cada ponto da oferta mostra comprometimento e atenção à qualidade do trabalho. Continue assim, porque esse tipo de entrega fortalece nossa relação com os clientes e eleva o padrão do time.”

Exemplo 2: “Seu empenho em encarar desafios com uma atitude construtiva tem chamado a atenção do time. Essa postura confiante e colaborativa contribui diretamente para um clima de trabalho mais leve e produtivo, e é algo que valorizamos muito na equipe.”

Feedback negativo

O feedback negativo também é baseado no tom, mas é aquele tipo de avaliação que as pessoas não gostam de ouvir.

Especialmente porque é uma conversa em que pontos fracos do trabalho são destacados.

Porém, como falamos, é uma avaliação em que o tom precisa ser muito bem pensado, em que a inclinação corretiva deve imperar.

Afinal, passar do ponto pode ocasionar um senso de desvalorização no funcionário, fazendo com que se sinta atacado.

Exemplos de feedback negativo

Exemplo 1: “Nas últimas reuniões, percebi que você costuma conduzir grande parte das discussões. 

Suas ideias são muito importantes para o time, porém seria interessante buscarmos um equilíbrio que permita que outros colegas também contribuam com suas perspectivas.”.

Exemplo 2: ““Tenho notado uma queda no seu engajamento nas últimas atividades. Gostaria de entender melhor: o que, nas tarefas atuais, pode estar contribuindo para essa falta de motivação?”.

Feedback construtivo

O feedback construtivo é uma análise com foco no trabalho e não na pessoa. O conteúdo varia: pode ser permeado por pontos positivos e negativos, com o objetivo de ajudar no melhor desenvolvimento do profissional.

Afinal, o feedback construtivo é criado com base nas observações feitas sobre o desempenho e resultado do funcionário.

É uma avaliação melhor aplicada quando baseada em um ponto específico a ser compartilhado com o indivíduo, e que o beneficia diretamente.

Exemplos de feedback construtivo

Exemplo 1:  “Seu desempenho no projeto foi consistente e contribuiu para o avanço das entregas. Ainda assim, acredito que podemos revisar alguns pontos juntos para garantir alinhamento total com o que foi planejado.”

Exemplo 2:  “Percebi uma falha no projeto X e identifiquei alguns ajustes que poderiam ter evitado o problema. Quero ouvir sua visão sobre o ocorrido para entendermos, em conjunto, como aprimorar o processo.”

Feedback pessoal

O feedback pessoal tem um ar mais informal, marcado pelo momento e pela objetividade da mensagem.

É normalmente aplicado na hora em que há o reconhecimento (seja ele positivo, negativo ou construtivo), em conversa particular ou mesmo em frente aos colegas de trabalho.

Um dos objetivos é denotar um aspecto da entrega do funcionário, destacando-o, de modo que fique em sua memória.

Exemplos de feedback pessoal

Exemplo 1: “Gostaria de conversar sobre algumas posturas recentes [mencionar situações específicas] que não estão alinhadas aos valores que seguimos aqui. Podemos discutir juntos como ajustar essas condutas para manter um ambiente profissional e respeitoso?”

Exemplo 2: “Notei que os seus atrasos têm ocorrido com maior frequência e gostaria de compreender melhor o que está acontecendo. A organização da equipe depende desse equilíbrio e entender as causas pode nos ajudar a buscar soluções adequadas.” 

Conheça algumas técnicas de feedback

Agora, como você vai aplicar o feedback organizacional? Existem diferentes técnicas que podem ser úteis no ambiente de trabalho.

Como mencionamos, muitas vezes uma política de feedback vertical e baseada em hierarquia não é o bastante.

É possível diversificar o método avaliativo do desempenho de seus funcionários e também da liderança. Entre as principais técnicas, estão: 

Feedback 360º

A avaliação 360º é uma ferramenta que busca proporcionar uma visão completa sobre o desempenho de alguém.

Funciona da seguinte maneira: o colaborador em questão recebe múltiplas avaliações anônimas e confidenciais sobre seu trabalho, de pessoas que trabalham ao seu redor.

É comum incluir colegas de trabalho, subordinados diretos, clientes que atende e também suas lideranças.

Além disso, o próprio avaliado costuma fazer uma autoavaliação do seu trabalho.

Dessa maneira, é possível obter uma visão amplificada de seus pontos fortes e fracos.

Além disso, o sistema do feedback 360º ajuda a empresa e o avaliado a criarem um plano de desenvolvimento individual.

É bastante aplicado para profissionais em cargos de liderança, mas também pode ser utilizado com colaboradores em diferentes cargos.

Feedback sanduíche

Nesta técnica, um superior, líder ou mesmo colega “embala” uma crítica construtiva ou feedback negativo entre dois comentários positivos.

A pessoa inicia oferecendo um retorno positivo, emenda com um comentário negativo ou construtivo e finaliza com outro feedback positivo. Essa é uma técnica bastante popular nas empresas, mas encara alguma resistência, especialmente de quem agora começa a se especializar no assunto.

O principal argumento é que qualquer avaliação profissional deve se basear em um comentário direto ao ponto.

Assim, se é para oferecer retorno negativo, que seja uma reunião apenas para tratar desse assunto.

Feedback SCI

O feedback SCI tem como objetivo desenvolver a liderança nos colaboradores de uma organização. A sigla diz respeito aos pilares que a técnica trabalha: situação, comportamento e impacto.

• Situação: a primeira parte da avaliação busca contextualizar a situação que revelou a necessidade da conversa. Algo como “Você não conseguiu bater as metas do mês passado…“
• Comportamento: agora, é hora de descrever o comportamento do colaborador na situação. Sem julgamentos, baseado em linguagem não-violenta. Seria algo como: “Você não conseguiu bater as metas do mês passado. Percebi que parece desmotivado e que houve alguns atrasos ao chegar no trabalho…“
• Impacto: é a parte em que o responsável pelo feedback explica os resultados do comportamento do avaliado. Aqui, é essencial explicar que essa é uma percepção pessoal.

No fim das contas, o feedback SCI seria desse modo:

“Você não conseguiu bater as metas do mês passado. Percebi que você parece desmotivado e que houve alguns atrasos ao chegar no trabalho. Gostaria de entender a situação, pois ela impacta nos resultados do nosso setor e também no andamento dos projetos, ocasionando atrasos que prejudicam alguns colegas e a qualidade geral de nossas entregas.“

Ao fim da conversa, é essencial que o responsável por conduzir o procedimento tente encontrar, junto com o avaliado, formas de melhorar, contornar ou evitar situações parecidas.

Como dar feedback?

Agora que você sabe mais sobre a teoria por trás do feedback organizacional, já tem ideia de como começar a realizar as avaliações para os funcionários?

Separamos algumas recomendações para te ajudar. Veja: 

• Primeiro de tudo, escolha uma técnica para aplicar no seu negócio, bem como uma frequência para os feedbacks;
• Antes de qualquer reunião, prepare-se e entenda exatamente quais pontos abordar;
• Se você precisar que um funcionário melhore seu desempenho, aborde apenas uma grande melhoria de cada vez;
• Ao discutir o desempenho do funcionário, vincule as falhas do mesmo ao seu impacto real nos negócios e no dia a dia dos colegas de trabalho;
• O feedback deve resultar em um plano de ação com sessões de feedback pré-planejadas em intervalos regulares;
• Em um ambiente de avaliação de desempenho, forneça feedback positivo e construtivo, proporcionando a oportunidade de discussão.

Como dar feedback para o chefe? E para a empresa?

O feedback não é um processo somente conduzido de cima para baixo. É possível que os colaboradores se unam para passar uma avaliação ao chefe ou à empresa como um todo.

Mas como fazer isso?

Sem pés atrás, é possível adotar algumas técnicas para tal, como o feedback 360°; assim, você anonimiza as avaliações e opiniões, tornando o processo mais palatável.

No entanto, a premissa da conversa ainda é a mesma: baseie os argumentos na objetividade, clareza e sinceridade.

Tanto para a empresa como para o chefe, o processo deve ser transparente, com intuito claro de propor melhorias, críticas construtivas e eventuais pontos fracos que devem ser considerados.

Exemplos de como dar feedback para o chefe

• Agradecimento: “Quero agradecer pelo reconhecimento. Dediquei bastante tempo a essa atividade e foi muito significativo perceber que meu esforço ficou evidente na sua apresentação.”
• Dizer que está estressado: “Pensei com calma e percebi que assumir mais essa responsabilidade pode comprometer o meu desempenho. Atualmente, invisto cerca de 20 horas semanais no atendimento da fila de clientes e outras 15 na capacitação dos novos colaboradores, o que quase esgota minha agenda. Minha preocupação é não conseguir entregar o nível de qualidade necessário nessa nova frente. Podemos avaliar uma forma de equilibrar essa demanda?”
• Feedback por meio de pergunta: “Na sua avaliação, contamos com recursos adequados para atingir as metas deste ano? Se fizer sentido, posso registrar algumas propostas de como direcionar esses recursos de forma mais eficiente para garantir que os objetivos sejam alcançados. O que você pensa sobre isso?”

Como fazer um feedback por escrito?

Uma das maneiras de propor o feedback é por escrito, mais comumente por e-mail. Em tempos de home ou anywhere office, pode ser uma saída para quem não tem tempo para uma videoconferência.

Mas como escrever a avaliação? Vamos simplificar e indicar alguns pontos que você deve se atentar:

• Faça uma introdução objetiva, explicando o motivo da avaliação;
• Utilize a técnica de feedback SCI, pois melhor contextualiza o ponto negativo ou positivo;
• Seja sempre cordial e mantenha um canal aberto para que o avaliado possa responder, justificando ações ou tirando dúvidas.

Como receber um feedback?

Agora, e se você for chamado para receber um feedback? Certamente, todos gostam de ouvir elogios, mas sempre há pontos de melhoria que devem ser comentados.

Entenda como agir: 

• Saiba ouvir;
• Agradeça pelo feedback;
• Jamais seja mal educado;
• Não se posicione de maneira defensiva;
• Não leve os comentários para o lado pessoal;
• Se houver a necessidade de justificar ações, faça após a fala do avaliador;
• Procure estabelecer um plano de ações de desenvolvimento que corrijam os pontos de melhoria mencionados.

Feedback e feedforward: quais as diferenças?

O feedback busca avaliar comportamentos, atitudes e o desempenho de um passado recente da pessoa na empresa, já o feedforward traz um olhar para o futuro, com intuito de direcionar a pessoa a atingir metas e objetivos.

A única diferença é a ordem cronológica.

O feedback serve para analisar questões do passado, já o feedforward serve mais como uma visão do futuro, calcada em conselhos que desenvolvam o profissional e mostrem como ele pode atingir determinado ponto.

Sistemas para RH da TOTVS  

E se você pudesse otimizar a gestão de colaboradores e modernizar todo o processo de avaliação de desempenho? Conte com o TOTVS RH Avaliação de Desempenho!

O sistema fornece todos as ferramenta para que seu RH controle o desempenho dos colaboradores, com funcionalidades como:

• Feedback;
• Colegiados;
• Desenvolvimento e Mentoring;
• Avaliação e Gestão de Metas;
• Avaliação e Gestão de Desempenho.

E, então, que tal simplificar a gestão das avaliações de desempenho em seu negócio com o TOTVS RH Avaliação de Desempenho?

Conclusão

Sua estratégia de feedback é a espinha dorsal para uma cultura organizacional eficiente.

No entanto, não se trata simplesmente de observar as ações dos colaboradores e reportar suas opiniões, é preciso se basear em técnicas e métodos realmente comprovados no mercado.

E claro, utilizar os Sistemas para RH da TOTVS é um adicional que garante maior flexibilidade e eficiência na hora de avaliar os colaboradores.