Calcular rota: quais os custos previstos e dicas de como fazer

Equipe TOTVS | 11 abril, 2022

Diante de sucessivas altas no preço médio do combustível no país, saber calcular rota acaba se tornando uma das principais prioridades dentro das empresas que possuem um setor logístico.

Para se ter uma noção, somente no ano de 2021, foram mais de 11 reajustes feitos pela Petrobras nos preços da gasolina e do diesel, representando um aumento de 47% no preço da gasolina, de acordo com o IBGE.

Além do preço do combustível, existem outras despesas presentes dentro do planejamento de rotas que precisam ser consideradas para que a empresa consiga ter uma gestão de frotas eficiente, ágil e com redução de custos.

Se este assunto é importante para a produtividade e saúde financeira da sua empresa, continue a leitura.

Vamos mostrar de que forma você deve calcular rota e apresentar dicas de soluções para facilitar ainda mais a roteirização na logística de entrega.

Por que é importante calcular rota para as frotas?

O cálculo dos custos de rota é importante por conta de todos os benefícios que ele gera dentro de um setor logístico, pelo impacto financeiro, produtividade e otimização de processos dentro da empresa como um todo. 

Ter um bom planejamento e calcular a rota para as frotas pode representar a diferença entre economizar recursos financeiros ou acabar entrando no vermelho por conta da falta de previsão de custos durante o trajeto.

Além do saldo positivo, calcular rota também traz outras vantagens, como a segurança da equipe e dos próprios produtos transportados. Veja a seguir!

Diminuição de custos

Para explicar a importância de calcular rota, não tem como não evidenciar a economia gerada por este processo.

Ao fazer um planejamento da rota de cada veículo, é possível prever quais serão os custos com abastecimento e pedágios, por exemplo, e projetar alternativas que consigam ser mais ágeis e econômicas.

Ao encontrar rotas mais curtas e com os melhores pontos para abastecimento, é possível ter uma redução nos gastos, além de uma eficiência de entrega.

Outra característica da roteirização na logística é conseguir encontrar os melhores pontos de apoio para motoristas, como locais para higiene, alimentação e repouso.

Segurança para a carga e motorista

O cálculo de rota também é importante do ponto de vista da segurança dos motoristas e dos produtos que a empresa está transportando.

Afinal, durante o planejamento do caminho, é possível também desviar das rotas consideradas mais perigosas ou trajetos isolados que possam oferecer algum nível de risco aos ocupantes ou à própria carga do veículo.

É importante destacar esse ponto, pois nem sempre o trajeto mais curto será o que terá um melhor custo-benefício.

Se a segurança entrar em conflito com a rota que terá mais rapidez de entrega, é importante que a empresa considere essa possibilidade para pesar se realmente vale a pena seguir com uma estratégia de rota que pode ter um risco maior de assaltos ou acidentes.

Calcular rota: etapas importantes e que precisam da sua atenção

Para que o cálculo de rota seja bem executado, é importante considerar duas etapas principais:

Antes do veículo sair

Dentro do planejamento de rota, o responsável pelo setor logístico da empresa deve considerar também o momento em que os veículos ainda se encontram na garagem.

Essa etapa é fundamental para conseguir se organizar e evitar prejuízos ou atrasos na estrada.

O motorista deve sair da empresa ou do ponto de partida do trajeto munido com tudo que será necessário para concluir o trecho da rota.

Isso inclui abastecimento, dinheiro para pagamento de pedágios, alimentação e até mesmo cálculo sobre em quais pontos ele poderá parar a fim de fazer um repouso.

Esse cálculo antecipado ajuda a empresa a entender se o desenho de rota estruturado terá um resultado que compensará os gastos que a empresa está tendo.

Se os custos de execução não trazem o resultado esperado, é importante reavaliar as condições e ter um segundo plano.

Quando o veículo retornar

O cálculo das rotas não termina no destino de entrega da carga transportada. É importante que o gestor faça também a análise da performance do planejamento de rota realizado após o veículo retornar à garagem.

Essa etapa permite a análise da estratégia, para entender se as previsões foram acertadas e o que precisa ser melhorado para que os resultados sejam ainda melhores nas próximas viagens.

Se os gastos ficaram dentro do orçamento previsto, é um bom sinal de que o cálculo prévio foi acertado.

Mas se os custos foram muito acima do esperado, é importante ter uma boa revisão do planejamento.

Se as variações são frequentes, é sinal de que o cálculo não está sendo executado da melhor maneira possível ou que algum custo esteja sendo ignorado na hora de colocar na ponta do lápis todos os recursos necessários para a operação.

Entretanto, é importante ter a noção de que pequenas variações podem ocorrer e que não serão por consequência de cálculos inadequados.

Imprevistos na estrada, como acidentes, trânsitos e desvios de rota, por exemplo, podem ocorrer, fazendo com que motoristas levem mais tempo para terminar uma entrega.

Além disso, problemas com o veículo, eventualmente, podem ocorrer. Por isso, é importante manter uma rotina de revisão das máquinas frequente, tanto para a segurança dos motoristas como também para a produtividade do setor.

Como calcular os custos da viagem?

Na prática, a etapa para calcular rota deve considerar os principais custos envolvidos na operação logística, como combustível, pedágios e despesas com pessoal, veja:

Faça o cálculo do combustível 

O primeiro passo para calcular quanto combustível você irá gastar para fazer uma única rota de entrega é descobrir quantos quilômetros o seu veículo percorre por litro de combustível.

A sorte é que, quando estamos falando de setores de logística, essa resposta normalmente já está na ponta da língua.

Caso você não tenha um número exato, faça uma pesquisa rápida nos mecanismos de busca lembrando de se atentar para não esquecer o modelo do veículo e o ano de fabricação.

A partir do momento em que você tem essa informação em mãos, basta fazer uma conta rápida. Se pergunte quantos quilômetros você rodou na última viagem e quantos litros de combustível você gastou.

O próximo passo é dividir a distância percorrida pela quantidade de combustível gasto, e o resultado será uma média do quanto o seu veículo roda por litro.

Assim, o momento de calcular os seus gastos com combustível fica bem mais fácil e você terá uma previsibilidade em relação aos seus investimentos muito maior.

Saiba qual a distância total a ser percorrida

Para calcular a rota da maneira mais eficiente, o gestor deve ter na ponta do lápis a distância total que será percorrida ao longo do dia ou dentro de determinado período de trabalho.

Com a quilometragem total percorrida, é possível calcular qual será o tempo necessário de deslocamento, já contando com o tempo de descanso e alimentação do motorista e o retorno para a base.

A distância total também permite cálculos mais precisos para realizar o abastecimento do veículo, já que é possível prever o consumo de gasolina ou diesel do caminhão por quilômetro percorrido.

Com soluções que permitem o acompanhamento em tempo real da frota, também é possível averiguar o tempo gasto no trânsito e em quais trechos é possível fazer o desvio em próximas entregas.

Uma dica interessante para empresas que querem perder menos tempo em pedágios é utilizar a tecnologia de tag para pedágio, que diminui o tempo gasto nas filas, pois o caminhão pode passar direto e o valor é cobrado no cartão da empresa automaticamente.

Conte com o valor dos pedágios

Se as suas entregas vão acontecer em outros municípios, provavelmente o seu veículo de transporte de mercadorias terá de pagar um ou outro pedágio ao viajar pelas estradas.

Portanto, o primeiro passo é fazer uma pesquisa e descobrir por quantos e quais pedágios o veículo irá passar durante a viagem e o preço de cada um deles.

Lembre-se: não pagar o pedágio é considerado uma infração grave e pode custar 5 pontos na CNH do motorista.

Como calcular pedágio por eixo?

Quando estamos falando de entregas de caminhão, é importante levar em consideração o número de eixos do veículo, pois ele influencia no preço do pedágio.

O cálculo é bem simples: basta considerar o número de eixos do veículo e multiplicá-lo pela tarifa básica do trecho em questão.

Dessa forma, temos que um veículo com 2 eixos paga o dobro do valor, um veículo com 3 eixos paga o triplo do valor e assim por diante.

Não se esqueça das despesas extras com o motorista

Por fim, é importante colocar na ponta do lápis as despesas extras dos motoristas, especialmente em viagens mais longas.

No caso do transporte interurbano e interestadual, é fundamental calcular gastos com seguro, alimentação, horas-extra, descanso etc.

Como calcular rota de viagem?

Atualmente, existem diversas soluções, como programas e aplicativos, que ajudam os motoristas no cálculo de rotas, como o próprio Google Maps e o Waze. 

Além dessas opções mais populares, existem programas mais robustos e com funcionalidades mais específicas desenvolvidas para empresas que trabalham com um grande volume de frota.

Abaixo, explicamos a diferença entre calcular rota a partir de aplicativos desenvolvidos para um uso mais geral, como em veículos particulares, e utilizar soluções voltadas para empresas de logística.

Calcular rota no Google Maps

No Google Maps, é possível verificar várias rotas diferentes e escolher qual delas é a mais adequada para a sua entrega.

Contudo, o sistema tem limitações e a maior parte do cálculo deverá ser feita à mão, analisando a quilometragem que o carro faz por litro.

Por meio do Google Maps, você pode descobrir em tempo real quais são as rotas que enfrentam mais congestionamentos dentro da cidade.

Entretanto, esse sistema só funciona se você estiver conectado à internet, o que não é possível em todos os casos.

Calcular rota no Waze

O Waze, por sua vez, é um pouco mais completo que o Google Maps, pois trata-se de um aplicativo que calcula rotas e pedágios.

Assim, já é possível ter uma noção mais interessante de quanto você terá de gastar com as paradas obrigatórias nas estradas.

Contudo, assim como o Google Maps, o cálculo da quantidade de combustível a ser gasta também terá de ser feita a mão.

Também é importante lembrar que, como o Google Maps, o Waze também só funciona quando conectado à internet, o que limita as suas possibilidades de uso.

Conte com um programa para calcular rotas

Considerando a complexidade de gestão e manutenção de frotas, a melhor solução para calcular os custos de operação acaba sendo um programa específico para planejamento e roteirização de rotas.

Nova call to action

Diferente do Google Maps e Waze, os softwares de planejamento de rotas são desenvolvidos especialmente para empresas. 

Ou seja, as funcionalidades são mais completas para atender às necessidades de um setor logístico.

Além de mostrar o trajeto para os motoristas, os programas de cálculo de rotas permitem: cadastro de localidades, entregas otimizadas por região, cálculo de pedágios, agilidade no cadastro de pedidos e integração com outros sistemas de gestão da empresa.

TOTVS Planejamento de Rotas

Fazer o cálculo correto das rotas é importante para economizar recursos financeiros, como gastos em combustível, mas também é uma etapa essencial para otimizar e acelerar a produtividade da logística da sua empresa.

Para tornar essa etapa ainda mais simplificada, você pode contar com o TOTVS Planejamento de Rotas, uma ferramenta completa para empresas que desejam ter ainda mais eficiência na roteirização e gestão de frotas. 

Não é necessário que sua empresa tenha uma enorme equipe de analistas logísticos para que o planejamento das entregas dos produtos ocorra da melhor maneira possível.

Por meio do fornecimento dos dados dos pedidos previstos, esta tecnologia consegue desenhar as melhores rotas para que a operação se torne ainda mais ágil.

Além da sua empresa ganhar com todas as vantagens de um sistema de roteirização, há ainda o custo-benefício para os seus clientes, que terão seus pedidos entregues com o melhor prazo.

Confira alguns dos principais benefícios do TOTVS Planejamento de Rotas:

  • sistema com acesso 100% web;
  • integração com sistemas ERPs TOTVS;
  • mais velocidade no cadastro de localidades;
  • agilidade na criação e no cadastro de pedidos;
  • tratamento e gestão dos períodos de descanso dos motoristas;
  • definição automática dos veículos que farão o percurso, com base nos volumes a serem transportados;
  • criação de rotas inteligentes, levando em consideração as restrições de capacidade de frota, horários de funcionamento dos clientes, janelas de coleta e entrega dos pedidos e tempos de execução das atividades;
  • cálculo dos pedágios nas rotas.

Conheça o TOTVS Planejamento de Rotas e experimente grátis a ferramenta por 30 dias!

Conclusão

Como você pôde ver até aqui, calcular rota é uma etapa que vai muito além da previsão de quantos quilômetros serão percorridos e o tempo de viagem dos veículos de cada frota.

Além de considerar o tempo de percurso, o cálculo de rota permite saber os custos previstos em cada operação, pedágios, possíveis atrasos e até mesmo contribui para a segurança da equipe na estrada.

Ou seja, ao lado de outros indicadores, é uma ferramenta valiosa para a gestão e otimização da produtividade do setor logístico.Se você deseja conhecer todas as vantagens de um programa de planejamento de rotas, conheça e experimente grátis o TOTVS Planejamento de Rotas!

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