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O que é outsourcing e quais suas vantagens?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE SERVIÇOS | 11 março, 2020

Muitas empresas optam pelo outsourcing para ter mais eficiência em determinados setores, como o departamento de TI, por exemplo. Essa pode ser uma boa maneira de obter vantagens estratégicas para seu negócio. Entenda mais sobre o que é outsourcing, quais tipos existem e quais as principais vantagens em optar por esse tipo de contrato.

O que é outsourcing?

O outsourcing se caracteriza pela contratação de um serviço ou do aluguel de infraestrutura para um ou mais setores da empresa. Pode ser outsourcing de TI, de impressão, de logística, de compras, entre outros. Essas atividades têm extrema importância para o funcionamento pleno do negócio, mas, muitas vezes, a empresa contratante não é especialista.

O objetivo do outsourcing é funcionar como uma parceria entre contratante e prestadora de serviços, e visa melhorar as atividades de determinado setor. Deste modo, a companhia contratante tem a oportunidade de focar no core business de seu negócio. Por esse motivo, o conceito tem se popularizado muito e vem sendo adotado por muitas organizações.

Vantagens do outsourcing

Agora que você já entende o que é outsourcing, pode ter uma ideia de sua importância para o negócio. Existem muitas vantagens que fazem com que as empresas recorram ao outsourcing. Veja-as a seguir:

Melhora no desempenho

No caso do outsourcing de TI, por exemplo, a empresa contratante tem a oportunidade de dar 100% de atenção ao que realmente importa. Ou seja, há uma melhora na produtividade quando atividades secundárias estão sendo executadas por especialistas na área.

Flexibilidade

Outro benefício das empresas de outsourcing é que a contratante ganha maior flexibilidade. Portanto, se a empresa aumentar de tamanho, é possível reorganizar os processos internos, aumentando a capacidade de adaptação do negócio.

Foco na estratégia

Quando os gestores não precisam se preocupar com questões de gerenciamento de pessoas, podem focar na estratégia da empresa. Assim, o planejamento é feito com mais atenção, buscando melhorar a qualidade do trabalho da organização de modo geral.

Redução de custos

O outsourcing também pode ser financeiramente mais vantajoso, já que o custo de manter uma equipe interna e uma infraestrutura para o serviço pode acabar sendo maior. Evita-se assim gatos com a contratação de profissionais, treinamentos, equipamento, etc.

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Como fazer a gestão da prestação de serviços?

Já entendemos os principais benefícios em contratar o outsourcing. Mas como é feita a gestão dessa prestação de serviços? Como é a relação entre contratante e prestadora? Vamos dar algumas dicas para você entender melhor o assunto:

Contrato

O mais importante fator na relação entre essas duas partes é o contrato. Nele, serão definidos todos os detalhes sobre como funciona o outsourcing. Tudo deve estar muito bem discriminado, como quais serviços serão prestados, por quanto tempo, de qual forma, se haverá aluguel de equipamento, etc.

É importante que o contrato seja muito preciso e detalhado, para resguardo de ambas as partes. Assim, não haverá surpresas durante a execução do serviço e as expectativas estarão muito claras.

Planejamento

A seguir, é preciso definir o plano de ação. É importante que tanto o contratante quanto a prestadora desenhem juntos um planejamento para estabelecer o modo como o serviço será executado. É preciso analisar todas as variáveis que podem interferir no processo, além de definir as metas que deverão ser alcançadas.

Deste modo, é possível decidir qual o melhor caminho a seguir e qual o papel de cada um em todo o processo. Também é uma forma de se preparar para possíveis contratempos e evitar problemas futuros.

Monitoramento

Mesmo após fechar o contrato e definir o planejamento, é preciso que haja um acompanhamento e monitoramento de indicadores. Devem ser definidos critérios a serem analisados para entender se ambas as partes estão no caminho certo para atingir as metas estipuladas.

Pode ser preciso fazer ajustes de estratégia ou até mesmo no contrato, caso seja verificada a necessidade de alterações. Um exemplo disso é o outsourcing de RH, no qual a empresa contratante vê a necessidade de adicionar o serviço de gestão estratégica de pessoas.

Sistema de gestão empresarial

Além de todos os tópicos citados acima, um sistema de gestão empresarial pode ser grande aliado no monitoramento, controle e padronização dos processos entre a contratante e a prestadora.. Dependendo do tipo de outsourcing contratado, esse software pode auxiliar com a automatização de processos primordiais.

Por esse motivo, todos os dados relevantes da empresa estarão concentrados em um único local. Isso pode facilitar muito a execução das atividades básicas da companhia, como o setor financeiro ou até mesmo o setor de recursos humanos. Entenda mais sobre como essa solução funciona e seus benefícios.

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