DACTE: o que é, para que serve, como emitir

Equipe TOTVS | 13 junho, 2022

O DACTE é um documento muito importante para o dia a dia das empresas de transporte, pois é parte da fiscalização obrigatória e deve ser utilizado em todo território nacional para entregas intermunicipais e interestaduais.

Trata-se de um documento que deve ser emitido pelas empresas de transporte que estão levando cargas de terceiros e é preciso estar atento à sua formatação, pois existem informações obrigatórias que devem constar nele.

Por esse motivo, hoje vamos te mostrar tudo o que precisa saber sobre o DACTE, para que ele serve, como emitir um e muito mais. Boa leitura!

DACTE: o que é?

DACTE é a sigla para Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Trata-se de uma representação física e simplificada do CTe.

Ele é emitido pois, quando impresso, facilita a consulta do documento digital, que contém uma chave de acesso em formato de código de barras.

O CTe é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento fiscal brasileiro emitido pelas transportadoras de carga para cobrir as mercadorias entre a localidade de origem e o destinatário final da carga.

Toda empresa de transportes deve emitir o CTe, pois esse documento eletrônico é o responsável por deixar registrada a prestação de serviço e facilitar a fiscalização da atividade no país.

Para que serve o DACTE?

Como vimos, o DACTE é um representante do CTe e, portanto, exerce três funções principais.

A primeira é a de acompanhar cada mercadoria ao longo do seu transporte, fornecendo informações essenciais, como o valor dos objetos, sua classificação e dados dos emitentes e dos destinatários.

Esse documento também serve para trazer uma chave de acesso para que a fiscalização possa fazer a consulta do CTe, que apresenta informações mais detalhadas sobre a carga.

Ou seja, é por esse motivo que chamamos o DACTE de documento auxiliar, pois ele serve como um caminho ao arquivo principal.

A concentração de todas essas informações em um único sistema, por fim, tem como função auxiliar os processos de controle por parte das empresas que são isentas de nota fiscal.

Nesses casos, inclusive, é fundamental ter esses documentos arquivados por um prazo de, no mínimo, 5 anos.

Conheça as principais características desse documento

Por mais que o DACTE seja um documento emitido automaticamente por meio de softwares específicos, é fundamental entendê-lo por completo para evitar confusões.

Então, confira a seguir as principais características do DACTE:

  1. Ele só se torna válido depois que o CTe for autorizado pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ);
  2. Ele pode ser impresso mais de uma vez e reproduzido por meio de cópias;
  3. A impressão pode ser feita em folha sulfite comum nos tamanhos A5 e A4, sendo que o único impedimento é para o uso de papel tipo jornal;
  4. Todas as informações do DACTE devem ser apresentadas de forma legível;
  5. Não é possível manter o DACTE apenas online, pois o documento foi criado exatamente para ser uma versão impressa do CTe;
  6. Esse documento deve ser impresso delimitado por uma borda quando estiver apresentado em um tamanho menor do que a folha de papel utilizada.

Quais são as informações obrigatórias do DACTE?

O DACTE deve conter informações básicas sobre a carga e sobre o transporte. São elas:

  • Dados do emitente do CTe;
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), ou seja, a natureza da operação;
  • Informações do remetente;
  • Informações do destinatário;
  • A data de autorização do CTe;
  • Número de protocolo da autorização.

Quais são os tipos de DACTE?

Não existem diferentes tipos de DACTE, o que pode variar, na verdade, é o tipo de CTe, que se divide a seguinte forma:

  • CTe Normal: é utilizado em operações normais e possui uma nota fiscal impressa e uma versão de NF eletrônica. Em caso de subcontratação ou redespacho, o CTe normal deve ser emitido pela transportadora que foi subcontratada, sendo utilizado por ela para recebimento do frete;
  • CTe Complemento: é aplicado em situações que exigem alteração do valor do frete a receber e/ou o valor do ICMS a ser pago. Em casos de redespacho ou subcontratação, o CTe complemento é usado apenas para cobrir gastos extras como alimentação e outros insumos para os motoristas;
  • CTe Complemento de Valores: é usado para aumentar o valor da prestação de serviço ou para complementar o valor a ser pago de ICMS. Nesse caso, é importante saber que existem algumas regras, pois esse tipo não pode ser usado em CTe cancelado ou anulado, não permite alterar datas e outros dados;
  • CTe Anulação de Valores: é usado quando o veículo ainda não trafegou pela divisa do estado. Para que seja feito, é necessário informar a chave do CTe a ser anulado, apenas o CFOP de anulação e data poderão ser informados e várias outras regras devem ser seguidas. Um detalhe importante é que esse tipo de CTe não aparece também nos relatórios de faturamento da transportadora;
  • CTe Substituto: como o nome explica, é um CTe substituto. Para CTe normal, deve ser emitido como CTe Substituto Normal, em caso de redespacho ou subcontratação, deve ser emitido como CTe  Substituto Redespacho/Subcontratação.

Quando devo emitir um DACTE?

Você deve emitir o DACTE sempre antes do processo de entrega começar, pois esse documento precisa estar junto com a mercadoria durante o transporte.

Portanto, faça a impressão desse documento sempre que um serviço for contratado.

Lembre-se: trata-se de um documento obrigatório em todo Brasil para entregas intermunicipais ou interestaduais.

Só estão dispensadas da emissão empresas que realizam o seu próprio transporte, sem terceirizar esse serviço.

Quem emite o DACTE?

O DACTE deve ser emitido pela própria empresa transportadora sempre que for contratada para uma entrega.

As empresas que estão realizando o seu próprio transporte sem terceirizar esse serviço não precisam emitir o documento.

Como emitir o DACTE?

Quando você for emitir o DACTE, lembre-se que esse documento precisa não pode conter nenhuma diferença com relação ao CTe.

Por isso, de preferência, é preciso que ele seja emitido pelo mesmo sistema que gerou o CTe e que não seja impresso em papel jornal.

Tirando isso, ele pode até mesmo ser emitido em papel sulfite normal tamanho A4 ou A5. 

Como consultar DACTE?

Para consultar o DACTE eletrônico, basta acessar o Portal do Conhecimento de Transporte Eletrônico e selecionar a opção “Consultar CTe”.

Em seguida, digite a chave de acesso, que nada mais é do que uma sequência de número que fica bem no início do DACTE.

Depois de digitar a chave, é preciso selecionar a opção “Não sou um robô” e, então, o site será exibido na tela em sua versão completa, com mais informações sobre o seu documento auxiliar.

A consulta do DACTE também pode ser realizada de uma maneira mais prática por meio de um leitor de código de barras. Neste caso, não é preciso digitar a chave completa. 

Como realizar o cancelamento do DACTE?

Se você deseja cancelar o DACTE, então vai precisar cancelar o CTe, ou seja, o documento que o DACTE representa.

Entretanto, você só pode fazer isso antes que a prestação do serviço de transporte seja iniciada. 

O cancelamento do CTe é feito por meio da geração de um arquivo XML específico e de uma solicitação junto à SEFAZ de cada estado.

Ainda assim, é importante que você saiba que é possível fazer o cancelamento da emissão do CTe até 7 dias após sua emissão.

DACTE o que é: dúvidas frequentes

Agora confira algumas dúvidas frequentes sobre DACTE:

Qual a diferença entre DANFE e DACTE?

DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e, assim como o DACTE, é um documento auxiliar.

Entretanto, em vez de servir como um substituto impresso para o CTe, o DANFE é um substituto impresso da Nota Fiscal Eletrônica.

DACTE é considerado nota fiscal?

Para quem quer saber se é uma nota fiscal ou se tem valor fiscal, a resposta é que não. 

Como vimos, o DACTE é um documento auxiliar que representa o CTe, que este sim é um tipo de nota fiscal.

Por isso, o documento em si não tem valor fiscal, mas representa uma versão resumida do CTe, que é válido como NF.

O DACTE é usado para facilitar a rotina de transportadoras e motoristas, mas todas as informações completas constam no CTe, que pode ser acessado por meio do uso de um código de barras.

DACTE extraviado durante o transporte: o que fazer?

Nos casos em que o DACTE é extraviado durante o transporte, as transportadoras devem fazer a sua reimpressão e encaminhá-lo para o transportador ou tomador, caso a mercadoria já tenha sido entregue.

Vale lembrar que o trânsito da mercadoria documentado pelo CTe deve sempre estar acompanhado do documento correspondente e que o DACTE deve ser guardado por um prazo mínimo de 5 anos.

Posso fazer o transporte de mercadorias sem o DACTE?

Depende. Se você for uma empresa carregando mercadorias próprias, então não precisa emitir o DACTE.

Esse documento só é obrigatório para empresas transportadoras que estão levando cargas de terceiros.

A transportadora é obrigada a armazenar o DACTE?

Sim. As transportadoras de carga devem armazenar o DACTE por um prazo mínimo de 5 anos, que é o prazo estabelecido pela legislação tributária para manter os documentos fiscais armazenados.

Isso serve para o caso de serem solicitados pela administração tributária, sendo que o tomador de serviço deverá, antes de aproveitar o crédito do imposto, verificar a validade e autenticidade do CTe e a existência da autorização do uso do CTe.

Além disso, quando o tomador não for credenciado à emissão de documentos fiscais eletrônicos, ele pode manter o DACTE relativo ao CTe da prestação em arquivo.

Por fim, o tomador deve sempre verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital do CTe e a concessão da autorização de uso do CTe.

A importância de contar com a tecnologia nos processos logísticos da sua empresa

Usar a tecnologia é fundamental para agilizar a operação logística da sua empresa e torná-la cada vez mais eficiente e organizada.

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Conclusão

Apresentamos até aqui tudo o que você precisa saber sobre DACTE: o que é, como funciona, como emitir e consultar, perguntas frequentes e a diferença do DACTE para outros documentos, como o DANFE.

Na prática, é muito simples entender o DACTE, pois trata-se de uma versão simplificada do CTe, um documento que deve ser gerado por empresas de transporte de cargas. 

O CTe é a versão eletrônica e completa com todas as informações da carga e da entrega, como o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), ou seja, a natureza da operação, informações do remetente, informações do destinatário etc.

Ele é muito importante para manter a fiscalização das cargas transportadas pelas estradas brasileiras e deve ser sempre emitido pelas empresas de transporte, sendo dispensadas quando a empresa está carregando mercadorias próprias. 

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