O que é DANFE? Confira o guia completo

O DANFE é um documento fácil de entender e presente em todas as transações comerciais. Muito mais do que uma representação simplificada da NF-e, ele facilita a conferência das informações de um pedido e serve como fonte confiável de dados.

Seja na realidade de pessoas físicas ou líderes de negócios, o DANFE é um documento presente na sua rotina.

Na prática, sua existência é um reflexo da criação da Nota Fiscal Eletrônica, cuja emissão hoje é obrigatória para todas as organizações.

Mas mesmo sendo um documento tão simples, o DANFE ainda suscita dúvidas: afinal, por que é importante conhecê-lo?  Como emitir DANFE? Como adicionar informações?

Para esclarecer todas as questões sobre o tema, preparamos um guia completo. Continue a leitura para entender mais!

O que é DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou DANFE, é um documento que acompanha  o transporte e auxilia o destinatário na identificação dos produtos.

Já pelo nome completo, dá para compreender que se trata de uma representação da própria NF-e, cujo formato digital XML é o oficial.

O DANFE é emitido pelo  remetente da mercadoria e deve ser entregue ao destinatário/cliente junto com a mercadoria, na forma impressa ou digital (por e-mail) no formato PDF.

Para que serve esse documento?

Agora, se existe a NF-e, para que serve o DANFE? Afinal, a digitalização do documento já existe, então qual a razão de disponibilizar um demonstrativo que pode ser impresso ou enviado por e-mail?

Acontece que o DANFE é uma uma representação física que simplifica a visualização das principais informações da nota fiscal eletrônica.

Ou seja, contém dados essenciais presentes no principal documento fiscal.

Na prática, portanto, ele serve como um comprovante de que a nota fiscal da mercadoria foi emitida, apesar de não ter validade fiscal.

Desse modo, o cliente, apesar de ter a obrigação de observar e guardar o arquivo XML da NF-e,  pode  acompanhar  a entrega das mercadorias adquiridas através do DANFE. 

Além disso, o DANFE deve acompanhar a mercadoria em trânsito e serve para ajudar na fiscalização do mesmo, caso necessário.

A emissão do DANFE é obrigatória?

Sim, a emissão do DANFE é obrigatória, bem como ela deve acompanhar as mercadorias em transporte e deve, também, ser entregue ao consumidor.

Aliás, muitas pessoas confundem o arquivo em PDF, enviado por e-mail (DANFE) de uma mercadoria adquirida por e-commerce ou em loja física, com o XML da nota fiscal eletrônica (NF-e).

Seja na forma impressa ou em PDF enviada por e-mail, o DANFE é sempre um documento auxiliar sem valor fiscal, enquanto o XML da NF-e é a nota fiscal com validade jurídica que acoberta a operação praticada pelo contribuinte dos impostos estaduais e/ou federais  e que deve ser armazenado pela empresa por, no mínimo, cinco anos.

Caso a empresa não emita o DANFE, as mercadorias podem ser apreendidas e o CNPJ pode ser multado.

Além disso, a depender da gravidade, o responsável pode ser vinculado à prática de sonegação fiscal, o que pode gerar problemas ainda maiores.

Quais informações devem constar no DANFE?

O DANFE enviado por e-mail ou impresso é utilizado como uma representação da NF-e. Ou seja, nele constam as principais informações sobre o pedido em si, com dados que contextualizam sobre seu conteúdo.

Entre elas:

• Transportadora;
• Código de barras;
• Placa do veículo;
• Natureza da operação;
• Descrição das mercadorias;
• Data e horário de saída da mercadoria;
• Valores, seguros e impostos da operação;
• Chave de acesso para a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Dados do destinatário e do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, telefone, entre outros).

Além disso, o DANFE segue um layout padronizado, cujo sistema emissor deve gerar automaticamente assim que a NF-e é emitida e autorizada pelo ente tributante estadual.

Agora, e se o mesmo pedido de vendas contar com vários produtos e obrigar a emissão de mais de uma via? Nesse caso, o mesmo layout é utilizado, mas a impressão de várias páginas é permitida.

Aliás, vale lembrar que a impressão pode ser feita em qualquer tipo de papel, seguindo o tamanho A4, como mínimo e máximo ofício, sem papel jornal.

Porém, é necessário enumerar as mesmas e assegurar que todas elas possuam os dados do emitente, a denominação “DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica“, bem como as seguintes informações:

• o número e a série da NF-e;
• o tipo de operação (Entrada ou Saída);
• o número total de folhas do documento;
• a chave de acesso e o código de barras.

Como adicionar informações extras no DANFE?

O emissor pode adicionar alguns dados extras, caso julgar importante, como é o caso de informações adicionais ao Fisco  e outras informações relacionadas à operação praticada .

Quem é o responsável por imprimir o DANFE?

A emissão do DANFE  é de responsabilidade de quem gera a NF-e, ou seja, o remetente da mercadoria.

Deve ser feita  antes da circulação da mercadoria, de modo que acompanhe o trânsito  do produto.

Ou seja, a emissão da NF-e e geração do DANFE são restritas às empresas que praticam algum tipo de operação na qual haverá a circulação da mercadoria .

Entenda o que é a chave de acesso do DANFE

A chave de acesso da NF-e é um código composto por 44 dígitos, que servem para que qualquer um possa acessar a nota fiscal a qual se refere, bem como sua validade e as informações da transação.

Em questão estrutural, os números da chave de acesso tem uma razão.

Afim de sanar sua curiosidade e sanar qualquer dúvida, vamos explicar o que a sequência numérica significa:

• 2 dígitos iniciais: código da UF do emitente;
• 4 dígitos da sequência: ano e mês da emissão da NF-e;
• 14 dígitos da sequência: CNPJ do emitente;
• 2 dígitos da sequência: modelo da NF-e;
• 3 dígitos da sequência: série do NF-e;
• 9 dígitos da sequência: número da NF-e;
• 9 dígitos da sequência: código da NF-e;
• Último dígito: dígito verificador – DV.

Como fazer a consulta de DANFE de forma online?

A consulta de DANFE de forma online é simples: basta acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

Para isso, é necessário ter em mãos a chave de acesso composta por 44 números.

Como gerar DANFE?

Agora que você entendeu tudo sobre esse documento, como emitir DANFE? O processo em si é bastante simples, mas é preciso ficar de olho em alguns aspectos.

Primeiro, entenda que o DANFE deve ser gerado pelo mesmo sistema de emissão de NF-e que sua empresa utiliza.

Neste caso,  sistemas de gestão com recurso que automatiza a geração da nota fiscal.

Essa não é uma obrigação, mas uma recomendação dada pelo próprio Ministério da Fazenda, pois mitiga a possibilidade de divergências de dados.

Na maior parte dos sistemas, a emissão de DANFE deve ocorrer no mesmo momento que a NF-e é gerada. 

Lembre-se, também, que para emitir DANFE é preciso ter:

• um CNPJ ativo e válido;
• uma Inscrição Estadual ativa e válida;
• um certificado digital A1 ou A3 válido.

Além disso, lembre-se que o DANFE só pode ser gerado uma vez que a NF-e é emitida, o que vai além da simples ação do emitente de gerar o arquivo.

Afinal, a NF-e é um arquivo eletrônico, que precisa antes de tudo ser assinado com certificado digital e, então, transmitido para a SEFAZ do Estado onde a empresa está inscrita.

Apenas após o recebimento pela SEFAZ, o documento é então validado e uma Autorização de Uso é devolvida pelo governo.

Somente então é possível emitir o DANFE.

Como gerar DANFE pela chave de acesso?

Caso você possua a chave de acesso em mãos, é possível acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica para baixar o DANFE correspondente.

Assim, é possível visualizar todas as informações da NF-e em questão, bem como baixar o arquivo em formato PDF e, posteriormente, realizar até mesmo sua impressão.

Como gerar DANFE em PDF?

O DANFE é uma representação gráfica da NF-e, logo, no momento em que esta nota é gerada, o sistema utilizado pode emitir automaticamente um PDF e enviar por e-mail ou imprimir o Documento Auxiliar  automaticamente.

Esse PDF pode ainda ser armazenado em seu computador, compartilhado via e-mail (ou em outro meio, como via WhatsApp) e impresso em uma cópia física.

DANFE: dúvidas frequentes

Antes de finalizar este guia, que tal aprender as respostas para as dúvidas frequentes sobre o tema? Separamos algumas das principais perguntas que recebemos de leitores, clientes e também por toda internet.

Confira:

Como conseguir a segunda via do DANFE?

Na prática, não existe uma “segunda via” do DANFE.

Uma vez emitido, ele gera a chave de acesso, que pode ser inserida no Portal da NF-e para que qualquer um verifique os dados do documento fiscal e possa imprimir uma versão.

Para acessar o PDF da DANFE com o documento fiscal, basta localizá-lo no sistema gerador, por meio do número da NF-e.

Qual o prazo para consultar e baixar o DANFE?

Com a chave de acesso em mãos, é possível acessar o DANFE até 180 dias após a emissão no portal da SEFAZ do seu Estado.

É necessário armazenar o DANFE?

Não é preciso armazenar o DANFE online ou impresso, já que se trata de apenas uma representação gráfica da NF-e. Além disso, ele não possui validade fiscal.

Devo guardar o canhoto do DANFE que foi assinado pelo cliente?

O canhoto do DANFE, caso assinado pelo cliente no momento do recebimento da mercadoria, pode ser guardado para se garantir perante alguma auditoria do Fisco.

DANFE extraviado durante o transporte: o que fazer?

No caso de extravio do DANFE, é de responsabilidade do emitente reimprimir o documento o quanto antes para encaminhá-lo à transportadora.

Afinal, a mercadoria não pode circular sem o DANFE .

Minha empresa não consegue gerar o DANFE: como proceder?

Caso a sua empresa esteja impedida de gerar o DANFE, será necessário utilizar o Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para gerar o DANFE.

Para isso, é necessário adquirir esse instrumento com um fornecedor autorizado, que vai emitir um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs), que deve ser autorizado pela sua SEFAZ.

Posso pedir o cancelamento de um DANFE?

O cancelamento do DANFE é possível, por uma variedade de razões, como a desistência do pedido pelo cliente antes da circulação da mercadoria.

Para isso, é necessário cancelar a NF-e. O cancelamento da DANFE deve ocorrer em até 24 horas após a emissão da mesma, a depender da legislação do Estado.

DANFE e XML: quais são as diferenças?

O DANFE é uma representação gráfica da nota fiscal eletrônica que, por sua vez, tem no XML seu formato oficial.

Ou seja, o DANFE é gerado digitalmente, mas pode ser importado em PDF e impresso em uma via física. Já o XML é uma linguagem de desenvolvimento do documento em formato digital, com layout específico e campos para documentar a operação praticada e os tributos incidentes na operação.

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Agora, que tal contar com uma tecnologia que organize a rotina fiscal e tributária da sua empresa?

Conheça o sistema fiscal da TOTVS, uma plataforma que automatiza vários processos e possibilita que sua empresa fique em dia com suas obrigações fiscais.

A solução é composta por diversos módulos, com todas as funcionalidades para a gestão fiscal de uma empresa, desde a emissão das notas até o cálculo de impostos e tributos.

Entre os principais recursos, podemos citar

• Emissão de NF-e e DANFE;
• Gerenciamento de impostos;
• Integração com os sistemas da TOTVS;
• Automatização de cálculos de impostos, fundos e recolhimentos.
• Entre vários outros.

Tudo isso ainda contando com constantes atualizações, de modo que a solução se mantém em dia com o complexo sistema tributário brasileiro.

Além disso, o sistema também é integrado com os demais sistemas da TOTVS, como o ERP, o CRM e o BI, o que facilita ainda mais a gestão fiscal da sua empresa.

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Conclusão

O DANFE é um instrumento essencial para assegurar a relação entre empresas e consumidores, bem como um demonstrativo que facilita a inspeção de operações comerciais.

Para uns, um excesso. Para outros, uma facilidade. Ainda assim, um documento importante para quem lida com negócios.

Neste guia completo, te contamos tudo sobre o assunto e esclarecemos várias das principais dúvidas.

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