Gestão de frotas: o que é, vantagens, como fazer e indicadores

Equipe TOTVS | 22 abril, 2022

Você sabia que, a partir de um sistema de gestão de frotas, é possível reduzir até 30% dos custos de entrega da sua empresa?

Além de um maior controle financeiro em torno das despesas necessárias para uma operação logística, esse tipo de solução também ajuda as empresas a prestarem um serviço de entrega com mais qualidade e produtividade.

Mas antes de falar sobre essas tecnologias, é importante ter domínio sobre o conceito de gestão de frotas e sua importância, certo? Para isso, siga com a leitura até o final!

O que é gestão de frotas? Qual é o seu objetivo?

Gestão de frotas é o trabalho de administrar o conjunto de veículos de uma empresa, sejam caminhões, carros de passeios, vans ou outro meio de transporte, analisando todas as etapas que antecedem a saída do veículo da garagem até seu retorno.

O principal objetivo de fazer uma boa gestão de frotas é garantir o melhor desempenho das operações logísticas de uma empresa, promovendo maior agilidade, economia, segurança e produtividade nas entregas.

Em resumo, a gestão de frotas se divide em três etapas principais:

  1. gestão de ativos: controle dos veículos da frota;
  2. gestão do comportamento: análise e armazenamento de dados em relação aos motoristas da frota;
  3. gestão de insumos: envolve todos os fatores e materiais que são necessários para a frota performar, como combustível, contratação de equipe, cálculo de pedágios e manutenção dos veículos, por exemplo.

Antigamente, o acompanhamento da gestão de frotas era feito a partir de planilhas, alimentadas com informações preenchidas por gestores de frotas ou outros membros da equipe do setor logístico.

Hoje, é possível contar com sistemas de roteirização mais robustos, que tornam toda a operação de gestão de frotas mais fácil e completa, sendo o gestor uma figura importante para fazer o monitoramento e supervisão.

Quais são as vantagens de fazer a gestão de frotas?

Com a gestão de frotas, sua empresa ganha em diversos aspectos, como produtividade, economia, segurança e prevenção de erros de cálculo. Para se ter uma ideia da quantidade de benefícios, listamos abaixo as principais vantagens:

  • facilidade na gestão de insumos;
  • cálculo mais preciso e economia nos combustíveis;
  • ganho em tempo;
  • eficiência operacional;
  • agilidade nas entregas;
  • aumento na qualidade do serviço prestado aos clientes (em empresas B2B ou B2C);
  • redução de horas extras entre os motoristas;
  • aumento do bem-estar e segurança da equipe;
  • menos gastos com seguro de frotas;
  • prevenção contra roubos, furtos e acidentes;
  • redução nos custos com manutenção de veículos;
  • controle de custo por viagem realizada;
  • redução de erros na operação logística, tornando o setor e a empresa mais eficientes no serviço prestado;
  • menos tempo perdido em paradas e pedágios;
  • aumento da vida útil das peças e componentes da frota;
  • apoio para tomada de decisão e uma liderança ainda mais estratégica.

Como fazer uma boa gestão de frotas?

Para fazer uma gestão de frota eficiente, é importante ter em mente algumas dicas de como organizar um setor de frota e usar a tecnologia a seu favor. Confira!

Entenda a real situação da sua frota

Desconhecer sobre as reais condições do negócio é um dos principais erros de gestão, seja na de frotas ou de outras áreas da empresa.

Por isso, antes de começar a planejar novas rotas e optar por um sistema de roteirização, é fundamental avaliar como está a frota no cenário atual.

Para tanto, é importante avaliar desde exigências legais envolvidas no processo de entregas, carga e descarga, como também aspectos mais técnicos, como:

  • quilometragem dos veículos;
  • números de entregas realizadas ao dia;
  • manutenções preventivas e revisões;
  • gasto de combustível;
  • informações detalhadas das cargas transportadas;
  • controle de notas fiscais;
  • rodízios realizados na garagem;
  • informações sobre os motoristas (escalas, horário de trabalho etc.).

Faça um planejamento para o futuro

Para fazer uma boa gestão do setor logístico, é necessário ter um planejamento no longo prazo, antecipando soluções para problemas que podem ocorrer com os veículos, imprevistos com equipe de motoristas e durante as operações de entregas.

Uma das formas de se prevenir é realizando projeções com os dados coletados no dia a dia, atuando sempre de maneira estratégica.

Mantenha, portanto, as informações sobre cada automóvel sempre atualizadas, projete despesas com manutenção e aumento do preço do combustível, por exemplo.

Escolha ferramentas e fluxos adequados

Para colocar em prática o planejamento de gestão, é importante contar com as ferramentas certas.

Para isso, é fundamental avaliar o custo-benefício de um sistema de gestão de frota e roteirização, por exemplo, que permite uma administração centralizada de todas as etapas e processos de um setor logístico.

Com as ferramentas certas e fluxos bem estabelecidos, é possível economizar recursos, tempo e dinheiro, com a vantagem de relatórios e análises aprofundadas para tomada de boas decisões para o futuro da empresa.

Faça o gerenciamento dos custos

Uma gestão de frota eficiente leva em conta todos os custos envolvidos na operação logística e considera, ainda, imprevistos e flutuações de gastos.

É importante ter em mente que cada viagem é única, embora exista uma previsão. Isso significa que percursos iguais podem ter variações de gastos, dependendo do veículo, tempo parado em trânsito e outros fatores.

Além do gasto com combustível, deve-se incluir na conta os gastos com despesas do motorista, como hospedagem e alimentação, e custos com o veículo, como consertos e desgaste de peças.

Faça a integração com outros setores da empresa

Outra dica é fazer a integração da gestão de frotas com outros setores. Para isso, é possível usar ferramentas que fazem integração com outros sistemas ERP, para ter uma administração da empresa com visão ampla de todos os setores.

Utilize câmeras para o controle da operação

Além do monitoramento dos veículos em trânsito, também é importante contar com um sistema de segurança interno para ter maior controle de operação, segurança da carga transportada e dos motoristas.

Conte com um bom gestor de frotas

É possível fazer um monitoramento de todas as informações relativas às frotas utilizando-se de ferramentas manuais, como planilhas de controle de frota de veículo e combustível.

Contudo, o mais recomendado pelos profissionais da área, é que você conte com a ajuda de sistemas de gestão de frota profissionais.

Tanto para frotas próprias quanto para frotas terceirizadas, um gestor de rotas consegue tornar o trabalho muito mais eficiente e funcional.

Monitore constantemente

Por fim, é fundamental manter um monitoramento constante das operações, analisando periodicamente os custos, manutenções e performance das equipes.

Por meio de sistemas de gestão de frota, é possível gerar relatórios para facilitar essa análise, que deve ser feita constantemente para trazer ainda mais agilidade e produtividade para o setor.

Erros na gestão de frotas que você precisa evitar

Saber como fazer uma gestão de frota inteligente é fundamental, mas é importante também que você saiba quais erros evitar, especialmente se estiver implementando essa etapa agora na sua empresa.

Os principais erros que você deve estar atento incluem:

  • negligenciar a manutenção preventiva dos veículos da frota;
  • falta de planejamento de rota para evitar horários de pico, regiões de risco e bloqueios no trânsito;
  • cálculos inadequados sobre o uso necessário de combustível;
  • não manter um histórico de manutenção dos veículos, peças e pneus;
  • ignorar, no cálculo de rota, as taxas e tributos que sua empresa deve pagar;
  • não ter um comparativo de gastos periódico;
  • não priorizar mão de obra qualificada;
  • ignorar as inovações e tecnologias que auxiliam na eficiência operacional do setor;
  • buscar soluções e maneiras de operar de forma mais sustentável.

Manutenção de frota

Para manutenção da frota, os gestores devem considerar os indicadores que apontam possíveis prejuízos com falta de manutenção, por exemplo. Os principais incluem:

  • valor gasto com manutenções corretivas;
  • valor gasto com manutenções preventivas;
  • quantidade de veículos que realizaram manutenção;
  • histórico da quantidade de manutenções realizadas por veículo;
  • custo por veículo;
  • custo por cada manutenção realizada;
  • taxa de disponibilidade da frota;
  • quilometragem rodada por veículo;
  • idade média da frota;
  • desgaste das peças;
  • número de manutenções por motorista.

Quais são os principais indicadores na gestão de frotas?

Assim como no comando de outras áreas, na gestão de frotas também existem diversos indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para implementação de melhorias e análises mais amplas do trabalho executado.

É possível levantar métricas em relação ao consumo de combustível, multas e manutenção de veículos, por exemplo, com o objetivo de realizar ações preventivas e obter redução dos gastos.

Resumindo, podemos agrupar os principais indicadores de gestão de frotas em três segmentos: combustível, multas e manutenção de frota:

Combustível

Para medir o consumo de combustível da frota, é importante ter indicadores que possam trazer informações sobre o veículo, equipe de motoristas e quilometragem. Os mais utilizados são:

  • custo total de frota (R$);
  • desempenho média da frota (km/l);
  • custo por quilômetro rodado (R$/km);
  • consumo de combustível por veículo;
  • consumo de combustível por motorista;
  • tipo de combustível;
  • veículos da frota que consomem combustível acima da média calculada;
  • histórico de fatores que levam ao abastecimento indevido.

Multas

Os principais indicadores usados para entender o índice de multas e infrações cometidas pelos motoristas do setor são:

  • quantidade de multas por veículo;
  • quantidade de multas por condutor;
  • frequência de multas da frota e por cada veículo;
  • média de valores gastos por mês e ano com multas.

É importante ter um acompanhamento desses indicadores para identificar padrões de comportamentos entre motoristas, a fim evitar problemas como acidentes, por exemplo.

Gestão de frotas: dúvidas frequentes

É possível fazer a gestão de frotas no Excel?

Antes do surgimento de softwares mais avançados de gestão de frotas, essa era a ferramenta mais utilizada pelas empresas. 

Embora seja uma opção com baixo custo para gestão e que permite diferentes customizações de controle, atualmente, o Excel não é a alternativa mais completa e ágil.

Isso porque o uso de planilhas exige uma alimentação de informações que demanda muito mais tempo que um sistema automatizado e integrado com outros softwares, além de não ser a opção mais segura contra edições de terceiros, o que pode comprometer o sucesso da gestão do setor.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de frotas da minha empresa?

O uso da tecnologia na gestão de frotas é fundamental para ter precisão, agilidade e segurança no registro, armazenamento e análise de informações da frota.

Em vez de ficar dependente de planilhas e processos manuais, que exigem um tempo muito maior de dedicação dos gestores, é possível simplificar etapas que antes eram burocráticas.

Assim, sobra mais tempo para fazer uma administração mais estratégica, sem contar a economia de recursos e otimização dos processos, melhorando o tempo de entrega e, consequentemente, o relacionamento com os clientes.

Ferramentas de roteirização, por exemplo, contribuem para a redução de custos com manutenção, combustível e reduzem o tempo do trajeto dos motoristas, por ajudarem a desviar de trânsito, horários de pico e áreas bloqueadas.

TOTVS Planejamento de Rotas

Se você deseja ter mais agilidade nas entregas, maior integração e redução de custos, contar com um sistema para gestão de frotas na sua empresa é indispensável.

Por isso, queremos que você conheça todas as vantagens disponibilizadas no TOTVS Planejamento de Rotas.

Com essa ferramenta de roteirização, é possível ter ainda mais precisão no cálculo de rotas, para economizar em combustível e pedágios, assim como é possível traçar rotas ponto a ponto para aumentar ainda mais a produtividade das equipes.

Essa solução está disponível para todos os ERP de mercado, com custo-benefício de contratação por volume de viagens, ou seja, o modelo e o preço mais adequado para sua empresa.

Com o TOTVS Planejamento de Rotas, você terá uma ferramenta completa para analisar os pontos de entrega de acordo com os pedidos, criando uma roteirização mais eficaz e tecnologia de ponta para geolocalização.

Conheça mais sobre as vantagens desse sistema de gestão de frota completo!

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Conclusão

A gestão de frotas é uma das etapas mais importantes dentro das empresas que possuem um setor logístico.

Além de melhorar o tempo de entrega, esse planejamento de rotas e acompanhamento mais estratégico das operações é fundamental para economizar recursos, prevenir erros, fortalecer a segurança e aumentar a produtividade da empresa.

Os benefícios, como vimos, são muitos, já que o impacto é positivo tanto para os gestores e motoristas, como também para os clientes, que se tornam ainda mais satisfeitos com o serviço prestado.

Aqui, listamos as principais dicas de como fazer uma gestão de frotas eficiente. Se você deseja ter todos esses benefícios na sua empresa, não deixe de conhecer melhor a ferramenta TOTVS Planejamento de Rotas.

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