Gestão de Leitos: 5 Dicas para ter mais eficiência nos processos

Equipe TOTVS | 24 março, 2021

Para um hospital, a gestão de leitos é fundamental para controlar as internações e possibilitar dinamismo no atendimento.

Esse é um fator que carece de previsibilidade, por isso os processos devem ser muito bem organizados para que o atendimento se destaque, independente da demanda.

Em geral, nas instituições de saúde, a gestão de leitos é um ponto crítico para o sucesso do negócio — seja do ponto de vista da eficiência do atendimento e da perspectiva financeira.

Afinal, uma boa gestão de leitos pode fazer toda a diferença quando o assunto é oferecer o melhor atendimento ao paciente, bem como para lucratividade do negócio.

Para isso, é preciso contar com um sistema que permita fazer o mapeamento de todos os processos para identificar gargalos no fluxo operacional.

Isso porque a gestão de leitos envolve muitos fatores que devem ser monitorados constantemente. É como o coração do hospital, a raiz de múltiplos macro e microprocessos.

É o caso de higienização, organização de tipos de planos de saúde, entre outros fatores.

Sem a correta gestão dessa etapa, a instituição corre o risco de perder eficiência, o que impacta negativamente na qualidade do atendimento e na organização das informações, gerando mais custos.

Neste artigo, esclarecemos mais sobre o assunto, explicando o conceito de gestão de leitos e o que a tecnologia pode fazer para alinhar essa questão. Continue a leitura para aprender mais!

O que é a gestão de leitos hospitalares?

A gestão de leitos em um hospital é o processo que administra a ocupação e provisão dos leitos (camas) hospitalares.

Assim, além de gerenciar sua localização e condição física, a estratégia visa organizar todos os serviços que acompanham sua utilização por parte dos pacientes.

Nisso, está incluso tudo: do momento que o paciente dá entrada no hospital até o momento da alta ou da desocupação.

Ou seja, todo trabalho administrativo e de gestão de processos hospitalares e de documentos, bem como toda assistência médica efetuada (exames, diagnósticos, tratamentos) e o tempo dos profissionais envolvidos.

A gestão de leitos é essencial pois se trata de uma prática que visa a melhor organização de um recurso que, em alguns cenários, é bastante escasso.

Assim, garante melhor controle dos procedimentos médicos e contribui para o sucesso dos tratamentos, além de melhorar as condições de trabalho para os profissionais envolvidos.

Qual é o objetivo da gestão de leitos?

A gestão de leitos trata-se do gerenciamento da capacidade operacional e da disponibilização de leitos, desempenhando um papel fundamental no estabelecimento e manutenção das camas hospitalares — garantindo que sempre haja opções disponíveis.

Entre os principais objetivos da prática, é possível destacar a gestão de demanda. 

Ou seja, como promover o uso apropriado de leitos e o encaminhamento dos pacientes, influenciando no volume, tempo e colocação dos procedimentos médicos.

Dessa forma, busca-se corresponder à capacidade da instituição (seja para abertura de leitos, como para emergências, fechamentos e altas).

Vale lembrar que a gestão da capacidade operacional é muito mal desenvolvida na maioria dos hospitais, enfrentando muitas barreiras culturais e políticas, particularmente em relação à interação entre o lado cirúrgico e o médico.

Apesar disso, existe um grande potencial para avançar a questão do planejamento, e as iniciativas de gestão de leitos podem ser a chave para que a instituição conquiste suas metas.

Entre elas: atingir níveis reduzidos de ocupação de leitos para que haja ganhos de eficiência que permitam que o sistema hospitalar atenda à capacidade de exigida.

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Como funciona a gestão de leitos em um hospital? 

A gestão de leitos é um tema complexo de lidar dentro do hospital, pois há pouca previsibilidade sobre o nível de demanda das camas.

Por isso, seu funcionamento se baseia em pura organização dos processos e transparência das informações.

De forma tradicional, tudo começa no planejamento.

É preciso entender a capacidade, os insumos disponíveis e os equipamentos necessários para que a instituição verdadeiramente preste os serviços médicos com qualidade e de forma eficiente.

Essas informações, bem como demandas identificadas, vão guiar o planejamento estratégico da gestão de leitos — possibilitando entendimento sobre sua capacidade.

Hoje, o apoio de um sistema de gestão é muito útil para uma melhor tomada de decisão.

Em muito, a gestão de leitos moderna funciona com base na integração dos dados e informações.

Assim, é possível centralizar a gestão dos procedimentos médicos, realizar mudanças em tempo real para otimizar os atendimentos, torná-los mais eficientes e, no fim das contas, reduzir as mazelas do negócio, como custos desnecessários.

Por que a gestão de leitos é tão importante para os hospitais?

A gestão de leitos é importante para que a instituição diminua a taxa de ocupação dos leitos hospitalares.

Esse índice é calculado buscando entender o número médio de dias de ocupação de uma cama do hospital em um ano. É algo que varia de local para local, mas normalmente deve ser mantido em no máximo 85%.

Se estiver acima de 100%, por exemplo, é um indicador grave de que, durante todo ano, a instituição necessita de leitos extras. Isso é inclusive o que se chama de “colapso”.

Tudo isso gera um crítico incômodo no paciente e em seus acompanhantes, bem como aumenta a pressão em cima dos profissionais de saúde.

É um cenário que carece de cuidados, pois sua volatilidade pode impactar nos resultados do negócio — tanto no tratamento eficaz, como no sucesso financeiro da instituição.

A boa gestão de leitos, portanto, permite maior sustentabilidade econômica e operacional para o hospital.

Sua correta aplicação facilita todo processo de atendimento, aumentando a qualidade do serviço prestado e reduzindo o tempo para alguns procedimentos, como internação.

Além disso, a gestão de leitos possibilita monitorar os resultados e a performance da equipe e dos leitos disponíveis.

Assim, fica mais fácil realizar movimentações com base nas necessidades reais e atuais da instituição — que podem mudar de um dia para outro, sem aviso prévio.

Quais são os benefícios da gestão de leitos hospitalares?

A boa gestão de leitos impacta diretamente nos resultados da instituição de saúde — tanto no quesito atendimento médico, como na capacidade de oferecer tratamentos de qualidade.

Não é por menos que o tema é pivotal para o sucesso de toda operação hospitalar.

Porém, você já parou para pensar no que a sua boa execução impacta no negócio? Vamos relembrar alguns pontos:

Otimização da capacidade dos leitos

Ao ter maior controle das informações dos seus leitos, é possível organizar seu uso de forma mais eficiente.

Assim, você e seu time otimizam a capacidade dos leitos, de forma que não seja necessário contar com unidades extras. 

Atendimento de qualidade

Além disso, com tamanho nível de controle, você também garante o melhor atendimento médico possível.

Dessa forma, em tempo hábil, sua equipe consegue atender ao nível de demanda com tranquilidade.

Além, claro, de prestar todo o suporte necessário para o paciente e seus familiares ou acompanhantes, garantindo um atendimento humanizado.

Satisfação dos pacientes 

Tudo isso culmina em uma maior satisfação dos pacientes, pois seus anseios, dúvidas e problemas são resolvidos com agilidade e eficiência.

Um ponto positivo é que, com a correta gestão de leitos, você acomoda todos os pacientes de acordo com suas necessidades.

Assim, tanto eles como sua família se sentem verdadeiramente amparados, o que facilita os procedimentos e tratamentos.

Redução do tempo de espera

Um dos principais impactos da gestão de leitos é que o tempo de espera para os atendimentos diminui.

A lógica é simples: ao entender o nível de demanda e os recursos que a instituição possui, fica mais fácil determinar metas e objetivos para os atendimentos.

Assim, você e seu time instituem bases para que cada atendimento seja feito dentro de determinado tempo — não como uma regra, claro, mas como um direcionamento.

De forma organizada e calcada em indicadores, portanto, é possível construir uma dinâmica de atendimento saudável, atenciosa e verdadeiramente eficaz — que seja, acima de tudo, ágil.

Monitoramento dos pacientes

Por fim, uma boa gestão de leitos permite que a instituição realize todo o monitoramento dos pacientes.

Ou seja, suas condições, avanços, quadros clínicos e respostas aos tratamentos.

É uma condição essencial para negócios que buscam não apenas agilizar o atendimento, mas conquistar melhores resultados nos tratamentos oferecidos e garantir uma maior produtividade da sua equipe administrativa e médica.

Principais desafios da gestão de leitos

A gestão de leitos em hospitais é muito importante para o giro de pacientes e para oferecer um atendimento humanizado e de qualidade.

Quando se tem um bom gerenciamento, o atendimento se torna referência em todos os setores cobertos pela instituição.

Entretanto, existem alguns desafios para atingir a otimização de processos nesse setor.

Falta de informação

Um dos maiores problemas acontece quando os profissionais do hospital se veem sem informação sobre a situação dos leitos, o que dificulta muito a organização e o gerenciamento.

A falta de leitos disponíveis é uma das principais reclamações dos pacientes, o que impacta diretamente na reputação da instituição.

Organização

Sem organização é impossível fazer uma gestão adequada, que seja capaz de beneficiar tanto os pacientes quanto a própria instituição de saúde.

A falta de controle e registro atualizado sobre a situação dos leitos causa confusão, o que afeta os pacientes que sofrem com as longas esperas.

Profissionais capacitados

Outro grande fator para um gerenciamento de leitos hospitalares ruim é a falta de profissionais capacitados de gestão.

Essa não é uma tarefa simples, por isso precisa ser executada por pessoas que saibam organizar esse setor.

Além, é claro, de poder contar com um sistema completo.

5 Dicas para gestão de leitos hospitalares mais eficiente

E agora, como realmente organizar um plano de ações para melhorar a gestão de leitos em sua instituição? Ao conhecer as vantagens da prática, bem como os desafios, você tem em mãos a base para criar uma estratégia.

Abaixo, vamos dar algumas dicas para aproveitar essas informações e mostrar como você pode melhorar seu gerenciamento de leitos. Vamos lá?

Faça um bom planejamento 

Importante em qualquer processo administrativo e operacional, o planejamento vai guiar suas ações, definindo uma série de metas e objetivos.

Além de prever esses passos, o planejamento é importante para que você documente os profissionais envolvidos, recursos disponíveis e equipes que trabalharão na implementação das mudanças.

Assim, você e seu time criam todo um fluxo de informações e atualizações que devem circular sem obstáculos, para que todos se mantenham a par dos indicadores.

É nessa parte que também deve entrar a gestão de documentos importantes, assim, organizando da melhor maneira e garantindo a disponibilidade para os seus funcionários.

Estabeleça indicadores 

Falando em indicadores, é essencial definir quais métricas vão guiar o seu planejamento estratégico.

Ou seja, se o objetivo é melhorar a gestão de leitos, quais resultados sua instituição busca com isso? Seria uma melhora no tempo de atendimento ou na utilização de recursos?

Ou ainda: é uma medida para evitar desperdícios e tornar os procedimentos mais eficazes?

A partir dessas questões, você vai obter as respostas que servirão de indicadores para toda gestão de processos da otimização dos leitos hospitalares.

Monte fluxos de processos

O próximo passo é entender exatamente como a equipe vai agir em cada tipo de demanda.

É preciso criar um fluxo de processos condizente com as rotinas da equipe médica e que facilite todo atendimento — isso diz respeito ao espaço físico, bem como aos equipamentos necessários para realizar os procedimentos.

Essa inteligência é essencial para que o time entenda os caminhos da instituição e saiba o padrão de atendimento e processos em cada caso.

Assim, fica mais fácil e ágil efetuar um bom atendimento, independente do tipo de demanda.

Defina quais são as prioridades

E agora? Bom, antes de executar seu planejamento, é importante definir as prioridades por trás dele. Ou seja, muito além de indicadores, é preciso definir metas e objetivos que sejam o “fim” para essas métricas.

É importante hierarquizar essa lista, de forma que a equipe saiba quais as prioridades da instituição em relação a gestão de leitos e sua boa aplicação.

Invista em um software 

Por fim, é essencial contar com a tecnologia. Não há cenário moderno em que uma instituição se destaque no atendimento e em resultados sem o auxílio de um software para ajudar na gestão hospitalar.

Aqui, falamos essencialmente da integração de dados e automatização de processos repetitivos, o que melhora o fluxo de informações e agiliza atendimentos.

É uma certeza de ROI, inclusive.

Gestão de Leito: Como um sistema pode auxiliar nos processos?

Ao fazer a gestão  da saúde digital, sua instituição pode observar uma melhora definitiva em todos os processos. A gestão de leitos é um deles, altamente impactado pela presença de um sistema que auxilie sua estratégia.

É possível utilizá-lo para integrar os setores do hospital, de forma a ter em mãos os dados atualizados em tempo real sobre a performance das equipes.

Esse tipo de inteligência permite uma melhor tomada de decisão na hora que seu time mais precisa, conciliando os recursos dos seus leitos com a demanda atual.

Além disso, o sistema é um meio para encurtar os caminhos para a troca de informações.

Dessa forma, seu time não sofre do efeito “telefone sem fio” e pode tocar os atendimentos com máxima agilidade e confiabilidade nas informações. É o caso do prontuário eletrônico.

Esse fator auxilia também na continuidade no cuidado após a alta, o que diminui os tempos de internação pois os tratamentos se tornam mais eficazes.

O sistema inclusive pode ser essencial ao diminuir as burocracias que marcam a relação da instituição com os pacientes, agilizando os processos assistenciais.

Benefícios do sistema de gerenciamento de leitos

Para ter controle sobre os registros de alta dos pacientes, período de internação, equipe de higiene, entre outras coisas, é fundamental adotar um sistema de gerenciamento de leitos.

Veja os principais benefícios dessa solução:

Redução de tempo ocioso

Com o controle automatizado dos leitos, é possível reduzir consideravelmente o tempo que eles ficam sem uso. Isso diminui as filas e agiliza as internações.

Desse modo, os pacientes são melhor atendidos pelos hospitais e planos de saúde.

Tipos de leitos

Com um sistema como esse, quando o plano for acionado, será possível verificar qual o tipo de plano que o paciente possui e a qual tipo de leito ele tem direito.

Um exemplo disso são os apartamentos individuais, os leitos que ficam na enfermaria e, ainda, os leitos que são reservados para o atendimento público.

Equipe de limpeza

Para agilizar a liberação do quarto para o próximo ocupante, através do sistema de gerenciamento de leitos, é possível acionar a equipe de limpeza assim que o leito é desocupado.

O tempo é otimizado e as equipes ficam mais organizadas.

Visualização de informações

Através do software de gestão de leitos hospitalares é possível visualizar todos os leitos disponíveis, ocupados, reservados, em manutenção, etc.

A visão ampla dessas informações permite um gerenciamento mais assertivo por parte dos gestores.

Atendimento humanizado

A boa gestão também promove um atendimento mais humanizado ao paciente.

Não existe espera na internação por falta de leitos disponíveis, portanto ele é rapidamente acolhido.

Isso gera uma satisfação e uma sensação de que está recebendo a atenção da qual precisa em um momento tão delicado.

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Redução de custos

Outro benefício importante de contar com um software que cuida do gerenciamento de leitos é a redução de custos que ele proporciona.

Manter um leito sem utilização em um hospital gera um custo.

Quanto mais tempo os leitos passam sem serem ocupados, mais a instituição de saúde perde financeiramente.

Porém, com um controle de leitos eficaz, isso não acontece.

Ganho de produtividade

Consequentemente, quando há mais organização e os processos são automatizados, a produtividade aumenta.

Quando os profissionais de saúde possuem dados atualizados sobre a situação dos leitos, podem se concentrar mais na qualidade do atendimento dos pacientes.

TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas

A TOTVS é uma empresa brasileira, especializada em fornecer soluções para diversos segmentos de negócios.

Possuímos experiência desenvolvendo sistemas que atuam na área de saúde, voltados para hospitais, operadoras de saúde, clínicas, laboratórios e cooperativas médicas.

Nosso sistema TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas integra dados e processos de diversos setores da organização.

Trata-se de um sistema de gestão que permite administrar os processos para aumentar a eficiência, fazer o controle dos custos e integrar áreas como operacional, jurídico, comercial, financeira, entre outras.

Também proporciona mais controle sobre as atividades, incluindo a gestão de leitos. 

Portanto, quando aplicamos a tecnologia na saúde, é possível ganhar diversas vantagens.

Que tal conhecer mais sobre o TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas e as vantagens do software para sua instituição de saúde? Confira!

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Conclusão

Não há como dissociar um bom hospital da forma que sua gestão de leitos é exercida.

É um elemento intrínseco de uma operação de saúde eficiente, ágil e capaz de atender as demandas da população — e obter sua importante rentabilidade.

No entanto, devido a uma série de fatores, é comum que as instituições não se atentem para a importância do tema. Por isso, acabam ficando para trás — até mesmo em relação a estabelecimentos menores e com menos capacidade.

Algo que não pode acontecer em uma realidade de mercado tão competitiva, certo? Principalmente, nos dias de hoje.

Por isso, investir em boas estratégias de gestão de leitos é essencial para sua instituição. Unir o potencial da tecnologia com o poder de um bom planejamento pode transformar os resultados em sua instituição.

Então, lembre-se que a inovação é o caminho para todo hospital, instituição ou operadora de saúde!

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