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O que são ferramentas de colaboração e como implementar?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 21 agosto, 2020

Muitas empresas buscam alternativas para organizar melhor a rotina de trabalho e ganhar mais produtividade. Entretanto, ainda há muitas dúvidas sobre o que são ferramentas de colaboração e como elas podem ajudar sua equipe a entregar melhores resultados. Veja como isso é possível no artigo a seguir!

O que são ferramentas de colaboração?

As ferramentas de colaboração são plataformas que ajudam na organização dos processos dentro de uma empresa por meio de funcionalidades específicas. Em alguns casos, essas plataformas podem ser integradas com o sistema de gestão empresarial que a companhia utiliza, o que facilita ainda mais a rotina de trabalho.

Dentre as facilidades para a organização do fluxo de trabalho que essas ferramentas oferecem estão videoconferências, troca de mensagens, organização de tarefas dentro de projetos, entre outras. Com isso, é possível aprimorar a comunicação interna e externa.

As plataformas podem funcionar de maneira gratuita, com a opção de planos pagos, ou serem totalmente pagas, oferecendo maior suporte aos usuários. Geralmente tratam-se de sistemas cloud computing (nuvem) que funcionam de forma online e podem ser acessados de qualquer computador por meio de login e senha.

Qual o impacto dessa plataforma na gestão de pessoas?

Ferramentas colaborativas podem contribuir para incentivar o trabalho em equipe, já que todos podem visualizar as tarefas a serem cumpridas. É um modo de facilitar a gestão de pessoas, já que é possível acompanhar o progresso de cada um.

Funcionalidades como o compartilhamento de arquivos e edição por mais de uma pessoa facilitam que a equipe trabalhe no mesmo projeto de forma simultânea. Assim, todos podem visualizar as modificações feitas em um documento em tempo real, sem a necessidade de fazer uma cópia do arquivo a cada edição. 

Também é possível marcar pessoas em determinadas tarefas e sinalizar quando já tiverem sido feitas. Isso contribui para que todos saibam em que pé está a atividade e quando será concluída, promovendo a integração de equipes

É uma forma de o gestor ou líder ter mais controle sobre o tempo que cada tarefa leva para ficar pronta. E com a possibilidade de integrar a ferramenta de colaboração com o sistema de gestão da empresa, é possível centralizar os setores e promover uma otimização de processos.

Como implementar ferramentas de colaboração na empresa?

Após entender o que são ferramentas de colaboração e quais as suas vantagens, é preciso entender como implementá-las de forma que sejam eficazes para a equipe. Veja a seguir algumas dicas que podem ajudar nesse processo:

Escolha a ferramenta ideal

O primeiro passo é escolher a ferramenta de colaboração que melhor atender às necessidade e especificidades do negócio. Cada empresa possui um fluxo de trabalho diferente e precisa de funcionalidades que facilitem a rotina. 

Por esse motivo, antes de mais nada, é preciso analisar os problemas existentes e identificar qual plataforma dará o suporte necessário para solucioná-los. Também é preciso optar por uma ferramenta fácil de usar, principalmente se não houver profissionais que saibam mexer com programação de software na empresa.

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Faça treinamentos

Após escolher a ferramenta ideal, é preciso reunir a equipe e dar um treinamento ensinando a utilizar a tecnologia. Além disso, também é importante ilustrar os motivos pelos quais ela é necessária na rotina de trabalho.

Os colaboradores precisam entender as vantagens e possibilidades da plataforma para que haja uma aderência maior a ela e mais facilidade no uso para a execução das tarefas. Dessa forma, todos poderão aproveitar os benefícios da ferramenta da melhor forma possível.

Monitore os resultados

Por fim, é preciso acompanhar o progresso da equipe com a utilização da nova ferramenta, verificando como os colaboradores estão se adaptando a ela e se há alguma dificuldade no uso.

Também é importante analisar se após a implementação da plataforma houve, de fato, um impacto na produtividade no trabalho da equipe de forma positiva. Além disso, é possível que alguns ajustes de processo sejam necessários, por isso essa etapa final é essencial. 

Por que utilizar plataformas de colaboração?

Agora que já vimos o que são ferramentas de colaboração, pudemos entender a importância delas para a automação de processos. Trata-se de uma maneira eficaz de promover o aumento da produtividade da equipe e aprimorar a comunicação interna.

O objetivo dessa tecnologia é encontrar formas eficazes de contribuir para a organização do fluxo de trabalho. Entenda mais sobre como a plataforma de colaboração funciona, seus principais benefícios e o que ela tem a agregar para o seu negócio em nosso outro artigo.

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