Quer reduzir custos em sua empresa de serviços? Elaboramos um guia para ajudar você!

O setor de serviços representa aproximadamente 70% do Produto Interno Bruto (PIB) do Brasil, o que mostra a sua importância para a economia do país. Além disso, tem retomado o seu crescimento nos últimos tempos, chegando a expandir 6,6% de maio para junho de 2018. Todavia, essa área também é muito suscetível a momentos de crise ou instabilidade econômica. Portanto, uma empresa de serviços precisa estar atenta a maneiras de reduzir custos em sua operação para superar essas épocas.

Para ajudar nesse propósito, preparamos um guia com dicas para diminuir gastos em diferentes campos do seu negócio. Não deixe de conferi-las!

Equipe

Uma das maneiras de diminuir custos em serviços é otimizando a forma com que a equipe de trabalho atua. Para isso, é importante investir no capital intelectual do seu negócio por meio de treinamentos e programas de desenvolvimento pessoal.

Quanto mais capacitado for o seu time, menos gastos haverá com ineficiências ou erros decorrentes de ações mal planejadas, falta de conhecimento técnico ou orientações mal compreendidas pelos funcionários (problemas na comunicação).

Outro ponto importante diz respeito à taxa de rotatividade (Turnover) da sua empresa. Mantê-la baixa é essencial para reduzir custos com contratação e treinamento. Afinal, para substituir um profissional que deixa a empresa, será necessário investir em um processo seletivo que demandará valores financeiros para encontrar candidatos. Também exigirá tempo do departamento de Recursos Humanos (RH) para conduzir o processo seletivo.

Existem empresas que podem preferir dispensar funcionários antigos para contratar novos, pagando menos. No entanto, isso gera grandes riscos, pois, além dos custos com o processo seletivo, será preciso investir tempo e dinheiro em treinamento para os colaboradores que chegam à companhia.

Inclusive, é necessário um período de adaptação e mais um pouco para que eles executem as suas atribuições com excelência. Nesse intervalo, a produtividade da equipe poderá ser prejudicada.

Além do mais, há os que não se ajustam aos postos de trabalho e saem da empresa, reiniciando o ciclo de contratação e aumentando a taxa de rotatividade. Isso sem falar nos gastos com processos rescisórios que, dependendo do tempo de trabalho dos ex-funcionários, poderão ser elevados. Portanto, busque reduzir o Turnover do seu negócio para diminuir custos.

Além disso, existem algumas dicas que podem ajudar a melhorar a atuação da equipe e ainda promover a redução de gastos. Veja algumas a seguir.

Resolver problemas na primeira chamada

Normalmente, quanto mais rápido o seu quadro de colaboradores resolve uma chamada, menores são os custos gerados por ela. Se você estabelecer como meta a solução do problema do consumidor na primeira vez, a sua equipe não precisará se deslocar em sucessivas ocasiões até ele.

Isso economizará recursos que seriam gastos com transporte e, se o cliente estiver em outra cidade, até mesmo com hospedagem para os seus colaboradores (caso precisem passar mais de um dia lá). Também evitará retrabalho, afinal, se um funcionário resolver o problema, outro não precisará checar a situação para refazer algo que o anterior já deu andamento.

Algo semelhante ocorre em chamadas telefônicas de clientes, quando um atendente transfere uma ligação para o seu colega sem ter resolvido a pendência ou dúvida que gerou o contato. O segundo, por sua vez, precisa realizar todos os procedimentos de confirmação com o consumidor novamente, bem como parte do trabalho executado pelo colega.

O cliente igualmente necessita explicar novamente tudo o que havia comunicado ao primeiro funcionário, o que geralmente o deixa menos satisfeito. Se ele for transferido mais vezes, além do tempo dispendido por colaborador (que poderia ser empregado em outra tarefa), a sua empresa corre o risco de perder esse consumidor, ganhar um marketing negativo e ainda conseguir uma reclamação no Procon.

Para resolver um trabalho incompleto, pode ser necessário realocar pessoas. Dessa forma, alguém que deveria executar outra atividade terá que deixá-la de lado para solucionar o problema do cliente. Consequentemente, a sua atribuição anterior atrasará ou se tornará mais custosa por causa da demora em ser concluída.

Controlar as horas de funcionários

É importante monitorar as horas de trabalho dos seus colaboradores, especialmente da equipe externa de sua empresa de serviços. Nesse caso, fique atento às horas extras do time e veja se realmente são necessárias.

Além de gerar gastos a mais para a empresa, podem prejudicar o bem-estar do funcionário, diminuindo a sua qualidade de vida no ambiente profissional. Para evitar jornadas de trabalho muito longas, algumas dicas podem ser postas em prática, como:

  • redistribuir responsabilidades entre os funcionários de acordo com suas competências, suas habilidades e seus conhecimentos. Ao atribuir tarefas para os que têm maior preparo para executá-las, o tempo de realização tende a diminuir. Também há aumento na produtividade;
  • instituir um controle mais rígido de horários, cortando sistemas gerenciais após determinada hora para que o colaborador seja desmotivado de ficar até mais tarde na organização;
  • estabelecer uma norma em que, para realizar horas extras, é necessário solicitar autorização para o gestor e para a equipe de RH;
  • implantar o ponto eletrônico, com um sistema que permite monitorar melhor as jornadas dos colaboradores.

Priorizar uma gestão de qualidade

Priorizar uma gestão de qualidade é essencial para reduzir o churn — métrica que aponta o quanto a sua organização perdeu de clientes ou de receita —, em determinado período. Se essa taxa aumentar, os custos com captação de clientes também tendem a crescer, já que atrair um novo consumidor chega a ser 5 vezes mais difícil do que mantê-lo — além de ser mais custoso.

Para preservar o seu público por mais tempo, promovendo a fidelização, lembre-se de oferecer um atendimento personalizado a ele. Isso não significa só adaptar o serviço ofertado à necessidade do consumidor, mas também a forma de atendê-lo. Por exemplo, aplicando pequenas ações como:

  • contatá-lo, pessoalmente ou via telefone, em momentos propícios, ou seja, de acordo com as suas disponibilidades de agenda;
  • oferecer horários flexíveis para prestação de serviços. Por exemplo, para quem só fica em casa de noite, é interessante disponibilizar um profissional que possa atendê-lo nesse período;
  • dirigir-se a ele pelo nome, comentando sobre eventos anteriores, ocorridos nas interações dele com a empresa.

É preciso, ainda, aperfeiçoar as atividades realizadas e estabelecer metas de qualidade para o colaborador alcançar. Lembre-se: um trabalho de qualidade diminui custos provenientes de erros, retrabalho e, inclusive, da perda de clientes que ficaram insatisfeitos com os serviços da empresa.

Acompanhar a produtividade

Aprimorar a produtividade reduz o custo de realizar negócios, especialmente porque está relacionada à prevenção do desperdício de tempo. Quanto mais tempo perdido, maiores tendem a ser os gastos da empresa.

Uma atividade que poderia ser feita em 1 hora, mas, devido a distrações, leva 2 horas para ficar pronta, gera custos extras. Afinal, uma hora a mais de trabalho pode consumir mais recursos do que só o tempo, como energia elétrica adicional (especialmente em serviços que envolvem equipamentos). Se esse tempo for depois do expediente, então vira hora extra.

Para superar o desafio da produtividade, a gestão da equipe externa ainda precisa de alguns cuidados, como contar com um cronograma de atendimentos bem definido e ter orientações claras sobre as atividades a serem executadas fora da empresa.

É indicado utilizar ferramentas que ajudem no acompanhamento da produtividade para superar problemas na área, tanto relacionados ao time externo quanto com o interno. Por exemplo, dá para adotar um aplicativo que minimize distrações e, assim, ajude o funcionário a se concentrar em sua tarefa. Há softwares que usam a técnica Pomodoro, um método de gerenciamento de tempo, que podem ser úteis para isso. Além do mais, experimente:

  • implantar indicadores de desempenho para verificar os resultados dos colaboradores em suas atividades. Após isso, tente mapear o que pode ser melhorado e quais seriam os níveis de performance desejados para, futuramente, compará-los aos valores obtidos nas medições;
  • com base nos indicadores, estabelecer expectativas sobre o intervalo de tempo razoável para o término de determinadas atividades. Nesse caso, a dica é oferecer incentivos (brindes, bônus, prêmios etc.) para que os colaboradores façam as suas tarefas dentro do prazo desejado;
  • realizar reuniões enxutas e objetivas, pois costumam tomar tempo de trabalho, além de gerar custos com energia elétrica. Também reduzem a produtividade dos colaboradores participantes, pois deixam de lado atividades para comparecerem aos encontros;
  • tentar ampliar a produtividade por meio de treinamento para sua equipe externa e interna.

Adotar um sistema gerencial com recurso de gestão de pessoas

Um sistema Enterprise Resource Planning (ERP) colabora para a boa gestão da empresa, pois simplifica processos, centraliza dados de vários setores e ainda fornece informações estratégicas (como análises gerenciais). Uma solução específica para o departamento de Recursos Humanos pode melhorar o gerenciamento das suas equipes interna e externa, ajudando na redução de custos.

Existe ERP que dá suporte para gestão de equipes alocadas, fornecendo integração entre sistema de controle da operação e sistema de folha de pagamento. Ainda gera efetividade e mobilidade no monitoramento de postos de trabalho.

Isso porque possibilita o acompanhamento de equipes que estejam trabalhando em ambientes fora da empresa, com dados atualizados e direto pelo smartphone. Esses dados, por sinal, são integrados com a folha de pagamento e com os departamentos da empresa.

Além disso, um sistema ERP voltado para serviços pode contribuir com os seguintes recursos para o bom gerenciamento do capital humano de sua organização:

  • admissão de colaboradores com base em perfis;
  • suporte para composição salarial;
  • recursos para realização e controle de treinamento de colaboradores;
  • apropriação de atividades por sistema de centro de custos;
  • controle de ponto. Aliás, a implantação de um sistema de ponto eletrônico otimiza o monitoramento de acessos na companhia;
  • gestão de benefícios.

Atividades operacionais

As atividades operacionais da empresa também podem ser otimizadas para proporcionarem redução de custos. Veja dicas que contribuem para isso adiante.

Automatizar processos

Uma solução de ERP ainda colabora para reduzir custos operacionais graças à automatização de processos em diversas áreas, como comercial, atendimento e financeiro. Na própria gestão de equipes, ela traz funcionalidades para:

  • definição eficiente de escala de trabalho;
  • restrição de alocação;
  • registro de presença ou abandono de tarefas, com mobilidade;
  • monitoramento de presença do funcionário nos ambientes de trabalho;
  • substituições de colaboradores;
  • pagamento de benefícios;
  • gerenciamento de disciplina e comportamento.

Implantar uma boa gestão de contratos

Um gerenciamento de contratos otimizado também contribui para a diminuição de custos. Por exemplo, ao empregar assinaturas eletrônicas, dá para agilizar a aprovação de acordos, de modo a fechar novos negócios em menos tempo. Isso repercute em uma espécie de expansão da escalabilidade de clientes, sem que seja necessário elevar o trabalho manual e os custos físicos correspondentes.

Você ainda pode empregar métricas de gerenciamento de contrato para avaliar as atividades ligadas à área, em busca de gargalos e ineficiências que oneram o negócio. Por exemplo, o Custo de Aquisição por Cliente (CAC).

Esse indicador permite entender qual é o valor gasto para implantar as suas ações a um novo consumidor e conseguir lucro. Em outras palavras, envolve o investimento necessário para transformar um lead ou prospect em um cliente.

eBook Grátis - Guia Prático Para Uma Gestão Financeira Que Garanta o Lucro da Empresa

É importante procurar o valor mínimo nessa situação, pois, quanto mais caro o CAC de um cliente, mais tempo será necessário para gerar lucro com ele. Seu esforço para mantê-lo em seu negócio também precisará ser maior.

Outra dica é a adoção de um sistema de gestão de contratos. Essa ferramenta possibilita criar cronogramas contábeis, financeiros e físicos que ajudam no cumprimento de prazos. Logo, é possível reduzir multas e juros, que oneram o negócio.

Por sinal, uma solução assim também fornece suporte para cadastramento e monitoramento de multas contratuais além de permitir a realização de cotações online e a procura de fornecedores, a fim de encontrar parceiros que ofereçam preços e condições mais vantajosas.

Rever fornecedores e seguros

Por mais que haja uma parceria longa na relação com fornecedores, é importante rever condições contratuais e pesquisar preços com outros agentes periodicamente. Isso precisa ser feito para analisar se o seu negócio realmente está recebendo as melhores ofertas.

Afinal, com o tempo, é possível se acomodar com os fornecedores atuais, deixando de lado cotações e negociações, o que tende a ser prejudicial para a saúde financeira da sua empresa. Você poderá pagar mais por insumos ou serviços do que os seus concorrentes, perdendo competitividade na precificação de seus serviços.

Também lembre-se de analisar os seguros pagos por sua empresa e busque não só o preço das mesmas apólices em outras seguradoras, como também tipos de seguros diferentes que igualmente cobrem as necessidades do seu negócio. Além disso, veja se as apólices atuais são mesmo necessárias, não havendo excesso na contratação de seguros.

O mesmo vale para as contas bancárias da sua empresa. Tente buscar bancos com condições e tarifas melhores do que as que recebidas atualmente, inclusive, com instituições financeiras que ofereçam taxas menores para crédito.

Dar atenção ao gerenciamento de documentos

Não só os contratos, como também todos os documentos da empresa precisam ser geridos com maior eficiência para se reduzirem custos. Para tanto, a digitalização deles é uma solução. Isso porque materiais impressos requerem gastos com papel, tinta, energia elétrica etc. para serem produzidos.

Além disso, há trabalho com catalogação, busca e armazenagem desses materiais. Funcionários que precisem localizar documentos específicos podem perder muito tempo nesse processo, reduzindo a produtividade.

Por outro lado, em um sistema de gestão de documentos digitais, o controle deles se torna mais fácil e rápido, já que, com poucos cliques, é possível rastreá-los. A virtualização também diminui a necessidade de um espaço físico para guardá-los, reduzindo custos com energia elétrica, manutenção e limpeza.

Outro ponto importante é a segurança dos arquivos, uma vez que podem ser copiados mais facilmente e alojados na nuvem ou em servidores externos. Dessa forma, caso aconteça algo com o sistema que danifique os documentos, eles poderão ser recuperados. Logo, a gestão dessa área tende a ser beneficiada.

Custos fixos

Custos fixos também representam uma boa parte dos gastos de uma empresa de serviços, sendo que não variam muito conforme a produtividade do negócio. Portanto, em tempos de maior dificuldade financeira, eles tendem a onerar com mais impacto o orçamento da organização. Para ajudar a minimizar os gastos fixos, separamos algumas orientações. Continue lendo e veja quais são.

Implantar medidas que gerem economia de energia e água

O consumo de energia elétrica e de água para manter a empresa funcionando precisa ser otimizado. Para tanto, medidas simples são capazes de gerar grandes economias, como:

  • orientar o time de colaboradores a desligar computadores, impressoras e demais equipamentos na tomada (os que podem ser desconectados) ao término do expediente. Isso evita que eles fiquem em stand-by, consumindo energia;
  • instruir e incentivar funcionários, por meio de campanhas e informativos, sobre práticas que reduzem consumo de água. Por exemplo, fechar a torneira ao escovar os dentes após se alimentar, no horário do almoço;
  • usar o sistema de ar-condicionado apenas se necessário, priorizando a abertura de janelas para arejar o espaço interno;
  • trocar lâmpadas que gastam muito por alternativas mais econômicas, como as lâmpadas LED;
  • utilizar sensores para a iluminação de espaços de tráfego e transição entre departamentos, como corredores. Em outras palavras, locais que não precisam ficar iluminados por grandes períodos de tempo, mas somente quando usados;
  • instalar torneiras econômicas, com sensores, nos banheiros. A economia gerada ao longo do tempo tende a compensar o custo de aquisição e implantação delas;
  • colocar termostatos inteligentes conectados à Internet das Coisas (IoT) para controlar, de modo remoto, a climatização dos ambientes da empresa. Nas horas de expediente, você pode manter a temperatura em níveis adequados e confortáveis ​​para os colaboradores. Quando não estiverem na organização, dá para ajustá-los para que consumam menos energia;
  • assegurar o emprego adequado da luz do dia em relação à luz elétrica, utilizando um design interno que conte com muito vidro para deixar a claridade passar pelo ambiente;
  • adotar e incentivar home office em determinadas atividades. Além de contribuir para a motivação do funcionário, será possível economizar recursos nos dias em que não houver gente na empresa ou em setores específicos.

Reduzir gastos supérfluos ou desnecessários

Se você tem gasto fixo com materiais administrativos e de escritório, lembre-se de avaliar se esse valor não está acima do que seria necessário. Itens como copos descartáveis, por exemplo, proporcionam um volume elevado de lixo, além de gerarem custos com aquisição e descarte desses itens.

Para resolver isso, dê aos trabalhadores canecas personalizadas e retornáveis. Ao fomentar o uso delas, você não precisará comprar copos descartáveis. Com o tempo, a economia gerada tende a compensar o custo de aquisição das canecas.

Diminuir o espaço utilizado

Avalie a utilização atual de espaço físico na empresa. Cheque se não há acúmulo de objetos que poderiam ser descartados, como pilhas de documentos de décadas atrás — opte pela digitalização, a fim de liberar espaço.

Verifique se há como redistribuir os móveis, no intuito de deixar menos espaços vagos e até mesmo liberar salas inteiras. Caso você alugue cômodos para a sua empresa, poderá economizar com a diminuição dos espaços necessários para que ela funcione.

Outra dica para maximizar o aproveitamento físico é consolidar ou centralizar vários setores/funções em um espaço comum. Por exemplo, uma área para descanso também pode ser usada para reuniões.

Caso o imóvel seja da sua empresa, então você poderá alugar os espaços desocupados para outras organizações ou pessoas físicas. Dessa maneira, ainda obterá receita.

Adotar um sistema financeiro para otimizar a gestão das finanças

Um sistema financeiro melhora a gestão de finanças, pois automatiza e simplifica processos como:

  • contas a pagar e a receber;
  • precificação de orçamentos, imprimindo maior precisão a eles;
  • controle de notas de entradas e saídas;
  • movimentação bancária.

Além disso, contribui para o compliance fiscal e o gerenciamento contábil da empresa. Dessa forma, é possível ampliar o controle sobre rotinas financeiras e, a partir disso, monitorar quais delas geram custos e precisam ser otimizadas.

Por exemplo, a quitação de compras e contas com fornecedores. Se as datas dessas obrigações costumam ser antes das datas de recebimento de clientes, a empresa tende a atrasar pagamentos. Isso, por sua vez, gera multas e juros que oneram o negócio.

Com uma solução de gerenciamento financeiro, será possível observar melhor se esse tipo de situação ocorre na sua organização para solucioná-la e, assim, diminuir custos. Além do mais, o maior controle de contas financeiras também ajuda a evitar juros decorrentes de atrasos por motivos de esquecimento ou desorganização.

Reduzir custos na operação e gestão de uma empresa prestadora de serviços pode ajudar a suportar melhor um momento de instabilidade econômica ou melhorar a sua margem de lucro. Portanto, é importante tentar aplicar, senão todas, algumas das dicas acima para melhorar a eficiência econômica do seu negócio.

Quer ficar por dentro de mais dicas para a sua empresa prestadora de serviços? Assine a nossa newsletter e receba avisos de nossos próximos posts em seu e-mail!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *