Os documentos de carga são essenciais para garantir a segurança, a legalidade e a eficiência das operações logísticas, além de evitar multas e prejuízos.
Existem vários que precisam estar com o motorista durante o percurso e para a fiscalização nos postos e nos órgãos fiscalizadores.
Neste artigo, apresentaremos os 12 principais documentos necessários para transporte de cargas e as suas particularidades. Vamos lá?
Quais são os documentos de carga?
Os documentos de carga controlam o transporte, garantem a segurança das mercadorias e a conferência das obrigações fiscais que devem ser cumpridas.
Por isso, a elaboração dos documentos é essencial para a empresa transportadora e deve sempre estar com o responsável pelo transporte. Além disso, eles precisam estar atualizados, com informações recentes e corretas.
Confira a seguir os 12 principais documentos de transporte de cargas:
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica é um documento obrigatório para registrar as vendas de mercadorias e serviços das empresas. Ela é emitida e armazenada digitalmente, com validade jurídica e assinatura digital do emitente.
Também facilita o acesso aos registros para o cliente, fornecedores e órgãos públicos, além de aumentar a velocidade com que as informações circulam.
A nota de transporte de mercadoria substitui os antigos modelos em papel, como a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A e deve conter as informações sobre a operação comercial, os dados do vendedor, do comprador, dos produtos ou serviços, dos impostos, entre outras.
2. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
Trata-se do documento que possibilita que todas as partes acessem o arquivo digital da Nota Fiscal Eletrônica e comprove a entrega para o cliente da mercadoria.
Assim, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica ou DANFE é como a representação gráfica da NF-e ou uma versão impressa, que deve estar presente em todo o trajeto e no local da entrega da mercadoria.
Ele acompanha a mercadoria durante o transporte e serve como comprovante da existência da NF-e, o que facilita o acesso às informações contidas no documento eletrônico.
3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico ou CT-e documenta os serviços prestados na área de transporte de cargas.
Ele substitui os antigos modelos em papel, como o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), o Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (CTAC) e o Conhecimento Aéreo (CA).
Assim como a NF-e, ele também é armazenado digitalmente, tem validade jurídica e assinatura digital do emissor da carga.
Além disso, deve ser emitido pelo transportador antes de iniciar a viagem e conter as informações sobre a origem, o destino, o valor do frete, os dados do remetente, destinatário e transportador.
Vale ressaltar que o CT-e é sempre solicitado nos postos de fiscalização junto com outros documentos de carga referentes às mercadorias.
No entanto, caso o serviço de transporte ocorra dentro do mesmo município, é necessário emitir a Nota Fiscal de Serviços de Transporte de Cargas.
4. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
Trata-se do documento emitido pelas transportadoras para garantir mais agilidade nos registros em lote dos documentos fiscais, como o CT-e.
Ele tem como objetivo facilitar a fiscalização nas unidades federadas de trânsito, agilizar o registro em lote dos documentos fiscais e identificar a unidade de carga e demais características do transporte.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ou MDF-e é armazenado e gerado eletronicamente, otimiza as obrigações dos contribuintes e padroniza os processos por meio de um único documento.
Imagine que Eliana tem uma transportadora e precisa emitir um MDF-e. Para isso, ela necessita ter um certificado digital válido, que comprove a identidade da sua empresa e permita assinar o documento eletronicamente.
Também precisa ter um sistema específico para a emissão de MDF-e, que possa gerar o arquivo XML do documento e transmiti-lo para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a carga será entregue.
Eliana precisa preencher todas as informações corretamente, informando os dados do emitente, do veículo, dos motoristas, das mercadorias transportadas, dos documentos fiscais vinculados, do valor do frete, do seguro e do ICMS.
Após isso, é só enviar o MDF-e para a SEFAZ, que irá validar o documento e devolver uma autorização de uso. Por fim, ela pode imprimir o Documento Auxiliar do MDF-e (DAMDFE).
5. Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
O RCTR-C é um documento obrigatório, de responsabilidade da transportadora, que trata dos danos a terceiros no transporte rodoviário de cargas.
Assim, quando ele for acionado, o transportador deve ser indenizado em caso de acidente com o veículo de transporte da empresa, como colisão, tombamento, declínio, atropelamento, capotagem.
6. Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
Assim como o DANFE, o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) também é uma representação gráfica ou versão impressa de outro documento, neste caso do CT-e.
Ele serve como comprovante da existência do CT-e e facilita o acesso às informações contidas no documento eletrônico.
Com ele, é possível identificar e rastrear as cargas que são transportadas no veículo. O DACTE também pode ser utilizado para consultas dos dados no portal da Secretaria de Fazenda (SEFAZ).
7. Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
O Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ou DAMDFE começou a ser exigido em 2014 e auxilia na fiscalização aduaneira.
Ele deve estar impresso e levado pelo motorista da carga, pois contém informações necessárias sobre os itens transportados.
Também serve como comprovante da existência do MDF-e e facilita o acesso às informações contidas no documento eletrônico.
8. Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
Quando é feito um cadastro para a realização de um serviço de transporte de cargas, é fornecido um código pelo sistema eletrônico da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).
Ele se chama CIOT ou Código Identificador da Operação de Transporte.
Para fazer a consulta de um CIOT ou verificar se tem algum pendente, basta fazer uma consulta pública pela página da ANTT.
9. Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)
Também conhecido como licenciamento, trata-se do registro obrigatório do veículo do proprietário.
O Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo ou CRLV comprova que todas as obrigações legais referentes ao veículo estão em dia e ele tem autorização para transporte de cargas.
Para a autorização, é preciso que os seguintes impostos sejam pagos:
- Seguro obrigatório ou DPVAT;
- Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA);
- Taxa de renovação de licenciamento;
- Pagamento das multas de trânsito.
Se o motorista não tiver pago todos esses impostos, ele pode ser impedido de transitar quando for parado pela fiscalização. Além disso, precisa estar com a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) dentro da data de validade.
10. Vale-pedágio obrigatório (VPO)
O VPO ou Vale-pedágio obrigatório foi criado pela Lei nº 10.209, de 23 de março de 2001. Ele visa isentar os caminhoneiros do pagamento do pedágio.
Assim, o pagamento do pedágio é de responsabilidade da empresa transportadora ou embarcador e não do motorista: o contratante deve entregar o VPO ao motorista antes do início.
11. Protocolo de averbação de seguro de cargas
Esse é um dos documentos de carga mais importantes, pois garante o ressarcimento da transportadora, caso ocorra algum prejuízo durante a viagem.
No Protocolo de averbação de seguro de cargas precisam constar as informações sobre as características das mercadorias que são transportadas, bem como as notas fiscais eletrônicas.
Assim, é possível manter o controle e o seguro das cargas com a averbação e a cobertura em caso de sinistro.
12. Romaneio
O romaneio é como um checklist utilizado pela transportadora para conferir os produtos na hora do embarque e desembarque, o que facilita o trabalho dos transportadores.
Para isso, devem constar em uma lista todos os itens que serão transportados por um veículo. Isso auxilia na identificação de mercadorias que se encontram no mesmo lote e facilita as entregas.
Penalidades a quem não portar os documentos de carga
Os documentos de transporte de cargas são obrigatórios, por isso existem penalidades para quem não apresentá-los à fiscalização, omitir informações ou descumprir regras relacionadas a eles. As penalidades variam de acordo com a infração cometida.
As regras são definidas pela ANTT, que também fica responsável pela fiscalização dos documentos.
No caso do RNTRC, por exemplo, as multas podem chegar a R$ 10.500, conforme previsto na Resolução nº 5.982, de 23 de junho de 2022.
O artigo 19 prevê penalizações pela falta de atualização do registro, transporte de cargas sem registro no RNTRC, apresentação de informações falsas para cadastro e obstrução ou tentativa de dificultar a fiscalização.
Já a Resolução nº 5.862, de 17 de dezembro de 2019, que regulamenta o CIOT, prevê multas que variam entre R$ 550 e R$ 10.500.
Deixar de cadastrar a Operação de Transporte, por exemplo, pode gerar uma multa de R$ 5.000.
Já o uso de meios de pagamento de frete de forma irregular pode gerar multas de R$ 1.100 ou o cancelamento do RNTRC, em caso de reincidência.
Por isso, é essencial gerenciar com atenção os documentos de carga. Organização e conhecimento da legislação são dois fatores importantes, mas os processos podem ser otimizados com o apoio da tecnologia.
A tecnologia como aliada na gestão fiscal da sua empresa
Como você pode ver, existem vários documentos de cargas que precisam fazer parte da movimentação de cargas e da entrega de mercadorias.
Por isso, é muito importante utilizar a tecnologia para facilitar os processos burocráticos e as emissões de documentos fiscais eletrônicos. Ela pode ajudar no cálculo de despesas, vendas, frete, bem como agilizar o acesso aos dados das operações.
Com um sistema que possa auxiliar na gestão fiscal da sua empresa, é possível automatizar os processos manuais, reduzir o retrabalho e otimizar o tempo de todos os colaboradores.
No próximo tópico, explicaremos sobre um sistema que pode ajudar você na gestão fiscal e em todos os processos logísticos da sua transportadora. Vamos lá?
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Conclusão
Neste artigo, mostramos as particularidades e explicamos sobre os principais documentos de transporte de cargas. Com isso, você entendeu sobre a NF-e, CT-e, MDF-e, CIOT, DACTE, DAMDFE, romaneio e muito mais!
Além disso, abordamos sobre as penalidades que o motorista e a transportadora podem ter se não fizerem a emissão dos documentos e eles não estiverem no veículo de transporte.
Para auxiliar na elaboração dos documentos de carga e evitar penalidades, é muito importante utilizar a tecnologia, ou seja, sistemas que podem gerenciar as rotinas logísticas e fiscais da sua transportadora.
Por isso, indicamos o TOTVS Automação de Terminais, que proporciona facilidade no controle de operações no seu terminal de transporte.
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