Romaneio: o que é, como é feito e benefícios para sua empresa

Equipe TOTVS | 07 fevereiro, 2022

Se a gestão logística é complexa do ponto de vista de quem está por trás dos processos, espere até conhecer os riscos inerentes às etapas de entrega. Para ajudar nesse quesito, existe um documento conhecido como romaneio de carga. Sua empresa o utiliza?

É chover no molhado ressaltar a importância da organização nos processos empresariais. Porém, no transporte, essa palavra tem um grau maior de relevância.

Afinal, são várias pessoas e processos por trás de uma “simples” entrega. No meio desse turbilhão, é fácil cometer erros e descobri-los só lá na frente, quando o seu cliente já está insatisfeito.

Uma forma de evitar esses problemas, como desvios de carga ou erros de entrega, é com o uso do romaneio.

Neste texto, vamos te explicar tudo sobre esse tipo de documento tão essencial para o dia a dia da gestão logística. Interessou? É só seguir a leitura!

O que é romaneio?

O romaneio de carga, de entrega ou de embarque é um documento que descreve todas as principais informações do que está sendo transportado.

Ou seja, é basicamente uma lista dos produtos que um caminhão ou utilitário está levando, relacionando os volumes e a descrição de cada.

Na prática, é uma relação com dados que vão além de simplesmente uma descrição dos produtos, como a relação dos volumes, sua marcação e identificação e a espécie de embalagem (com informações sobre elas, como seu peso líquido, peso bruto e dimensões).

No que diz respeito à lei, o romaneio de carga é obrigatório dentro de algumas situações específicas determinadas por um órgão do governo.

Nesse sentido, há dois cenários em que o documento é indispensável:

Ou seja, basicamente quando o transporte obedecer a uma das duas (ou às duas) situações:

  • quando a carga tiver que atravessar uma fronteira internacional — e o romaneio serve para a declaração aduaneira, a declaração de importação e o desembaraço da carga;
  • quando a carga for classificada como perigosa, como combustível, remédios e produtos que podem causar contaminação.

E romaneio simplificado?

Como o romaneio não é um documento obrigatório para a maioria das operações logísticas, não há um padrão exato para sua configuração. Por isso, existem formas de criar o seu documento, como o romaneio simplificado.

Nada mais é do que uma declaração simples, que se utiliza da estrutura de uma planilha básica e que descreva informações suficientes para atender às necessidades da organização.

Algumas ferramentas digitais permitem que a empresa emita romaneios simplificados com a facilidade de alguns cliques no mouse.

É possível escolher vários filtros para inserir ou ocultar informações, personalizando o documento de acordo com a necessidade da empresa em cada transporte.

Essa é uma facilidade que não se vê em muitas soluções tecnológicas e que pode ser muito prática para orientar o motorista em relação aos documentos da carga, valores a receber, espécie a receber de cada nota fiscal e o valor agregado do carregamento.

Desta forma o motorista saberá quando será necessário apresentar em espécie e documentos ao prestar contas com o responsável pelo acerto de carga.

Como é feito o romaneio?

O romaneio pode ser emitido de diversas maneiras. Uma delas é o romaneio simplificado, que explicamos acima, baseado em planilhas comuns com as informações necessárias para o controle da cadeia de entregas.

Entre os dados básicos que as empresas costumam relacionar no documento, podemos mencionar:

  • marcação dos volumes;
  • quantidade de volumes;
  • notas fiscais presentes no envio;
  • tipos de embalagens (caixas, potes, pallets etc.);
  • informações de peso, dimensões e volume unitários e também do total da carga.

Ou seja, vai de acordo com as necessidades de controle da empresa — justamente porque não é obrigatório na maioria das vezes.

Inclusive, existem organizações que nunca fizeram um romaneio, muito embora seja uma ferramenta excelente para auxiliar na gestão logística.

Ele pode ser feito de diversas formas: em papel, em uma planilha ou, de maneira mais prática, em um software que automatize a emissão dentro de um padrão pré-estabelecido.

Desse modo, conforme adiantamos no tópico anterior, o profissional encarregado (que pode ser o gestor de frotas) apenas precisa dar alguns cliques no software para emitir o romaneio completo da carga.

Quais os benefícios do romaneio?

Agora que você já entendeu o que é o romaneio de cargas, já compreendeu que esse não é um documento obrigatório. Então, existe algum benefício em utilizá-lo na sua cadeia de entregas?

É claro que sim! Ferramentas de controle são essenciais para manter a gestão das atividades sob controle, permitindo maior visibilidade sobre os processos e seus resultados.

E então, que tal conhecer esses benefícios na prática? Separamos as principais vantagens para você entender. Confira!

Organização

De forma geral, o romaneio é um documento de organização do processo logístico. Ele torna as informações sobre a carga mais transparente, tanto para a empresa, quanto motoristas, clientes e eventuais órgãos de fiscalização.

Com o romaneio, tanto transportadoras quanto embarcadores e carreteiros têm em mãos uma fonte adicional de informação sobre o que está sendo transportado.

Para empresas que escolheram automatizar essa relação, é possível ainda que clientes e demais envolvidos no processo de entrega possam acessar o conteúdo dos romaneios pelo site da empresa.

Comunicação com clientes 

O romaneio é um documento de controle muito eficaz, especialmente para empresas que possuem uma gestão logística digital.

Um software para transportadora que permita a emissão do romaneio pode reunir informações que são compartilhadas com o cliente — e em tempo real.

Assim, o mesmo pode se preparar para receber os produtos que pediu no endereço indicado, facilitando a sua preparação.

É uma forma de prezar pela experiência do cliente.

Controle 

Outro ponto que vale destacar é que o romaneio é uma excelente ferramenta de controle do processo logístico.

Assim, ao documentar todas as informações valiosas sobre o processo de entrega, reduzem-se os erros que podem ocorrer nesse ponto.

Assim, caso haja alguma divergência no pedido, é mais fácil para que os envolvidos possam identificar o problema e corrigi-lo — seja antes ou depois do fato gerador.

Prestação de contas 

Muitos dos problemas que ocorrem no processo de entregas podem acontecer por conta da falta de comunicação entre empresa e motorista.

Isso se resolve com o romaneio, que pode ser utilizado como ferramenta de prestação de contas.

Ou seja, emitindo duas vias — uma fica com a empresa e é assinada pelo motorista, já a outra é enviada junto com os produtos.

Desse modo, é mais fácil para que ambos os lados possam realizar a conferência das entregas, para que nenhum erro passe despercebido e que as falhas possam ser rastreadas.

Segurança para empresa

O transporte é um dos processos que mais pode sofrer com riscos, pois é uma atividade externa que se dá em ambientes extremamente voláteis.

Por isso, sinistros podem ocorrer de forma repentina — sejam acidentes, bem como roubos e assaltos à carga.

Mas como o romaneio pode aumentar a segurança? 

Nesse caso, o romaneio é um instrumento muito valioso para que a empresa comprove a relação da mercadoria danificada ou roubada para as seguradoras.

Ou seja, é quase uma garantia para que a empresa solicite a indenização dos danos de forma mais rápida, bem como possa comprovar aos clientes o que foi danificado ou roubado.

Transparência 

Por fim, vale apontar que o romaneio é uma ferramenta que auxilia em uma maior transparência no processo de conferência e fiscalização da carga.

Ou seja, tanto a empresa, quanto o motorista e os clientes sabem exatamente o que está sendo transportado.

Assim, em caso de problemas, é possível entender exatamente o que aconteceu, encontrando as justificativas e soluções necessárias.

Romaneio x Manifesto

Dentro do tema de romaneio de cargas, existe uma discussão muito comum que é a relação entre esse tipo de documento e outro, chamado de “manifesto”.

Com certeza você, caso trabalhe com gestão logística, já ouviu falar de ambos. Afinal, são a mesma coisa?

Bom, são quase a mesma coisa. Explicamos:

O romaneio é muito utilizado na documentação de uma carga única, como no envio de uma unidade de máquina para outro estado, da fabricante até o cliente.

Já o manifesto costuma ser aplicado em cargas fracionadas — ou seja, quando um mesmo caminhão é utilizado para enviar diversos produtos diferentes, muitas vezes de fabricantes diferentes.

A relação entre os dois documentos se dá por conta do intuito por trás de ambas as listas: elas se destinam a ajudar no processo de conferência das cargas.

No entanto, são destinados a diferentes tipos de transportes.

Romaneio x Nota Fiscal

Vale ressaltar que o romaneio não substitui a nota fiscal dos produtos ou o Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT).

Na prática, o romaneio é apenas uma lista que discrimina as principais informações da carga transportada.

A nota fiscal é um documento fiscal para controle tributário da comercialização de produtos ou contratação de serviços. Ele descreve várias informações pertinentes sobre a operação, com intuito de registrar o valor da mesma e indicando os tributos a serem pagos.

Já o CIOT é um documento que serve para identificar a operação de transporte e outras informações referentes a esse processo, como o meio de pagamento e o valor do frete.

É um documento com maior importância para a empresa que contrata o serviço de entrega e o prestador do serviço, garantindo que o pagamento seja efetuado corretamente — e que o serviço seja documentado.

Qual a importância do romaneio? 

Se você busca um meio de organizar e melhor gerenciar as atividades logísticas, o romaneio pode ser uma excelente ferramenta para tal.

Trata-se de um documento simples, que facilita o processo de conferência da carga tanto no embarque quanto no desembarque.

Assim, simplifica a fiscalização (seja interna ou externa) e serve como garantia no caso de avarias ou roubo à carga para a seguradora.

E claro, é essencial para todo processo de desembaraço aduaneiro, facilitando a liberação da carga para outros países.

Por outro lado, ter um controle de romaneios sistematizado também significa que os clientes podem acessar — em tempo real — as informações sobre a entrega e rastreamento dos pedidos.

Tecnologias TOTVS para gestão logística 

Com a TOTVS, você tem a chance de organizar, automatizar e modernizar toda a sua gestão logística.

Maior empresa de tecnologia do Brasil, a TOTVS desenvolve tecnologias de ponta para empresas que atuam neste segmento, como transportadoras, operadores logísticos, portos e recintos alfandegados.

Para transportadoras, por exemplo, é possível contar com uma suíte tecnológica para gerenciar todas as atividades de transporte e logística das cargas, em toda a cadeia de processos.

Ou seja, você pode ter não apenas um sistema de gestão, mas um TMS (Transportation Management System) e diversas aplicações SaaS que modernizam várias ações, como agendamentos, checklists, gestão de pátio, otimização logística e, claro, a emissão de romaneios.

Hoje, mais de 400 mil veículos de carga que circulam por estradas de todo o Brasil são controlados por tecnologias TOTVS.

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Conclusão

Agora que você descobriu o principal sobre os romaneios, que tal começar a utilizá-los em sua gestão logística?

Simples, detalhados e objetivos, os romaneios de carga são ferramentas extremamente eficazes para um melhor controle da cadeia de entrega, auxiliando a empresa, os motoristas e clientes.

Esse documento vai fornecer dados essenciais para que você possa otimizar sua logística e moldar um processo de entregas mais seguro e em conformidade.

E você, gostou do nosso conteúdo? Então continue lendo os artigos do nosso blog!

Temos uma ampla seleção de blogposts relativos à gestão logística. Aproveite para conferir o que é cubagem e sua influência no setor de cargas.

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