Romaneio: o que é, como é feito e benefícios para sua empresa

Equipe TOTVS | 04 abril, 2023 - Atualizado em 11 março, 2024

Se a gestão logística é complexa do ponto de vista de quem está por trás dos processos, espere até conhecer os riscos inerentes às etapas de entrega. Para ajudar nesse quesito, existe um documento conhecido como “romaneio de carga”. Sua empresa o utiliza?

É chover no molhado ressaltar a importância da organização nos processos empresariais. Porém, no transporte, essa palavra tem um grau maior de relevância.

Afinal, são várias pessoas e processos por trás de uma “simples” entrega. No meio desse turbilhão, é fácil cometer erros e descobri-los só lá na frente, quando o seu cliente já está insatisfeito.

Uma forma de evitar esses problemas, como desvios de carga ou erros de entrega, é com o uso deste dispositivo.

Neste texto, vamos te explicar tudo sobre esse tipo de documento tão essencial para o dia a dia da gestão logística. Interessou? É só seguir a leitura!

O que é romaneio? 

O romaneio é um documento que descreve as principais características dos produtos que estão sendo transportados em um processo de entrega. 

É uma relação que vai além de uma simples descrição dos produtos, incluindo a relação dos volumes, sua marcação e identificação e especificações de embalagens (peso líquido, peso bruto e dimensões).

O documento é obrigatório em algumas situações específicas, determinadas por um órgão do governo de acordo com a Instrução Normativa SRF nº 680/2006 e o Decreto nº 6759/09.

Ou seja, basicamente quando o transporte obedecer a uma das duas (ou às duas) situações:

  • Quando a carga tiver que atravessar uma fronteira internacional — e o documento serve para a declaração aduaneira, a declaração de importação e o desembaraço da carga;
  • Quando a carga for classificada como perigosa, como combustível, remédios e produtos que podem causar contaminação.

Também é importante diferenciar os tipos e separá-los em 3 momentos:

  • Romaneio de carga: é um documento que contém a lista das mercadorias que serão transportadas em conjunto no processo de entrega, identificando os volumes, as embalagens, os pesos e as dimensões de cada item. Sua obrigatoriedade surge em algumas situações específicas, como no desembaraço aduaneiro ou no transporte de cargas perigosas;
  • Romaneio de entrega: esse modelo registra a entrega das mercadorias ao destinatário, contendo os dados do remetente, do destinatário, da transportadora, da nota fiscal e do romaneio de carga. Serve também como comprovante de que a carga foi entregue conforme o combinado e deve ser assinado pelo destinatário, porém não substitui o canhoto da nota fiscal;
  • Romaneio de transporte: por fim, temos esse que acompanha o veículo que realiza o transporte das mercadorias, contendo os dados do motorista, do veículo, da rota, dos pontos de parada e das mercadorias transportadas. É usado para controlar o deslocamento do veículo e facilitar a fiscalização da carga. 

E romaneio simplificado? 

O romaneio simplificado é um documento que lista as informações básicas sobre os produtos que estão sendo transportados, como descrição, volume, peso e dimensões, sendo mais fácil de elaborar do que o documento completo.

Esse modelo pode ser feito de forma digital, por meio de planilhas ou sistema de gestão, e facilita a conferência dos produtos pelo transportador e pelo destinatário, além de evitar erros de entrega.

Como não é um documento obrigatório para a maioria das operações logísticas, não há um padrão exato para sua configuração. 

Por isso, a versão simplificada vem a calhar nessas situações de não obrigatoriedade, e serve ao propósito de conferência ágil para aquele transporte.

Como é feito o romaneio? 

O documento pode ser emitido de diversas maneiras. Uma delas é a versão simplificada, que explicamos acima, baseada em planilhas comuns com as informações necessárias para o controle da cadeia de entregas.

Entre os dados básicos que as empresas costumam relacionar no documento, podemos mencionar:

  • marcação dos volumes;
  • quantidade de volumes;
  • notas fiscais presentes no envio;
  • tipos de embalagens (caixas, potes, pallets etc.);
  • informações de peso, dimensões e volume unitários e também do total da carga.

Ou seja, vai de acordo com as necessidades de controle da empresa — justamente porque não é obrigatório na maioria das vezes.

Inclusive, existem organizações que nunca fizeram um, muito embora seja uma ferramenta excelente para auxiliar na gestão logística.

Ele pode ser feito de diversas formas: em papel, em uma planilha ou, de maneira mais prática, em um software que automatize a emissão dentro de um padrão pré-estabelecido.

Desse modo, conforme adiantamos no tópico anterior, o profissional encarregado (que pode ser o gestor de frotas) apenas precisa dar alguns cliques no software para emitir o documento completo da carga.

Quais os benefícios do romaneio? 

Agora que você já entendeu o que é essa ferramenta, já compreendeu que esse não é um documento obrigatório. Então, existe algum benefício em utilizá-lo na sua cadeia de entregas?

É claro que sim! Ferramentas de controle são essenciais para manter a gestão das atividades sob controle, permitindo maior visibilidade sobre os processos e seus resultados.

E então, que tal conhecer esses benefícios na prática? Separamos as principais vantagens para você entender. Confira!

Organização do processo logístico

De forma geral, é um documento de organização do processo logístico. Ele torna as informações sobre a carga mais transparente, tanto para a empresa, quanto motoristas, clientes e eventuais órgãos de fiscalização.

Com ele, tanto transportadoras quanto embarcadores e carreteiros têm em mãos uma fonte adicional de informação sobre o que está sendo transportado.

Para empresas que escolheram automatizar essa relação, é possível ainda que clientes e demais envolvidos no processo de entrega possam acessar o conteúdo dos documentos pelo site da empresa.

Melhor comunicação com clientes 

Esse é um documento de controle muito eficaz, especialmente para empresas que possuem uma gestão logística digital.

Um software para transportadora que permita a emissão do documento pode reunir informações que são compartilhadas com o cliente — e em tempo real.

Assim, o mesmo pode se preparar para receber os produtos que pediu no endereço indicado, facilitando a sua preparação.

É uma forma de prezar pela experiência do cliente.

Maior controle dos processos

Outro ponto que vale destacar é que essa é uma excelente ferramenta de controle do processo logístico.

Assim, ao documentar todas as informações valiosas sobre o processo de entrega, reduzem-se os erros que podem ocorrer nesse ponto.

Assim, caso haja alguma divergência no pedido, é mais fácil para que os envolvidos possam identificar o problema e corrigi-lo — seja antes ou depois do fato gerador.

Prestação de contas 

Muitos dos problemas que ocorrem no processo de entregas podem acontecer por conta da falta de comunicação entre empresa e motorista.

Isso se resolve com o documento, que pode ser utilizado como ferramenta de prestação de contas.

Ou seja, emitindo duas vias — uma fica com a empresa e é assinada pelo motorista, já a outra é enviada junto com os produtos.

Desse modo, é mais fácil para que ambos os lados possam realizar a conferência das entregas, para que nenhum erro passe despercebido e que as falhas possam ser rastreadas.

Mais segurança para a empresa 

O transporte é um dos processos que mais pode sofrer com riscos, pois é uma atividade externa que se dá em ambientes extremamente voláteis.

Por isso, sinistros podem ocorrer de forma repentina — sejam acidentes, bem como roubos e assaltos à carga.

Mas como o romaneio pode aumentar a segurança? 

Nesse caso, o documento é um instrumento muito valioso para que a empresa comprove a relação da mercadoria danificada ou roubada para as seguradoras.

Ou seja, é quase uma garantia para que a empresa solicite a indenização dos danos de forma mais rápida, bem como possa comprovar aos clientes o que foi danificado ou roubado.

Transparência na conferência e fiscalização

Por fim, vale apontar que é uma ferramenta que auxilia em uma maior transparência no processo de conferência e fiscalização da carga.

Tanto a empresa, quanto o motorista e os clientes sabem exatamente o que está sendo transportado.

Assim, em caso de problemas, é possível entender exatamente o que aconteceu, encontrando as justificativas e soluções necessárias.

Romaneio x Manifesto 

Dentro do tema de romaneio de cargas, existe uma discussão muito comum que é a relação entre esse tipo de documento e outro, chamado de “manifesto”.

Com certeza você, caso trabalhe com gestão logística, já ouviu falar de ambos. Afinal, são a mesma coisa?

Bom, são quase a mesma coisa. Explicamos:

O documento é muito utilizado na documentação de uma carga única, como no envio de uma unidade de máquina para outro estado, da fabricante até o cliente.

Já o manifesto costuma ser aplicado em cargas fracionadas — ou seja, quando um mesmo caminhão é utilizado para enviar diversos produtos diferentes, muitas vezes de fabricantes diferentes.

A relação entre os dois documentos se dá por conta do intuito por trás de ambas as listas: elas se destinam a ajudar no processo de conferência das cargas.

No entanto, são destinados a diferentes tipos de transportes.

Romaneio x Nota Fiscal 

Vale ressaltar que esse documento não substitui a nota fiscal dos produtos ou o Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT).

Na prática, é apenas uma lista que discrimina as principais informações da carga transportada.

A nota fiscal é um documento fiscal para controle tributário da comercialização de produtos ou contratação de serviços. Ele descreve várias informações pertinentes sobre a operação, com intuito de registrar o valor da mesma e indicando os tributos a serem pagos.

Já o CIOT é um documento que serve para identificar a operação de transporte e outras informações referentes a esse processo, como o meio de pagamento e o valor do frete.

É um documento com maior importância para a empresa que contrata o serviço de entrega e o prestador do serviço, garantindo que o pagamento seja efetuado corretamente — e que o serviço seja documentado.

Qual a importância do romaneio?  

Se você busca um meio de organizar e melhor gerenciar as atividades logísticas, o documento pode ser uma excelente ferramenta para tal.

Trata-se de um documento simples, que facilita o processo de conferência da carga tanto no embarque quanto no desembarque.

Assim, simplifica a fiscalização (seja interna ou externa) e serve como garantia no caso de avarias ou roubo à carga para a seguradora.

E claro, é essencial para todo processo de desembaraço aduaneiro, facilitando a liberação da carga para outros países.

Por outro lado, ter um controle de romaneios sistematizado também significa que os clientes podem acessar — em tempo real — as informações sobre a entrega e rastreamento dos pedidos.

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Para transportadoras, por exemplo, é possível contar com uma suíte tecnológica para gerenciar todas as atividades de transporte e logística das cargas, em toda a cadeia de processos.

Ou seja, você pode ter não apenas um sistema de gestão, mas diversas aplicações SaaS que modernizam várias ações, como agendamentos, checklists, gestão de pátio, otimização logística e, claro, a emissão de romaneios.

Hoje, mais de 400 mil veículos de carga que circulam por estradas de todo o Brasil são controlados por tecnologias TOTVS.

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Conclusão 

Agora que você descobriu o principal sobre os romaneios, que tal começar a utilizá-los em sua gestão logística?

Simples, detalhados e objetivos, os romaneios de carga são ferramentas extremamente eficazes para um melhor controle da cadeia de entrega, auxiliando a empresa, os motoristas e clientes.

Esse documento vai fornecer dados essenciais para que você possa otimizar sua logística e moldar um processo de entregas mais seguro e em conformidade.

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