Os documentos de transporte de cargas são essenciais para garantir a segurança, a legalidade e a eficiência das operações logísticas, além de evitar multas e prejuízos.
Existem vários que precisam estar com o motorista durante o percurso e para fiscalização nos postos e nos órgãos fiscalizadores.
Neste artigo, apresentaremos os 12 principais documentos necessários para transporte de cargas e as suas particularidades. Vamos lá?
Conheça os 12 principais Documentos de Transporte de Cargas
Os documentos para transporte de cargas controlam o transporte, garantem a segurança das mercadorias e a conferência das obrigações fiscais que devem ser cumpridas.
Por isso, a elaboração dos documentos é essencial para a empresa transportadora e deve sempre estar com o responsável pelo transporte. Além disso, eles precisam estar atualizados, com informações recentes e corretas.
Confira a seguir os principais documentos de transporte de cargas:
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica é um documento obrigatório para registrar as vendas de mercadorias e serviços das empresas. Ela é emitida e armazenada digitalmente, com validade jurídica e assinatura digital do emitente.
Também facilita o acesso aos registros para o cliente, fornecedores e órgão públicos, além de aumentar a velocidade com que as informações circulam.
A nota de transporte de mercadoria substitui os antigos modelos em papel, como a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A e deve conter as informações sobre a operação comercial, os dados do vendedor, do comprador, dos produtos ou serviços, dos impostos, entre outras.
2. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
Trata-se do documento que possibilita que todas as partes acessem ao arquivo digital da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e comprove a entrega para o cliente da mercadoria.
Assim, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica ou DANFE é como a representação gráfica da NF-e ou uma versão impressa, que deve estar presente em todo o trajeto e no local da entrega da mercadoria.
Ele acompanha a mercadoria durante o transporte e serve como comprovante da existência da NF-e, o que facilita o acesso às informações contidas no documento eletrônico.
3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico ou CT-e documenta os serviços prestados na área de transporte de cargas.
Ele substitui os antigos modelos em papel, como o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), o Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (CTAC) e o Conhecimento Aéreo (CA).
Assim como a NF-e, ele também é armazenado digitalmente, tem validade jurídica e assinatura digital do emissor da carga. Além disso, deve ser emitido pelo transportador antes de iniciar a viagem e conter as informações sobre a origem, o destino, o valor do frete, os dados do remetente, destinatário e transportador.
Vale ressaltar que o CT-e é sempre solicitado nos postos de fiscalização junto com outros documentos referente às mercadorias.
No entanto, caso o serviço de transporte ocorra dentro do mesmo município, é necessário emitir a Nota Fiscal de Serviços de Transporte de Cargas.
4. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
Trata-se do documento que é emitido pelas transportadoras para garantir mais agilidade nos registros em lote dos documentos fiscais, como o CT-e.
Ele tem como objetivo facilitar a fiscalização nas unidades federadas de trânsito, agilizar o registro em lote dos documentos fiscais e identificar a unidade de carga e demais características do transporte.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ou MDF-e é armazenado e gerado eletronicamente, otimiza as obrigações dos contribuintes e padroniza os processos por meio de um único documento.
Imagine que Eliana tem uma transportadora e precisa emitir um MDF-e. Para isso, ela necessita ter um certificado digital válido, que comprove a identidade da sua empresa e permita assinar o documento eletronicamente.
Também precisa ter um sistema que faça a emissão de MDF-e, que possa gerar o arquivo XML do documento e transmiti-lo para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a carga será entregue.
Eliana precisa preencher todas as informações corretamente, informando os dados do emitente, do veículo, dos motoristas, das mercadorias transportadas, dos documentos fiscais vinculados, do valor do frete, do seguro e do ICMS.
Após isso, é só enviar o MDF-e para a SEFAZ, que irá validar o documento e devolver uma autorização de uso. Por fim, ela pode imprimir o Documento Auxiliar do MDF-e (DAMDFE).
5. Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
É um documento obrigatório que a transportadora é a responsável e trata dos danos a terceiro no transporte rodoviário de cargas.
Assim, quando ele for acionado, o transportador deve ser indenizado em caso de acidente com o veículo de transporte da empresa, como colisão, tombamento, declínio, atropelamento, capotagem.
6. Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
Assim como o DANFE, o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) também é a representação gráfica ou versão impressa do CT-e. Ele serve como comprovante da existência do CT-e e facilita o acesso às informações contidas no documento eletrônico.
Com ele, é possível identificar e rastrear as cargas que são transportadas no veículo, ao mesmo tempo, que pode ser utilizado para consultas dos dados no portal da Secretaria de Fazenda (SEFAZ).
7. Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
O Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ou DAMDFE começou a ser exigido em 2014 e auxilia na fiscalização aduaneira.
Ele deve estar impresso e levado pelo motorista da carga, pois contém informações necessárias sobre os itens transportados.
Também serve como comprovante da existência do MDF-e e facilita o acesso às informações contidas no documento eletrônico.
8. Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
Quando é feito um cadastro para a realização de um serviço de transporte de cargas, é fornecido um código pelo sistema eletrônico da Agência Nacional de Transportes Terrestres
(ANTT). Ele se chama CIOT ou Código Identificador da Operação de Transporte.
Para fazer a consulta de um CIOT ou verificar se tem algum pendente, basta fazer uma consulta pública pela página da ANTT.
9. Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)
Também conhecido como licenciamento, trata-se do registro obrigatório do veículo do proprietário.
O Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo ou CRLV comprova que todas as obrigações legais referentes ao veículo estão em dia e ele tem autorização para transporte de cargas.
Para a autorização, é preciso que os seguintes impostos sejam pagos:
- seguro obrigatório ou DPVAT;
- Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA);
- taxa de renovação de licenciamento;
- pagamento das multas de trânsito.
Dessa maneira, se o motorista não tiver pago todos esses impostos, ele pode ser impedido de transitar quando for parado pela fiscalização. Além disso, precisa estar com a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) dentro da data de validade.
10. Vale-pedágio obrigatório (VPO)
O VPO ou Vale-pedágio obrigatório foi criado pela Lei nº 10.209, de 23 de março de 2001. Ele tem como objetivo a desobrigação de pagar a taxa de pedágio, que é uma das principais reivindicações dos caminhoneiros autônomos.
Assim, o pagamento do pedágio é de responsabilidade da empresa transportadora ou embarcador e não do motorista.
11. Protocolo de averbação de seguro de cargas
Trata-se do documento que garante o ressarcimento da transportadora, caso ocorra algum prejuízo durante a viagem.
No Protocolo de averbação de seguro de cargas precisa constar as informações sobre as características das mercadorias que são transportadas, bem como as notas fiscais eletrônicas.
Assim, é possível manter o controle e o seguro das cargas com a averbação e a cobertura em caso de sinistro.
12. Romaneio
O romaneio é como um checklist utilizado pela transportadora para conferir os produtos na hora do embarque e desembarque, o que facilita o trabalho dos transportadores.
Para isso, ele precisa constar em uma lista todos os itens que serão transportados por um veículo. Isso auxilia na identificação de mercadorias que se encontram no mesmo lote e facilita as entregas.
Penalidades a quem não portar os documentos de transporte de cargas
Já deu para perceber que os documentos de transporte de cargas são muito importantes durante o trajeto da mercadoria e para garantir a segurança da mesma e do próprio motorista.
Por isso, se caso ele não estiver com os documentos, poderá ser multado no valor de R$ 550. A multa pode aumentar para R$ 1.500, se o documento faltante for o registro de transporte, se ele estiver desatualizado ou suspenso a multa é de R$ 1.000 e se tiver cancelado a multa é de R$ 2.000.
Se o motorista não tiver o seguro obrigatório, pode receber uma multa inicial de R$ 550 e com 30 dias para apresentar o documento. Se deixar o prazo expirar, poderá haver a suspensão da atividade de transporte de cargas.
Caso o transportador crie impedimento para os órgãos competentes desenvolverem as suas atividades, pode receber uma multa de R$ 5.000 e o cancelamento do registro.
Além de tudo isso, se as informações fornecidas forem falsas ou omitidas, pode ocorrer a prisão do transportador.
A tecnologia como aliada na gestão fiscal da sua empresa
Como você pode ver, existem vários documentos de transporte de cargas que precisam fazer parte da movimentação de cargas e da entrega de mercadorias.
Por isso, é muito importante utilizar a tecnologia para facilitar os processos burocráticos e as emissões de documentos fiscais eletrônicos. Além disso, ela pode ajudar no cálculo de despesas, vendas, frete, bem como agilizar o acesso aos dados das operações.
Com um sistema que possa auxiliar na gestão fiscal da sua empresa, é possível automatizar os processos manuais, reduzir o retrabalho e otimizar o tempo de todos os colaboradores.
No próximo tópico, explicaremos sobre um sistema que pode ajudar você na gestão fiscal e em todos os processos logísticos da sua transportadora. Vamos lá?
Suíte Logística da TOTVS
Você já entendeu que documentos de transporte de cargas precisam estar atualizados e sempre acompanhar o motorista, certo?
Mas, para facilitar o dia a dia das suas operações logísticas e elaboração dos documentos, recomendamos as soluções Suíte Logística da TOTVS.
Por exemplo, com o TOTVS Coleta e Entrega, é possível rastrear todas as entregas em tempo real, e organizar as tarefas e vistorias da sua frota com o TOTVS Checklist.
Além disso, com o TOTVS WMS, você consegue acessar as informações em tempo real de todas as operações logísticas. Isso e muito mais você pode utilizar com as soluções da TOTVS.
Tenha mais eficiência e agilidade nas operações logísticas e na emissão de documentos de transporte de cargas! Conheça as soluções Suíte Logística da TOTVS!
Conclusão
Neste artigo, mostramos as particularidades e explicamos sobre os principais documentos de transporte de cargas. Com isso, você entendeu sobre a NF-e, CT-e, MDF-e, CIOT, DACTE, DAMDFE, romaneio e muito mais!
Além disso, abordamos sobre as penalidades que o motorista e a transportadora podem ter se não fizerem a emissão dos documentos e eles não estiverem no veículo de transporte.
Para auxiliar na elaboração dos documentos e evitar penalidades, é muito importante utilizar a tecnologia, ou seja, sistemas que podem gerenciar as rotinas logísticas e fiscais da sua transportadora.
Por isso, indicamos as soluções Suíte Logística da TOTVS, que proporcionam facilidade em todas as etapas que você precisa fazer para garantir que os documentos estejam em dia.
Quer aprender ainda mais sobre o assunto? Aproveite e leia os outros conteúdos em nosso blog, como o artigo sobre gestão de transportes!
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