Aditivo de contrato: o que é, quando e como fazer

Você sabe o que é um termo aditivo de contrato? No cotidiano de uma empresa prestadora de serviços, diversos contratos são assinados. Porém, mesmo seguindo as boas práticas de elaboração do documento, é possível que sejam necessárias mudanças ou adaptações ao longo do tempo.

Um bom gestor deve aprender a realizar esse processo da maneira adequada e, claro, executar uma gestão eficiente e segura dos termos aditivos. Se você tem dúvidas sobre o tema e deseja se informar melhor sobre a realização desse procedimento, leia nosso artigo.

O que é um termo aditivo de contrato?

O aditivo contratual nada mais é que um complemento ao contrato assinado inicialmente. Sempre que há uma alteração em alguma cláusula, é importante que isso seja documentado em forma de um termo assinado pelas partes.

Imagine que a sua empresa fechou um contrato de prestação de serviços com um cliente por seis meses. A parceria foi tão produtiva que, depois de uma conversa, ficou definido que seria interessante prorrogar a duração desse contrato por mais seis meses.

Nesse caso, isso pode ser realizado por meio de um termo aditivo de contrato. Ou seja, falamos de um instrumento essencial no dia a dia de um negócio. Isso porque, ele documenta relações e garante a legalidade e segurança de cláusulas acrescentadas após a assinatura do contrato original.

Vale a pena destacar que ele pode ser utilizado com o objetivo de alterar preço, prazo e objeto em várias situações, como:

• Contratos de trabalho;
• Contratos com a administração pública;
• Contrato de arrendamento;
• Contrato de financiamento;
• Contrato de compra e venda;
• Contrato de aluguel de bens.

Como a lei regulamenta essa questão?

A legislação brasileira, especificamente o Código Civil de 2002, traz normas claras sobre contratos. O texto legal informa que as partes são livres para contratar, desde que respeitem os limites da boa-fé.

Portanto, esse instrumento é extremamente comum, tanto em nossas relações pessoais quanto profissionais. Assinamos contratos com diversos fins, já que representam um vínculo legal entre duas ou mais pessoas capazes, sendo elas físicas ou jurídicas.

Em resumo, depois de assinado, sendo ele válido e apto a produzir efeitos, as partes se obrigam a cumprir com aquilo que foi acordado e documentado. A dúvida é: o que acontece quando modificações se fazem necessárias?

Em primeiro lugar, é preciso deixar claro que, no direito privado — isto é, entre empresas ou empresas e pessoas —, o contrato só pode ser modificado ou aditado por expressa vontade dos envolvidos. A alteração unilateral não é válida.

Já no âmbito dos contratos administrativos, é possível a alteração por vontade da Administração Pública. A questão é trabalhada no art. 65 da Lei 8.666/93, conhecida como a Lei de Licitação, dispondo os casos em que o aditamento é aceito, como:

• Quando houver modificação do projeto ou das especificações do contrato;
• Quando forem necessárias mudanças no valor do contrato;
• Quando houver acordo entre as partes sobre algum detalhe do contrato,
• Quando for necessária a modificação da forma de pagamento.

A nova Lei de Licitações, nº 14.133/21, trouxe algumas mudanças interessantes na questão dos aditivos de contrato, especialmente com relação a casos em que se aplicam e limites. 

• Limites para alterações contratuais: as alterações unilaterais (por parte da Administração Pública) não podem transfigurar o objeto contratado, com limites de 25% para a maioria dos contratos e 50% para reformas;
• Responsabilidade por falhas de projeto: responsáveis por projetos defeituosos devem ser responsabilizados e ressarcir danos;
• Definição de preços unitários: para itens novos, preços devem ser definidos com base em mercado e aplicando descontos originais.

Quando fazer um aditivo de contrato?

Aqui estão algumas situações em que é apropriado e necessário fazer um aditivo de contrato:

1. Mudança nas condições de pagamento

Se as condições de pagamento acordadas inicialmente sofrerem alterações, como prazos de pagamento, valores ou formas de pagamento, é necessário um aditivo para formalizar essas mudanças. Isso garante que ambas as partes estejam cientes e de acordo com as novas condições.

2. Alteração no escopo de trabalho

Projetos e serviços podem evoluir ao longo do tempo, e nesse caso o escopo original pode precisar de ajustes. Um aditivo é necessário quando há uma mudança significativa no trabalho a ser realizado, para documentar e aprovar formalmente essas alterações.

3. Extensão do prazo de execução

Se o prazo para a conclusão do contrato precisar ser estendido, um aditivo deve ser criado para especificar o novo prazo e quaisquer outras condições relacionadas à extensão.

4. Inclusão ou exclusão de partes

Mudanças nas partes envolvidas no contrato, como a inclusão de um novo fornecedor ou a exclusão de um parceiro, exigem um aditivo para atualizar e registrar as partes interessadas no acordo.

5. Mudanças regulatórias ou legais

Se houver alterações na legislação ou regulamentações que afetem o contrato, é necessário um aditivo para certificar que o contrato esteja em conformidade com as novas leis.

6. Correção de erros

Erros identificados no contrato original, como erros de digitação, cálculos incorretos ou informações desatualizadas, devem ser corrigidos por meio de um aditivo para manter a precisão do documento.

7. Mudança de condições de mercado

Alterações significativas nas condições de mercado, como inflação, mudanças econômicas ou outros fatores externos, podem necessitar ajustes no contrato para refletir as novas realidades do mercado.

8. Adição de cláusulas específicas

Se for necessário adicionar novas cláusulas ao contrato original para cobrir aspectos que não foram considerados inicialmente, um aditivo é interessante para incluir essas novas disposições.

9. Atualização de informações de contato

Mudanças nas informações de contato das partes envolvidas, como endereços, números de telefone ou e-mails, devem ser formalizadas por meio de um aditivo para manter a comunicação clara e atualizada.

Existem restrições para os aditivos?

No direito privado, impera o princípio da liberdade contratual. No entanto, isso não significa que as partes podem formular adendo contratual sem qualquer restrição. É fundamental que as modificações cumpram com os requisitos básicos para a formação de um contrato, que sejam:

• Agente capaz;
• Objeto lícito e possível;
• Objeto determinado ou determinável;
• Forma descrita na lei ou, ao menos, não proibida no ordenamento jurídico.

Ademais, o aditamento ao contrato só é válido quando as duas partes estão de acordo. A única exceção para isso ocorre nos contratos administrativos, em que o estado pode modificar cláusulas e rescindir a relação sem a anuência do contratado. Respeitando, é claro, alguns limites.

Por fim, não se pode aditar um contrato extinto. Nesse caso, será necessário elaborar e assinar um novo documento.

Como fazer um aditivo ao contrato?

Vamos entender agora como fazer um aditivo. 

Documentos necessários

Para fazer um aditivo ao contrato, é fundamental reunir e preparar os documentos necessários que servirão de base para a formalização das alterações. Primeiramente, é essencial ter o contrato original em mãos, pois o aditivo deve referenciar diretamente esse documento. 

Além disso, todos os documentos que comprovem a necessidade da alteração, como correspondências, e-mails, propostas ou qualquer outro tipo de comunicação formal entre as partes, devem ser anexados. 

Também é importante incluir as identificações das partes envolvidas, como cópias de documentos pessoais (RG, CPF) ou CNPJ no caso de empresas, bem como as respectivas assinaturas. 

Em alguns casos, especialmente em contratos de grande valor ou complexidade, pode ser necessário contar com a assessoria jurídica para garantir que todas as mudanças estejam devidamente registradas e validadas.

Cláusulas essenciais

Um aditivo de contrato deve conter algumas cláusulas essenciais para garantir sua validade e clareza. 

Inicialmente, o aditivo deve identificar claramente o contrato original ao qual se refere, incluindo a data de assinatura e o número do contrato, se aplicável. 

Em seguida, é necessário especificar detalhadamente as mudanças que estão sendo feitas, seja a inclusão, modificação ou exclusão de cláusulas. As cláusulas essenciais também devem incluir a justificativa para as alterações, proporcionando um contexto claro para as mudanças. 

Além disso, é importante definir a data de vigência do aditivo, ou seja, a partir de quando as alterações terão efeito. Todas as partes envolvidas devem assinar o aditivo, e suas assinaturas devem ser reconhecidas em cartório para garantir a autenticidade e a validade jurídica do documento.

Questões burocráticas

As questões burocráticas envolvem a formalização e o registro do aditivo de contrato. 

Primeiro, todas as partes devem estar de acordo com as alterações propostas, e isso deve ser documentado por meio de assinaturas. Recomenda-se que as assinaturas sejam feitas em duas vias do documento, uma para cada parte. 

Em seguida, é importante reconhecer firma das assinaturas em cartório, o que confere maior segurança jurídica ao documento. 

Dependendo do tipo de contrato e das mudanças realizadas, pode ser necessário registrar o aditivo em órgãos específicos, como juntas comerciais ou registros de imóveis. 

Além disso, é fundamental comunicar às partes interessadas sobre as mudanças, a fim de assegurar que todos estejam cientes e de acordo com o novo contexto do contrato. 

Em contratos comerciais, pode ser necessário também atualizar registros internos e sistemas de gestão para refletir as alterações contratuais.

Modelo de Aditivo de Contrato

Vejamos um modelo para deixar mais claro como ele é feito.

ADITIVO DE CONTRATO

Contratante: [Nome do Contratante], [Nacionalidade], [Estado Civil], [Profissão], portador do RG n.º [Número do RG], inscrito no CPF sob o n.º [Número do CPF], residente e domiciliado na [Endereço Completo].

Contratada: [Nome da Contratada], pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o n.º [Número do CNPJ], com sede na [Endereço Completo], neste ato representada por [Nome do Representante], [Nacionalidade], [Estado Civil], [Profissão], portador do RG n.º [Número do RG], inscrito no CPF sob o n.º [Número do CPF].

As partes acima identificadas têm entre si justo e acordado o presente ADITIVO DE CONTRATO, que se regerá pelas cláusulas e condições seguintes:

• Cláusula Primeira – Do Objeto;
• Cláusula Segunda – Das Alterações;
• Cláusula Terceira – Da Justificativa;
• Cláusula Quarta – Da Vigência;
• Cláusula Quinta – Da Ratificação.

Dicas para fazer a gestão dos aditivos de contratos

Para manter todas as informações devidamente armazenadas, organizadas e documentadas, é necessário investir na gestão dos contratos e de seus aditivos.

Isso ajuda também a garantir um bom relacionamento com parceiros, clientes e fornecedores. Mas, na prática, como isso deve ser realizado? 

Confira algumas dicas que podem fazer a diferença:

• Conheça bem as leis vigentes sobre o tema: Conhecer as leis vigentes é essencial para cuidar dos aditivos de contrato de sua empresa. O descumprimento de certos preceitos pode invalidar esse instrumento, gerando transtornos no futuro. A maior dica é avaliar a validade daquilo que está sendo acrescentado ao contrato original e, claro, conferir se o adendo de contrato foi assinado pelas duas partes;
• Se atente aos prazos dos contratos: Se você deseja prorrogar a duração de um contrato, é preciso fazer isso antes que o prazo expire. Por esse motivo, você deve realizar uma gestão minuciosa e atenta de todos os contratos assinados e garantir que o processo de aditamento se inicie em tempo hábil;
• Tenha o apoio do setor jurídico da empresa: Dentro de uma empresa, diversos tipos de contratos são assinados e isso exige uma boa consultoria da sua equipe jurídica. Esses profissionais o ajudarão com a parte burocrática do processo, assegurando que a forma e o conteúdo do documento estão de acordo com a lei;
• Utilize um bom sistema de gestão: Por fim, mas ainda de grande importância, é interessante investir em um bom sistema de gestão de serviços. Esse recurso otimiza a gestão dos termos aditivos, automatizando todo o processo. 

Conclusão

Entender melhor a necessidade e os requisitos para elaboração de um modelo de aditivo contratual é essencial para qualquer empresa. Isso porque o funcionamento e crescimento de um negócio exigem assinaturas de contratos com clientes e fornecedores diariamente.

Desse modo, conhecer esse instrumento e aprender a gerenciá-lo adequadamente contribui para o aumento de sua produtividade e organiza suas relações internas e externas. 

Para saber mais sobre esse universo, confira nosso conteúdo sobre como fazer a gestão inteligente de contratos!