Conheça os impactos da digitalização de serviços

A digitalização de serviços já é uma realidade e uma necessidade para empresas que desejam se manter competitivas e eficientes no mercado. 

Processos que antes dependiam de papel, planilhas ou interações manuais podem ser automatizados, reduzindo custos, minimizando falhas, otimizando o tempo e melhorando a experiência do cliente.

No setor de serviços, a transformação digital impacta diretamente a produtividade e a capacidade de atender demandas com maior agilidade e precisão.

Continue a leitura para conhecer os principais benefícios da digitalização, conferir exemplos práticos de processos que podem ser transformados e entender como isso pode revolucionar seu negócio.

As vantagens da digitalização de serviços

A digitalização de serviços oferece uma série de benefícios estratégicos para a sua empresa. 

Esses impactos vão além da simples automação de processos e trazem vantagens competitivas cada vez mais essenciais no contexto atual, em que o setor ocupa um lugar de destaque na economia do país e passa por mudanças rápidas.

No mês de outubro de 2024, por exemplo, o setor de serviços alcançou um novo recorde, com um crescimento de 17,8% em relação ao patamar de fevereiro de 2020, em um cenário pré-pandemia. O índice é 6,3% maior do que o mesmo período do ano anterior. 

Esses dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) mostram as movimentações do mercado, que impulsionam cada vez mais a busca por soluções para aprimorar a oferta de serviços.

Neste cenário, a digitalização torna-se uma prioridade. Entre os benefícios do processo, podemos destacar:

• Redução de custos: automatizar tarefas manuais diminui os índices de erros e retrabalho, além de reduzir gastos com papel, transporte e armazenamento físico de documentos;
• Acesso a dados em tempo real: sistemas digitalizados coletam e analisam informações de maneira instantânea, o que contribui para uma tomada de decisões mais estratégica e precisa;
• Agilidade nos processos: fluxos de trabalho digitais eliminam burocracias e permitem que diversas tarefas sejam realizadas com mais rapidez, como o processamento de pedidos;
• Melhoria na experiência do cliente: ferramentas digitais, como aplicativos e plataformas online, oferecem maior comodidade, permitindo que o cliente acesse serviços de forma prática, segura e personalizada;
• Maior escalabilidade: a digitalização facilita a expansão dos negócios, permitindo atender a um número maior de clientes sem comprometer a qualidade do serviço.

Processos que podem ser digitalizados nesta área

Como vimos, a digitalização de processos no setor de serviços é uma oportunidade estratégica para aumentar a eficiência, reduzir custos e aprimorar as entregas.

Para tornar isso uma realidade no seu negócio, é importante entender o que pode ser otimizado com o apoio da tecnologia e quais são os seus objetivos com essa digitalização.

Confira a seguir alguns exemplos de processos que podem ser digitalizados no setor.

Gestão de contratos

Ao facilitar a criação, o armazenamento e o acompanhamento de contratos, o processo de digitalização ajuda a eliminar o uso de papéis e reduz o risco de extravios ou erros na elaboração de documentos.

Com sistemas digitais, é possível gerar contratos automaticamente a partir de templates, rastrear alterações e enviar notificações sobre prazos e renovações, por exemplo. 

Além disso, a assinatura eletrônica é um recurso que simplifica ainda mais o fechamento de acordos, reduzindo o tempo gasto em processos manuais sem abrir mão da segurança e da validade jurídica dos documentos.

Monitoramento de equipes externas

Empresas que atuam com field service e precisam gerenciar equipes externas têm a digitalização de serviço como uma grande aliada para melhorar o acompanhamento de suas atividades.

Softwares de geolocalização, por exemplo, permitem rastrear a localização do colaborador em tempo real, enquanto ferramentas de gestão possibilitam o envio de ordens de serviço e relatórios diretamente para os dispositivos móveis dos profissionais.

Com isso, é possível aumentar a produtividade, a transparência e a segurança das atividades externas.

Alocação de recursos

A digitalização permite uma visão clara e estratégica da alocação de recursos da empresa, sejam eles financeiros, humanos ou materiais.

Por exemplo, uma empresa de serviços pode usar um ERP (Planejamento de Recursos Empresariais, na tradução para o português) para planejar a agenda de funcionários, priorizar tarefas importantes e redistribuir recursos conforme a demanda.

Isso ajuda a reduzir desperdícios, organizar o fluxo de trabalho e melhorar os resultados das entregas.

Recrutamento e seleção

A etapa de recrutamento e seleção de talentos também pode ser otimizada com a digitalização de serviços. 

Plataformas digitais auxiliam no gerenciamento de currículos, triagem de candidatos e até mesmo o agendamento de entrevistas. 

Além disso, algoritmos baseados em inteligência artificial fazem, de maneira automatizada, a análise de perfis profissionais, identificando rapidamente os candidatos que mais se adequam à vaga. 

Isso não só acelera o processo de seleção, como também melhora a qualidade das contratações a partir de análises precisas.

Tecnologias que podem ser implementadas no setor de prestação de serviços

Ao conhecer os benefícios do processo de digitalização, fica claro que a adoção de tecnologias no setor de serviços permite otimizar e impulsionar operações. 

Por isso, listamos alguns exemplos de soluções que podem ajudar você a aproveitar todas as vantagens da digitalização. Confira:

• Sistemas de Gestão de Serviços (Field Service Management – FSM): ajudam a agendar, rastrear e gerenciar os serviços prestados em campo, como reparos ou manutenção. Elas possibilitam o envio de ordens de serviço em tempo real e o monitoramento da equipe externa, aumentando a eficiência do atendimento e a satisfação do cliente;
• Plataformas de CRM (Customer Relationship Management): os CRMs permitem gerenciar o relacionamento com os clientes, ajudando a promover um atendimento mais personalizado e integrado. Eles centralizam informações, automatizam interações e otimizam o atendimento, melhorando a experiência do consumidor;
• Automação de Processos (RPA – Robotic Process Automation): a automação de tarefas repetitivas, como processamento de pagamentos ou emissão de notas fiscais, libera a equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas, além de reduzir erros e promover um fluxo de trabalho mais eficiente;
• Inteligência Artificial (IA) para atendimento ao cliente: chatbots e assistentes virtuais alimentados por IA proporcionam um atendimento personalizado 24/7, respondendo a dúvidas frequentes e resolvendo problemas simples de maneira rápida e eficiente.

Como os produtos TOTVS ajudam na digitalização do setor de serviços?

A TOTVS conta com soluções completas e integradas para apoiar a digitalização do setor de serviços, proporcionando uma gestão mais eficiente e otimizada para o seu negócio.

O ERP para prestadores de serviços da TOTVS foi desenvolvido para atender a diferentes nichos, desde a terceirização de mão de obra até o transporte de passageiros.

Com o sistema, você consegue otimizar a gestão de contratos, monitorar em tempo real a performance das equipes externas, controlar recursos e automatizar processos.

Isso resulta em maior produtividade e redução de custos, além de liberar a equipe para a realização de atividades mais estratégicas.

Foi o que aconteceu na Aura Brasil, uma das maiores empresas de locação de equipamentos do país. 

“Antes, tínhamos diferentes sistemas, onde a mesma informação tinha que ser digitada em diferentes ambientes e isso causava um risco. Com o TOTVS Rental eu consigo visualizar o processo de ponta a ponta dentro de uma única ferramenta”, conta Danilo Santana, gerente administrativo da empresa.

“Todo tempo que nós investimos hoje não é mais para discutir ou modelar as informações. Nós investimos tempo na análise da informação e na construção de soluções”, complementa Célio Gonçalves, CEO da Aura Brasil. 

“O principal resultado é a confiança nos dados e nas informações”, compartilha Eliel Genilhu, gerente de TI da organização. 

Confira os depoimentos completos e descubra como a TOTVS transformou a operação da Aura Brasil:

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Conclusão

A digitalização de serviços é uma estratégia essencial para empresas que buscam eficiência, agilidade e vantagem competitiva no mercado atual. 

Investir na transformação digital é uma forma de se preparar para os desafios futuros e aproveitar as oportunidades do setor, alinhando inovação à excelência operacional.

Ao automatizar processos, melhorar a gestão e otimizar recursos, a digitalização não apenas reduz custos, mas também eleva a qualidade dos serviços prestados.

Para complementar essas dicas, leia também nosso conteúdo sobre gestão de serviços.