Descubra como fazer uma cotação de preços eficiente

O setor de compras de uma organização pode ter um papel estratégico ao realizar a cotação de preços. Afinal, além de se preocupar com os lucros na hora da venda, o gestor deve também saber como fazer um bom negócio na compra.

É essencial que a empresa tenha as condições ideais de compra, bem como os termos de comparação válidos para sua avaliação. 

Portanto, neste artigo, explicaremos melhor o que é cotação de preços, com exemplos práticos e dicas de como fazer isso da melhor forma possível.

O que é cotação de preços?

Cotação de preços é o processo de pesquisar e comparar os valores cobrados por diferentes fornecedores de um produto ou serviço. 

Esse procedimento é essencial para garantir que a empresa obtenha as melhores condições de compra e evite gastos desnecessários ou prejuízos.

A cotação pode ser feita de forma:

• Manual: consulta de fornecedores por telefone, e-mail ou visita presencial;
• Automatizada: por meio de sistemas informatizados que facilitam a busca e a análise das informações. 

Independentemente do método escolhido, é importante seguir alguns critérios para saber como fazer cotação de preços de forma eficiente e segura.

Conhecer o funcionamento deste processo também é fundamental.

Como funciona o processo de cotação?

Um processo de cotação envolve avaliar não só o preço de um produto, insumo ou serviço, mas também as condições oferecidas. Durante o processo de cotação de preços, você deverá também considerar fatores como qualidade, marcas e reputação do fornecedor.

Para que a empresa adquira qualidade sem precisar investir muito, é preciso que essa análise seja feita adequadamente, passando por etapas como:

• Pesquisa de fornecedores: o primeiro passo é buscar empresas que fornecem o produto ou serviço desejado, listando as principais opções para filtrar as que melhor atendem suas necessidades;
• Comparação de ofertas: a partir da listagem de principais fornecedores, a próxima etapa é avaliar os produtos e serviços oferecidos, comparando preços, qualidade e relação custo-benefício de cada opção;
• Análise de propostas e decisão: você pode reduzir a lista e selecionar cerca de dois ou três fornecedores para negociar diferentes propostas e decidir pela opção mais vantajosa para o seu negócio (aquela que equilibra preço justo e qualidade de produto ou serviço). 

A partir desse funcionamento básico, consegue entender qual a importância da cotação? Esse é o caminho para garantir a qualidade da entrega e, ao mesmo tempo, manter a gestão financeira sob controle.

Outro ponto relevante para compreender melhor o processo é entender sua diferença para o orçamento.

Diferença entre cotação e orçamento

Enquanto a cotação se refere à busca pelos melhores preços e à qualidade dos produtos e serviços, o orçamento é o valor que poderá ser gasto com esses insumos, materiais e mercadorias.

É importante saber distinguir os dois e compreender que cada um tem seu papel dentro da corporação. 

Na prática, esses dois conceitos se complementam no setor de compras, pois são necessários para manter o negócio funcionando e para que ele se desenvolva.

Com isso em mente, veja a seguir como fazer uma cotação de preços eficiente.

Como fazer uma cotação de preços?

Existem algumas diretrizes que podem auxiliar os gestores a entender como fazer uma cotação de preços eficiente e que gere bons resultados para a organização. 

Conheça as principais a seguir.

Defina sua forma de cotação

Existem diferentes formas de realizar uma cotação de preços, dependendo do tipo de produto ou serviço que você precisa adquirir. 

Você pode optar por entrar em contato com os fornecedores por site, e-mail, app ou telefone, ou utilizar plataformas online que reúnem diversos vendedores em um só lugar.

A melhor opção vai depender da disponibilidade e da confiabilidade dos fornecedores, bem como da agilidade e da praticidade que você busca. 

Em geral, as formas online são mais rápidas e fáceis de comparar, mas podem exigir mais cuidado com a segurança dos dados.

Tenha, no mínimo, três opções

Para ter uma visão mais clara em relação às propostas do mercado, é preciso ter, no mínimo, três opções de cotação de valores. 

Tendo opções disponíveis, é possível avaliar melhor qual delas se encaixa mais no perfil e orçamento da organização.

Aumentar as opções ajuda a ter mais critérios na análise e, inclusive, entender qual oferece um custo-benefício mais vantajoso.

O objetivo da cotação de serviços e produtos é, justamente, poder escolher algo que traga benefícios para a empresa sem desperdiçar os recursos financeiros. 

Negocie o valor

Outra dica interessante é negociar com o fornecedor o valor da oferta. Essa prática pode acabar proporcionando descontos dependendo do volume que está sendo adquirido ou da forma de pagamento.

Por exemplo, se o pagamento for à vista, o fornecedor pode concordar em diminuir o valor da compra. Se for um alto volume de produtos ou um serviço que será prestado por um tempo maior, o valor final também pode ser reavaliado.

Se a conversa não resultar em um valor monetário que esteja de acordo com o que se espera, e a compra se tornar inviável (financeiramente falando), é o momento de procurar outros fornecedores.

Mantenha sempre as opções em aberto

Por mais que um contrato de exclusividade possa ser financeiramente tentador, depender 100% de um fornecedor pode ter suas desvantagens. 

Isso porque podem ocorrer atrasos na entrega, o que afeta o lead time, ou algum problema com a qualidade. Por isso, é preciso que a empresa tenha ao menos um plano B.

Ou seja, é importante manter as opções de fornecedores em aberto para recorrer a outras opções sempre que necessário. 

Desse modo, evita-se que a companhia sofra prejuízos. Afinal, até mesmo um atraso de entrega pontual pode afetar negativamente a empresa.

Por esse motivo, é essencial sempre desenvolver relacionamentos com outros fornecedores, ainda que tenha um exclusivo. Eles ajudarão o seu negócio em situações mais problemáticas.

Como solicitar cotação de preço por e-mail?

Uma das formas mais comuns de realizar uma cotação é por e-mail. Nestes casos, é importante manter uma comunicação clara e objetiva para dizer exatamente o que você está buscando e, assim, conseguir um negócio alinhado às suas necessidades.

Aqui, você já selecionou alguns fornecedores e deve ter um registro escrito da comunicação com eles. Isso facilita a organização e a comparação das propostas.

Para tanto, você deve seguir alguns passos:

• Elabore um e-mail claro e objetivo, informando o seu nome, o nome da sua empresa, o produto ou serviço que você deseja adquirir, a quantidade, o prazo e as condições de pagamento;
• Solicite o envio das propostas em determinado prazo e em um formato padronizado para facilitar a análise;
• Agradeça pela atenção e se coloque à disposição para esclarecer dúvidas.

Agora que você já sabe o que é cotação de preços, o exemplo a seguir pode ajudá-lo a escrever seu e-mail.

Modelo de cotação de preços

Prezado(a) fornecedor(a),

Eu sou __________, responsável pela área de __________ da empresa __________.

Estou interessado(a) em adquirir __________ (produto ou serviço), na quantidade de __________, com o prazo de entrega de __________ e as condições de pagamento de __________.

Gostaria de solicitar uma proposta de preço para esse pedido, contendo as seguintes informações:

• Valor unitário e total do produto ou serviço;
• Prazo e forma de entrega;
• Condições e forma de pagamento;
• Garantia e assistência técnica;
• Validade da proposta.

Peço que envie a sua proposta até o dia __________ para o e-mail __________.

Agradeço pela sua atenção e fico à disposição para esclarecer qualquer dúvida.

Atenciosamente,

(Nome e cargo)

Como a tecnologia ajuda em uma análise de cotações eficiente? 

A tecnologia pode tornar o processo de cotação mais ágil, preciso e estratégico. Com as soluções certas, você consegue comparar fornecedores, acompanhar variações de valores e tomar decisões baseadas em dados.

Contar com a tecnologia já não é uma novidade para as corporações, mas é um fato que sistemas especializados são capazes de transformar processos. Quando o assunto é cotação de preços, não é diferente. 

O sistema de gestão, por exemplo, viabiliza a integração dos processos. Essa solução automatiza diversas tarefas dentro de uma empresa, tornando-as mais eficientes. 

No setor de compras, esse software ajuda a gerenciar os contratos com os fornecedores, além de fazer o planejamento e garantir previsibilidade de contas a pagar e receber.

Também é útil controlando os recebimentos e auxiliando na busca on-line de fornecedores e na cotação de valores. 

Com o apoio da tecnologia, é possível comparar cotações com agilidade, identificar as melhores oportunidades de preço e prazo, e tomar decisões mais seguras e estratégicas para o negócio.

E para aproveitar ao máximo os benefícios da automatização, é interessante contar com uma solução especializada no seu segmento de mercado.

O TOTVS Distribuição e Varejo – Linha Winthor, por exemplo, facilita o comparativo de cotações e ainda garante uma gestão integrada de toda a operação, como veremos a seguir.

TOTVS Distribuição e Varejo – Linha Winthor

O TOTVS Distribuição e Varejo – Linha Winthor, um sistema de ERP voltado para o setor Atacadista Distribuidor, é um grande aliado para otimizar seu processo de cotação de preços.

Com ele, você pode automatizar e integrar todas as etapas da sua operação, desde a compra até a venda dos produtos, além de controlar o backoffice financeiro, contábil e fiscal da sua empresa.

Essa ferramenta poderosa e versátil atende às necessidades específicas do seu negócio, sem necessidade de customização. 

Além disso, ele tem integração nativa com as principais indústrias do país da cadeia de abastecimento, o que aumenta a eficiência e a competitividade da sua empresa.

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Conclusão

A cotação de preços é um processo fundamental para o sucesso do seu negócio. Ela permite que você obtenha as melhores condições de compra, reduza custos, aumente a margem de lucro e melhore o atendimento aos seus clientes.

Para realizar o processo de forma eficiente, você deve definir sua forma de cotação, ter opções, negociar os melhores termos e manter suas opções em aberto.

Neste conteúdo, você conferiu dicas para realizar todas essas etapas na prática e entendeu em detalhes como funciona a cotação.

Além disso, você conferiu como a tecnologia facilita e agiliza esse processo. É o caso do TOTVS Distribuição e Varejo – Linha Winthor, que pode ser seu aliado em cotações mais precisas e uma operação mais integrada. 

Aproveite para saber como melhorar a gestão de fornecedores em seu negócio!