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Descubra como fazer uma cotação de preços eficiente

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 24 abril, 2020

O setor de compras de uma empresa pode ser muito importante com uma boa estratégia de cotação de preços. Afinal, muito além de se preocupar com os lucros na hora da venda, é preciso também que o gestor saiba fazer um bom negócio na compra.

É essencial que a companhia tenha as condições ideias de compra e os termos de comparação válidos para sua avaliação. Portanto, neste artigo, explicaremos melhor o conceito de cotação de preços e como fazer isso da melhor forma possível.

Como funciona a cotação de preços?

A cotação nada mais é do que um comparativo de preços feito antes de efetuar a compra de materiais ou insumos. Essa prática não tem apenas a ver com a escolha pelo menos preço um produto, insumo ou serviço. Para que a cotação de preços seja bem-sucedida, é preciso também avaliar as condições, qualidade, marcas, entre outros fatores.

Portanto, para que a empresa adquira qualidade sem precisar investir muito, é preciso que essa análise seja feita adequadamente. Por esse motivo é tão importante entender como fazer uma boa cotação de preços. Assim, é possível manter a qualidade e, ao mesmo tempo, manter a gestão financeira sob controle.

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Diferença entre cotação e orçamento

Enquanto a cotação tem a ver com buscar melhores preços e qualidade nos serviços e produtos, o orçamento é o valor que poderá ser gasto com esses insumos, materiais e mercadoria.

É importante saber distinguir a importância dos dois e como cada um tem seu papel dentro da corporação. Portanto, esses dois conceitos se complementam no setor de compras, pois os dois são necessários para manter o negócio funcionando e para que ele se desenvolva.

Como fazer uma boa cotação de preços?

Existem algumas diretrizes que podem auxiliar os gestores a entender como fazer uma cotação de preços eficiente e que gere bons resultados para a organização. Conheça as três principais a seguir.

Tenha, no mínimo, três opções

Para ter uma visão mais clara em relação às propostas do mercado, é preciso ter, no mínimo, três opções de cotação de valores. Tendo opções disponíveis, é possível avaliar melhor qual delas se encaixa mais no perfil e orçamento da organização.

Aumentar as opções, ajuda ainda a ter mais critérios para avaliar qual está de acordo e, inclusive com um custo-benefício mais vantajoso.

O objetivo da cotação de serviços e produtos é, justamente, poder escolher algo que traga benefícios para a empresa sem desperdiçar os recursos financeiros. Por esse motivo, essa dica é tão valiosa.

Negocie o valor

Também é interessante negociar com o fornecedor o valor da oferta. Essa prática pode acabar proporcionando descontos dependendo do volume que está sendo adquirido ou devido à forma de pagamento.

Por exemplo, se o pagamento for à vista, o fornecedor pode concordar em diminuir o valor da compra. Se for um alto volume de produtos ou um serviço que será prestado por um tempo maior, o valor final também pode ser reavaliado.

Se a conversa não resultar em um valor monetário que esteja de acordo com o que se espera e a compra se tornar inviável (financeiramente falando), é o momento de procurar outros fornecedores.

Mantenha sempre as opções em aberto

Por mais que um contrato de exclusividade possa ser financeiramente tentador, depender 100% de um fornecedor pode ter suas desvantagens. Isso porque podem ocorrer atrasos na entrega ou algum problema com a qualidade. Caso seja necessário esse tipo de contrato, é preciso que a empresa tenha ao menos um plano B.

Ou seja, é importante manter as opções de fornecedores em aberto para recorrer a elas sempre que necessário. Desse modo, evita-se que a companhia sofra prejuízos. Afinal, até mesmo um atraso de entrega pontual pode afetar negativamente a empresa.

Por esse motivo, é essencial sempre desenvolver relacionamentos com outros fornecedores, ainda que tenha um exclusivo. Eles que vão ajudar o seu negócio em situações mais problemáticas.

Como a tecnologia ajuda na cotação de preços?

Contar com a tecnologia já não é uma novidade para as corporações. Quando o assunto é cotação de preços, não é diferente. Isso visto que um sistema de gestão, por exemplo, viabiliza a integração dos processos.

Ou seja, essa solução automatiza diversas tarefas dentro de uma empresa, tornando-as mais eficientes. No setor de compras, esse software ajuda a gerenciar os contratos com os fornecedores, além de fazer o planejamento e garantir previsibilidade de contas a pagar e receber.

Também é útil controlando os recebimentos e auxiliando na busca on-line de fornecedores e na cotação de valores. Entenda mais sobre as vantagens de implementar um sistema de gestão no seu negócio!

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