Conheça os 8 motivos que fazem com que sua empresa precise de um sistema de gestão

A empresa que adota um sistema de gestão obtém uma série de vantagens, como melhora no controle de processos, maior integração entre atividades setoriais e uma gestão de riscos mais eficiente. Graças à automação fornecida por esse tipo de ferramenta, ainda é possível aumentar a produtividade de suas equipes e otimizar os resultados do negócio.

Atualmente, para que uma organização consiga se manter no mercado, ela precisa de uma solução eficiente e completa, que permita gerir adequadamente seus recursos, custos e fluxos de trabalho. Um exemplo é o Enterprise Resource Planning (ERP), ou sistema de Planejamento de Recurso Corporativo.

De acordo com a pesquisa Mercado de ERP no Brasil, de 2016, 44% das empresas participantes avaliavam investir no aprimoramento de seus processos de gestão com o emprego de ERP.

Também estima-se que o mercado de ERP alcançou cerca de US$ 33,8 bilhões em 2017, sendo que há previsão de chegar a US$41,7 bilhões até 2020. Esse grande volume financeiro evidencia que as empresas estão investindo nesse tipo de sistema com vistas aos benefícios que é capaz de gerar aos negócios.

Para entender melhor a dimensão e a importância de uma solução de gestão, separamos, adiante, 8 motivos que indicam a necessidade de sua adoção, além de informações extras sobre ele. Não deixe de conferir!

Necessidade do sistema de gestão na era 4.0

Para começar, é importante entender rapidamente o que é a indústria 4.0 e quais são os seus impactos no mercado e na sociedade. Esse conceito se refere à revolução industrial que estamos vivendo hoje em dia, em que avanços tecnológicos de diferentes áreas estão convergindo. Isso envolve:

  • controle e monitoramento de sistemas físicos e virtuais: graças a hardwares e softwares mais eficientes, completos e que conseguem lidar com um volume cada vez maior de informação. Dessa maneira, é possível obter informações críticas, estratégicas e importantes com maior precisão e em tempo real. Uma solução assim é o Big Data Analytics;
  • Tecnologia da Informação (TI) aprimorada: com sistemas de gestão, e até mesmo operacionais, integrados;
  • automação empresarial total: indo além de apenas atividades manuais, repetitivas e cansativas, como vem acontecendo desde a 3° revolução industrial. Atualmente, graças à Inteligência Artificial (IA), ao Machine Learning (Aprendizado de Máquina) e à computação cognitiva, é possível automatizar até atividades analíticas e decisórias, com base em critérios previamente estabelecidos;
  • virtualização de documentos e sistemas: que também contribuem para outra tendência: a Transformação Digital. Além do mais, a Indústria 4.0 prevê a cópia digital da “fábrica inteligente” (veremos mais sobre adiante). Isso significa a possibilidade de se rastrear e monitorar, de forma remota, fluxos e equipamentos por intermédio de sensores instalados em sua infraestrutura;
  • equipamentos e sistemas de monitoramento mais avançados: que permitem mensurar a capacidade produtiva e operacional em tempo real. Essas soluções conseguem coletar e processar dados rapidamente, gerando informações estratégicas quase que de maneira instantânea, contribuindo para a tomada de decisões mais ágeis;
  • descentralização de processos com base em automação de atividades: por exemplo, módulos conseguem trabalhar de maneira independente dentro de uma indústria inteligente, podendo agilizar e aprimorar os seus próprios processos;
  • alta modularidade de sistemas: cada módulo conseguirá funcionar de acordo com as demandas existentes, podendo ser vinculados ou desvinculados das atividades mais facilmente;
  • arquiteturas de software orientadas à Internet of Services (Internet dos Serviços): em que componentes poderão se comunicar, via IoT, e realizar serviços ou tarefas inteligentes. Por exemplo, um termostato pode mostrar maneiras de economizar energia ou contribuir, com a ajuda de um sistema de controle, com a otimização de processos de climatização.

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Com a junção dessas tecnologias, é possível aumentar a produção, melhorar a qualidade das mercadorias e ainda diminuir custos. Tudo com maior ênfase na automação, possibilitando que os sistemas gerenciem muitos fluxos de trabalho dentro dos negócios. Isso gera as “fábricas inteligentes”, as quais contam com processos estruturados, executados e administrados por soluções tecnológicas.

Outro ponto a destacar é que o controle à distância tem crescido, permitindo romper fronteiras físicas no gerenciamento de atividades empresariais. Na indústria 4.0, também há maior necessidade de colaboradores multidisciplinares que consigam atuar com todos esses novos elementos e que possibilitem a criação de processos cada vez mais personalizáveis, autônomos e facilmente adaptáveis às demandas.

Nesse contexto, um sistema de gestão serve como elo, integrando várias das tecnologias e dos processos mencionados e, assim, tornando mais fácil gerenciá-los. Isso enquanto gera dados sobre o desempenho, a eficiência e os resultados da empresa.

Por que adotar um sistema de gestão

Os pontos apresentados acima constituem, por si só, boas razões para se aderir a um programa de gerenciamento empresarial. Porém, se você quiser mais motivos para adotar esse tipo de solução, veja 8 dos principais adiante:

1. Mais transparência e integração

Normalmente, um sistema de gestão é capaz de registrar quase todas as operações realizadas nele, bem como os dados lançados e consultados. Esses ficarão à disposição dos gestores, permitindo que monitorem processos que passam pelo programa e, assim, saibam o que está ocorrendo na empresa.

Um ERP ainda conta com diferentes módulos para cada setor do negócio. Seus módulos trabalham em conjunto, pois muitos processos perpassam diferentes departamentos. Por exemplo, um produto que chega na empresa e é vendido e enviado para o consumidor envolve procedimentos de diversas áreas.

No caso, temos o setor de compras, que o adquiriu; a área de estoque, que o armazenou; o time comercial, que fez a venda, entre outros. Cada um com as suas próprias atividades, as quais formam etapas no fluxo englobando desde a entrada da mercadoria na companhia até o seu pós-venda.

As informações geradas nesse fluxo também ficam disponíveis, conforme as atribuições de cada colaborador e setor, para as pessoas envolvidas. Isso garante maior transparência sobre o que cada equipe está fazendo permitindo que os colaboradores possam se comunicar e trabalhar melhor.

O mesmo vale para gerentes, diretores e empresários, pois passam a ver os processos de forma sistêmica e integrada, ou seja, conseguem analisar melhor a operação do negócio como um todo.

Para concluir este tópico, é válido destacar que sistemas de gestão também facilitam a fiscalização de órgãos do governo, especialmente se contam com práticas e processos adaptados aos padrões legislativos. Isso é importante especialmente para os módulos fiscais, contábeis e financeiros. Em suma, fica mais fácil registrar e repassar as informações que essas entidades necessitam ou requerem.

2. Redução de burocracia

Uma boa solução de gerenciamento normalmente é construída ao longo do tempo, isto é, sofre modificações e é atualizada com frequência, tendo por base as práticas de excelência identificadas no mercado.

Além disso, a desenvolvedora coleta dados provenientes de experiências com vários negócios que utilizam o seu sistema para implementar melhorias, oferecer recursos extras, otimizar a adaptatividade do programa em relação às demandas dos negócios etc. Nesse contexto, um dos objetivos é desenvolver fluxos mais ágeis e rápidos, que podem ser feitos automaticamente ou com o mínimo de obstáculos como a alta burocracia.

Além disso, a digitalização de documentos torna mais fácil compartilhá-los rapidamente entre os colaboradores. Isso permite que processos de autorização, de coleta de assinaturas ou que dependem de regras externas (operações bancárias, jurídicas, fiscais etc.) sejam efetuados rapidamente, sem tantos entraves burocráticos.

3. Automatização de processos

A automatização de processos gerenciais, e até mesmo operacionais, é outro motivo para se adotar um sistema de gestão. Com ela, é possível otimizar a gestão da cadeia produtiva, adotando práticas padronizadas no controle de estoque, na realização de cotações, na emissão de notas etc.

Por exemplo, após um colaborador lançar dados sobre o recebimento de um item, automaticamente o sistema pode emitir documentos relacionados a ele, notificar outros colegas e atualizar o módulo comercial, informando que a mercadoria está pronta para venda.

No contexto da Indústria 4.0, graças à automatização de equipamentos e ao uso de sensores, etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) e de câmeras potentes, o próprio sistema poderá atualizar quando o produto sair do estoque.

Dessa forma, o setor financeiro saberá se houve venda e poderá produzir as informações e os registros referentes à operação. O controle de recursos, de custos, de itens em circulação na empresa, entre outras atividades se torna mais eficiente e dinâmico, uma vez que dá para verificar o que ocorre nos armazéns da companhia em tempo real. Outros procedimentos automatizados no setor financeiro envolvem:

  • criação do fluxo de caixa e controle de caixa, além do lançamento de dados;
  • realização de cálculos e processamento de informações para obtenção de indicadores, estatísticas e outras métricas;
  • organização e estruturação dos relatórios, de modo a facilitar a leitura e análise deles;
  • formas e métodos de pagamentos, que passam a ser mais rápidos e eficientes;
  • emissão de documentos;
  • controle de movimentações financeiros;
  • cotação de produtos, que pode ser feito em conjunto com o setor de compras etc.

4. Redução de erros humanos

A automatização contribui para diminuir erros humanos nos processos repetitivos, cansativos e manuais. Por exemplo, uma vírgula lançada de forma indevida em uma conta pode causar alterações nas análises gerenciais; um documento registrado incorretamente é capaz de gerar problemas com o fisco; uma mensagem não enviada tem chances de atrapalhar um negócio, entre outros.

Para evitar essas situações, é importante contar com um sistema capaz de automatizar diferentes processos ou boa parte das etapas que os compõem. Automatizando as tarefas mais desgastantes, dá para liberar os colaboradores para funções que exigem maior análise e criatividade e que, inclusive, geram valor agregado mais alto para o negócio.

5. Tomada de decisões baseada em dados

A produção de indicadores de desempenho pelo sistema de gestão potencializa a tomada de decisões dos gestores. Afinal, com estatísticas, gráficos, porcentagens etc., é possível entender melhor o desempenho da empresa, de seus departamentos e colaboradores.

Também dá para checar quais processos têm desempenho abaixo do esperado, o que permite mapear e identificar pontos fracos, gargalos, desperdícios, entre outros itens que precisam de melhorias. Pode-se desenvolver uma gestão baseada em dados, tornando-a mais eficiente e precisa.

Um RH baseado em dados, por exemplo, é capaz de escolher, utilizando indicadores, quais colaboradores precisam de desenvolvimento, treinamento ou de orientação para evoluírem como profissionais.

Um setor financeiro que age da mesma forma pode decidir que investimentos fazer amparado em índices que apontam os que oferecem bons potenciais de retornos. Também dá para avaliar quais gastos reduzir ao checar processos custosos ou ineficientes.

Se o sistema de gestão for integrado a soluções de análise e processamento de dados, como de Big Data ou de Machine Learning, as informações obtidas terão maior qualidade e precisão que poderão, inclusive, ajudar a mapear tendências, descobrir oportunidades ou reduzir riscos.

6. Conformidade com a legislação fiscal

Como mencionado, um sistema de gestão normalmente é desenvolvido tendo por base exigências fiscais, contábeis, financeiras, entre outras. Dessa forma, costuma ser atualizado em relação às leis do país, emitindo relatórios e documentos, como a nota fiscal eletrônica (NF-e), em conformidade com as regras.

A cada nova mudança nas normas, geralmente a desenvolvedora atualiza o sistema após consultar especialistas ou mesmo integrar a sua solução com os programas disponibilizados pelo governo. Isso ajuda a evitar problemas com a legislação e, consequentemente, prevenir-se de multas, processos judiciais e outras sanções impostas pelo fisco.

7. Posicionar empresa para crescimento

Um dos grandes problemas que as empresas experimentam quando começam a expandir é a dificuldade de gerenciar os aumentos de recursos, gastos, estrutura, entre outros elementos organizacionais. Como praticamente tudo começa a se elevar, conseguir maximizar investimentos e mitigar custos, enquanto se mantém um bom controle, tornam-se desafios.

O ganho de escala precisa vir acompanhado de uma boa gestão, para que não se percam “os rumos” do negócio, e tampouco se extrapolem os orçamentos. Nesse caso, o sistema de gerenciamento, especialmente um evolutivo e escalável, alojado na nuvem (Cloud Computing), é essencial.

Ele é adaptável, ampliando ou reduzindo os seus recursos conforme o tamanho da empresa. Outro ponto positivo é a forma de acesso, que se dá via Internet e, portanto, pode ser feita em qualquer hora, dia e lugar. Basta ter conexão à web.

Vale destacar que há alguns “tipos” de crescimento pelos quais a organização passa, como o orgânico, em que ela cresce com um ritmo mais constante. Há também uma expansão mais rápida, às vezes em poucos meses, quando há injeção de muitos recursos de uma vez ou em poucas parcelas— como ocorre com startups que levantam capital nas chamadas rodadas de investimentos. Também há as fusões e incorporações, que são capazes de dobrar uma empresa em poucos meses.

Esse tipo de cenário demanda um sistema gerencial que não só seja adaptável ao porte da companhia, contendo processos que sejam eficientes tanto em pequenos quanto em médios ou grandes negócios, como também faça essa transição rapidamente. Em todos esses cenários, o software escolhido precisará lidar com diferentes consequências do crescimento, como a necessidade de:

  • gerir vários locais, principalmente quando a organização abre filiais ou mantém equipes externas;
  • lidar com a comunicação do pessoal que se torna mais difícil e ampla, uma vez que mais colaboradores precisam ser informados de diferentes processos. Além disso, muitas vezes, é preciso direcionar e restringir conteúdos a que cada funcionário terá acesso, especialmente quando são dados e mensagens confidenciais, estratégicas;
  • gerenciar melhor os processos novos e aqueles oriundos dos sistemas legados ou básicos que nem sempre são facilmente manipuláveis. Por exemplo, pode haver módulos exteriores ao sistema que, antes, atendiam a atividades específicas, porém, com o crescimento, têm de ser incorporados ao software de gestão. Essa integração nem sempre é simples;
  • administrar e integrar também sistemas de outros negócios. Isso ocorre com empresas que crescem incorporando outras. Em cada aquisição, é preciso tomar cuidado com os processos dos negócios adquiridos, para não afetar a operação deles e tampouco prejudicar o funcionamento e a gestão da matriz;
  • gerir adequadamente informações departamentais e o próprio fluxo de dados entre elas, propiciando o compartilhamento de conteúdos de forma ampla. Caso contrário, eles poderão ficar “presos” dentro de cada departamento, não sendo difundidos para outros setores que precisam deles. Isso pode ocorrer com áreas que costumavam trabalhar mais fechadas quando a empresa era menor.

Vale reforçar que, para que a gestão da empresa seja feita da melhor forma possível, é fundamental montar uma estratégia de crescimento que inclua um sistema fácil e rápido de se adaptar ao negócio. No caso das compras e fusões, ele também precisa ser lançado e implantado de forma ágil nas filiais recém-adquiridas ou na nova companhia que surgiu da união.

Outro ponto importante a se analisar é o custo de implantação dessa solução, pois, se não houver planejamento eficaz, isso pode comprometer a eficiência dessa operação. No entanto, há uma notícia positiva sobre isso: no caso de um ERP, os custos e tempo de implantação desse processo, em 2017, caíram se comparados a 2016.

O custo total médio de aquisição reduziu-se para menos da metade, passando de US$ 3,8 milhões (2016) para US $ 1,3 milhão (2017). Já a duração média da implantação diminuiu de 21 para 17 meses. Os dados são do 2017 ERP Report, relatório feito pela Panorama Consulting.

8. Maior competitividade

Os motivos destacados antes conferem vantagem competitiva para o negócio que usa um sistema de gestão. Afinal, processos de controle, de tomada de decisão e de administração de processos produtivos se tornam mais eficientes e precisos.

Quando se tem maior domínio do que ocorre na empresa, além de uma organização dos fluxos de trabalho e de informação que nela ocorrem, a gestão se torna mais eficiente.

Tipos de sistema de gestão

ERP

O ERP é um dos sistemas gerenciais mais usados e completos do mercado. Ele automatiza e une atividades de vários departamentos, equipes e unidades de um negócio (filiais e matriz). Graças a isso, essa solução é capaz de cruzar dados de procedimentos distintos, proporcionando maior controle em relação ao fluxo de atividades dentro da empresa.

Com o sistema ainda é possível integrar diferentes departamentos e processos dentro da companhia de duas formas. A primeira é a maneira funcional, que ocorre por intermédio de módulos/funcionalidades específicas para as atividades de cada área. Por exemplo, dividindo os módulos conforme os departamentos, ou seja, um para o financeiro, outro para a logística e assim por diante. Cada um engloba os processos relativos ao seu setor.

A outra maneira é a sistêmica, em que a divisão dos recursos é feita por meio de processos/sistemas importantes da empresa, como o processamento de transações. Além disso, existem três camadas que compõem um ERP:

  • apresentação, em que as informações são exibidas: nesse nível, estão campos, formulários, páginas etc. que são preenchidas com dados do negócio ou exibem informações. É como a interface do sistema, sendo que é nela que o usuário acha as opções disponíveis para trabalhar;
  • processamento, em que os dados lançados e coletados pelo sistema são processados: isso envolve cálculos e análises, cujos resultados são enviados aos setores;
  • armazenamento, em que as informações são alojadas: como bancos de dados.

Algumas das vantagens do ERP incluem boa escalabilidade, centralização de conteúdos em um só repositório e possibilidade de acesso a históricos para consultas e realização de estimativas.

Vale destacar que, de acordo com a 2° pesquisa Panorama Mercado de ERP, 77% das organizações que utilizam essa solução se dizem satisfeitas ou muito satisfeitas com ela. Outro dado positivo é que 44% das companhias participantes pensam em investir no aprimoramento de seu processo de gerenciamento com o uso de ERP.

CRM

O Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que facilita a interação com os clientes e otimiza o atendimento oferecido a eles. No CRM, são armazenadas informações como:

  • cadastros e dados de contato de consumidores;
  • históricos de interações com clientes e potenciais clientes;
  • mensagens trocadas entre consumidores e colaboradores;
  • dúvidas mais comuns ou específicas que foram atendidas;
  • análises para entender melhor o perfil do público, prever tendências e hábitos de consumo ou atender a novas demandas etc.

Sistemas específicos de cada setor

Existem companhias que preferem manter sistemas isolados para cada área. Entre as soluções do tipo, temos:

  • Transportation Management System (TSM), ou Sistema de Gerenciamento de Transporte. Esse programa, como o nome diz, é usado para gerir os processos de transporte e distribuição da empresa;
  • Warehouse Management System(WMS), ou Sistema de Gerenciamento de Armazém. Essa solução possibilita organizar e administrar a movimentação do estoque;
  • Supply Chain Management (SCM), ou Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, é uma ferramenta mais completa para o setor logístico, pois permite administrar toda a rede de suprimentos;
  • Order Management System (OMS), ou Sistema de Gerenciamento de Pedidos. Essa solução organiza a emissão de pedidos.

Em suma, para cada setor, há um instrumento de gerenciamento, como um sistema de gestão financeira, comercial, de RH etc.

Vale reforçar a importância de um sistema de gestão para a empresa conseguir acompanhar as mudanças tecnológicas no mercado. Existem soluções que conseguem se adaptar a novas ferramentas, gerando oportunidades. O uso de ferramentas de gerenciamento também facilita o trabalho do gestor, o que é fundamental em negócios que estão crescendo e, por consequência, tornando-se mais complexos de serem administrados.

Quer saber mais sobre as vantagens e o funcionamento de um sistema ERP? Confira a página do sistema da TOTVS para ver algumas de suas principais características. Se tiver dúvidas, basta entrar em contato com a nossa equipe!

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