Lead Time: o que é, importância e como calcular

Equipe TOTVS | GESTÃO PARA O ATACADISTA DISTRIBUIDOR | 11 maio, 2021

O lead time é um conceito essencial para que sua empresa se destaque. Otimizá-lo significa fazer uma gestão eficiente que preza pelos detalhes.

O grande desafio é fazer isso em um mercado exigente, com um ritmo de consumo imediato.

Afinal, para se colocar à frente da concorrência, é necessário baixar custos e ter um prazo de entrega ágil. Mas, para alcançar esse objetivo, é preciso ter uma boa gestão de estoque.

Assim, você não atrasa serviços e não prejudica a supply chain (cadeia de suprimentos) do seu negócio.

É evidente que traçar essas estratégias não é fácil.

Porém, ao moldá-las de uma forma otimizada, é possível ver resultados incríveis — e um dos principais impactos é no lead time do seu negócio.

Por isso, para melhorar os processos logísticos da sua empresa, é essencial pensar no lead time.

Mas do que se trata esse conceito? Como calculá-lo? Como otimizar o lead time e garantir melhores resultados para sua organização?

São perguntas como essa que vamos responder neste conteúdo. Siga a leitura para entender tudo sobre lead time!

O que é lead time?

Lead time pode ser definido como um ciclo de produção. Ele é o tempo que um produto leva para chegar ao consumidor, desde o momento do pedido, passando por produção, despacho e entrega.

Ou seja, lead time é o tempo gasto pelo sistema de produção para que a matéria-prima se transforme em item finalizado, pronto para entrega.

Tudo isso envolve questões como logística de produção, gestão de compras, fornecedores, produção e administração da engrenagem de abastecimento da empresa.

Mas lembre-se:

Mesmo se a satisfação do cliente for positiva sobre a entrega da empresa, não necessariamente o lead time é otimizado.

Isso porque estoques cheios só mascaram o problema e criam uma fila de produtos, aumentando o tempo de processo.

Afinal, a empresa deve considerar dois pontos ao analisar o lead time: a partir da perspectiva da própria organização e também do cliente.

No primeiro caso, o lead time é um conceito detalhado que leva em conta os tempos de conclusão de cada tarefa por trás da jornada do produto a partir da sua ordem de compra.

Já no segundo caso, para o cliente, o lead time nada mais é do que o espaço de tempo entre fechar o negócio ou clicar em “Comprar” no site e o momento em que ele o recebe em mãos.

Logo, a preocupação da empresa deve ser muito mais específica.

Afinal, é necessário cuidar de detalhes que garantam a satisfação do cliente e também o bom fluxo produtivo e logístico na organização.

Por que o lead time é importante na gestão de uma empresa?

Saber o lead time faz com que o gestor avalie melhor as fases que um produto atravessa até chegar ao consumidor.

Se essa avaliação não estiver boa, a partir daí se pode pensar em soluções e ações estratégicas para diminuir o problema.

Isso pode ser feito ao eliminar erros, tomando ações estratégicas para construir um supply chain conciso e eficiente, com o intuito de reduzir o tempo de aprovisionamento e o prazo de entrega.

O lead time também é aliado para o planejamento e organização da gestão da cadeia de suprimentos.

Essa informação pode ser usada para estruturar compra de materiais e determinar a hora certa para uma nova aquisição.

Assim, o controle de estoque não corre o risco de transbordar ou ficar desfalcado.

Informação, controle e precisão são pilares para estar à frente do lead time.

Você sabia que comprar itens com muita antecedência pode ser uma cilada?

Se os produtos forem perecíveis, por exemplo, terão de ficar muito tempo no estoque e serão perdidos.

Melhorar processos

Ao controlar o lead time, sua empresa tem maior poder de gestão sobre os processos relacionados à jornada do produto.

Ou seja, é possível analisar cada etapa, entendendo os pontos fortes e fracos e obtendo insights que podem efetivamente melhorar o nível de entrega.

Além disso, essa visão ampla permite que os gestores entendam o que funciona e o que não funciona em todo processo.

Esse insumo é importante para compor o planejamento estratégico do negócio, pois impacta na rotina operacional de vários setores.

Assim, é possível alinhar processos de modo que a empresa, diante de um novo pedido, se movimente de forma condizente, proativa e produtiva.

Evitar prejuízos

Imagine um consumidor procurando um produto na Internet, se deparar com a sua oferta e a do seu concorrente. A qualidade do seu produto é maior, muito embora o valor não seja o problema aqui.

O problema está justamente na urgência que o seu cliente quer o produto!

Ou seja, o consumidor precisa do produto para ontem e prioriza os prazos de entrega.

É aqui que o seu concorrente ganha tração: mesmo com preço e qualidade inferiores, se ele oferece também uma entrega mais rápida de entrega, então ele tem uma grande vantagem competitiva.

Por mais que a qualidade seja inferior (algo que o consumidor sabe), o que muitas vezes vai contar para ele é o potencial logístico. Então, ele fecha a compra com seu concorrente.

E o mérito é dele, pois conseguiu transformar seus processos logísticos de tal forma que as entregas são mais rápidas do que as da sua empresa.

Vê o tipo de prejuízo que o seu negócio pode ter sem um lead time otimizado?

É preciso buscar soluções sempre, pois uma boa entrega faz parte não apenas de uma empresa ágil, mas que está comprometida em oferecer a melhor experiência de compra.

Melhorar a qualidade da produção 

Mapear os processos que impactam no lead time é uma oportunidade perfeita para melhorar a qualidade da produção, tornando-a mais eficiente e objetiva.

Sem os gargalos usuais, é possível potencializar a performance dos funcionários, bem como o uso dos maquinários e seus processos, para entregas de alto nível.

Satisfação do cliente

De acordo com uma pesquisa do Reclame Aqui, 64% dos consumidores não concluíram uma compra por conta do valor do frete. Já cerca de 18,6% abandonam o carrinho por conta do prazo de entrega.

Não há como negar que esses fatores realmente pesam na decisão de compra do consumidor.

Um lead time otimizado, no entanto, deve levar em conta pontos como preço e rapidez na entrega.

Eles estão intrinsecamente ligados à jornada de compra, influenciando a preferência do consumidor acerca da sua oferta.

Padronização de processos

Ao trabalhar o lead time em sua empresa, você otimiza e padroniza os processos. 

Afinal, encontrará formas de direcionar as etapas produtivas e as decisões estratégicas.

Um ponto importante a se destacar é que, mesmo com capacidade prática de produção igual a antes, você poderá gerar mais resultados.

Não por menos, processos padronizados tendem a apresentar menos problemas pois, justamente, seguem uma lógica e dinâmica predefinidas, que buscam máxima eficiência com  agilidade.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade empresarial deve ser levado em consideração também como um grande benefício trazido pelo Lead Time. Afinal, com processos padronizados e um fluxo logístico bem acentuado, é possível criar uma dinâmica de trabalho mais eficiente.

A produtividade, por sua vez, traz uma outra série de benefícios: economia de tempo, menos recursos, equipes mais ágeis e satisfeitas com seus trabalhos e, por isso, reflete a qualidade do produto. 

Destaque no mercado

Por fim, um lead time otimizado gera mais confiança no consumidor, que passa a preferir a sua marca, seus produtos e seu nível de entrega.

Com isso, sua organização galga degraus cada vez maiores em busca do topo da corrida contra a concorrência, posicionando-se como um player dedicado às necessidades do cliente e com potencial de cumprir com suas demandas.

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Quais fatores podem influenciar o lead time?

Muitos fatores podem ser responsáveis pela alteração do tempo de finalização e entrega de um produto.

Em geral, esses pontos podem ser mapeados em três diferentes etapas da jornada do produto: no processo de compras, na produção e durante a sua entrega.

Ou seja, otimizar o lead time vai muito além de simplesmente remodelar sua rotina produtiva. Não se trata simplesmente de causar uma “revolução” no chão de fábrica.

Muitas vezes, o problema pode estar fora da produção, no processo que antecede ou sucede a fabricação.

Confira alguns tópicos que podem ter influência no lead time:

Fornecedor

Poder contar com os melhores contatos e ter uma carteira variada de fornecedores é ótimo para os negócios para garantir melhor custo-benefício nos pedidos, formas de pagamento atraentes e prazos favoráveis para produção.

Quando um fornecedor atrasa no suprimento de produtos e matéria-prima ou decide se mudar para outro estado, por exemplo, isso pode provocar impactos severos.

Por isso, o recomendado nesses casos é sempre ter dois fornecedores para cada matéria-prima e insumo.

Assim, ao menor sinal de problemas, é possível contar com um plano B — uma ótima prática de gestão de fornecedores.

Em casos mais extremos, de matérias-primas de alto valor para o seu produto, recomenda-se a manutenção de um estoque próprio (enxuto, sem altos custos), que permita maior flexibilidade nas negociações.

Data de compra

Ao realizar uma compra, o gestor deve pesar alguns pontos, levando em conta embarque dos produtos e considerando variáveis como destino, tamanho da compra, tipo de mercadoria, etc.

Por isso, a data em que o pedido é feito deve ter esse cálculo com uma margem de tempo flexível.

Lembre-se de que certas compras podem ficar retidas por algum tempo na Receita Federal, responsável por checar as cargas.

Gargalos de produção

Averigue se os processos de chão de fábrica estão correndo normalmente, com todos os equipamentos funcionando em perfeito estado, colaboradores treinados e aptos para desempenhar os serviços.

Os veículos que fazem o transporte da matriz ao consumidor final devem estar sempre preparados, abastecidos e optando por rotas que otimizem o tempo de trajeto.

Tudo deve fazer sentido, alinhado em um fluxo estratégico, produtivo e logístico que favoreça o consumidor.

O objetivo é, portanto, reduzir gargalos que possam impedir que o produto chegue às mãos do cliente o mais rápido possível — sem prejudicar sua qualidade.

Busque pensar em ferramentas que potencializam sua gestão, como um ERP completo, capaz de promover maior e melhor controle dos processos.

Manutenção

Engana-se quem pensa que fatores externos, como a necessidade de manutenção, não influenciam no lead time.

Pelo contrário, é um ponto que impacta e muito nesse cálculo e que pode fazer toda a diferença para o nível de entrega da sua empresa.

Se a sua organização conduz o chão de fábrica com uma rotina de manutenção corretiva, é possível que o lead time nunca seja o mesmo.

Afinal, as ocorrências não são controladas e as paradas possuem tempos diversos, já que o nível do estrago pode diferir de uma máquina para outra.

No entanto, com uma rotina de manutenção preditiva gerenciada por software específico, você já tem controle desses fatores.

É possível, portanto, programar paradas de forma a impactar o mínimo possível na rotina produtiva.

Assim, você torna o fluxo de trabalho mais fluido, contribuindo para um melhor lead time.

Processos burocráticos

Ao otimizar o lead time, busque “limpar” os processos por trás da jornada do produto, eliminando obstáculos e ruídos de comunicação.

Assim, você contribui para que toda empresa e todos os envolvidos estejam integrados à rotina estratégica, produtiva e logística do momento em que a ordem de compra é recebida até a entrega do produto para o cliente.

É comum que algumas empresas possuam processos replicados (especialmente no caso de envolver mais de um fornecedor).

É a chance de promover uma otimização nessa dinâmica, unindo tarefas para que sua execução se dê de forma mais eficiente.

Nesse caso, a implementação de uma ferramenta ERP completa é essencial para o sucesso. Afinal, controlá-los e remodelá-los à mão (ou por planilhas) é inviável.

É necessário contar com auxílio da tecnologia para que você possa controlar cada etapa da produção, eliminando erros e retrabalhos.

Como calcular o lead time? Passo a passo completo!

Em geral, o cálculo do lead time não é complexo, mas tudo vai depender de como funciona a jornada do produto dentro da empresa.

Ou seja, quais processos de compras, produção e logística estão atreladas a ele.

Abaixo, listamos um passo a passo de etapas que devem ser consideradas antes do cálculo. Veja só:

1º- Liste todos os insumos necessários para a produção

Faça uma lista com os produtos que foram pedidos e insumos para fabricação. 

Lembre-se de incluir consertos ou instalações que forem necessários para a finalização do produto. 

2º- Analise o tempo de entrega para aquisição de cada item

Adicione o período que cada item levará para chegar, tendo em mente que imprevistos acontecem.

Um detalhe para prestar atenção é se o fornecedor trabalha só com dias úteis, por exemplo.

Nessa situação, você deverá excluir os finais de semana da contagem de tempo.

3º- Identifique o item com maior prazo de entrega 

Produtos com entrega mais demorada devem estar destacados. Se você tiver um inventário para início de produção, defina o lead time de um dia para que a fabricação desses itens comece.

4º- Defina o tempo necessário para produção e entrega de cada produto

Nessa hora, busque entender tudo por trás da produção: tempo médio, pausas, feriados, finais de semana.

Mais um ponto fundamental: as máquinas funcionam perfeitamente? Se precisarem de manutenção, o tempo final pode mudar.

Se sua empresa é prestadora de serviços, certifique-se de que o colaborador responsável e os equipamentos estão disponíveis.

Aqui, fica evidente a importância da padronização, pois permite que o fluxo de trabalho se repita para todas as ordens de compra, possibilitando uma produção mais concisa.

5º- Inclua o prazo necessário para o cliente receber o produto

Considere também o prazo de entrega que a operadora logística fornece.

Isso deve levar em conta tanto o tempo de coleta do produto em seu armazém, como o tempo relativo à entrega do mesmo.

Exemplo de cálculo do lead time 

Para simplificar o entendimento, vamos criar um exemplo de cálculo do lead time. Confira abaixo:

Imagine que uma empresa recebeu um pedido de compra de uma máquina de mineração, um filtro, na segunda-feira.

Assim, o gestor começa a fazer os cálculos de materiais necessários buscando entender seus prazos com os fornecedores.

Em destaque, ele põe o material que possui maior prazo entre todos (servirá de âncora para o cálculo, por isso é destacado), que é de 5 dias.

Assim, são 5 dias para a chegada de todos os materiais. O gestor também adiciona 3 horas para conferência e inventário completo.

Em média, o filtro leva 3 dias para ser construído.

Então, o gestor faz uma simples soma:

5 dias para ter todos os materiais + 3 horas de revisão + 3 dias de produção + 2 dias do final de semana (não se esqueça dele!).

Até aí, o gestor tem 10 dias e 3 horas de lead time.

E agora? Bom, o gestor precisa considerar a entrega — que nesse caso leva 2 dias.

Portanto, para essa empresa, o lead time é de 12 dias e 3 horas.

5 dicas para reduzir o Lead Time

Agora que você já sabe como calcular e o que impacta no lead time, é hora de entender como reduzi-lo, certo?

Só assim, é possível se posicionar entre os destaques do mercado.

Desenvolva fluxos de trabalho 

O lead time depende de um bom planejamento para cada etapa relacionada à jornada do produto.

Assim, é preciso desenvolver e implementar bons fluxos de trabalho, que otimizem a operação de forma a seguirem uma lógica produtiva.

Crie padrões

Na sombra da dica anterior, é preciso pensar e aplicar padrões produtivos e estratégicos para o negócio.

Só assim é possível alinhar cada etapa, de forma a balizar a produção em qualquer época e diante de quaisquer necessidades dos clientes.

Mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores 

Bom contato e uma carteira rica de fornecedores é chave para que seus prazos internos sejam cumpridos.

É seu nível de relacionamento, a qualidade da comunicação e a proximidade dos seus laços que vai determinar como as entregas vão ser feitas.

Quanto melhor for a relação, mais provável que o fornecedor concorde com condições especiais, prazos mais apertados e pedidos específicos.

Identifique fatores que podem comprometer a produção 

Ao mapear os processos, procure identificar pontos críticos com potencial de prejudicar a produção.

Muito embora não seja a única etapa por trás de um lead time otimizado, é um dos pilares para que a engrenagem funcione do melhor jeito.

Por isso, execuções, tarefas, rotinas de manutenção devem ser vistas e revistas, bem como oportunidades de melhoria devem ser pontuadas. 

Invista em tecnologia

Por fim, nenhum processo é 100% otimizado sem o apoio tecnológico por trás.

É necessário contar com uma infraestrutura de recursos e ferramentas que potencializem a gestão e tornem o processo mais transparente, ágil e simples.

Assim, uma solução para gestão de armazém, por exemplo, é uma escolha ideal para quem busca agir em um dos pontos críticos por trás do lead time: a logística.

TOTVS WMS 

A otimização do lead time pede uma gestão da supply chain mais eficiente.

A TOTVS oferece a solução WMS especializada para diferentes segmentos, que apoia desde a gestão de armazéns até um panorama completo das operações e frotas, enquanto a aplicação RFID possibilita o controle de entrada e saída de mercadorias e realização de inventário em poucos minutos – desde o recebimento de matéria-prima até o controle de portaria.

 Os sistemas de distribuição da TOTVS, WMS, contemplam também:

  • Planejamento orçamentário;
  • Fluxo de caixa;
  • Cotação de compras;
  • Gestão de contratos;
  • Formulação de preço e venda;
  • Controle de variedade e lote;
  • Gestão de avarias e perdas;
  • Vendas à pronta entrega, consignada e com filial virtual;
  • Controle de frete,
  • Agendamento de entrega.

Para saber qual solução se adequa melhor à sua empresa e os processos do seu negócio, fale com um dos nossos especialistas e descubra como podemos te ajudar!

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Conclusão

Para uma empresa ser bem-sucedida, não basta fabricar com qualidade, é preciso ter um alto nível de entrega.

Muito mais do que o aspecto logístico, porém, falamos de um backoffice alinhado às necessidades do cliente.

Assim, é possível criar um (ou mais) fluxo de trabalho conciso e que siga um padrão, capaz de ser ágil e promover qualidade ao produto final.

Por fim, a logística, como a cereja do bolo, deve ser objetiva, rápida e integrada — afinal, não há espaços para gargalos.

O cliente compra e exige transparência. Quer informações atualizadas, a partir do momento em que finaliza o pedido.

E à sua empresa, cabe criar um ecossistema produtivo que cumpra com tamanho nível de demanda, conciliando qualidade com agilidade para que o produto chegue em tempo recorde na mão do consumidor.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre lead time, que tal aplicar as dicas em seu negócio e experimentar os benefícios na prática?

Conte com a TOTVS e a solução WMS para potencializar sua gestão e melhorar suas entregas!

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