As burocracias na logística são parte do processo, porém não precisam ser sempre uma dor de cabeça. O PEF, ou Pagamento Eletrônico de Frete, é uma maneira de agilizar a operação.
Além de ser um método de pagamento digital, é muito mais seguro, transparente e vantajoso para todos os envolvidos nos processos de transporte de mercadorias.
Contudo, ainda há alguns desafios a serem enfrentados para implementar a solução de forma ampla, e a tecnologia é a principal facilitadora para viabilizar essa operação.
Acompanhe neste post o que é, como funciona, as vantagens e quais são as principais tecnologias para gestão eficiente dos pagamentos dos processos da cadeia de suprimentos. Boa leitura.
O que é PEF (Pagamento Eletrônico de Frete)?
Para entendermos o que significa PEF é simples, afinal, o nome é bastante autoexplicativo.
O Pagamento Eletrônico de Frete, como o nome nos esclarece, é uma forma de agilizar os pagamentos entre contratantes e contratados, com garantia de segurança, transparência e em compliance com o fisco.
Esse tipo de pagamento permite aos TACs (Transportadores Autônomos de Cargas) e equivalentes, receberem o valor do frete diretamente em sua conta bancária de forma instantânea.
Para isso é preciso utilizar um meio de pagamento e ter conta em banco, sendo ambos agentes autorizados pelo Banco Central do Brasil.
Entenda o que motivou a criação do PEF
O Pagamento Eletrônico de Frete foi estabelecido na Lei nº 11.442/2007 e regulamentado pela Resolução nº 5.862/2019 da ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).
Seu objetivo é extinguir a necessidade do uso da carta-frete, documento informal que era usado para pagar os transportadores.
A informalidade deste documento era fonte de problemas operacionais, fiscais e jurídicos como:
Sonegação fiscal
A carta-frete não era um documento fiscal válido e não gerava recolhimento de impostos sobre o valor do frete, o que abria brechas para sonegação fiscal.
Com a digitalização, essas informações ficam disponíveis para ambos os envolvidos e por serem reguladas pelo Banco Central, são seguras.
Ao efetuar os pagamentos eletrônicos, transportadores e contratantes não vão deixar de recolher os devidos tributos.
Insegurança jurídica
A carta-frete não comprova a relação contratual entre as partes envolvidas no transporte e não garante os direitos trabalhistas dos transportadores.
Para TACs isso poderia gerar muita insegurança na hora de prestar um serviço, o que seria prejudicial ao relacionamento entre as partes.
Para o contratante, também era mais difícil comprovar a relação em caso de algum sinistro.
Com o PEF, todo esse vínculo fica oficializado e transparente, o que permite cobranças mais justas, alinhadas com os preços do mercado.
Riscos para os motoristas
Por ser um documento informal, a carta-frete obrigava os transportadores a trocar o documento por dinheiro em locais específicos.
Esses pontos muitas vezes eram distantes do destino da carga, expondo-os a assaltos, acidentes e desvios de rota.
Também gerava custos, uma vez que o motorista precisava sair da rota para reaver seu pagamento, o que poderia gerar atraso em outras entregas que tivesse no seu itinerário.
Com o pagamento eletrônico, o transportador recebe online e pode consultar no aplicativo do seu banco, com muito mais praticidade e transparência.
Por isso, o Governo Federal criou o PEF como uma forma de formalizar e modernizar o pagamento do frete no transporte rodoviário de cargas, trazendo benefícios para os contratantes, os transportadores e o fisco.
Como funciona o Pagamento Eletrônico de Frete?
O Pagamento Eletrônico de Frete funciona da seguinte forma:
- O contratante do transporte (embarcador ou transportador) deve cadastrar a operação de transporte no sistema da ANTT e gerar o CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte), que é um número único que identifica cada operação;
- O embarcador informa ao TAC ou equivalente o número do CIOT e o valor do frete acordado;
- O transportador informará ao contratante a sua conta bancária ou de pagamento pré-paga para receber o valor do frete;
- O contratante deve realizar o pagamento do frete por meio de transferência bancária ou PIX para a conta indicada pelo transportador;
- O transportador recebe o valor do frete na sua conta e pode utilizá-lo da forma que preferir.
Ou seja, tudo acontece praticamente em tempo real, sem necessidade de desvios de rota para recebimento e com total transparência para todos os envolvidos.
Inclusive, para a fiscalização da Receita Federal, essa modalidade agiliza muito o processo e formaliza a atuação de transportadores autônomos que podem recolher os tributos de forma correta.
PEF e CIOT: entenda a diferença
Muitas pessoas confundem o PEF com o CIOT, mas eles são conceitos diferentes.
O Pagamento Eletrônico de Frete é a forma de pagamento do serviço, enquanto o CIOT é o documento que comprova a operação de transporte.
O CIOT é obrigatório para todas as operações de transporte rodoviário remunerado de cargas, realizadas por transportadores autônomos ou equiparados.
É válido tanto para cooperativas quanto para empresas de transporte de cargas próprias, deve ser emitido antes do início da viagem e deve constar no documento eletrônico de transporte (CT-e ou MDF-e).
Mesmo quando o procedimento era feito com a carta-frete, o CIOT ainda era necessário para que aquele serviço de transporte fosse legalmente viável.
Atualmente, o PEF é obrigatório para todas as operações de transporte rodoviário remunerado de cargas feitas com a contratação de transportadores autônomos ou equiparados.
O pagamento deve ser realizado por meio de conta bancária ou de pagamento pré-paga mantida em instituição autorizada pelo Banco Central do Brasil.
Casos de exceção ocorrem quando o contratante for pessoa física e a carga for de sua propriedade, sem destinação comercial.
Quem tem que emitir o CIOT?
A emissão do CIOT é de responsabilidade do contratante do transporte, que pode ser o embarcador (dono da carga) ou o transportador (empresa que subcontrata o TAC).
O contratante deve cadastrar a operação de transporte no sistema da ANTT e gerar o CIOT, informando os dados da operação para quem irá realizar o transporte.
As informações serão:
- Identificação das partes envolvidas (contratante, transportador, subcontratado e beneficiário do pagamento);
- Identificação da carga (origem, destino, peso, valor e tipo);
- Identificação do veículo (placa, RENAVAM e RNTRC);
- Valor do frete e forma de pagamento;
- Data e hora de início e término da viagem.
Também é necessário informar ao transportador o número do CIOT e o valor do frete acordado antes do início da viagem.
Essas informações deixam a operação mais transparente e segura, evitando qualquer tipo de fraude ou brechas para sonegação.
Vale reforçar que o transportador deve portar o CIOT impresso ou em meio eletrônico durante todo o trajeto e apresentá-lo à fiscalização quando solicitado.
O que acontece se sua transportadora não pagar o PEF?
O não pagamento do PEF pode acarretar em diversas consequências negativas para a sua transportadora, como:
- Multas: a ANTT pode aplicar multas aos contratantes que não realizarem o pagamento do frete por meio eletrônico ou que não emitirem o CIOT. As penalidades variam de R$ 550 a R$ 10.500 por infração, podendo ser cumulativas;
- Processos judiciais: os TACs podem acionar judicialmente os contratantes que não pagarem o frete conforme a legislação, exigindo o pagamento dos valores devidos, além de indenizações por danos morais e materiais;
- Reputação: a sua transportadora pode perder credibilidade e confiança no mercado se não cumprir com as suas obrigações legais e contratuais com os transportadores, prejudicando a sua imagem e a sua competitividade.
Por isso é fundamental que a sua transportadora efetue o pagamento eletrônico corretamente e emita o CIOT para todas as operações de transporte feitas por TAC.
Assim, irão evitar problemas fiscais, jurídicos e comerciais.
Como fazer o pagamento do PEF?
Existem duas formas principais de fazer o pagamento do PEF:
- Utilizando uma Instituição de Pagamento Eletrônico de Frete (IPEF) ;
- Usando um sistema de gestão TMS.
Veja como cada uma delas funciona:
Opção 1: utilizar uma Instituição de Pagamento Eletrônico de Frete
As IPEFs são instituições autorizadas pela ANTT e pelo Banco Central do Brasil para intermediar o pagamento do frete entre os contratantes e os transportadores autônomos ou equiparados.
Os principais serviços oferecidos por essas instituições são:
- Cadastro da operação de transporte e geração do CIOT;
- Emissão de cartões ou contas pré-pagas para os transportadores;
- Transferência do valor do frete para as contas dos transportadores;
- Emissão de comprovantes fiscais e extratos financeiros;
- Integração com sistemas contábeis e fiscais.
Sua utilização depende apenas do cadastro do contratante, dados da operação de transporte e realização do pagamento do frete por meio de boleto bancário ou débito em conta.
Opção 2: usar um sistema de gestão TMS
Outra forma de fazer o pagamento eletrônico do frete é usar um sistema de gestão TMS (Transportation Management System).
Este tipo de software é especializado na gestão de transportes e oferece variadas soluções logísticas e financeiras como:
- Planejamento e controle das operações de transporte;
- Roteirização e otimização das viagens;
- Monitoramento e rastreamento das cargas;
- Emissão de documentos fiscais e eletrônicos (CT-e, MDF-e, CIOT);
- Integração com bancos e instituições de pagamento;
- Gestão financeira e contábil dos fretes.
Para usar um sistema de gestão TMS basta adquirir o software, instalar o sistema na sua empresa ou na nuvem, cadastrar os dados das operações de transporte e realizar o pagamento do frete por meio de transferência bancária ou PIX.
Sistemas como o TMS da TOTVS possui integração com outras ferramentas e permitem a emissão de CIOT e dos demais documentos necessários, além de gerar relatórios e indicadores de desempenho.
Suíte Logística da TOTVS
Uma solução ainda mais completa e integrada para fazer o pagamento eletrônico de frete e gerenciar as suas operações de transporte com eficiência e segurança, é a Suíte Logística da TOTVS.
Trata-se de conjunto de sistemas que atendem às necessidades específicas de cada segmento do transporte rodoviário de cargas, de ponta a ponta da cadeia de suprimentos.
Com a Suíte Logística da TOTVS, sua gestão terá os recursos certos para:
- Automatizar os processos operacionais e administrativos do transporte;
- Reduzir custos e aumentar a rentabilidade dos fretes;
- Melhorar a qualidade do serviço e a satisfação dos clientes;
- Cumprir com as obrigações fiscais e legais do setor;
- Acompanhar em tempo real as informações das cargas e dos veículos;
- Tomar decisões estratégicas baseadas em dados confiáveis.
Dessa forma é possível fazer um planejamento mais ajustado, considerando os pagamentos de transportadores autônomos e de outras despesas sem comprometer o orçamento.
Ainda tem outras ferramentas para gerir sua distribuição na Suíte Logística da TOTVS, conheça os detalhes.
Conclusão
O PEF ou Pagamento Eletrônico de Frete é uma realidade no transporte rodoviário de cargas e traz diversos benefícios para os contratantes e os transportadores autônomos.
Por isso, é importante que você conheça as regras e as formas de fazer este pagamento da forma correta, evitando multas, processos e problemas operacionais.
Além disso, é fundamental que você conte com um sistema de gestão como o TOTVS TMS que facilita a gestão do pagamento e integra todas as informações das suas operações de transporte
Assim, você ganha tempo, economia e qualidade na sua gestão logística, ainda mais ao integrá-lo às soluções da Suíte Logística da TOTVS.
Com isso, você tem uma gestão completa da cadeia de suprimentos, com uma logística integrada e resultados promissores.
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