Compliance fiscal: tudo o que você precisa aprender para implantar

Compliance fiscal: tudo o que você precisa aprender para implantar

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 25 dezembro, 2018

O investimento em novas metodologias e inovações tecnológicas são fundamentais para qualquer empresa que almeja ter sucesso no concorrido mercado atual. Entretanto, esse tipo de estratégia só pode funcionar se algumas questões estruturais para o funcionamento do negócio estiverem em conformidade — e a área fiscal é parte do alicerce que sustenta qualquer atividade.

Nesse sentido, alguns conceitos passaram a ser ainda mais discutidos por gestores e empresários nos últimos anos, já que podem alinhar o cumprimento das normas a uma estratégia de negócios. Assim, falar em compliance fiscal é mais do que buscar adequação às leis: é garantir a segurança jurídica e financeira da empresa.

Por outro lado, é natural se deparar com certas dúvidas. Afinal, do que trata exatamente o conceito de compliance na área fiscal? Qual é a sua importância para as empresas? O que é preciso fazer para implantá-lo com eficiência? Ignorar essa questão representa um risco para a minha organização?

Criamos este post para tirar essas dúvidas e explicar, ponto a ponto, absolutamente tudo o que você precisa entender sobre esse tema tão importante. Confira!

O conceito de compliance

O termo compliance tem origem no inglês e significa, em tradução direta, conformidade. No âmbito institucional, o conceito está relacionado a um conjunto de disciplinas que têm como objetivo o cumprimento das normas legais e regulamentares da atividade em questão — além, é claro, das políticas estabelecidas pela própria organização.

Em outras palavras, compliance envolve práticas para detectar e tratar qualquer inconformidade nos processos empresariais, assim como evitar que esses desvios ocorram. Para tanto, é preciso estabelecer uma série de procedimentos para cobrir as atividades da empresa como um todo, o que inclui, por exemplo, monitorar as atividades de cada setor, prevenir conflitos de interesses etc.

Do ponto de vista governamental, a prática data do início do século XX, quando o governo norte-americano criou as suas primeiras agências reguladoras. Com esse modelo governamental de fiscalização centralizado, as empresas passaram a estabelecer as suas práticas de verificação da conformidade com as leis — principalmente as instituições financeiras, dada a preocupação do Fisco de garantir a estabilidade do setor.

Hoje, algumas organizações optam pela criação de um departamento específico para lidar com as questões de compliance. Em outros casos, o conceito pode ser aplicado como uma política interna gerenciada pelo setor de Recursos Humanos ou pela própria Direção da empresa.

O conceito de compliance, de forma mais ampla, pode ser aplicado em diferentes contextos legais. As normas podem ser derivadas de diversas áreas do Direito para atenderem às demandas de cada instituição, de acordo com as atividades que ela exerce. Alguns exemplos são o controle de exportações, o Direito Ambiental, o combate à corrupção e à lavagem de dinheiro etc.

No entanto, por se tratar de uma atividade voltada ao monitoramento dos processos internos visando ao cumprimento de diferentes normas às quais a organização está sujeita, alguns desafios precisam ser enfrentados por quem assume essa responsabilidade.

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Os principais desafios da área fiscal

De um ponto de vista mais amplo, a legislação tributária é uma importante ferramenta para manter saudável a economia de um país. Afinal, o Governo como um todo depende da conformidade das instituições com o que é estabelecido em lei para que as suas políticas de gestão pública se mantenham viáveis. Grosso modo, a maior parte do orçamento das instituições públicas é proveniente da carga tributária — trata-se do motor da economia.

Ainda assim, o desenvolvimento e, principalmente, as alterações das normas ao longo das décadas fez com que a legislação fiscal se tornasse um tanto complexa. São milhares de emendas, leis complementares, leis ordinárias, leis delegadas, medidas provisórias etc. Consequentemente, esse é um dos principais desafios — se não o maior — que as organizações precisam enfrentar.

Para se ter uma ideia, o texto da legislação trata:

  • dos tributos a serem pagos;
  • da responsabilidade tributária;
  • das formas de cobrança;
  • das formas de fiscalização;
  • das penalidades para os infratores.

Afinal, é preciso garantir que todas as informações declaradas ao Fisco estejam de acordo com a legislação atual em todos os seus níveis: municipal, estadual e federal. A complexidade dessa tarefa varia de acordo com o tamanho da empresa e o setor no qual ela atua.

Consequentemente, também deve variar o esforço aplicado para garantir a adequação às normas. Grandes empresas certamente precisarão de um departamento focado exclusivamente nessa questão, principalmente se houver um histórico de inconformidade a ser corrigido.

Por outro lado, pequenos comerciantes podem se sair bem por conta própria, desde que conheçam a fundo a legislação em questão ou busquem o auxílio de profissionais especializados. Um problema comum é ter a preocupação de se manter em dia com os prazos e acabar pecando na qualidade das informações fornecidas aos órgãos fiscalizadores.

Vamos então à questão do compliance fiscal propriamente dito.

Compliance fiscal

Alcançar o status de compliance fiscal significa basicamente estar em dia com todas as responsabilidades fiscais da empresa. Consequentemente, é estabelecida uma série de ferramentas e práticas para garantir a adequação às leis.

Para começar, é definida uma política de compliance que estabelece as regras a serem seguidas por todos os colaboradores da empresa. Na prática, ela engloba o conjunto de leis e normas a serem seguidas e deve estar de acordo com as características de cada organização. Afinal, cada setor do mercado apresenta as suas particularidades e isso é refletido nas prestações de contas feitas aos órgãos fiscalizadores.

Indo além, o departamento responsável pelo compliance fiscal calcula e valida as informações antes de repassar ao Fisco. Para complementar, é preciso monitorar os prazos e as normas de apresentação desses dados em cada situação.

Vale destacar que não basta simplesmente elaborar um documento com todas as normas e regras a serem seguidas. Uma política de compliance eficiente é aquela que guia os colaboradores em suas rotinas de trabalho, facilitando a adequação às leis e, com isso, ajudando a prevenir falhas operacionais.

A importância do compliance fiscal para as empresas

Para entender porque o compliance fiscal é tão importante para as organizações, é preciso pontuar que não se trata simplesmente de um custo. Em um mercado tão competitivo e com regras muitas vezes rígidas, estar de acordo com a regulamentação é uma questão de sobrevivência.

No entanto, um trabalho bem-feito na execução dessas políticas e no monitoramento da operação pode gerar valor para os negócios, como mostraremos aqui.

Acompanhamento e monitoramento das obrigações

Todo processo operacional está sujeito a falhas, principalmente quando envolve a ação humana. Entretanto, quando eles estão relacionados a algum tipo de controle fiscal, o impacto de uma falha pode ser enorme. Por isso, um dos primeiros pontos positivos de estar em compliance é investir no monitoramento das obrigações acessórias, o que permite identificar e tratar as falhas em tempo.

Alguns dos problemas mais comuns que a prática ajuda a eliminar são:

  • emissão de Nota Fiscal (NF) com crédito indevido;
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) aplicado de forma incorreta;
  • emissão de NF sem ter tomado o devido crédito;
  • uso da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) inexistente ou errada, gerando tributação maior ou menor;
  • falha no cálculo da alíquota do ICMS.

São problemas de rotina para muitas empresas, o que pode gerar impactos extremamente negativos, como mostraremos mais à frente no artigo.

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Controle de entregas

Tão importante quanto prestar contas ao Fisco com informações corretas é fazer isso dentro do prazo estabelecido para cada tipo de movimentação financeira. Ainda assim, essa pode ser uma tarefa desafiadora para qualquer empresa. O motivo é que a complexidade das leis e o volume de mudanças e atualizações faz com que o calendário fiscal de qualquer organização se torne cheio de datas a serem cumpridas.

Uma das grandes vantagens de adotar práticas de compliance fiscal é justamente a garantia de que a precisão das informações registradas não representa um trabalho que coloca em risco o cumprimento dos prazos. Com a política definida, é possível desenvolver um mapeamento de processos mais aprofundado.

Com ele, são identificados os principais obstáculos que os profissionais encontram na prestação de contas. Logo, é possível adotar medidas para facilitar esse trabalho, evitando que o Fisco seja sempre uma ameaça para o desempenho de cada setor.

Manter um planejamento e um cronograma atualizados é algo extremamente valioso para que os prazos deixem de ser inimigos da organização. Vale destacar que, ainda assim, os gestores devem estar sempre atentos ao controle de entrega, no qual eles se adiantam aos prazos e verificam se tudo está sendo feito no tempo certo.

Armazenamento e organização de documentos

O armazenamento de documentos traz consigo uma dificuldade natural para muitas empresas. Com um volume tão grande de arquivos impressos e eletrônicos, como é possível estabelecer com coerência os critérios para guardá-los para que sejam mantidos de maneira segura e, ao mesmo tempo, fáceis de encontrar?

O compliance tem como um de seus pilares principais a otimização do armazenamento e da organização dos documentos. Com a prática em dia, é possível estabelecer critérios com base no planejamento de cada organização, facilitando o agrupamento de documentos em categorias.

Isso inclui, por exemplo, estipular um tempo para manter os documentos armazenados no mesmo local. Isso pode ser feito com base na necessidade de acessar novamente aquelas informações. Quando o prazo de um determinado documento expira, por exemplo, ele é transferido para outro arquivo junto aos registros mais antigos e menos acessados — seja fisicamente, seja no ambiente digital.

Assim, o acesso aos registros mais recentes pode ser feito com mais facilidade. O volume de arquivos na pasta será menor, reduzindo o tempo de procura e também as chances de perda de documentos. Afinal, não há motivos para manter NFs de produtos vendidos três anos atrás no mesmo arquivo que as notas do mês corrente.

Sobre os processos de armazenamento e a organização, falaremos mais à frente de algumas soluções capazes de otimizá-los ainda mais.

Monitoramento das Certidões Negativas de Débitos (CNDs)

As CNDs são documentos que atestam a ausência de pendências fiscais de uma empresa ou indivíduo, assim como de boa conduta legal (sem citações em processos judiciais, por exemplo). Por isso, elas representam uma importante garantia de adequação às leis e normas — algo que impacta até mesmo na credibilidade com clientes e parceiros.

A adoção de práticas de compliance favorece um monitoramento mais rigoroso das CNDs. Afinal, tão importante quanto manter a conformidade com o Fisco é ter em mãos os documentos que atestam isso.

Alinhamento das obrigações com colaboradores e parceiros

Um dos grandes desafios da maioria das empresas reside no fato de que não basta um especialista conhecer as leis, por serem muitos profissionais envolvidos nos processos. Por mais que haja disposição e capacitação técnica para a manutenção da conformidade fiscal, o risco de uma falha humana está sempre presente.

Nesse sentido, uma política de compliance funciona como um mecanismo de alinhamento das expectativas da empresa com os seus colaboradores e parceiros. Com as regras estabelecidas, leva aos profissionais as boas práticas que devem ser seguidas para evitar inconformidades.

No entanto, é fundamental que isso não seja aplicado simplesmente por meio de um “livro de regras”. A eficiência da política de compliance depende de um trabalho de conscientização e engajamento. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio de treinamentos — tanto no processo de integração de novos profissionais como em cursos periódicos de reciclagem.

A participação coletiva é um grande diferencial para evitar problemas com o Fisco.

Saúde financeira e jurídica da empresa

Uma organização que passa por problemas de conformidade fiscal pode sofrer para manter o seu planejamento nos trilhos. Se os desafios do cotidiano de manter a rentabilidade de um negócio já são muitos, uma multa por atraso ou inconsistência de informações pode significar um desastre financeiro.

Isso pode ser evitado com as práticas estabelecidas pela política de compliance. Para complementar, a organização se mantém protegida contra ações jurídicas que poderiam não só causar mais prejuízo financeiro como abalar a imagem da empresa.

Valorização da marca

No mercado atual, o estabelecimento de parcerias está cada vez mais sujeito à confiabilidade de ambas as partes. Ninguém quer fazer negócios com organizações que passam por problemas jurídicos, principalmente por problemas fiscais — algo que levanta a hipótese, por exemplo, de casos de corrupção interna. O simples fato de se relacionar com uma empresa nessa situação pode afetar os negócios.

O compliance bem executado é um importante aliado para valorizar a marca e garantir a confiança dos parceiros comerciais, clientes, fornecedores etc. Lembre-se que, para isso, deve considerar esses stakeholders em suas práticas, para que todos estejam alinhados com os objetivos estabelecidos.

Para complementar, essa valorização da marca também é um critério importante para ser bem avaliado por instituições bancárias durante a análise para concessão de crédito, por exemplo. Por isso, mesmo estratégias de expansão dos negócios passam pela necessidade de estar em conformidade fiscal.

Mas, afinal, como faço para implantar essa política em minha empresa?

A implantação de uma política de compliance fiscal

Como mostramos, o compliance é formado por um conjunto de práticas que devem ser definidas e implantadas na organização. Falaremos agora sobre as principais, explicando como funcionam e o que considerar no momento de elaboração dessa estratégia.

Planejamento tributário

O planejamento tributário tem como objetivo o desenvolvimento e a execução de uma estratégia para reduzir a carga tributária paga por uma organização. Em outras palavras, trata-se de uma estruturação da empresa de forma a diminuir os custos do empreendimento — o que inclui os seus impostos.

O fato é que, para começar a pensar em compliance fiscal, é preciso contar com um planejamento tributário eficiente. Se a sua empresa passa os meses sem uma noção muito clara do quanto deverá pagar de impostos em cada período, é hora de acender uma luz de alerta. Afinal, trata-se de um sinal claro de que não há uma previsibilidade desses gastos e isso pode afetar o planejamento financeiro como um todo.

Dentre os objetivos do planejamento tributário, podemos destacar, por exemplo, evitar a incidência de um tributo, reduzir os valores recolhidos e retardar uma obrigação tributária. Para implantá-lo, a sua empresa deve levantar as seguintes informações sobre o desempenho financeiro:

  • faturamento;
  • compras realizadas;
  • serviços contratados;
  • despesas operacionais;
  • margem de lucro por atividade econômica;
  • últimos balanços contábeis;
  • despesas com folha de pagamento;
  • investimentos e fontes desses recursos.

São exemplos de informações relacionadas à movimentação financeira e que, consequentemente, podem ser tributáveis. O planejamento deve utilizar essas informações para, por meio de análises e simulações de cenários, identificar a melhor forma de gerenciar a relação com o Fisco.

Para ter êxito nesse processo, é importante formar uma equipe de trabalho com profissionais especializados e analisar esses cenários de acordo com os objetivos estratégicos do negócio.

Gestão de documentos fiscais

A gestão de documentos representa a parte mais operacional do compliance fiscal. E envolve, por exemplo, o controle de entrega e o arquivamento (registro) de todas as notas fiscais geradas e recebidas pela empresa. Além disso, é importante realizar verificações e comprovações dessas notas — algo que merece atenção especial, pois ajuda a identificar incongruências nas informações.

Uma boa política de segurança da informação também é importante para garantir que esses arquivos se mantenham protegidos e, ao mesmo tempo, acessíveis. Isso nos leva a um ponto fundamental para o sucesso do compliance fiscal: a tecnologia.

Soluções tecnológicas como ERP

Atualmente, contar com um sistema ERP de qualidade é muito mais do que uma sofisticação — é uma necessidade. A gestão digital dos documentos não só reduz (ou elimina) o custo das impressões, como também favorece um controle extremamente mais eficiente de todo esse material.

As informações são mantidas em um ambiente digital centralizado, alinhando o trabalho entre departamentos. Se o setor de compras registra os dados de uma nota fiscal no ERP, por exemplo, todo profissional da empresa com autorização passa a ter o acesso aos dados atualizados em tempo real — o que pode incluir uma cópia escaneada da NF para verificação.

O ganho em agilidade e precisão no registro das informações é enorme. É possível consultar informações em poucos segundos, independentemente da data de uma NF. O risco de falha humana também é reduzido e a empresa garante níveis mais adequados de segurança financeira e jurídica.

Cultura de compliance

Por fim, vale destacar que o compliance não é simplesmente um processo a ser introduzido na operação da empresa. Trata-se de um mindset que deve fazer parte da cultura empresarial, promovendo a participação coletiva nas ações de conformidade e garantindo a saúde financeira da empresa.

Os problemas causados pela falta desse sistema

A ausência de compliance fiscal gera impactos diversos, todos eles extremamente problemáticos. Para começar, a empresa é passível à incidência de multas e autuações fiscais. Isso gera prejuízo financeiro, mancha a imagem da empresa e compromete todas as suas relações comerciais.

Outro ponto importante é que gera custos, principalmente operacionais. O retrabalho causado por uma informação incorreta é enorme — não há como se livrar do problema até resolvê-lo. Além disso, há um impacto ainda maior caso não seja adotada uma solução tecnológica como um ERP, pois o simples extravio de uma nota fiscal pode se transformar em um pesadelo.

É preciso investir em inovação tecnológica — a começar por um bom ERP —, digitalizar a gestão fiscal e tornar os processos mais ágeis e eficientes. A política de compliance entra como um complemento que garante as boas práticas por parte dos funcionários e evita que a empresa se coloque em situação de risco financeiro e jurídico.

Como você pode ver, é algo que não pode ser ignorado. Sua ausência causa uma série de danos difíceis de contornar, enquanto uma implantação eficaz pode preservar a saúde da empresa. Faça uma análise na sua organização e veja como uma política de compliance fiscal pode ser adotada para otimizar os seus processos fiscais e fortalecer ainda mais as suas parcerias comerciais.

Em pouco tempo, os resultados positivos poderão ser notados em todos os setores do negócio! Se gostou do post, inscreva-se na nossa newsletter e receba gratuitamente outros conteúdos sobre o tema!

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