A gestão de transporte sempre foi um dos pontos mais sensíveis da operação logística. Custos elevados, múltiplas transportadoras, diferentes regras de cobrança, exigências fiscais e a necessidade de cumprir prazos cada vez mais curtos tornam o controle do frete um desafio constante para as empresas.
Mesmo assim, ainda é comum encontrar operações que dependem de planilhas, controles paralelos e processos pouco integrados para administrar algo tão estratégico quanto o transporte de cargas.
O resultado costuma ser falta de visibilidade, dificuldade para auditar valores, retrabalho entre áreas e pouca previsibilidade sobre os custos logísticos.
É nesse cenário que a plataforma de frete passa a ocupar um papel central. Mais do que uma ferramenta operacional, ela permite estruturar a gestão do transporte de forma digital, integrada e orientada por dados, apoiando decisões mais eficientes e sustentáveis.
Neste artigo, você vai entender o que é uma plataforma de frete, como ela funciona, quais são os principais tipos disponíveis e como essas soluções contribuem para a digitalização da gestão do transporte, especialmente do ponto de vista do embarcador.
Continue a leitura!
O que é uma plataforma de frete?
É uma solução digital desenvolvida para centralizar, automatizar e controlar os processos relacionados à contratação e à gestão do transporte de cargas.
Seu objetivo é organizar informações, aplicar regras de negócio e garantir visibilidade sobre custos, documentos e desempenho da operação logística.
Na prática, ela substitui controles manuais e sistemas desconectados por um ambiente único, no qual o embarcador consegue gerenciar tabelas de frete, contratos com transportadoras, documentos fiscais, faturas e indicadores de transporte de forma integrada.
Diferentemente de ferramentas pontuais, uma plataforma de frete atua como base estruturante da gestão de transporte, conectando áreas como logística, financeiro, fiscal e operações. Isso reduz falhas de comunicação, evita duplicidade de informações e aumenta a confiabilidade dos dados.
Outro ponto importante é que a plataforma de frete não se limita à execução do transporte. Ela apoia todo o ciclo logístico, desde o planejamento e a contratação até a auditoria dos valores cobrados.
Com isso, o frete deixa de ser apenas um custo inevitável e passa a ser um elemento gerenciável da estratégia logística.
Para empresas embarcadoras, esse tipo de solução é fundamental para lidar com a complexidade da operação, garantir conformidade com regras fiscais e ganhar escala sem perder controle sobre prazos e custos.
Como funciona uma plataforma de frete na prática?
O funcionamento de uma plataforma de frete envolve a integração de diferentes etapas da operação de transporte em um único ambiente digital.
Em vez de tratar o frete de forma fragmentada, a plataforma organiza o processo de ponta a ponta, aplicando regras, automatizando controles e oferecendo visibilidade em tempo real.
Embora as funcionalidades possam variar conforme a solução adotada, o fluxo costuma seguir uma lógica estruturada que apoia o planejamento, a execução e o controle financeiro do transporte.
Planejamento e configuração do transporte
O primeiro passo é a configuração das regras da operação. Nessa etapa, a empresa cadastra tabelas de frete, rotas, modais, transportadoras homologadas e políticas de contratação.
A plataforma permite definir critérios como tipo de carga, região de atendimento, prazos e valores negociados, garantindo que o planejamento esteja alinhado às diretrizes do negócio.
Com isso, o embarcador reduz decisões manuais e aumenta a padronização do processo.
Contratação e gestão de fretes
Com as regras configuradas, a plataforma apoia a contratação de forma estruturada. O sistema pode indicar as opções mais adequadas para cada embarque, considerando critérios como custo do frete, prazo ou acordos comerciais previamente definidos.
Esse modelo reduz a dependência de negociações informais, evita erros de contratação e garante maior controle sobre os valores praticados, especialmente em operações com grande volume de embarques.
Execução e acompanhamento da operação
Durante a execução do transporte, a plataforma registra informações relacionadas à coleta, entrega e ocorrências ao longo do trajeto. Isso aumenta a visibilidade da operação e facilita o acompanhamento dos prazos acordados.
Ao centralizar esses dados, o embarcador consegue identificar desvios, agir rapidamente diante de falhas e manter um histórico confiável da performance logística.
Gestão de documentos fiscais e financeiros
Outro aspecto essencial é a gestão dos documentos vinculados ao frete. A plataforma integra informações como CT-e, MDF-e e faturas de transporte, facilitando a conferência, o controle fiscal e a integração com sistemas financeiros.
Essa etapa é fundamental para reduzir erros de lançamento, evitar inconsistências entre valores negociados e faturados e garantir conformidade com as exigências legais.
Auditoria de fretes e controle de custos
Ao final do processo, a plataforma permite comparar automaticamente os valores contratados com os valores cobrados pelas transportadoras. Esse cruzamento viabiliza a auditoria de fretes de forma mais rápida e precisa.
Com esse controle, a empresa identifica divergências, evita pagamentos indevidos e obtém maior previsibilidade sobre seus custos logísticos, transformando dados operacionais em informações estratégicas para a gestão.
Quais são os principais tipos de plataforma de frete?
Embora o termo “plataforma de frete” seja usado de forma ampla, existem soluções com propostas e níveis de profundidade diferentes.
Cada tipo atende a uma necessidade específica da operação logística, variando conforme o papel da empresa na cadeia de transporte, o volume embarcado e o grau de controle exigido.
Entender essas diferenças é fundamental para avaliar qual modelo faz mais sentido para a realidade do negócio.
Plataformas de frete para embarcadores
As plataformas voltadas para embarcadores são desenvolvidas para empresas que contratam o transporte, e não para aquelas que executam a entrega. Seu foco está no controle, na gestão e na auditoria dos fretes.
Nesse modelo, o embarcador consegue centralizar tabelas negociadas com transportadoras, aplicar regras de contratação, acompanhar a execução dos serviços e conferir se os valores cobrados estão de acordo com o que foi contratado.
Essas plataformas são indicadas para empresas que operam com múltiplas transportadoras, alto volume de embarques ou grande complexidade fiscal, e que precisam transformar o frete em um custo controlável e previsível.
Plataformas de frete para transportadoras
Já as plataformas voltadas para transportadoras atendem empresas que executam o serviço de transporte. O foco está na gestão da frota, roteirização, emissão de documentos fiscais, controle operacional e acompanhamento das entregas.
Nesse caso, a plataforma apoia a eficiência da operação de transporte, mas não atua diretamente na estratégia de contratação do frete, como ocorre nas soluções para embarcadores.
Embora sejam chamadas de plataformas de frete, elas têm objetivos diferentes e atendem a etapas distintas da cadeia logística.
Marketplaces de frete
Os marketplaces de frete funcionam como ambientes digitais de intermediação entre embarcadores e transportadores. Neles, empresas podem publicar demandas pontuais de transporte e encontrar prestadores disponíveis para aquele serviço específico.
Esse modelo é útil para contratações eventuais ou operações menos previsíveis, mas costuma oferecer menor nível de governança, integração e controle dos dados logísticos, especialmente em operações recorrentes.
Por isso, marketplaces de frete tendem a complementar a operação, e não substituir plataformas estruturadas de gestão.
Sistemas de gestão de transporte (TMS)
Os sistemas de gestão de transporte, conhecidos como TMS, representam a evolução das plataformas de frete. São soluções mais completas, que integram planejamento, execução, gestão de custos, documentos fiscais e indicadores de desempenho.
Um TMS atende empresas que enxergam o transporte como uma área estratégica e precisam de alto nível de controle, integração com ERP e suporte à tomada de decisão.
Dentro desse modelo, a plataforma de frete deixa de ser apenas operacional e passa a fazer parte da estratégia logística do negócio.
Como as plataformas de frete apoiam a gestão digital do transporte
A gestão digital do transporte vai além da automação de tarefas operacionais. Ela envolve a capacidade de integrar processos, garantir conformidade, ampliar visibilidade e apoiar decisões estratégicas a partir de dados confiáveis.
As plataformas de frete cumprem esse papel ao estruturar o transporte como um processo controlado, previsível e mensurável.
A seguir, veja como essas soluções contribuem diretamente para a digitalização da gestão logística:
- Redução e controle dos custos logísticos: ao centralizar tabelas de frete, contratos e regras de cobrança, a plataforma permite comparar valores negociados com valores faturados. Isso reduz pagamentos indevidos, facilita negociações e dá mais previsibilidade aos custos de transporte;
- Padronização e governança dos processos: a plataforma transforma regras e políticas logísticas em fluxos digitais, reduzindo decisões manuais e dependência de conhecimento individual. Isso garante mais consistência na contratação de fretes e maior controle sobre a operação;
- Mais visibilidade e rastreabilidade da operação: com dados registrados em um único ambiente, o embarcador passa a acompanhar prazos, ocorrências e desempenho das transportadoras. Essa visibilidade facilita ações corretivas e melhora o nível de serviço ao cliente;
- Integração entre logística, fiscal e financeiro: as plataformas de frete conectam informações de transporte com documentos fiscais e processos financeiros. Isso reduz retrabalho, elimina inconsistências e facilita auditorias e fechamentos;
- Apoio à tomada de decisão baseada em dados: indicadores como custo por rota, transportadora ou modal ajudam a logística a atuar de forma mais estratégica. Em vez de reagir a problemas, a empresa passa a antecipar riscos e oportunidades.
Qual o papel da plataforma de frete na operação do embarcador?
Para o embarcador, a plataforma de frete cumpre um papel essencial de controle, previsibilidade e governança sobre o transporte. Ao centralizar regras, contratos, documentos e custos, a empresa reduz a complexidade da operação e diminui riscos financeiros e fiscais.
Esse tipo de solução permite padronizar a contratação de fretes, acompanhar o desempenho das transportadoras e transformar o transporte em um processo mensurável, alinhado aos objetivos do negócio. Com isso, o embarcador ganha escala e eficiência sem perder visibilidade sobre prazos, custos e qualidade do serviço.
Como o TOTVS Frete Embarcador apoia a gestão de fretes?
O TOTVS Frete Embarcador é uma solução desenvolvida para empresas que precisam estruturar, controlar e otimizar a contratação de serviços logísticos. Integrado ao ERP, o sistema centraliza informações, automatiza processos e amplia a visibilidade sobre a operação de transporte.
Na prática, o Frete Embarcador atua em diferentes frentes da gestão de fretes, apoiando desde o planejamento até o controle financeiro e analítico da operação.
Entre os principais recursos da solução, destacam-se:
- Expedição e recebimento de cargas;
- Gestão de ocorrências de transporte;
- Tabelas e cálculo de frete;
- Pré-faturas e documentos de frete;
- Contratos com prestadores autônomos;
- Auditoria de fretes;
- Provisão, contabilização e integração financeira;
- Analytics e indicadores de desempenho
Com mais de 1,8 mil clientes no Brasil, o TOTVS Frete Embarcador ajuda empresas a reduzir despesas com transporte, negociar custos logísticos de forma mais eficiente e ganhar controle sobre a movimentação de cargas, transformando o frete em um processo estratégico dentro da operação logística.
Conclusão
A plataforma de frete deixou de ser apenas um apoio operacional para se tornar um elemento central na gestão digital do transporte.
Ao estruturar processos, centralizar informações e automatizar controles, essas soluções ajudam o embarcador a reduzir custos, ganhar previsibilidade e elevar o nível de governança da operação logística.
Ao longo do artigo, ficou claro que o frete só se torna verdadeiramente estratégico quando é gerenciado com base em dados, regras claras e integração entre áreas.
Nesse contexto, soluções como o Frete Embarcador, da TOTVS, permitem transformar informações operacionais em inteligência para a tomada de decisão, conectando planejamento, execução, controle financeiro e análise de desempenho. Para aprofundar essa visão orientada por dados, vale conferir o artigo sobre indicadores de desempenho logístico no blog da TOTVS. Ele mostra quais métricas ajudam a avaliar custos, eficiência e nível de serviço.
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