Arquivo corrente, intermediário e permanente: o que é?

Você sabe o que é arquivo corrente, intermediário e permanente? Esses são termos que fazem parte da arquivologia, a ciência que estuda a produção, organização, conservação e uso dos documentos.

Os arquivos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa ou entidade no exercício de suas atividades. 

Nas empresas, eles ocupam papel fundamental na gestão, pois registram as informações e as evidências das ações realizadas e têm valor histórico, cultural e social.

Mas como gerenciá-los de forma eficiente e segura? Como saber quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo? Quais são os 3 tipos de arquivo?

Para responder a essas perguntas, é preciso entender o conceito de ciclo de vida de um documento e o que é arquivo corrente, intermediário e permanente, dentre outras questões.

Vem com a gente que vamos explicar tudo sobre o tema. Acompanhe!

Entenda o conceito de ciclo de vida de um documento

O ciclo de vida de um documento é o conjunto de fases que ele percorre desde a sua criação até a sua destinação final. Essas fases são determinadas pelo valor que o documento tem para a organização e para a sociedade.

Este valor pode ser primário (função administrativa ou operacional que originou o documento) ou secundário (função informativa ou cultural que o documento adquire ao longo do tempo).

É de acordo com essas características que os documentos são classificados em corrente, intermediário ou permanente. 

Esses tipos correspondem aos estágios do ciclo de vida do documento e aos arquivos onde ele deve ser armazenado.

Com esse conceito, podemos entender então o que é arquivo corrente, intermediário e permanente.

O que é arquivo corrente, intermediário e permanente?

Os arquivos corrente, intermediário e permanente são categorias fundamentais na gestão documental. 

Cada uma delas representa uma etapa específica do ciclo de vida de um documento, desempenhando papéis cruciais na organização e preservação das informações ao longo do tempo.

A Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, traz esse conceito de maneira clara para os documentos públicos, como veremos.

Vamos ver quais são os 3 tipos de arquivo?

Arquivo corrente

O arquivo de primeira idade ou corrente é aquele que contém os documentos que estão em uso frequente pela organização. É a fase inicial de gestão documental e abrange registros ativos. 

Esses documentos têm valor primário e estão relacionados às atividades-fim ou meio da entidade. Eles devem ficar próximos aos setores que os produziram ou receberam, para facilitar o acesso e a consulta. 

Na definição da lei (art. 8º, §1º): 

“consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”.

Entendeu o que é arquivo corrente? Exemplos não faltam, veja: 

• Contratos em vigor;
• Notas fiscais emitidas no ano corrente;
• Folhas de pagamento dos funcionários ativos, etc.

E o que significa arquivo intermediário?

Arquivo intermediário

O arquivo intermediário contém os documentos que já não são usados com frequência pela organização, mas ainda precisam ser guardados por algum motivo legal ou administrativo. 

Chamados também de documentos de segunda idade ou semi-ativos, têm valor primário residual e estão sujeitos a uma eliminação futura.

Quando se fala de arquivo intermediário, os exemplos mais comuns são os contratos encerrados há menos de cinco anos, os documentos de projetos concluídos sujeitos a referências futuras, e documentos regulatórios.

Na definição da lei (art. 8º, §2º):

“consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Arquivo permanente

Por fim, o arquivo permanente é aquele que contém os documentos de terceira idade ou inativos, que já perderam o seu valor primário para a organização, mas adquiriram um valor secundário para a sociedade. 

Eles têm valor histórico, cultural ou informativo e devem ser preservados indefinidamente em um local adequado para a sua conservação e disponibilização para a pesquisa.

Na definição da lei (art. 8º, §3º):

“consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”.

Quanto ao arquivo permanente, os exemplos mais comuns são os relatórios anuais, as atas de fundação da empresa e os documentos pessoais dos fundadores.

Entendeu o que significa arquivo permanente? Então é hora de pensar no ciclo de vida dos arquivos digitais!

O ciclo de vida dos arquivos digitais

Os arquivos digitais são aqueles que são produzidos ou armazenados em meio eletrônico, como computadores, tablets, smartphones etc. Eles podem ser originários de documentos físicos que foram digitalizados ou de documentos que já nasceram digitais.

Independentemente destas características, estes arquivos também seguem o ciclo de vida dos documentos, passando pelas fases de arquivo corrente, intermediário e permanente. 

A diferença é a possibilidade de adotar a gestão eletrônica de documentos (GED) para automatizar as etapas do ciclo de vida, de modo a aumentar a transparência e agilidade de cada etapa. 

Há, por isso, cuidados específicos para garantir a sua integridade, autenticidade, confiabilidade e acessibilidade.

Alguns desses cuidados são:

• Proteger os arquivos contra vírus, hackers e outros riscos;
• Atualizar os arquivos conforme as mudanças tecnológicas;
• Fazer cópias de segurança (backups) dos arquivos em locais distintos e seguros;
• Escolher formatos de arquivos que sejam compatíveis com diferentes sistemas e plataformas;
• Controlar o acesso e o uso dos arquivos por meio de senhas, criptografia e assinatura eletrônica.

Agora que você já sabe o que é arquivo corrente intermediário e permanente, que tal algumas dicas para a gestão de documentos na empresa?

Dicas para fazer a gestão de documentos na empresa

Uma pesquisa global conduzida da AIIM (Association for Information and Image Management) e pelo CENADEM-IPC no Brasil demonstra a importância da gestão de documentos em uma organização.

Quase 90% das empresas ao redor do mundo enxergam tecnologias de ECM e GED como importantes para o seu sucesso. No Brasil, são 72% das empresas.

De fato, esse conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a administração dos documentos em todo o seu ciclo de vida traz muitas vantagens, como:

• Otimizar o espaço físico e digital;
• Cumprir as normas legais e fiscais;
• Preservar a memória e a identidade da empresa;
• Facilitar o acesso e a recuperação das informações;
• Agilizar os processos administrativos e operacionais;
• Reduzir os custos com papel, impressão e armazenamento.

Ficou interessado nas práticas para organizar seu arquivo corrente, intermediário e permanente?

Confira nossas dicas para uma boa gestão de documentos na empresa!

Liste e classifique os documentos

O primeiro passo para a gestão documental é fazer um levantamento de todos os documentos que são produzidos ou recebidos pela empresa. 

Em seguida, é preciso classificá-los de acordo com o seu assunto, origem, destino, tipo e valor.

A classificação facilita a sua identificação e localização e ajuda a definir os critérios para a sua avaliação e destinação final.

Atente-se à organização dos arquivos

Na sequência, o responsável deve organizar os arquivos corrente, intermediário ou permanente. Ou seja, cada arquivo deve ter um espaço adequado para o seu armazenamento, seja físico ou digital.

É importante que essa organização siga uma ordem lógica e padronizada, seja alfabética, numérica, cronológica ou alfanumérica. 

Os instrumentos de controle, como índices, inventários e tabelas de temporalidade, também são essenciais nesta etapa.

Invista em digitalização

A digitalização dos documentos físicos que podem ser convertidos em formato eletrônico é o próximo passo da gestão. 

Isso porque essa prática promove redução do volume de papel, economia de espaço físico, maior segurança contra perdas, danos ou extravios, maior sustentabilidade ambiental e outros benefícios.

No entanto, fique atento às normas legais que regulamentam a digitalização dos documentos. 

Nem todos podem ser eliminados após a digitalização, enquanto outros devem ser mantidos em seu suporte original por questões jurídicas ou históricas.

Defina diretrizes para uso dos documentos

Outra dica relevante da gestão documental é a definição de diretrizes para o uso dos documentos pela empresa. 

Elas devem estabelecer as regras para a produção, o registro, a tramitação, a consulta e o descarte dos documentos.

Além disso, devem ser claras e objetivas, pois visam a padronização e a racionalização dos procedimentos documentais. 

O gestor deve divulgá-las para todos os colaboradores da empresa para que eles consigam cumprir as diretrizes.

E quais diretrizes podem ser adotadas? Veja exemplos:

• Limitar o número de cópias e impressões, priorizando o uso digital;
• Utilizar a assinatura eletrônica para validar e formalizar os documentos digitais;
• Definir os modelos e os formatos dos documentos que devem ser produzidos pela empresa;
• Estabelecer os fluxos de tramitação documental entre os setores e as pessoas envolvidas;
• Definir os níveis de acesso e permissão aos documentos, conforme o grau de sigilo e confidencialidade;
• Eliminar os documentos que não têm mais valor ou utilidade para a empresa, seguindo os critérios da tabela de temporalidade;
• Registrar os documentos em um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), que permite o controle e o acompanhamento das informações.

Estabeleça os prazos de armazenamento

Por fim, uma última dica é estabelecer os prazos de armazenamento dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. 

Eles devem levar em conta o valor e a utilidade dos documentos para a empresa e para a sociedade.

É neste contexto que se utiliza a tabela de temporalidade. Este instrumento determina o tempo de permanência dos documentos em cada fase do ciclo de vida e a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Ela deve ser elaborada com base na legislação vigente e nas necessidades da empresa, e deve ser revisada periodicamente para se adequar às mudanças nos processos e nas normas.

Como você viu, uma das diretrizes relevantes na gestão documental é priorizar o uso de documentos digitais e validá-los com a assinatura eletrônica.

A TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil, pode ajudá-lo com isso!

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma centralizada para gestão e execução de assinaturas eletrônicas, que oferece total segurança e 100% de validade jurídica aos documentos. 

Esse sistema é capaz de gerenciar com máxima segurança e eficiência, de forma centralizada, todo o processo, tanto no modelo de assinatura eletrônica, quanto nas assinaturas digitais com certificados do tipo A1 e A3.

Com este software, você pode levar sua gestão documental para um nível acima, pois terá , como:

• Agilidade nos processos;
• Rastreabilidade das operações;
• Conformidade com as normas legais;
• Segurança contra fraudes e alterações;
• Redução de custos com impressão, autenticação transporte e armazenamento.

Com TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode, por exemplo, criar e enviar documentos para assinatura com poucos cliques. Após o envio, basta acompanhar o status das assinaturas em tempo real.

Após a assinatura, pode armazenar seus documentos na TOTVS Cloud com criptografia, garantindo sua segurança.

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Conclusão

Arquivos corrente, intermediário e permanente são tipos de arquivos que existem conforme o ciclo de vida e a frequência de uso dos documentos pela organização.

No contexto atual, esses conceitos também devem ser aplicados à gestão de arquivos digitais, mas é preciso considerar as particularidades destes arquivos.

Para garantir a integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos eletrônicos, a utilização de tecnologias como a assinatura eletrônica pode trazer agilidade e segurança aos processos.

Além disso, é preciso adotar algumas práticas para uma boa gestão documental, seja de documentos físicos ou eletrônicos. 

A listagem e classificação adequada dos documentos, a organização dos arquivos conforme critérios lógicos, e a adoção da digitalização quando viável são apenas algumas ações.

Quando feita de maneira correta, a gestão de documentos ajuda as empresas a otimizar seu espaço físico e digital, cumprir regulamentações legais e fiscais, preservar sua memória institucional e muito mais.

A tecnologia é sempre uma aliada dessa gestão, como você viu com o TOTVS Assinatura Eletrônica.Aproveite para se aprofundar no tema e veja como fazer o arquivamento de documentos!