Gestão de Documentos: como fazer utilizando tecnologia?

Já percebeu como tudo fica mais fácil quando há organização envolvida? É por isso que a gestão de documentos é tão importante no dia a dia de uma empresa.

Uma boa gestão e organização dos arquivos de uma empresa, sejam eles físicos ou virtuais, pode contribuir para o sucesso da sua operação, especialmente em um mundo onde cada vez mais se produz conteúdo.

Afinal, os documentos auxiliam praticamente todas as atividades, como a confirmação de dados perante órgãos governamentais, a tomada de decisões com base em relatórios gerenciais e planejamento orçamentário, por exemplo.

Se você quer entender melhor como o processo de gestão de arquivos é tão importante para os negócios, continue a leitura e descubra!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos se refere a um conjunto de boas práticas, políticas e medidas que visam organizar a documentação empresarial, seja ela física ou digital. 

É uma metodologia que impacta não apenas na sua administração, mas no registro, na manutenção, no acesso e no uso dos documentos.

O processo de gerenciamento de documentos consiste no controle dos arquivos de uma empresa, correspondentes a:

• Contratos e acordos empresariais;
• Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
• Relatórios contábeis e gerenciais;
• Registros cadastrais de consumidores;
• Guias de recolhimento de tributos,
• Cópias de documentos trabalhistas de colaboradores.

Documentos virtuais também precisam ser armazenados, e lidar com esse volume de informações é um desafio para as organizações – uma boa gestão simplifica e organiza esse processo.

Outro ponto que vale ressaltar é que, em si, a gestão de arquivos não fala especificamente de um software ou tecnologia. 

Mas é claro, utilizar um sistema para fazer o processo torna tudo mais ágil, como veremos ao longo desse conteúdo.

Como é feita a gestão de documentos?

Uma boa notícia para quem busca entender a administração de documentos é que não existe uma única forma de aplicá-la em seu negócio. Por isso, na prática, ela pode apresentar processos diferentes de uma empresa para outra. 

Isso significa que tanto um sistema de fichamento dos documentos físicos em seu arquivo como a implementação de um sistema tecnológico, como o ECM — Enterprise Content Management, podem ser ações de gerenciamento dos arquivos.

Os documentos servem tanto como registro interno de trocas, relações, negociações e decisões, como comprovantes legais de cada ação tomada pela sua organização ou pelos seus parceiros comerciais.

São, portanto, ativos fundamentais à estrutura organizacional de um negócio.

Por isso, em geral, a gestão desses documentos se preocupa com detalhes como:

• Padronizar nomes e categorias de documentos;
• Organizar e-mails, anexos e documentos digitais;
• Arquivar documentos e analisar o que pode ser excluído do banco de dados;
• Encontrar formas de armazenamento seguras, como a computação em nuvem;
• Organizar a documentação física — e concentrar esforços em sua digitalização;
• Criar mecânicas de pesquisa simplificadas para facilitar a busca por documentos;

Ou seja, o principal objetivo é resolver problemas relacionados à administração documental corporativa de maneira estratégica — utilizando de diferentes ferramentas para isso.

Qual é a importância da gestão de documentos dentro das organizações?

A organização e controle de documentos é importante para atividades que envolvam consultas e informações dentro das empresas.

Tomar decisões baseadas em dados é de extrema relevância, e para entender melhor esse ponto, veja alguns exemplos de eventos e rotinas que podem ser otimizados:

• Com fornecedores de longa data, é indicado analisar os contratos, avaliando se os valores batem com os serviços e insumos recebidos;
• No histórico de compras de um cliente, é importante checar dados cadastrais, interações anteriores e quais produtos ou serviços costuma adquirir, personalizando o atendimento;
• Em fiscalizações, é essencial ter acesso fácil a todos os documentos contábeis e gerenciais, com notas fiscais, declarações e recibos de tributos, evitando multas e suspensão de atividades;
• Em processos jurídicos, o sumiço de documentos pode causar problemas na justiça. Manter uma base de arquivos organizada é fundamental, com os itens de valor jurídico facilmente localizáveis,
• A consulta de pesquisas e resultados de ações anteriores ajudam a definir estratégias e abordagens eficazes para novas campanhas.

Nesse sentido, a gestão documental surge como metodologia para colocar ordem nessa interação: organizando-os, protegendo-os e facilitando o acesso a eles.

No entanto, claro, a importância do processo vai além desses fatores, pois é uma metodologia que serve de base para implementação de novas ferramentas na empresa.

Naturalmente, a digitalização faz parte desse movimento.

É importante digitalizar o maior número possível de documentos para melhorar sua administração, gerando diminuição de custos e de espaço físico para armazenamento.

Quais as vantagens de investir na gestão de documentos?

A gestão de documentos pode ocupar um papel de extrema importância na estratégia de crescimento de uma organização. Suas vantagens vão muito além da organização documental.

Abaixo, destrinchamos alguns dos principais benefícios de investir nesse processo de gerenciamento, veja só:

Maior agilidade para a tomada de decisões

É comum que o processo de tomada de decisões dentro da empresa dependa não apenas da vontade do gestor ou responsável, mas de documentos que apoiem esse processo.

Ou seja, relatórios, projeções, contratos – informações ricas que possam embasar uma mudança ou atualização no direcionamento de um processo ou mesmo que sejam cruciais para fechar um novo negócio.

A gestão de arquivos permite que a empresa antecipe-se a esse tipo de problema, impactando positivamente na tomada de decisões.

Aumento da produtividade

Com a gestão documental, seus profissionais não perdem tempo precioso de trabalho apenas para buscar documentos e conseguem focar a operação no lado mais estratégico, o que se reflete em um fluxo de maior produtividade empresarial.

Com um bom sistema de organização, inclusive apoiado por um software de gestão, é possível facilitar o processo e reduzir o tempo de busca!

Inclusive, de acordo com levantamento da IDC, os profissionais não conseguem encontrar as informações em quase metade (46%) das pesquisas que fazem.

O gerenciamento dos arquivos permite a otimização dessa interação, potencializando a produtividade.

Padronização dos processos

Um dos princípios da gestão de documentos é a padronização. Sem igualar recursos e estabelecer processos únicos, fica impossível para qualquer setor evoluir.

Na gestão, você vai padronizar a nomenclatura de documentos, bem como suas categorias e sua localização (física e, especialmente, digital). 

Desse modo, tanto o armazenamento como o acesso se tornam mais simples.

Redução de custos

Já pensou quanto dinheiro você gasta para manter a papelada do seu escritório? Falamos de mão de obra, manutenção, espaço físico, limpeza… Tudo!

A gestão de arquivos prega um olhar mais moderno para a questão, substituindo o armazenamento físico pelo digital — mas não simplesmente colocando os arquivos em pastas.

Pelo contrário, é uma metodologia que busca centralizar a gestão, com o objetivo de guardar arquivos na nuvem, o que contribui para uma maior segurança da integridade dos seus dados.

Assim, qualquer um (se permitido), de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo pode acessar!

Economia do espaço físico 

Como falamos anteriormente, o gerenciamento dos arquivos busca otimizar ao máximo o uso do espaço físico.

Com isso, estimula que a empresa adote a digitalização de documentos como um processo de transformação digital padrão.

Segurança e confidencialidade

Documentos físicos normalmente são organizados em gavetas de arquivamento, sem muitas precauções relacionadas à segurança da informação.

É a receita para perder informações importantes em questão de pouco tempo, seja por extravio, desastres ou acidentes.

A gestão de documentos, especialmente realizada com auxílio de um sistema especializado, promove total segurança e confidencialidade.

O primeiro fator acontece através da utilização da tecnologia de computação em nuvem.

Com ela, você armazena documentos em bancos de dados que não estão atrelados fisicamente a um hardware.

Desse modo, se alguma instabilidade ocorrer, todos os arquivos estarão a salvo e com seus backups periódicos guardados no sistema.

Já a confidencialidade é uma característica do uso de um sistema de gestão.

Através da hierarquização de acessos, os gestores podem definir quem pode ou não ver, compartilhar e modificar documentos!

6 boas práticas para o gerenciamento de documentos

A gestão de documentos traz grande autonomia e diversas facilidades para as rotinas das empresas, mas pode ser ainda mais potencializada com a aplicação de metodologias que vêm para somar a esses processos. Veja a seguir!

1. Estabeleça uma classificação para os documentos

Para facilitar as buscas de documentos, desenvolva um padrão de identificação para eles.

Quando o volume de materiais cresce, é necessário ir além da estruturação por ordem alfabética.

Você pode criar siglas para designar os setores aos quais os arquivos pertencem, utilizar sistemas de abreviação e datas, por exemplo.

2. Faça uma política de uso e acesso 

Sua estrutura organizacional é composta por cargos e responsabilidades, certo? O mesmo deve se aplicar à administração de documentos.

Por isso, antes de implementar um sistema, fundamente sua própria política de uso e acesso aos arquivos.

Lembre-se: é essencial contar com sistemas de segurança para proteger os seus documentos, especialmente dados de colaboradores e consumidores.

Dessa forma, você aumenta a proteção desses materiais e evita riscos de vazamentos, que podem comprometer a reputação da empresa.

3. Crie uma rotina de digitalização 

Nenhuma empresa é 100% digital — ao menos, nem todos os seus documentos são nativamente digitais.

Há certa carga de papelada e burocracia que ainda se acumula na mesa do gestor, do RH e de praticamente todos os setores da empresa.

Para mudar esse cenário, uma das boas práticas de gestão de arquivos é, justamente, definir uma rotina de digitalização.

Desse modo, você protege os documentos em um formato digital e, caso necessite guardar sua versão física, contará com uma virtual que pode servir para emergências.

Além disso, vale a pena mencionar o descarte: é fundamental manter somente o que for útil para o negócio.

A gestão de documentos precisa incluir o processo de descarte, para evitar o acúmulo de arquivos, tanto no mundo físico quanto no meio virtual.

Todavia, tenha cuidado na hora de excluir materiais, verificando prazos mínimos de armazenagem, especialmente para documentos fiscais.

4. Faça backups regularmente  

O backup é um recurso que cria uma cópia de um arquivo digital, duplicando-o e armazenando em um segundo local — distinto do primeiro.

É uma forma de proteger os documentos, dados e informações, garantindo que eles não sejam perdidos — independente do tipo de acidente ou desastre que ocorra com os arquivos da empresa.

5. Estabeleça uma padronização  

Já falamos algumas vezes sobre a importância da padronização na gestão dos documentos.

É um dos pilares da metodologia, que visa justamente tornar mais simples e rápida a interação com documentos e arquivos de toda sorte.

Por isso, ao estabelecer uma estratégia de gerenciamento de arquivos, não se esqueça de definir uma padronização para organizar os arquivos de maneira eficiente.

6. Invista em tecnologia 

Consolidar sua estratégia de gestão documental apenas faz sentido, hoje em dia, se a tecnologia estiver envolvida.

Um sistema de gestão de documentos pode facilitar a implementação de todas essas boas práticas acima, trazendo maior agilidade para os seus processos!

Sistema de Gestão de Documentos: como é a ferramenta?

O sistema de gestão de documentos é um software que permite a automação completa do seu armazenamento de arquivos.

Trata-se de uma tecnologia de GED — Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Com isso, você tem acesso a uma interface interativa, simplificada e ágil que permite organizar, manter e disponibilizar todos os documentos da sua instituição.

Assim, de maneira segura e totalmente online, você centraliza a documentação da empresa em um único lugar.

Quais as principais funcionalidades de um sistema de gestão de documentos?

O sistema de gestão de documentos representa um passo além para as empresas, verdadeiramente revolucionando sua forma de lidar com a documentação.

Além de facilitar o controle das informações de todo setor, é possível buscar dados com extrema facilidade.

Assim, sua equipe conta com mais agilidade para manter um dia a dia de trabalho mais produtivo.

Outro benefício é a integração do sistema de gestão com um escâner, o que permite otimizar o processo de digitalização de documentos, bem como as etapas de organização no ambiente virtual.

A tecnologia ainda possibilita o lançamento de informações diretamente no sistema. Com isso, é possível economizar tempo de trabalho. 

Por se tratar de uma tecnologia de ponta, ela relaciona e integra as informações com os clientes já existentes em sua base de dados.

Assim, a ferramenta ajuda a reduzir erros ao garantir maior precisão na digitação, verificação de informações e na realização de cálculos, por exemplo.

Por que investir em um sistema de gestão de documentos?

A utilização de um sistema para gerenciar os documentos pode ser suficiente para reduzir a taxa de erros humanos, o que melhora a produtividade e também o controle de qualidade da empresa!

Que tal entender outras vantagens da tecnologia? Veja só:

• maior organização : documentos guardados de forma estruturada são encontrados mais facilmente, otimizando tempo da equipe;
• menos armazenamento:  sistemas virtuais dispensam a necessidade de arquivos físicos, o que reduz custos e preocupação com espaço de armazenamento;
• segurança de dados: uma gestão eficiente de documentos possibilita um controle maior sobre os acessos, garantindo a segurança dos dados armazenados;
• redução de falhas: sistemas de gestão podem ajudar a reduzir os erros ao automatizar tarefas, permitir um controle mais próximo e garantir atualizações dos arquivos em tempo real;
• compartilhamento facilitado: documentos digitais podem ser acessados e, muitas vezes, editados por duas ou mais partes, além do sistema permitir um compartilhamento mais prático e rápido.

O que avaliar ao escolher um sistema para sua empresa?

Contar com um sistema para gerenciar seus arquivos pode fazer toda a diferença no fluxo de tarefas e na produtividade da empresa, mas como encontrar e escolher uma ferramenta do tipo para o seu negócio?

Separamos algumas dicas para ajudar neste processo. Veja só:

Segurança da plataforma

Para garantir a segurança dos dados, o sistema escolhido deve possuir mecanismos de hierarquização do acesso aos documentos.

Desse modo, sua empresa protege suas informações e pode confiá-las apenas aos usuários capacitados e qualificados para visualizá-las e alterá-las.

Integração com outros sistemas  

Você certamente não quer que o seu sistema de gestão de documentos seja um “lobo solitário” em seu ecossistema de soluções tecnológicas, certo?

Por isso, o fator integração deve ser um dos motivos por trás de seu investimento.

A capacidade do sistema de gestão em se integrar com suas demais ferramentas, compartilhar dados e potencializar a produtividade torna toda administração mais fácil.

Funcionalidades

O ideal é que o sistema escolhido possua um leque de funcionalidades completo, que atenda a todas as demandas da sua empresa.

Assim, você já começa a aproveitar os benefícios logo após a implementação, no dia 1!

Suporte

Por fim, lembre-se: o suporte técnico deve contemplar todas as necessidades dos seus colaboradores, afinal, dúvidas e problemas sempre existem.

A questão é o quão rápida e eficientemente a fornecedora pode resolvê-las.

No caso do sistema de gestão de arquivos, esse é um trabalho em conjunto, mas que depende totalmente do nível de atendimento oferecido.

Busque por parceiros que entendam esse tipo de demanda e disponibilizem especialistas 24 x 7, prontos para atender seu negócio.

GED da TOTVS

O GED é uma funcionalidade do TOTVS Fluig Plataforma, ideal para modernizar a administração documental em sua empresa!

A tecnologia é capaz de automatizar 100% do armazenamento de documentos do seu negócio e registrar todo o ciclo de vida do arquivo.

São diversos benefícios, como:

• Acesso mobile;
• Taxonomia e Folksonomia;
• Recurso avançado de buscas;
• Alçadas de aprovação de documentos;
• Visualizador simplificado de documento;
• Controle do ciclo de vida do documento.

Com o GED da TOTVS, você tem total controle das informações e pode contribuir para a realização de processos críticos do seu negócio.

Além disso, você reduz a necessidade de espaço físico, aumenta a segurança e torna os processos mais colaborativos.

Conheça todas as funções do GED da TOTVS e garanta a maior ferramenta de gestão com o melhor custo-benefício do mercado!

Conclusão

Ao longo desse conteúdo, mostramos como a gestão eficiente de documentos mantém vivo todo o acervo produzido pela sua empresa.

Graças a ela, é possível controlar e compartilhar os documentos do negócio com todos os colaboradores.

A gestão eletrônica de documentos permite a consulta de arquivos conforme critérios de acesso, nível de sigilo e importância para a realização da função de cada tarefa.

Com a integração e virtualização de documentos antigos com novos arquivos, é possível melhorar a análise de dados pela empresa, cruzando informações para o desenvolvimento de estratégias e busca de oportunidades.

Agindo como centralizador e otimizador de processos, a gestão de documentos traz muitas vantagens para uma instituição, uma vez que melhora os processos de manuseio, o acesso a conteúdos e a tomada de decisão baseada em dados.

Se você se interessou pelos benefícios e vantagens que a gestão de arquivos traz ao dia a dia das empresas, continue acompanhando o blog da TOTVS para conferir outros conteúdos sobre temas semelhantes.