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Como a gestão de documentos impulsiona as empresas?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 01 abril, 2020

Uma boa gestão de documentos e organização dos arquivos de uma empresa, sejam eles físicos ou virtuais, pode contribuir para o sucesso de sua operação, especialmente em um mundo onde cada vez mais se produz conteúdo.

Aliás, segundo o estudo A Universe of Opportunities and Challenges, da consultoria EMC, até 2020, o universo digital alcançará 40 trilhões de gigabytes. A expectativa é de que ele dobre a cada dois anos até essa data.

É correto afirmar, portanto, que a gestão documental é um dos processos mais importantes em uma companhia, uma vez que ela auxilia em grande parte das atividades, como, a confirmação de dados perante órgãos governamentais, a tomada de decisões com base em relatórios gerenciais e planejamento orçamentário, por exemplo.

Se você Quer entender melhor como o processo de gestão de arquivos é tão importante para os negócios, continue a leitura e descubra!

O que é a gestão de documentos?

O processo de gerenciamento de documentos consiste no controle dos arquivos de uma empresa, correspondentes a:

  • Contratos e acordos empresariais;
  • Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
  • Relatórios contábeis e gerenciais;
  • Registros cadastrais de consumidores;
  • Guias de recolhimento de tributos,
  • Cópias de documentos trabalhistas de colaboradores.

Documentos virtuais também precisam ser armazenados, e lidar com esse volume de informações é um desafio para as organizações. Por isso é importante contar com um sistema gerenciador de documentos, para desenvolver procedimentos seguros de arquivamento, armazenamento e conservação adequados.

A importância da gestão de documentos

A organização e controle de documentos é importante para atividades que envolvam consultas informações dentro das empresas. Tomar decisões baseadas em dados é de extrema relevância, e para entender melhor esse ponto, veja alguns exemplos de eventos e rotinas que podem ser otimizados:

  • Com fornecedores de longa data, é indicado analisar os contratos, avaliando se os valores batem com os serviços e insumos recebidos;
  • No histórico de compras de um cliente, é importante checar dados cadastrais, interações anteriores e quais produtos ou serviços costuma adquirir, personalizando o atendimento;
  • Em fiscalizações, é essencial ter acesso fácil a todos os documentos contábeis e gerenciais, com notas fiscais, declarações e recibos de tributos, evitando multas e suspensão de atividades;
  • Em processos jurídicos, o sumiço de documentos pode causar problemas na justiça. Manter uma base de arquivos organizada é fundamental, com os itens de valor jurídico facilmente localizáveis,
  • A consulta de pesquisas e resultados de ações anteriores ajudam a definir estratégias e abordagens eficazes para novas campanhas.

É importante digitalizar o maior número possível de documentos para melhorar sua administração, gerando diminuição de custos e de espaço físico para armazenamento. Nesse caso, é indicado adotar o sistema Ged — Gerenciamento Eletrônico de Documentos —. Confira a seguir os principais diferenciais dessa solução:

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Eficiência de processos

Documentos organizados e guardados de forma estruturada, com identificações que seguem padrões, são encontrados mais facilmente.

Isso evita a perda de horas em busca de arquivos que demandam muita energia, chegando a tomar até dias de trabalho dos colaboradores.

Otimização do espaço

Arquivos digitalizados dispensam a necessidade de arquivos físicos. Dessa forma, a área desocupada poderá ser usada da maneira que a empresa preferir. A economia com manutenção, limpeza e conservação de documentos também entra nessa conta.

Devido ao espaço reduzido ou cada vez mais caro, muitas organizações criam arquivos fora de suas sedes, alugando ou adquirindo instalações, piorando a acessibilidade. Em um sistema virtual, isso não é preciso, sendo até possível contar com um serviço na nuvem, evitando a aquisição de servidores.

Maior controle sobre acessos e manuseio dos documentos

Uma boa gestão de documentos digitais possibilita um controle maior sobre os acessos. Isso pode ser feito por meio dos dados de quem consultou cada arquivo, com dia e hora do ocorrido.

Em um sistema virtual, como o ERP, isso pode ser registrado automaticamente, permitindo verificar se houve alterações, inclusões ou exclusões no conteúdo dos arquivos consultados.

Uma solução de gerenciamento de documentos também permite especificar os requisitos e níveis de acesso permitidos para diferentes conjuntos de documentos. Esse sistema pode ser feito com base em:

  • Relevância das informações nos arquivos;
  • Criticidade dos dados;
  • Cargos e funções que podem acessar os diferentes grupos de arquivos,
  • Urgência de acesso às informações.

Boas práticas da gestão de documentos

A gestão de documentos e arquivos traz grande autonomia e diversas facilidades para as rotinas das empresas, mas pode ser ainda mais potencializada com a aplicação de metodologias que vêm para somar a esses processos. Veja a seguir!

Invista em segurança

É essencial contar com sistemas de segurança para proteger os seus documentos, especialmente dados de colaboradores e consumidores. Dessa forma, você aumenta a proteção desses materiais e evita riscos de vazamentos, que podem comprometer a reputação da empresa.

Crie padrões de nomeação

Para facilitar as buscas de documentos, desenvolva um padrão de identificação para eles. Quando o volume de materiais cresce, é necessário ir além da estruturação por ordem alfabética. Você pode criar siglas para designar os setores aos quais os arquivos pertencem, utilizar sistemas de abreviação e datas, por exemplo.

Identifique o que pode ser descartado

A organização e gestão de documentos precisa incluir o processo de descarte, para evitar o acúmulo de arquivos, tanto no mundo físico quanto no meio virtual. É fundamental manter somente o que for útil para o negócio. Todavia, tenha cuidado na hora de excluir materiais, verificando prazos mínimos de armazenagem, especialmente para documentos fiscais.

Erros comuns na gestão de documentos

Por mais que a gestão siga uma estrutura de controle de documentos, é importante ficar atento a alguns deslizes que podem acontecer durante o processo. Além da padronização, cuja importância já ressaltamos, outro erro comum é a utilização de controles que não atendem a uma grande porção de documentos.

O uso de ferramentas físicas de monitoramento de arquivos não consegue acompanhar o crescimento no volume de documentos produzidos e armazenados, como fichas, tabelas e cadernos de anotações.

Além de gerarem pilhas enormes, à medida que a empresa produz mais arquivos, a pesquisa por documentos pode se tornar mais demorada e ineficiente, uma vez que será preciso olhar folha por folha até encontrar o que se necessita.

O mesmo vale para controles feitos em planilhas eletrônicas, que costumam ser obsoletas e com maior dificuldade de organização, quando se tem milhares de documentos. Portanto, não é raro ter planilhas que tratam de um mesmo tema, espalhadas em vários sistemas e computadores diferentes.

O gerenciamento de documentos fiscais tem grande destaque dentro da gestão de arquivos de uma empresa, e se torna ainda mais importante quando o empreendimento das operações se expandem, pois o volume de comprovantes, recibos e notas fiscais também se eleva.

As informações que constam neles devem ser armazenadas por um bom tempo, pois servirão para a apuração de resultados da companhia, como montante de vendas, tributos a pagar e despesas com insumos. Esse processo também é válido para o monitoramento de desempenho.

A gestão de documentos deve estar nas suas prioridades!

Ao longo desse conteúdo, mostramos como a gestão de documentos eficiente mantém vivo todo o acervo produzido pela sua empresa. Graças a ele, é possível controlar e compartilhar os documentos do negócio com todos os colaboradores.

A gestão de documentos eletrônicos permite que eles sejam consultados conforme critérios de acesso, nível de sigilo e importância para a realização da função de cada tarefa. A integração e virtualização de documentos antigos com novos arquivos melhora a análise de dados pela empresa, cruzando informações para o desenvolvimento de estratégias e busca de oportunidades.

Agindo como centralizador e otimizador de processos, a gestão de documentos traz muitas vantagens para uma instituição, uma vez que melhora os processos de manuseio, o acesso a conteúdos e a tomada de decisão baseada em dados.

Se você se interessou pelos benefícios e vantagens que a gestão de documentos traz ao dia a dia das empresas, continue acompanhando o blog da TOTVS para conferir outros conteúdos sobre temas semelhantes. Também não deixe de assinar a newsletter, que traz todas as novidades diretamente em seu e-mail!

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Comentarios

  1. Sr. Oliveira

    Um ótimo artigo, bem esclarecedor. É sempre bom buscar fornecedores confiáveis antes de realizar o serviço, para que não haja surpresas com essa área tão delicada de uma empresa que é o arquivo. Documentos sigilosos jamais devem ser descartados no lixo comum, mesmo se rasgados ou triturados.
    Um abraço aos amigos!

    1. Alan Amorim

      Olá, Oliveira.
      Bem observado, é sempre bom ter cuidado até mesmo com o descarte.
      Continue acompanhando o nosso blog.
      Obrigado pelo comentário!

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