GED: o que é, como funciona, quando aplicar a solução

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que auxilia no controle, registro, compartilhamento e backup de informações existentes de uma empresa. O sistema GED é um conjunto de inovações que permite à organização fazer a gestão de vários documentos digitalizados. O acesso é ágil, seguro e pode ser feito de qualquer lugar. Isso …

Equipe TOTVS | 24 outubro, 2022

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que auxilia no controle, registro, compartilhamento e backup de informações existentes de uma empresa.

O sistema GED é um conjunto de inovações que permite à organização fazer a gestão de vários documentos digitalizados. O acesso é ágil, seguro e pode ser feito de qualquer lugar. Isso otimiza a rotina de trabalho e tem um impacto direto na produtividade.

Que tal entender mais sobre o tema? Preparamos um guia completo. Leia agora mesmo!

O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)?

GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Trata-se de um sistema de organização e armazenamento de documentos digitais.

Antes de nos aprofundarmos, vale a pena dar um passo atrás para entender um detalhe:

Assim como siglas como CRM e ERP, existem dois entendimentos para o GED.

O primeiro (Enterprise Document Management) trata-se de uma estratégia de supervisão dos documentos (em papel e eletrônicos) de uma empresa, de modo que sejam facilmente encontrados diante de uma necessidade, como uma auditoria.

Já o segundo, trata-se do sistema GED, uma tecnologia que digitaliza o processo de gestão de documentos eletrônicos ao longo de todo seu ciclo de vida: criação ou captura, distribuição, edição e validação, arquivamento e deletamento.

Ele permite aos usuários de uma empresa acessar documentos de qualquer local e compartilhá-los com outros, tudo a partir de uma interface centralizada, simples e com níveis de acesso para os funcionários certos.

É uma tecnologia que pode ser extremamente útil para as empresas, pois permite que os funcionários colaborem em projetos sem ter que estar no mesmo local — ou seja, algo essencial em uma realidade em que cada vez mais organizações aderem ao anywhere office.

O gerenciamento eletrônico de documentos também pode ajudar a reduzir o uso de papel, já que os arquivos podem ser armazenados eletronicamente em vez de serem impressos.

Além disso, esses sistemas incluem recursos de segurança que ajudam a proteger informações sensíveis.

GED: como funciona?

Com um sistema GED, a empresa tem em mãos uma solução estratégica que clarifica o planejamento para a gestão de documentos e todos os processos envolvidos.

Muito mais do que armazenar contratos e recibos, a gestão de documentos faz também parte da gestão de conhecimento de uma empresa.

Aqui no blog, já abordamos o tema em vários conteúdos, como no artigo sobre gestão da aprendizagem corporativa e em um guia sobre Knowledge Centered Support (KCS).

Assim, o gerenciamento eletrônico de documentos funciona como uma estratégia que aponta as maneiras e diretrizes que uma empresa deve seguir para receber, processar, revisar, armazenar, reter e se livrar dos arquivos.

Tudo isso com o uso da tecnologia, que pode auxiliar de diferentes maneiras, como na criação de uma visão unificada de todos os documentos de uma organização, com ferramentas de monitoramento e controle de todo o seu ciclo de vida.

Agora, como o funcionamento acontece na prática? Podemos destrinchar um tipo de aplicação:

Primeiro, os documentos são escaneados e convertidos em formato digital (PDF, por exemplo), caso estejam originalmente em formato físico. Assim, os arquivos são indexados para que possam ser facilmente encontrados.

Depois disso, o documento digital é armazenado em um local seguro — geralmente em um servidor ou na nuvem.

Finalmente, os usuários podem acessar o documento de qualquer lugar, a partir da interface do seu sistema, o que abre um amplo leque de possibilidades: é possível abrir e compartilhar com outros, se necessário.

Qual o principal objetivo do GED?

O objetivo principal da Gestão Eletrônica de Documentos é armazenar arquivos eletronicamente de uma forma que os torne fáceis de encontrar e compartilhar. Aderir à estratégia e investir em um sistema capaz disso pode ser de muita utilidade para uma empresa.

Por exemplo, de acordo com uma pesquisa de 2019:

  • 86% dos funcionários enfrentam dificuldades ao localizar arquivos específicos no escritório;
  • 83% acabam recriando um documento existente porque não conseguiram localizar o original;
  • 65% acham difícil verificar, aprovar e utilizar arquivos e documentos do escritório;
  • 46% dizem que localizar arquivos do escritório é desafiador e demorado.

Ou seja, o objetivo é dinamizar a rotina dos funcionários e proporcionar um ambiente, ferramentas e a cultura certa para que nenhuma hora de trabalho seja perdida por desorganização.

Além de, claro, contribuir enormemente para outros objetivos, como adequação ao compliance interno e certificados de gestão administrativa.

Por fim, vale mencionar o papel da gestão de documentos na redução de custos de um negócio.

Um estudo da Huddle descobriu que uma empresa que mantém práticas desatualizadas (ou mesmo nenhuma estratégia) de gerenciamento eletrônico de documentos pode perder até 4 mil dólares ao mês por funcionário — um valor associado à perda de produtividade.

Nova call to action

Quando minha empresa precisa de um sistema GED?

A gestão eletrônica de documentos é uma tendência nos negócios. A virtualização de processos abre novas possibilidades e aplicações nos segmentos em que atua. Se você está pensando em implementar essa solução, saiba quando adotar o GED é indicado.

Sua empresa quer reduzir despesas e espaços?

A gestão de arquivos funciona em rotinas de empresas de diferentes portes. Se você quer tornar os processos da sua organização mais ágeis, ou se falta espaço para fazer o armazenamento de documentos, isso pode ser feito ao digitalizar os arquivos que são usados frequentemente.

Outro ponto que tem a ganhar com essa tecnologia é a sustentabilidade. Com a eliminação do uso de papéis e impressões, o meio ambiente agradece e os custos da operação diminuem consideravelmente.

Sua empresa quer ter mais segurança com os dados?

Garantir o controle e a segurança da informação deve ser uma prioridade em sua empresa. Com a gestão de arquivos e documentos feita eletronicamente, esse objetivo é assegurado.

Isso acontece porque é possível definir permissões de acesso e determinar níveis de segurança no sistema, passando a bola para pessoas de confiança. Dessa forma, os dados com que a organização lida estão protegidos contra roubos e extravios.

Sua empresa precisa melhorar a organização?

A solução de GED é recomendada para empresas que lidam com uma grande quantidade de papéis e documentos. Isso é muito comum em escolas e faculdades, operadoras de planos de saúde e empresas voltadas a recursos humanos, por exemplo.

A acessibilidade também é otimizada nessa modalidade de gerenciamento de documentos. Vamos tomar como exemplo as operadoras de plano de saúde.

Essas instituições dependem de respostas e envio de informações rapidamente aos órgãos fiscalizadores. É nesse tipo de cenário que o gerenciamento eletrônico de documentos se destaca.

Sua empresa deseja ser mais sustentável?

A gestão eletrônica de documentos também torna possível ser mais sustentável, já que a empresa não precisa mais depender de papéis e do seu armazenamento físico, por exemplo.

Além disso, ao facilitar o acesso aos arquivos (e eliminar a necessidade de se mover de um lugar para outro procurando por eles), você acaba economizando muito tempo — o que pode ser usado em tarefas mais produtivas.

Sua empresa quer fazer a gestão dos arquivos a distância?

A possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar (desde que haja uma conexão de internet) é uma das principais vantagens oferecidas pelo gerenciamento eletrônico de documentos.

Portanto, se sua organização quer otimizar processos e permitir que os funcionários trabalhem de casa ou de qualquer outro lugar, este é um bom momento para investir em uma gestão moderna dos arquivos e documentos.

Sua empresa deseja se manter competitiva no mercado?

A implementação de uma EDM é estratégica para se manter à frente da concorrência. Afinal, esta solução traz agilidade e ganhos de produtividade — dois fatores-chave para o sucesso no mercado.

Além disso, a tecnologia pode (e deve) ser usada por empresas de todos os tamanhos e de diferentes segmentos. Trata-se de um passo definitivo em direção à transformação digital.

Vantagens em obter a solução de GED

Nós já te contamos alguns dos pontos em que o gerenciamento eletrônico de documentos pode ter uma aplicação satisfatória e que traga resultados.

Mas, você deve estar se perguntando que outros benefícios esse sistema traz para sua empresa, certo?

Separamos os principais em uma lista abaixo, confira:

  • Racionaliza a produção documental;
  • Faz o controle do fluxo de documentos;
  • Acessa os dados mesmo em modo offline;
  • Promove a transparência dos atos administrativos;
  • Organiza seus documentos com pastas e metadados;
  • Busca por conteúdo que está dentro dos documentos;
  • Traz maior consciência ao processo de tomada de decisão;
  • Permite lidar com documentos publicados sem a necessidade de download;
  • Controla a documentação desde a publicação, segurança de acesso e aprovação;
  • Categoriza os documentos, com uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição;
  • Normatiza os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de arquivos;
  • Faz a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas, convertendo informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.

Entre outras vantagens que podemos citar em utilizar o sistema GED estão as ilimitadas possibilidades de indexação, o que leva a mais qualidade de atendimento ao cliente.

Respostas rápidas e precisas nas transações também entram em cena, afinal o gerenciamento automatizado de processos dá suporte às atividades dos colaboradores.

Sua empresa estará um passo à frente da concorrência, com os documentos sempre disponíveis na rede, prontos para serem usados em uma visita ao cliente, negociação de contratos etc.

Onde se aplica o GED? Exemplos de setores que podem se beneficiar da solução

Fato é que todo tipo de negócio pode se beneficiar da gestão eletrônica de documentos.

Porém, para dar um gostinho de como a estratégia e o sistema se encaixam em diferentes realidades, trouxemos alguns exemplos que contextualizam sua aplicação. Veja só:

Contabilidade

O GED para contabilidade pode ser uma excelente ferramenta.

A EDM pode ser usada para racionalizar os processos financeiros da organização. Por exemplo, é possível centralizar e controlar faturas, recibos e outros documentos relacionados à contabilidade.

Desta forma, é mais fácil encontrar a informação desejada e gerar relatórios — o que torna o trabalho dos profissionais mais eficiente e mais rápido.

É um investimento que estimula o crescimento de indicadores importantes para empresas do setor e mesmo departamentos internos de contabilidade, como sua produtividade.

Instituições de ensino

Manter o controle de documentos físicos pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente para escolas e instituições educacionais maiores. Afinal, esses locais lidam com um grande volume de informações diariamente — como registros, notas, horários de aulas e outros.

Um sistema de gestão de documentos elimina a necessidade de manter arquivos em papel, o que facilita o armazenamento, a organização e a recuperação de arquivos — os três pontos que, ainda hoje, são dores de IEs por todo país.

O GED educacional também fornece uma maneira segura de compartilhar informações sensíveis, como registros de alunos, resultados de provas e bolsas de estudo.

Além disso, tecnologias especializadas em gestão de documentos podem ser usadas para rastrear mudanças em documentos ao longo do tempo e criar trilhas de auditoria.

Com a solução, é possível otimizar a busca por arquivos e promover maior interatividade entre diferentes setores (como administração, professores e estudantes).

Área da saúde

Há muitos benefícios no uso de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na área da saúde. Afinal de contas, é preciso armazenar registros de pacientes, resultados de laboratório e imagens — que devem ser mantidos em um lugar seguro e fácil de encontrar.

Por exemplo, os sistemas podem ajudar hospitais, clínicas e operadores de planos de saúde a economizar tempo e dinheiro, reduzindo a necessidade de processos baseados em papel.

Além disso, os sistemas de EDM podem melhorar a qualidade do atendimento ao paciente, fornecendo acesso a registros médicos atualizados.

Outro ponto atrelado é a redução do risco de erros médicos, fornecendo uma única fonte de verdade para todas as informações médicas.

Finalmente, o GED pode ajudar as instituições a melhorarem a satisfação do paciente em sua jornada, fornecendo uma maneira mais eficiente de gerenciar os registros médicos.

Desta forma, é possível fornecer cuidados de qualidade e otimizar o uso de tempo e recursos.

Setor jurídico

Para escritórios de advocacia e outras empresas da indústria legal, ter um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos confiável e eficiente é essencial.

Afinal, a tecnologia agiliza o processo de criação, armazenamento e recuperação de documentos, o que economiza tempo e dinheiro.

Além disso, melhora a segurança, o que assegura a confidencialidade de informações sensíveis e fornece apenas aos usuários autorizados acesso aos documentos.

Talvez o mais importante: falamos de uma tecnologia que ajuda a garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.

Ao automatizar o processo de gerenciamento de documentos, o GED auxilia na redução do risco de erro humano e garante que todos os documentos sejam devidamente categorizados e indexados.

Conheça os principais componentes e módulos de uma solução GED

Agora, do que um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos confiável, robusto e com os principais recursos que uma empresa precisa é composto? Vamos responder a dúvida a seguir:

Entre as funcionalidades que toda organização necessita de um sistema de gestão de documentos, podemos mencionar as principais:

  • Controle de todo ciclo de vida de um documento: todas as etapas de publicação até o descarte, controle de vigências, relatórios de alterações e mais.
  • Taxonomia e folksonomia: organização de documentos por tags, separação de comentários, mapas de permissão de acesso etc.
  • Busca por conteúdo: um buscador rápido e inteligente.
  • Visualizador de documentos: uma interface simples, intuitiva e segura para visualizar cada detalhe dos documentos, independente do seu formato.
  • Alçadas de aprovação: separação de níveis de aprovação, com dinâmicas de envio para diferentes stakeholders e condições para cada ação.
  • Acesso mobile: possibilidade de acessar todo ecossistema de arquivos diretamente do celular.

Quais são as etapas para implantação do sistema GED?

Agora, como a sua empresa pode implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos? Para tal, saiba que será necessário mobilizar várias pessoas e setores.

Confira o passo a passo para melhor se organizar:

  1. Planejamento: quais setores mais necessitam da digitalização? Como será feita a captura? Onde os documentos serão armazenados? Essa é a etapa de organização.
  2. Preparação dos documentos: assegure que os documentos estejam em condições ideais de qualidade e legibilidade para passar pela digitalização.
  3. Digitalização de documentos: o trabalho mais “manual”, onde os arquivos físicos são lidos por um scanner e digitalizados. Assegure-se de supervisionar essa etapa.
  4. Controle de qualidade: tenha alguém de olho na qualidade das peças digitalizadas para assegurar que manchas ou riscos não afetem sua legibilidade.
  5. Indexação: migração para o local onde os documentos serão armazenados, normalmente já divididos por categorias, como setor, assunto, data de criação, responsável, etc.
  6. Disponibilização: é hora de integrar o banco de dados dos arquivos com o sistema GED e disponibilizar todos os documentos com a maior facilidade e segurança possíveis!

Existe no mercado algum sistema GED gratuito?

É uma prática comum no mercado tech oferecer um software gratuitamente para que empresas possam testar suas funcionalidades por um determinado período de tempo.

No entanto, não é recomendado que as organizações dependam deste tipo de solução para gerenciar seus documentos.

Afinal, falamos de um software muitas vezes limitado em suas funcionalidades e que, geralmente, é funcional apenas por determinado período.

O ideal é testar o sistema que sua empresa considera o melhor e, então, investir na aquisição do mesmo.

Assim, a organização conta não apenas com a solução desejada, mas com todo suporte técnico e treinamento de uma equipe especializada. 

A evolução do GED: conheça o ECM

Atualmente, o conceito do GED evoluiu para trazer outros elementos que o Enterprise Content Management (ECM) possui. 

Sua definição é de uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida.

Enquanto o sistema GED é direcionado à gestão e armazenamento de documentos, o ECM também se encarrega dessa tarefa e ainda engloba ferramentas de workflow e BPM.

Isso permite que documentos e processos da empresa saiam do papel, reduzindo custos operacionais e agregando inteligência às informações estratégicas.

Algumas características do ECM são:

  • Personalização de formulários e instruções;
  • Diagramas flexíveis que facilitam o entendimento dos processos;
  • Possibilidade de apontamento de horas para custeio do processo;
  • Configuração de alertas automáticos para execução e prazo das tarefas;
  • Acionamento de aplicações a partir de tarefas ou estrutura dos processos;
  • Possibilidade de anexar vários documentos aos processos em andamento;
  • Comunicação distribuída e em tempo real, permitindo que as solicitações sejam atendidas rapidamente.

Gestão eletrônica de documentos é com a TOTVS

Você sabia que o melhor GED do mercado é da TOTVS?

Nossa solução de gerenciamento eletrônico de documentos permite que sua empresa organize arquivos e automatize vários processos ao longo de seu ciclo de vida: desde a criação até o arquivamento.

Dessa maneira, você conta com um produto legítimo da TOTVS — a maior empresa tech do Brasil! — para assegurar uma gestão eficiente, segura, atualizada e alinhada às questões legais dos seus documentos.

O GED da TOTVS é ideal para todo tipo de negócio. Que tal conhecer mais sobre suas funcionalidades? Acesse o site!

Confira também o nosso webinar sobre gestão de documentos:

Conclusão

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é uma solução que ajuda organizações de todos os tamanhos a gerenciar seus arquivos ao longo de todo seu ciclo de vida.

O software é projetado para automatizar vários processos e centralizar o acesso, o que — apesar de não parecer, à primeira vista — agiliza muito o dia a dia operacional e pode contribuir para uma melhor produtividade do seu time!

Aprender sobre o tema é essencial para qualquer empresa, já que o GED é um dos pilares das organizações mais modernas e lucrativas do mercado.

Antes de encerrar, que tal seguir lendo o nosso blog? Separamos um conteúdo que você com certeza vai gostar:

O que é RH digital e por que a sua empresa precisa de um? Explicamos ponto a ponto em nosso guia, confira!

Nova call to action

ECM GED

Artigos Relacionados

Deixe aqui seu comentário

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.


Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.