O arquivamento de documentos é um processo administrativo necessário para qualquer organização, pois se relaciona diretamente com a eficiência empresarial.
Cuidar desta etapa do ciclo de vida dos documentos de arquivo é uma prática importante para manter seus registros seguros e organizados.
Ela contribui para a privacidade dos dados e a segurança da informação, o que coaduna com as normas brasileiras e internacionais, como a LGPD e a GDPR.
Neste artigo, falaremos sobre a importância de arquivar documentos, suas regras e tipos, bem como a melhor forma de realizá-lo.
Confira!
Qual a importância do arquivamento de documentos?
Uma empresa que possui um sistema de arquivamento de documentos consegue realizar a gestão documental de forma eficiente.
Com isso, pode se beneficiar de diversas maneiras. Algumas vantagens são:
- Melhor gerenciamento da informação empresarial;
- Auxílio na proteção de informações sensíveis e confidenciais;
- Possibilidade de gerar relatórios de produtividade a partir de registros internos;
- Liberação de espaço de escritório ao remover documentos em papel desnecessários;
- Facilitação de auditorias, pois os documentos estão organizados de forma padronizada;
- Acesso rápido aos documentos, o que traz economia de recursos em decorrência da maior produtividade;
- Garantia do cumprimento das exigências legais, especialmente em relação a documentos fiscais, contábeis e jurídicos.
Em relatório de 2019 do M-Files, é possível ver dados que apontam para a importância do arquivamento de documentos:
- 46% dos funcionários dizem que é demorado e desafiador encontrar os documentos de que precisam;
- 86% dos funcionários dizem que geralmente têm dificuldade em procurar arquivos de escritório quando precisam;
- 81% dos funcionários entrevistados que o uso de um software para lidar com os documentos de escritório é bem-vindo.
Ao interpretar esses dados, é possível entender por que é necessário adotar boas maneiras de arquivar documentos para evitar as dificuldades na rotina de trabalho. Uma delas é o uso da tecnologia, que viabiliza o arquivamento digital.
Vale pontuar, porém, que as práticas devem estar de acordo com a lei de arquivamento de documentos.
O que diz a lei de arquivamento de documentos?
No Brasil, o tema foi inicialmente tratado pela Lei nº 8159/1991, que determina a política nacional de arquivos públicos e privados.
A norma também traz a necessidade de as instituições públicas e privadas arquivar os documentos conforme regras específicas, especialmente se forem de interesse público.
Esta lei foi regulamentada pelo Decreto nº 4.073/2002, que trouxe regras mais gerais para arquivar documentos.
Além dessas duas normas, tivemos a publicação da Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Esta última lei veio para adequar as atividades ao processo de transformação digital, que acelerou o uso de documentos eletrônicos por instituições públicas e privadas.
Seu objetivo é definir os efeitos legais destes documentos e estabelecer como eles são válidos juridicamente.
Por fim, temos o Decreto nº 10.278/2020.
Ele estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados e faz menção a meios de comprovação de autoria e integridade, como a assinatura eletrônica.
Vamos conhecer então os tipos de arquivamento de documentos?
Quais são os tipos de arquivamentos de documentos?
Na hora de estabelecer um sistema para arquivar documentos, o responsável pode se deparar com tipos diferentes. São eles:
- Geográfico: baseia-se no local de origem do documento;
- Alfabético: organizados conforme a primeira letra do nome do documento;
- Ideográfico: baseado no assunto de um documento, o que torna esse tipo de arquivamento um pouco mais complexo;
- Numérico: tipo de arquivamento de documento que utiliza números crescentes (simples), a data de criação (cronológicos) ou grupos numéricos para grande quantidade (dígito-terminal).
Seja qual for o tipo de arquivamento de documentos, o responsável deve saber como realizar esse processo de maneira eficiente.
Para tanto, é preciso conhecer as práticas utilizadas.
Como fazer o arquivamento de documentos na empresa?
Você já sabe a importância e as regras para arquivar documentos. E agora?
Quais são as etapas do arquivamento? Quanto tempo um documento deve ser arquivado?
Vamos ver um breve passo a passo!
1. Conheça as especificidades dos documentos
Antes de iniciar o processo de arquivamento de documentos, é importante entender a natureza específica e a função de cada documento. Isto ajudará em sua classificação, armazenamento e retenção.
Na prática, é conhecer as características dos documentos empresariais. Afinal, um documento contábil demanda cuidados diferentes do que um documento de RH.
Com esse conhecimento, o responsável pode definir a forma como o processo será conduzido.
2. Realize a triagem dos arquivos
Na hora de aprender como organizar arquivos de documentos, um dos primeiros passos é a triagem. Ela serve para organizar arquivos físicos ou digitais.
O arquivo está em uso atualmente ou é acessado de forma esporádica? Esse é um dos questionamentos feitos na hora da triagem.
O responsável deve, então, separá-los. É possível começar com uma categorização macro, que considera ordem alfabética ou ano do documento.
Em seguida, é importante avaliar a natureza específica de cada informação e criar categorias conforme as necessidades organizacionais.
A separação dessas informações pode envolver tipo de cliente, tema, contratos, funcionários, dentre outras categorias. É uma maneira de estabelecer padrões para nomear os dados e organizá-los.
Com a triagem, é mais fácil encontrar um documento quando você precisar dele. E, claro, mantenha essa rotina para manter o ambiente de trabalho organizado.
3. Escolha um local apropriado para o armazenamento
Com os documentos classificados, o próximo passo é escolher um local de armazenamento que atenda a todos os requisitos legais e de segurança.
Em caso de estrutura de arquivos físicos, é preciso ter ambientes de armazenamento seguros, com câmeras de controle 24 horas, biometria e outros sistemas de segurança.
Isso pode ser feito com a contratação de profissionais especialistas para fazer a gestão deste espaço.
Porém, atualmente, a melhor maneira de arquivar documentos é por meio de um sistema digital.
Ele traz agilidade, segurança e facilidade para o arquivamento e a recuperação de documentos. Além disso, torna a prática mais eficiente e reduz a necessidade de espaço físico na empresa.
4. Categorize os documentos contábeis
Documentos contábeis, tais como faturas e recibos, devem ser cuidadosamente categorizados e armazenados de acordo com as exigências legais.
Estes documentos podem precisar ser acessados para fins de tributação ou auditoria.
Portanto, categorize esses documentos conforme o assunto, como balanços patrimoniais, DRE, fluxo de caixa e notas fiscais.
Em cada classe, o responsável pode categorizá-los com outros tipos de arquivamento de documentos, como apontado.
5. Atente-se aos documentos de aquisição de imóveis
Os documentos de aquisição imobiliária, como os contratos de financiamento ou compra e venda, devem ser cuidadosamente categorizados e armazenados até que se faça o registro imobiliário da escritura.
Estes documentos, junto com eventuais comprovantes de pagamentos, podem precisar ser acessados no futuro para a prova da propriedade ou disputas legais.
6. Limite o acesso aos documentos
A limitação do acesso é uma medida de segurança imprescindível no arquivamento de documentos na empresa.
Ela resguarda a integridade das informações e o funcionamento administrativo da organização.
Informações pessoais e registros financeiros, por exemplo, só podem ser acessados por determinados profissionais. Por isso, considere algumas medidas, como a senha digital.
7. Defina o tempo de arquivamento
Você já ouviu falar em tabela de temporalidade (TTD)? Ela determina o tempo para arquivar um documento, o que contribui para evitar acúmulo desnecessário de papel.
Existem documentos empresariais que devem ser armazenados por tempo indefinido. No entanto, boa parte das documentações apresenta uma validade de armazenamento determinada.
Enquanto estiverem dentro da validade jurídica, há uma obrigação legal de mantê-los íntegros. Esse fato é mais uma prova da importância do arquivamento de documentos na empresa, inclusive.
Na hora de elaborar os índices, separe um campo para designar o prazo de validade do documento, seja no arquivo físico ou digital.
Por quanto tempo um documento deve ser arquivado?
O período de tempo que um documento deve ser arquivado pode variar de acordo com as exigências legais e da empresa.
Alguns documentos administrativos devem ser arquivados por 5 anos.
É o caso de livros e impressos fiscais, nota fiscal de serviços, atas, convocações, editais, boletins, avisos, anúncios, cartas de pedidos de demissão, COFINS e acordo de compensação de horas.
Outros documentos devem ser arquivados por mais tempo. A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) requer armazenamento de 10 anos. Já os comprovantes de pagamento de FGTS e Previdência devem ser armazenados por 35 anos.
8. Digitalize cada documento
Quer saber como organizar um arquivo de documentos de forma eficiente? Utilize a digitalização.
Esse é o método mais indicado no arquivamento, pois a transformação da documentação física em digital contribui para a segurança dos dados e o acesso.
Além disso, ela evita o extravio e a perda dos documentos, reduz o gasto com impressões e agiliza a rotina empresarial. É, por isso, uma aliada na preservação e conservação dos documentos de arquivo.
Para digitalizar, você pode contar com empresas especializadas em digitalização.
9. Use a microfilmagem
Para a preservação e conservação de documentos de arquivo a longo prazo, algumas empresas utilizam microfilmagem.
Neste processo, os documentos são fotografados e armazenados em microfilme, que tem uma vida útil mais longa do que o papel.
É uma técnica interessante, porque reduz o arquivo físico, já que os documentos duram centenas de anos.
10. Otimize os processos com a assinatura eletrônica
O uso de assinaturas eletrônicas agiliza os processos de arquivamento de documentos na empresa, reduz a burocracia, a necessidade de armazenamento físico e eventuais erros neste procedimento.
Ao invés de gastar dias e horas para obter uma assinatura, basta utilizar um software de assinatura eletrônica para enviar e receber documentos. Essa prática também facilita a mobilidade dos profissionais.
E o mais importante: há garantia jurídica. Ou seja, um documento assinado eletronicamente possui o mesmo valor de um documento assinado à mão.
Qual a melhor maneira de arquivar documentos?
As melhores maneiras de arquivar documentos envolvem o uso de tecnologia, sem dúvidas.
O gestor empresarial deve encontrar um sistema de gestão de documentos que atenda às exigências legais e as necessidades da empresa para usufruir de todos os benefícios que foram mencionados.
É claro que, em muitas situações, é preciso combinar o armazenamento físico e sistemas digitais de gerenciamento de documentos.
Mas o importante é ter em mente que, com a digitalização das operações, cada vez mais teremos documentos em ambiente eletrônico.
Daí nasce a necessidade de se adotar tecnologias que facilitem esse gerenciamento virtual, como é o caso das assinaturas eletrônicas.
Neste contexto, os profissionais precisam encontrar soluções confiáveis e de referência para assinar contratos, acordos e outros documentos, como é o caso do TOTVS Assinatura Eletrônica.
TOTVS Assinatura Eletrônica
A maior empresa de tecnologia do Brasil vem acompanhando o processo de transformação digital nas organizações e oferecendo soluções que realmente fazem a diferença na rotina de trabalho.
Por isso, desenvolveu o TOTVS Assinatura Eletrônica, uma plataforma criada para agilizar e simplificar os processos burocráticos relacionados aos documentos e a gestão de assinaturas.
Com a solução, os profissionais conseguem validar arquivos e assinar documentos com segurança jurídica e praticidade.
Conheça um pouco mais sobre as funcionalidades do TOTVS Assinatura Eletrônica a seguir:
Precisa de mobilidade? O sistema possui um aplicativo exclusivo para assinar documentos eletronicamente pelo celular.
Além disso, o arquivamento dos documentos na TOTVS Cloud garante a segurança da informação.
Conclusão
O arquivamento de documentos na empresa é uma prática fundamental para o cumprimento da legislação.
No entanto, mais do que isso, ela traz benefícios diretos para a organização, como a economia de recursos e a maior produtividade.
Existem várias maneiras de arquivar documentos com eficiência, mas todas devem seguir as boas ações que mencionamos, tais como a categorização e a digitalização.
O uso da tecnologia contribui em diversas etapas, como é o caso da assinatura eletrônica e dos softwares de gerenciamento. A propósito, você sabe como fazer a gestão eletrônica de documentos?
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