Uma solução para evitar desperdício de tempo na busca de arquivos pode ser a digitalização de documentos. Esse processo ajuda a empresa a deixar a documentação mais organizada, o que facilita a pesquisa pelo material.
Com isso, o colaborador tem a possibilidade de visualizar os documentos de qualquer lugar, seja durante um trabalho home office ou uma viagem de negócios. Entenda mais sobre a digitalização e quais seus principais benefícios para a companhia.
Como funciona a digitalização de documentos?
A digitalização se difere de um documento digital, pois, no segundo caso, ele já nasce no meio eletrônico e tem a sua garantia devido ao uso de um certificado digital. Por outro lado, a digitalização de documentos consiste na conversão de arquivos analógicos (papel) para o meio digital.
Digitalizar documentos facilita o armazenamento e o gerenciamento dos dados de uma organização. Trata-se de uma maneira de disseminar mais facilmente as informações entre os colaboradores e agilizar a busca de arquivos.
Por que a digitalização de documentos é importante para a empresa?
Existem muitos motivos que levam empresas a digitalizar documentos e o principal deles é a modernização das tecnologias que são utilizadas na rotina de trabalho. Com e-mails, sistemas de gestão e outras soluções, é preciso possuir uma cópia dos documentos importantes em uma versão digital. Veja outras razões para aderir a esse processo:
Segurança de dados
A maior parte dos dados de uma empresa são confidenciais e devem ser protegidos, contudo, é muito mais difícil fazer isso quando não são digitais. Os documentos digitalizados têm mais durabilidade e ficam protegidos da ação do tempo ou da umidade.
Quando a empresa possui um sistema de gestão, por exemplo, o gerenciamento de documentos se torna mais eficiente e a armazenagem mais segura. Isso acontece porque esse tipo de software permite o acesso apenas de pessoas cadastradas o que também oferece controle sobre o uso ou a alteração dos arquivos.
Organização dos arquivos
Outra vantagem da digitalização de documentos é a possibilidade de organizar os arquivos de maneira mais eficiente. Ao utilizar um sistema para gerenciamento eletrônico, os documentos são separados e identificados conforme a tarefa ou o cliente.
Ainda é possível fazer o armazenamento do histórico dos materiais e disponibilizá-los em vários servidores, além de não serem perdidos por falta de categorização. Assim, a gestão de documentos se torna mais organizada e o acesso é mais rápido para os usuários cadastrados.
Aumento da produtividade
Com a economia de tempo gerada pela agilidade na localização de arquivos e a eficiência da gestão de documentos, há uma maior produtividade da equipe. Isso acontece pois os documentos poderão ser encontrados em poucos segundos tornando a tomada de decisão mais ágil e eficaz.
Bastando apenas acessar o sistema e utilizar a palavra-chave na pesquisa, é possível optar pelo armazenamento em nuvem, que facilita ainda mais o acesso aos arquivos.
Como funciona o processo de digitalização de documentos?
Antes de aderir a esse processo, é preciso entender como digitalizar documentos. O mais indicado é buscar tecnologias de empresas que tenham experiência no assunto. Veja como funciona:
Coleta
O primeiro passo é coletar, conferir e registrar os documentos físicos que devem ser digitalizados. O trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais sejam extraviados.
Classificação
Depois da coleta, é necessário fazer o reparo dos arquivos que estiverem manchados ou amassados para garantir que estarão legíveis. Em seguida, eles são higienizados, e os objetos — como grampos — são retirados das folhas para não prejudicarem a digitalização. Assim, será possível garantir a qualidade do material.
Digitalização
Nessa etapa, é preciso saber como escanear um documento da maneira adequada para que ele seja devidamente armazenado de forma digital. Ademais, é importante escanear os arquivos um a um, na ordem em que eles estavam guardados garantindo a sequência e organização da documentação. É necessário também remover qualquer sujeira ou problema na imagem.
Indexação
Depois, é preciso fazer a indexação, para inserir dados como nomes e datas, uma vez que isso facilita a localização dos arquivos. O sistema de gestão possibilita escolher as palavras-chave para identificar os materiais. Ademais, a tecnologia ainda disponibiliza os arquivos na nuvem, o que permitirá o acesso de qualquer lugar.
Consulta
Por fim, será possível consultar o sistema sempre que for preciso acessar qualquer arquivo digitalizado. Com isso, os materiais estarão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados.
Como a tecnologia pode ajudar?
Considerar a contratação de sistemas especializados na digitalização de documentos, economiza tempo e garante mais segurança de que os dados foram digitalizados com qualidade. A digitalização de documentos torna a consulta muito mais fácil e ágil, além de facilitar o trabalho da equipe.
Isso não exime a companhia de guardar os arquivos físicos pelo período determinado por lei, mas possibilita que os colaboradores executem as suas tarefas quando estiverem em alguma viagem de negócios, por exemplo.
A implementação de tecnologias para a gestão de dados pode proporcionar muito mais benefícios para a organização. Entenda mais sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos e sua importância.
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