Banco de currículos: o que é e como montar um para sua empresa

Existe um recurso que pode facilitar muito a vida dos gestores e dos profissionais de recursos humanos: o banco de currículos.

Recrutamento e seleção é uma das atividades mais importantes para o sucesso de qualquer organização, e ter essa base de currículos otimiza bastante este processo.

Considerando que são as pessoas que fazem a diferença nos resultados, na cultura e na inovação de uma empresa, é preciso encontrar os melhores talentos para as vagas disponíveis, certo?

Você quer garantir que os candidatos sejam compatíveis com o perfil e as competências desejadas? Precisa agilizar e otimizar as etapas de triagem, entrevista e contratação? Então precisa saber o que é um banco de currículos para empresas, suas vantagens, as informações que devem compor essa base e como montá-la. 

Acompanhe!

O que é um banco de currículos?

Um banco de currículos é um conjunto de dados e informações sobre os profissionais que se candidataram ou que foram indicados para trabalhar em uma determinada empresa. 

O objetivo desta base de currículos é facilitar o acesso e a consulta dos documentos relativos aos candidatos. Isso permite que os recrutadores possam encontrar rapidamente os perfis mais adequados para as vagas abertas ou futuras.

Esses dados podem vir de diversas fontes, como sites de emprego, redes sociais profissionais, indicações de funcionários, feiras e eventos, programas de estágio e trainee, e candidaturas espontâneas.

Seja como for, a forma mais prática e útil de armazenar esses dados é em um sistema online.

Leia também: Armazenamento digital de documentos: qual a importância?

Entendeu como funciona o banco de currículos? Então é hora de esclarecer quais as vantagens dessa base de dados para sua organização.

Quais vantagens um banco de currículos oferece para as organizações?

De acordo com o Índice de Confiança Robert Half (ICRH) de 2023, 78% dos recrutadores apontam grandes dificuldades na contratação de profissionais qualificados.

Ter um banco de currículos para empresas pode trazer diversos benefícios para a gestão de pessoas e para o negócio como um todo, inclusive neste aspecto. 

Veja:

• Redução de custos: a empresa economiza com anúncios de vagas em sites e plataformas pagas, além de evitar a contratação de consultorias externas de recrutamento e seleção.
• Agilidade no processo seletivo: ao ter uma base de currículos atualizados e organizados, é possível reduzir o tempo de busca e análise dos candidatos, e acelerar as etapas de convocação, entrevista e contratação.
• Qualidade dos candidatos: o banco de currículos para empresas é, em geral, segmentado e filtrado. Assim, a organização aumenta suas chances de encontrar os profissionais mais qualificados e alinhados com sua cultura e seus valores.
• Retenção de talentos: a base de currículo e o banco de talentos andam juntos. A empresa que possui uma base que também inclui os colaboradores da empresa consegue identificar e aproveitar as potencialidades internas, promovendo ações de desenvolvimento, reconhecimento e movimentação de carreira.
• Formação de um banco de talentos: sua empresa possui uma plataforma de currículos de candidatos que não foram contratados, mas que apresentaram um bom desempenho no processo seletivo? Então ela está criando um banco de talentos com um grupo de profissionais que podem ser chamados para futuras oportunidades. Isso otimiza todo o processo de recrutamento e seleção.

Entendidos os benefícios de se ter um banco de currículos para empresas, você deve estar se perguntando sobre quais informações devem ser armazenadas, certo? Vamos esclarecer.

Quais informações devem compor uma base de currículos?

Um currículo de banco de talentos, para ser eficiente e funcional, deve conter todas as informações mais relevantes sobre o candidato, de forma clara e padronizada. 

Alguns dados que não podem faltar em sua plataforma de currículo são:

• Dados pessoais: nome, idade, sexo, estado civil, endereço, telefone, e-mail, redes sociais;
• Pretensão salarial: valor ou faixa salarial desejada pelo candidato;
• Formação acadêmica: nível de escolaridade, cursos, instituições e datas;
• Experiência profissional: empresas, cargos, funções, datas e resultados;
• Competências comportamentais: perfil, valores, interesses e motivações;
• Competências técnicas: conhecimentos, habilidades, certificações, idiomas, informática e outras competências;
• Disponibilidade: horário, local, viagem, modalidade de trabalho e outras informações desta natureza.

Com essas informações em seu banco de currículos, o “como fazer” é o próximo passo.

Como fazer um banco de currículos para empresas?

Conhecidos o conceito, as vantagens e as informações essenciais que devem constar em sua base, vamos ver como montar uma boa base de currículos. 

Para isso, siga as dicas abaixo:

Priorize um banco de talentos virtual

A primeira dica é optar por um banco online, ou seja, um sistema que permite o armazenamento, a organização e a consulta dos currículos de forma digital. 

Essa opção é mais prática, segura e sustentável do que um banco físico, que demanda espaço, papel e manutenção.

Para criar sua plataforma de currículo, você pode usar diferentes formas, como:

• Um formulário no site da empresa, que capta os dados dos candidatos e os envia para um banco de dados;
• Um e-mail específico para o recebimento de currículos, que pode ser divulgado nas redes sociais e nos anúncios de vagas;
• Um software de recrutamento e seleção, que automatiza todo o processo de gestão de currículos, desde a captação até a contratação.

Estabeleça filtros

Outra dica importante é definir critérios de filtragem dos currículos, de acordo com as necessidades e as características da empresa e das vagas. 

Esses critérios podem ser:

• Data: período em que os currículos foram enviados ou atualizados;
• Localização: cidade, estado ou país onde os candidatos residem ou estão dispostos a trabalhar;
• Status: situação dos candidatos no processo seletivo, como “em análise”, “aprovado” ou “reprovado”.
• Palavras-chave: termos relacionados à formação, à experiência ou às competências dos candidatos, como “engenheiro”, “inglês avançado” ou “liderança”.

Esses filtros facilitam a busca e a seleção dos currículos, e evita que os recrutadores percam tempo com perfis inadequados ou desatualizados.

Invista em padronização

Uma prática fundamental na hora de aprender como montar um banco de currículos para empresas é padronizar o formato e o conteúdo dos documentos. 

Assim, eles terão uma apresentação uniforme e profissional, e os profissionais responsáveis pelo recrutamento terão mais facilidade para ler e comparar os candidatos.

O setor de RH pode, por exemplo, criar um modelo de currículo padrão, com as informações básicas e obrigatórias que os candidatos devem preencher.

A empresa pode, também, solicitar o envio dos currículos atualizados em um formato específico para evitar problemas de compatibilidade ou de visualização.

É possível ainda orientar os candidatos sobre o tamanho, a fonte, as cores e as imagens que devem ou não ser usadas nos currículos.

Crie um histórico detalhado de cada candidato

A quarta dica na hora de inserir o currículo no banco de talentos é criar um histórico detalhado de cada candidato, que registre todas as interações e as avaliações que ele teve com a empresa. 

Esse histórico pode conter informações como:

• Feedbacks recebidos e enviados;
• Data e origem do envio do currículo;
• Motivos de aprovação ou reprovação;
• Data e forma de contratação ou de desistência;
• Resultados dos testes, das dinâmicas e das entrevistas;
• Vagas para as quais o candidato se candidatou ou foi indicado.

Com esse histórico, o setor de RH terá mais facilidade para acompanhar e controlar o processo seletivo e a admissão, além de fornecer dados para a melhoria contínua das práticas de recrutamento e seleção.

Leia também: Documento para admissão: veja quais são os principais

Mantenha informações sobre os colaboradores da empresa

Outra dica importante para montar sua base de currículos é manter informações sobre os colaboradores da empresa, que também fazem parte do banco. 

Dados pessoais e profissionais devem estar atualizados, assim como o histórico de desempenho, feedbacks e avaliações.

É fundamental ter outros dados, como plano de desenvolvimento individual (com metas, ações e resultados) e de carreira (com aspirações, oportunidades e movimentações).

Todas essas informações facilitam a gestão de pessoas e permitem que os gestores e os profissionais de recursos humanos possam conhecer e desenvolver seus colaboradores.

Conte com a tecnologia

Lembra-se de que falamos sobre ter uma plataforma de currículo online? Pois bem.

Nossa próxima dica tem a ver com ela e diz respeito ao uso de tecnologia para facilitar e aprimorar a gestão do banco de currículos. 

A tecnologia pode oferecer diversas soluções, como:

• Inteligência artificial (algoritmos e machine learning) para analisar currículos, classificar candidatos, aplicar testes, enviar feedbacks e sugerir perfis compatíveis com as vagas;
• Software de recrutamento e seleção para automatizar o processo, desde a divulgação das vagas até a contratação dos candidatos, e integrar o banco com as demais etapas;
• Assinatura eletrônica, que permite a assinatura de documentos digitais com validade jurídica, como contratos de trabalho, termos de confidencialidade e fichas cadastrais, de forma rápida, segura e sustentável.

A tecnologia, portanto, facilita a otimização e a inovação do banco de currículos. Assim, os recrutadores podem realizar as suas atividades com mais eficiência, qualidade e agilidade.

Leia também: Contrato com assinatura digital: saiba como fazer

Atualize com frequência

Por fim, nossa última dica é manter os currículos atualizados em sua base de dados. 

Assim, o RH garante que os dados e as informações estejam sempre corretos e completos.

Para isso, você pode solicitar aos candidatos e colaboradores essa atualização, conforme a existência de novas formações, experiências ou competências adquiridas.

No mesmo sentido, recomenda-se excluir ou arquivar os currículos antigos, desatualizados ou irrelevantes, e verificar e corrigir possíveis erros, inconsistências ou duplicidades nos currículos.

Dessa forma, seu setor terá em mãos informações confiáveis e verdadeiras a qualquer tempo, de modo a aproveitar oportunidades ou tomar decisões acertadas.

Como a digitalização contribui para as rotinas empresariais?

Como você pode perceber, o banco de currículos é um recurso que pode trazer muitos benefícios para a sua empresa, especialmente se você contar com a ajuda da tecnologia para criar e gerenciar a sua plataforma de currículos.

Neste sentido, a digitalização é uma tendência que vem transformando as rotinas empresariais, tornando-as mais ágeis, eficientes e competitivas. 

Ela permite que as empresas possam reduzir custos operacionais ao eliminar uso de papel, tinta, impressora e armazenamento físico, e aumentar a produtividade com a automação de tarefas.

De igual maneira, ela aprimora a comunicação ao facilitar o contato entre stakeholders por meio de canais digitais.

É, sem dúvidas, uma forma de aperfeiçoar a gestão a partir da integração de dados e informações de diferentes áreas e processos, o que contribui também para a inovação do negócio.

E uma das tecnologias que pode auxiliar na digitalização das rotinas empresariais é a da assinatura eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que permite a assinatura de documentos digitais com validade jurídica, de forma rápida, segura e sustentável.

É uma solução ideal para as empresas que precisam assinar documentos com frequência, como contratos de trabalho e propostas, e que querem economizar tempo, dinheiro e recursos.

A plataforma de assinatura eletrônica da TOTVS oferece diversos benefícios para a sua empresa, como facilidade de uso, segurança, confiabilidade, agilidade, praticidade, economia e sustentabilidade.

Conheça mais sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como ela pode ajudar a sua empresa a digitalizar as suas rotinas!

Conclusão

A criação e o gerenciamento de um banco de currículos para empresas podem proporcionar uma série de vantagens, desde a redução de custos com anúncios de vagas até a agilidade no processo seletivo e a retenção de talentos. 

Manter informações detalhadas sobre candidatos e colaboradores, bem como utilizar tecnologia para automatizar e aprimorar a gestão desse banco, é fundamental. É um passo importante para ter um RH Digital.

Além disso, a digitalização, como exemplificado pelo TOTVS Assinatura Eletrônica, desempenha um papel crucial na modernização das operações empresariais, oferecendo eficiência, segurança e sustentabilidade. 

Portanto, para impulsionar a eficácia das práticas de recrutamento e seleção e acompanhar as tendências de digitalização, considerar a implementação de um banco de currículos é essencial. 

Comece a otimizar suas operações hoje e aproveite os benefícios da digitalização de processos!