Armazenamento de documentos: o que é e como otimizar o processo

Você imagina como deve ser o armazenamento de documentos e por quanto tempo deve manter salvos esses arquivos? 

Esse é um assunto muito importante, especialmente para as empresas, que precisam se resguardar juridicamente para prevenir problemas em relação a vínculos trabalhistas, recolhimento de impostos e na relação com fornecedores e clientes.

Antes era necessário ter um espaço físico e uma pessoal responsável para organizar e armazenar os documentos em papéis, em um processo bastante burocrático e nada prático.

Hoje, é possível armazenar os documentos e realizar pesquisas, a qualquer momento, de arquivos assinados há anos com apenas alguns cliques.

Se você deseja saber qual a melhor ferramenta para fazer esse armazenamento digital de documentos, siga com a leitura. Separamos as melhores dicas!

O que é armazenamento de documentos?

O processo de armazenamento de documentos envolve todos os trâmites necessários para manter arquivos físicos organizados e protegidos.

Isso é fundamental para garantir o acesso a documentos empresariais importantes, como contratos, notas fiscais e registros tributários. 

Além disso, guardar arquivos mantém a conformidade com a legislação vigente, uma vez que existe um tempo de armazenamento de documentos a ser seguido. 

Riscos que envolvem o arquivamento de documentos físicos

O arquivamento é necessário, mas o processo realizado com documentos físicos pode trazer alguns riscos. Um dos principais está relacionado às altas chances de danos desses tipos de arquivos.

As versões físicas estão sujeitas a rasgos, rasuras e perdas. Isso porque elas são manuseadas com frequência e, em alguns casos, por várias pessoas.

O “vai e vem” de documentos físicos aumenta os riscos de danificar o papel. O próprio tempo desgasta o material, que é frágil, especialmente quando comparamos com as versões digitais, armazenadas em ambiente virtual, sem necessidade de manuseio. 

Além disso, outros riscos do arquivamento de documentos físicos são:

• extravio de arquivos;
• roubo de informações;
• perda por incêndios, enchentes e outros desastres. 

A solução: armazenamento digital de documentos

Armazenamento digital de documentos é um processo de conversão de documentos físicos para o formato digital que tem como principal objetivo preservar e organizar eletronicamente a documentação, garantindo acesso fácil, seguro e rápido.

Ou seja, é uma estratégia de gestão de arquivos empregada para armazenar os arquivos de uma empresa e, por meio disso, adquirir vantagens competitivas.

Como os documentos físicos perderam espaço para suas versões digitais – que são, de certa forma, mais seguras e eficientes -, é fundamental utilizar mecanismos de armazenamento de documentos digital, pois eles facilitam muito o trabalho dos profissionais.

Benefícios do armazenamento digital de documentos nas empresas

No passado, quando se pensava em arquivamento de documentos, automaticamente as pessoas associavam esse processo a algo burocrático, com pilhas de arquivos que precisavam ser catalogados, separados e armazenados.

Além de ocupar o tempo dos funcionários e espaço físico nos escritórios, esse método mais ultrapassado não é nada prático no dia a dia, especialmente na hora de encontrar um documento em específico.

Isso sem contar o risco dos arquivos serem extraviados, fraudados ou rasurados no processo.

Só por essa comparação, podemos ter uma base da importância do armazenamento digital de documentos, que é sinônimo de segurança e praticidade para as empresas. 

A lista de benefícios, que torna esse processo fundamental, continua:

• reduz gastos com papel e tinta: documentos digitais eliminam gastos com impressão, papel e tinta, além de garantir maior sustentabilidade por parte da empresa;
• aumenta a organização: com o armazenamento digital, é possível organizar documentos de forma personalizada, rápida e padronizada, conforme as necessidades da sua empresa;
• livre-se dos riscos do arquivo físico: com documentos físicos há o risco de perda, fraude, rasuras e danos, o que não acontece com os digitais. Para prevenir perdas, é possível guardar arquivos na nuvem, por exemplo;
• melhor aproveitamento do espaço físico: sem a necessidade de um ponto físico para estocar arquivos em papel, sobra mais espaço na empresa para outras coisas, como salas mais amplas ou até mesmo um estoque para mercadorias;
• maior segurança contra fraudes: você pode contar com a ajuda de softwares de gestão e sistemas de armazenamento que protegem os arquivos contra acessos não autorizados, assim como ferramentas de autenticação para garantir mais segurança;
• melhora a produtividade e colaboração entre funcionários: armazenar documentos em formato digital agiliza o processo de compartilhamento e acesso aos arquivos, o que otimiza a rotina de trabalho e permite que os colaboradores foquem em outras atividades, aumentando a produtividade;
• acesso a documentos com alta resolução e qualidade: documentos digitalizados podem ser acessados de diversas maneiras, o que garante um acesso com alta resolução e qualidade. Além disso, versões digitais não podem ser danificadas, rasuradas e rasgadas como as físicas, por exemplo;
• facilita o acompanhamento de prazos: o armazenamento digital possibilita a busca avançada dos documentos, o que facilita a gestão de prazos. Além disso, ferramentas como os sistemas de assinatura eletrônica contam com funcionalidades específicas para auxiliar no monitoramento de status dos arquivos.

Como fazer o armazenamento digital de documentos?

Existem duas formas principais para o armazenamento de documentos digitais. A primeira opção seria a digitalização de documentos físicos, para ter uma cópia digital.

Nesse caso, que é um pouco mais trabalhoso, é necessário ter um planejamento de quais documentos vão passar por esse processo e dos profissionais encarregados de digitalizar os arquivos.

Para isso, a empresa teria de seguir as seguintes etapas:

• preparação dos documentos;
• captura de imagens ou digitalização dos documentos;
• conversão dos arquivos nos formatos TIFF, PDF ou JPG;
• revisão dos documentos para controle de qualidade e legibilidade;
• segmentação dos arquivos;
• disponibilização dos arquivos para acesso das informações;
• arquivamento no sistema de gerenciamento eletrônico, seja uma ferramenta de gestão de documentos ou plataforma em nuvem.

A segunda opção envolve os documentos que contam exclusivamente com a assinatura digital, já elaborados em ambiente virtual. Nesse caso, as etapas são mais curtas.

Basta que a empresa salve os documentos, armazenando-os em nuvem ou na própria ferramenta utilizada para assinatura de contratos.

Boas práticas ao armazenar documentos digitais

Existem algumas boas práticas que devem ser aplicadas quando falamos sobre o armazenamento de documentos digitais.

Confira a seguir algumas delas:

• Realizar limpeza de pastas e arquivos temporários: é fundamental fazer uma limpeza de todos os dados digitais que você possui de tempos em tempos, pois assim é possível economizar espaço de disco, reduzir o tempo de busca por arquivos e dar mais agilidade para trabalhar com o que realmente é importante;
• Ter uma boa estrutura de organização: também é fundamental organizar os documentos corretamente, nomeando-os de acordo com um sistema, pois isso agiliza os processos da empresa no longo prazo;
• Realizar backups periódicos: os backups são a melhor forma de se prevenir contra a perda de arquivos e devem ser feitos regularmente de maneira manual ou com a ajuda de softwares de automatização;
• Estabelecer políticas de segurança e controle de acesso: políticas de segurança e controle de acesso garantem que somente as pessoas autorizadas a acessar os documentos possam fazê-lo, reduzindo os riscos de vazamento ou sequestro de dados;
• Monitorar os arquivos regularmente: por fim, é fundamental monitorar os acessos ao arquivo regularmente, sabendo quem os acessou e quando, quais tipos de operações foram realizadas etc;
• Manter a conformidade com a LGPD: a Lei Geral de Proteção de Dados trouxe diretrizes que devem ser aplicadas na gestão e tratamento de dados para garantir a proteção de informações pessoais. Conheça essas normas para manter a segurança e a conformidade com a legislação vigente.

Ao ignorar a implementação dessas práticas, você pode acabar deixando a sua empresa mais vulnerável a situações como a perda de documentos e até mesmo o sequestro de dados.

Portanto, lembre-se de sempre seguir as boas práticas, pois isso traz mais segurança para as informações da sua empresa, dos seus funcionários e dos seus clientes.

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Se você está em busca de um sistema completo para realizar assinaturas e armazenamento digital de documentos, conheça as vantagens da ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica!

Além de ter total segurança e validade jurídica na assinatura de diversos documentos, ela permite que você faça a organização de todos os arquivos da sua empresa, sem risco de perda, fraudes ou extravios em contratos e declarações.

Com funcionalidades de busca avançadas, em poucos segundos você encontra o arquivo que está precisando para dar andamento a outras etapas importantes da gestão do seu negócio.

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Conclusão

Em uma era totalmente digital, não tem como as empresas ficarem dependentes de processos burocráticos e organização de papeladas, não é?

Por isso que as empresas precisam investir o quanto antes em uma solução para assinatura e armazenamento digital de documentos.

Além de ter validade jurídica, essa opção poupa tempo e dinheiro no dia a dia, já que não é necessário investir em estrutura física para comportar todos os arquivos, nem gastar com papel e tinta para impressão.

Pensando na segurança da empresa, esse arquivamento digital também se destaca, já que é possível contar com soluções de armazenamento em nuvem com fácil acesso e compartilhamento.

Falando em soluções que facilitam a gestão e o armazenamento de documentos, temos uma dica prática para te ajudar a otimizar os processos no nosso conteúdo sobre fluxograma de organização de documentos, não deixe de conferir!