Armazenamento digital de documentos: qual a importância?

Equipe TOTVS | 15 abril, 2022

Você imagina como deve ser o armazenamento digital de documentos e por quanto tempo deve manter salvos os arquivos assinados digitalmente? 

Esse é um assunto muito importante, especialmente para as empresas, que precisam se resguardar juridicamente para prevenir problemas em relação a vínculos trabalhistas, recolhimento de impostos e na relação com fornecedores e clientes.

Antes era necessário ter um espaço físico e uma pessoal responsável para organizar e armazenar os documentos em papéis, em um processo bastante burocrático e nada prático.

Hoje, é possível armazenar os documentos e realizar pesquisas, a qualquer momento, de arquivos assinados há anos.

Se você deseja saber qual a melhor ferramenta para fazer esse armazenamento digital de documentos, siga com a leitura. Separamos as melhores dicas!

O que é armazenamento digital de documentos?

Armazenamento digital de documentos é um processo de conversão de documentos físicos para o formato digital que tem como principal objetivo preservar e organizar eletronicamente a documentação, garantindo acesso fácil, seguro e rápido.

Ou seja, o armazenamento digital é uma estratégia de gestão de documentos empregada para armazenar os arquivos de uma empresa e, por meio disso, adquirir vantagens competitivas.

Como os documentos físicos perderam espaço para suas versões digitais – que são, de certa forma, mais seguras e eficientes -, é fundamental utilizar mecanismos de armazenamento digital, pois eles facilitam muito o trabalho dos profissionais.

Ou seja, quando uma empresa faz uma boa gestão de arquivos digitais, as chances de problemas se tornam bem menores, já que o acesso a documentos como contratos, notas fiscais e declarações de impostos estarão sempre em mãos, a poucos cliques.

Além disso, os registros internos ficam muito mais organizados e a empresa consegue investir em outras ferramentas inovadoras sem risco de ter prejuízos.

Qual a importância do armazenamento digital de documentos nas empresas?

No passado, quando se pensava em armazenamento e organização de documentos, automaticamente as pessoas associavam esse processo a algo burocrático, com pilhas de arquivos que precisavam ser catalogados, separados e armazenados.

Além de ocupar o tempo dos funcionários e espaço físico nos escritórios, esse método mais ultrapassado não é nada prático no dia a dia, especialmente na hora de encontrar um documento em específico, fora o risco dos arquivos serem extraviados, fraudados ou rasurados.

Só por essa comparação, podemos ter uma base da importância do armazenamento digital de documentos, que é sinônimo de segurança e praticidade para as empresas. 

A lista de benefícios, que torna esse processo fundamental, continua:

Aumenta a organização

Um dos maiores benefícios do armazenamento digital de documentos é poder organizar os arquivos de maneira personalizada, rápida e padronizada, de acordo com o que é melhor para sua empresa.

Em ferramentas de assinatura eletrônica, por exemplo, é possível segmentar os arquivos em pastas e subpastas de acordo com o tipo de documento, data, nome do cliente ou fornecedor.

Reduz gastos com papel e tinta

Os documentos físicos tradicionais, além de ocuparem espaço, também são mais burocráticos e muito mais custosos do que os documentos digitais.

Quando se produz uma grande quantidade de documentos físicos regularmente, há um gasto com impressoras, tinta e papel que devem ser contabilizados.

E uma vez que esses gastos são contabilizados, eles inevitavelmente devem ser repassados para o consumidor se a empresa quiser, de fato, ter lucro.

Com os documentos digitais, todo esse custo praticamente desaparece. Eles são muito mais baratos, pois não é necessário gastar nenhum dinheiro extra com a impressão de arquivos.

Além de reduzir os custos com papel e tinta para impressão de documentos, o armazenamento digital também propicia uma maior sustentabilidade por parte da empresa.

Melhor aproveitamento do espaço físico

Uma vez que a sua empresa não precise mais de um ponto físico para estocar arquivos e gaveteiros, sobra mais espaço dentro do local para outras coisas.

Você pode aumentar o tamanho da sala de trabalho dos seus funcionários, garantindo mais conforto para a execução de suas tarefas diárias.

Ou então pode utilizar o espaço para estoque de mercadorias, por exemplo.

Melhora a produtividade e colaboração entre os funcionários

Como consequência da maior organização e agilidade para armazenar, compartilhar e pesquisar documentos, essa solução tem como vantagem facilitar ainda mais a vida dos funcionários das empresas, que podem ter mais produtividade e foco em suas atividades sem precisar perder tempo pesquisando documentos.

Facilita o acompanhamento de prazos

Alguns documentos, como a declaração do Imposto de Renda, têm como padrão que sejam armazenados por uma média de até cinco anos. 

Depois desse período, seria da escolha de cada empresário continuar ou não guardando os arquivos para ter um maior respaldo contra eventuais problemas contratuais, fiscais ou jurídicos.

Com o armazenamento digital, que permite uma busca avançada dos documentos, é possível ter um controle maior sobre isso.

Além desse ponto, também podemos destacar a vantagem de acompanhar por meio de ferramentas de assinatura eletrônica quais são os documentos com maior urgência de assinatura e quais estão pendentes,  filtrando pelo status de cada documento.

Nova call to action

Maior segurança contra fraudes

Apesar de não parecer para quem é mais leigo, a segurança contra fraudes é um dos maiores diferenciais dos documentos digitais.

Existem hoje diversas ferramentas para autenticação de assinaturas que visam garantir a validade ou invalidade dos documentos.

Além disso, também é possível contar com a ajuda de softwares de gestão e sistemas de armazenamento que protegem os arquivos contra acessos não autorizados, com exigências de senha, validação de dados e criptografia de todos os registros.

A propósito, essas ferramentas também realizam backups que garantem a criação de uma cópia de segurança caso aconteça qualquer problema com os registros.

Acesso a documentos com alta resolução e qualidade

Documentos digitalizados podem ser acessados de diversas maneiras, nos mais variados dispositivos, como computadores e celulares.

Isso garante um acesso com alta resolução e qualidade, garantindo que as informações dentro dele possam ser sempre lidas da maneira como foram escritas.

Já um documento físico pode acabar sofrendo acidentes, como um funcionário derrubar café em cima, por exemplo, impossibilitando a leitura das informações.

Com documentos digitais, esses riscos quase não existem e, além disso, você pode fazer quantas cópias quiser.

Livre-se dos riscos do arquivo físico

Por fim, a digitalização dos documentos da empresa é a melhor forma de se livrar por completo dos riscos dos arquivos físicos.

Com documentos físicos há o risco de perda, fraude, rasuras, danos e, pensando em imprevistos mais extremos, podem ser danificados em acidentes, situações como incêndios, alagamentos e desastres naturais.

Já os documentos digitalizados apresentam um número bem menor de riscos.

É claro que sempre existe a possibilidade de um HD ter defeitos ou sofrer um ataque, mas você pode se prevenir disso armazenando os documentos em nuvem, por exemplo.

Leia também: Secretaria Digital: Guia completo sobre a Portaria 315 do MEC

Que tipo de documento precisa ser armazenado digitalmente?

Existe uma série de documentos que uma empresa precisa armazenar se quiser continuar operando dentro da legalidade.

O primeiro e mais claro exemplo são todos os documentos que servem para comprovar pagamentos feitos pela empresa, pois existe uma previsão legal por parte dos órgãos de fiscalização brasileiros.

Também é necessário armazenar documentos previdenciários e trabalhistas, que devem ser guardados por tempo indeterminado, como o Livro de Registro de Funcionários.

Além disso, pedidos de demissão, aviso prévio e termos de rescisão de contrato de trabalho devem ser guardados por pelo menos dois anos.

Documentos como controle de ponto e outras documentações comprobatórias, por sua vez, precisam ficar armazenadas por cinco anos.

Folhas de pagamento, guias de recolhimento do INSS, atestados médicos e outros documentos precisam ser arquivados por 10 anos.

Por fim, toda a documentação relativa ao FGTS deve ser armazenada por 30 anos.

Como fazer o armazenamento digital de documentos?

Existem duas formas principais de armazenamento de documentos digitais. A primeira opção seria a de realizar a digitalização de documentos físicos, para ter uma cópia digital.

Nesse caso, que é um pouco mais trabalhoso, é necessário ter um planejamento de quais documentos passaram por esse processo e quais profissionais ficarão encarregados de digitalizar os arquivos.

Para isso, a empresa teria de seguir as seguintes etapas:

  • preparação dos documentos;
  • captura de imagens ou digitalização dos documentos;
  • conversão dos arquivos nos formatos TIFF, PDF ou JPG;
  • revisão dos documentos para controle de qualidade e legibilidade;
  • segmentação dos arquivos;
  • disponibilização dos arquivos para acesso das informações;
  • arquivamento no sistema de gerenciamento eletrônico, seja uma ferramenta de gestão de documentos ou plataforma em nuvem.

No caso dos documentos que contam exclusivamente com a assinatura digital, as etapas são mais curtas.

Basta que a empresa salve os documentos, armazenando-os em nuvem ou na própria ferramenta utilizada para assinatura de contratos.

Boas práticas ao armazenar documentos digitais

Existem algumas boas práticas que devem ser aplicadas quando estamos falando do armazenamento de documentos digitais.

Confira a seguir algumas delas:

  • realizar limpeza de pastas e arquivos temporários: é fundamental fazer uma limpeza de todos os dados digitais que você possui de tempos em tempos, pois assim é possível economizar espaço de disco, reduzir o tempo de busca por arquivos e dar mais agilidade para trabalhar com o que realmente é importante;
  • ter uma boa estrutura de organização: também é fundamental organizar os documentos corretamente, nomeando-os de acordo com um sistema, pois isso agiliza os processos da empresa no longo prazo;
  • realizar backups periódicos: os backups são a melhor forma de se prevenir contra a perda de arquivos e devem ser feitos regularmente de maneira manual ou com a ajuda de softwares de automatização;
  • estabelecer políticas de segurança e controle de acesso: políticas de segurança e controle de acesso garantem que somente as pessoas autorizadas a acessar os documentos possam fazê-lo, reduzindo os riscos de vazamento ou sequestro de dados;
  • monitorar os arquivos regularmente: por fim, é fundamental monitorar os acessos ao arquivo regularmente, sabendo quem os acessou e quando, quais tipos de operações foram realizadas etc.

Ao ignorar a implementação dessas práticas, você pode acabar deixando a sua empresa mais vulnerável a situações como a perda de documentos e até mesmo o sequestro de dados.

Portanto, lembre-se de sempre seguir as boas práticas, pois isso traz mais segurança para as informações da sua empresa, dos seus funcionários e dos seus clientes.

Como escolher um software para a gestão de documentos na sua empresa?

Para escolher o software para gestão de documentos ideal para a sua empresa, antes, é preciso que você:

  1. faça um levantamento de quais são as reais necessidades da empresa;
  2. verifique todos as funcionalidades que o sistema de gestão oferece;
  3. escolha plataformas que tenham funcionalidades de gerenciamento de processos de confirmação e validação de assinaturas com documentos e protocolos armazenados em segurança, na nuvem;
  4. observe se o sistema possui um bom suporte ao usuário;
  5. priorize softwares que possuem integração com outros sistemas importantes para a sua operação;
  6. lembre-se de que, muitas vezes, o barato sai caro.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Se você está em busca de um sistema completo para realizar assinaturas e armazenamento digital de documentos, conheça as vantagens da ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica!

Além de ter total segurança e validade jurídica na assinatura de diversos documentos, ela permite que você faça a organização de todos os arquivos da sua empresa, sem risco de perda, fraudes ou extravios em contratos e declarações.

Com funcionalidades de busca avançadas, em poucos segundos você encontra o arquivo que está precisando para dar andamento a outras etapas importantes da gestão do seu negócio.

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Conclusão

Em uma era totalmente digital, não tem como as empresas ficarem dependentes de processos burocráticos e organização de papeladas, não é?

Por isso que as empresas precisam investir o quanto antes em uma solução para assinatura e armazenamento digital de documentos.

Além de ter validade jurídica, essa opção poupa tempo e dinheiro no dia a dia, já que não é necessário investir em estrutura física para comportar todos os arquivos, nem gastar com papel e tinta para impressão.

Pensando na segurança da empresa, esse arquivamento digital também se destaca, já que é possível contar com soluções de armazenamento em nuvem com fácil acesso e compartilhamento.

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