A digitalização de processos é fruto da revolução digital que estamos experimentando há alguns anos.
Atualmente, as empresas precisam inovar e se adaptar permanentemente para permanecer competitivas e ter sucesso.
Um dos caminhos para isso é o uso inteligente de tecnologia nos processos internos para otimizar o uso de recursos.
Esse uso passa, claro, pela digitalização de processos administrativos, que é o que dá base a outros processos empresariais.
Por isso, é fundamental entender o que é digitalização de processos, os benefícios que ela traz para as empresas, seus desafios e algumas diferenças conceituais.
Vamos lá?
O que é digitalização de processos?
Digitalização de processos é a transferência de dados físicos para o ambiente virtual, o que inclui o envio de documentos para a nuvem, de modo que se tornem acessíveis de qualquer lugar de forma rápida, bastando um dispositivo com acesso à internet.
Na prática, o gestor implementa a digitalização para permitir a execução das tarefas empresariais no ambiente digital.
Quer um exemplo? No início da pandemia, a América do Norte deu o maior salto na digitalização, com 60% de seus produtos e serviços totalmente ou parcialmente digitalizados, de acordo com pesquisa da McKinsey em 2020.
Por meio de softwares de gestão, aplicativos, sistemas e sites, as empresas conseguem executar muitas atividades que antes eram realizadas presencialmente.
Trabalhar, entregar documentos, fechar negócios, prestar serviços, assinar contratos, tudo isso pode ser feito em ambiente digital quando há digitalização de processos.
Objetivos da digitalização de processos administrativos
No mundo dos negócios, a digitalização de processos administrativos confere maior dinamismo para as empresas, dentre outros benefícios que apontaremos na sequência.
Porém, além de saber o que é digitalização de processos, você sabe quais são os seus objetivos em uma empresa? Veja:
- Diminuir os erros e retrabalhos na rotina;
- Dar base para a inovação dentro da empresa;
- Garantir a competitividade empresarial no mercado;
- Reduzir custos com deslocamentos e material de escritório;
- Aumentar a produtividade das equipes e os resultados do negócio.
Perceba que não estamos falando aqui somente da digitalização de processos judiciais, algo comum na advocacia.
O foco são os processos internos de empresas, independentemente do segmento econômico.
Além de compreender os objetivos da digitalização de processos administrativos, vamos conhecer os benefícios que eles trazem para as organizações?
Quais são os benefícios da digitalização de processos para as empresas?
Ao implementar um bom processo de digitalização na empresa, o gestor poderá aproveitar uma série de vantagens que a prática traz para o negócio. Veja!
Segurança de dados
Imagine que você começou um processo de digitalização de documentos na empresa. O local mais indicado para armazenamento é a nuvem.
Hoje, os melhores fornecedores de soluções tecnológicas trabalham com sistemas em nuvem, então você não terá dificuldades em encontrar boas ferramentas.
O ponto principal é que esse tipo de solução garante a segurança de dados de diversas maneiras, como evitar perdas e extravios de documentos, criptografia, controle de acesso e muito mais.
Se você estava com receio de fazer a digitalização de processos físicos do seu escritório por falta de segurança, não se preocupe.
Maior eficiência e produtividade
Outro benefício da digitalização de processos é a eficiência das operações.
Com a adoção de tecnologias inteligentes, como um ERP, o gestor consegue ter uma visão global das atividades executadas na empresa.
A possibilidade de analisar dados em tempo real dá a ele insights para corrigir eventuais erros e propor soluções com rapidez.
Essa tomada de decisão fundamentada garante a eficiência das equipes, bem como a sua produtividade.
Mas como esse processo de digitalização impacta positivamente na produtividade? É simples. Os profissionais deixam de realizar as tarefas repetitivas, que são assumidas pela tecnologia.
Além disso, com as soluções digitais, a ocorrência de erros e retrabalhos é menor.
Em suma, os processos se tornam mais organizados, ágeis, precisos e eficientes.
Facilidade na troca de dados e informações
Sua equipe iniciou um processo de digitalização de imagens para ter um banco de dados de todas as notas fiscais em papel recebidas nos últimos cinco anos.
Com isso, na hora em que for preciso identificar determinada nota, será possível acessar a informação de maneira muito mais rápida e fácil, certo?
Agora imagine que um funcionário do time de marketing precise de uma validação da equipe de vendas. Em ambiente online, basta marcar o responsável na tarefa para que todos os envolvidos recebam uma notificação.
A facilidade na troca de dados e informações por meio digital é um grande benefício da digitalização de processos.
Equipes mais integradas
O ambiente digital reduz as barreiras físicas no trabalho. O processo de digitalização proporciona, assim, mais interação entre equipes, ainda que estejam fisicamente distantes.
Lembre-se de que os dados estão baseados em um sistema em nuvem em que todos trabalham juntos e de forma colaborativa.
Economia de custos
Quando falamos em digitalização de processos administrativos, logo pensamos na economia que ela provoca.
E quais custos são reduzidos quando transferimos uma atividade para o ambiente digital? Pensando em diversos segmentos econômicos, podemos apontar:
- Material de escritório;
- Manutenção e deslocamento de frota;
- Hospedagem em hotéis e alimentação;
- Aluguel de espaços físicos e custos relativos a essa locação (contas fixas de água, luz, internet e telefone);
- Custo de deslocamento dos profissionais (passagens aéreas, transporte público, gasolina, carros por aplicativo).
Sustentabilidade
Além de ter impacto na redução de custos, temos outro benefício do processo de digitalização: sustentabilidade empresarial.
Com o menor uso de combustíveis fósseis no deslocamento, há redução de emissão de gases tóxicos na atmosfera.
Ao utilizar menos papéis, pois a impressão se torna uma exceção na empresa, há maior preservação ao meio ambiente.
Acesso a indicadores estratégicos
Com a digitalização dos processos, os gestores empresariais passam a utilizar softwares para acompanhar e delegar tarefas.
Mas essa não é a única funcionalidade desse sistema, que traz dados relevantes da gestão, inclusive indicadores estratégicos.
Quantas horas foram dedicadas àquela negociação de contrato? Quais foram as entregas feitas no último mês?
Ao ter acesso a esses indicadores de performance, o gestor consegue mensurar a produtividade das equipes, identificando pontos de melhoria.
Clientes mais satisfeitos
Você sabia que o e-commerce brasileiro cresceu 27% e faturou R$ 161 bilhões em 2021?
Esse forte crescimento das vendas online é fruto da migração de compras para a internet, o que só é possível com a digitalização de processos.
Quando as empresas marcam presença no ambiente digital, seus clientes ficam mais satisfeitos, pois possuem mais uma opção para comprar produtos ou contratar serviços.
E não só isso: os processos digitais de atendimento ao cliente proporcionam ao consumidor mais autonomia na decisão de compra.
Quais setores podem se beneficiar da digitalização de processos?
Todos os setores econômicos podem se beneficiar da digitalização de processos, que também é indicada para micro e pequenas empresas.
Quais são os principais desafios para a digitalização de processos?
Você já viu o que é digitalização de processos e seus benefícios. Mas como fazer a digitalização de processos? Existem desafios a serem vencidos?
Infelizmente, sim. Apontamos quatro principais desafios, veja:
- Expertise: é interessante contar com profissionais qualificados para este tipo de projeto, mas nem todas as empresas possuem pessoal próprio ou conseguem contratar terceirizados com boa qualificação.
- Mudança de mentalidade: ainda há certa resistência (principalmente por parte de gestores mais tradicionais) na adoção de tecnologias inteligentes para iniciar o processo de digitalização de imagens e documentos.
- Planejamento: o planejamento da digitalização é fundamental para não interromper ou prejudicar as atividades, mas nem todos os gestores dão a devida importância para essa etapa, que depende diretamente de um cronograma.
- Infraestrutura: o processo de digitalização de uma empresa exige infraestrutura para armazenamento de documentos e disponibilização dos dados para no ambiente digital, como softwares, equipamentos e servidores (dependendo do caso), o que pode ser caro.
Já falamos da importância do processo de digitalização de documentos e imagens. Mencionamos que essa digitalização é transferir a atividade empresarial para o ambiente virtual.
Mesmo assim, existe outro termo que é bastante utilizado neste contexto: automação de processos. Há diferenças entre os termos? Sim!
Digitalização e automação de processos: como se diferem?
A automação de processos é a integração de todos os sistemas e dados de uma empresa por meio do uso da tecnologia, com o objetivo de ter mais produtividade e controle das atividades.
O foco aqui é a execução de tarefas de modo automatizado.
A digitalização de processos é a transferência das informações de um negócio para um ambiente digital, seja ele em nuvem ou em servidor local, de modo que tudo seja online, gerando mais agilidade e economia.
Basicamente, a atividade ou tarefa que era executada manualmente ou presencialmente passa a ser realizada por meio de ferramentas digitais.
De toda maneira, unir a digitalização com a automação é criar boas oportunidades de crescimento empresarial.
Uma pesquisa realizada pela Fortune Business Insights estima que o mercado global de gestão de processos de negócio (BPM) deve crescer de US$ 11,84 bilhões em 2021 para US$ 26,18 bilhões em 2028.
Um dos motivos apontados para esse crescimento é a grande necessidade das empresas de digitalizar os processos de negócios para alcançar metas empresariais, satisfação do cliente e maior produtividade.
No entanto, a pesquisa destaca exatamente a automação de processos para impulsionar essa gestão durante o período de previsão, com maior uso das ferramentas de automação de processos baseadas em nuvem.
E onde entra a chamada digitalização?
Qual a diferença entre digitalização e digitização?
No uso popular, vemos que digitalização e digitização são termos utilizados como sinônimos. No entanto, apesar da relação entre eles, há uma diferença relevante.
A digitalização é o processo de transformar dados físicos em digitais, como, por exemplo, o processo de digitalização de imagens de um livro para que possam ser acessadas por dispositivos eletrônicos.
Digitização são mudanças mais profundas dos processos, modelos e estratégias dos negócios para que a empresa consiga atuar também no ambiente online.
As informações armazenadas na nuvem são utilizadas de forma inteligente. A partir disso, cria-se uma nova cultura organizacional, orientada para a inovação, com novos sistemas, processos, ferramentas e meios de colaboração.
Perceba, portanto, que são estratégias complementares e que contribuem para que a empresa se oriente para o futuro, certo?
E como fazer a digitalização de processos?
Como fazer a digitalização de processos?
A digitalização de processos contribui para que a empresa garanta maior eficiência. Mas como implementar isso?
Na digitalização de documentos, por exemplo, devemos realizar a coleta e a classificação deles antes de digitalizar. Após, ocorre a indexação e a consulta.
Nos processos, precisamos escolher as ferramentas mais adequadas para nossos processos empresariais, de acordo com os nossos objetivos.
A importância de contar com boas ferramentas tecnológicas
As ferramentas tecnológicas são o meio da digitalização de processos.
Com elas, o gestor consegue não só transferir as informações para o ambiente virtual, mas facilitar a execução das tarefas empresariais no ambiente digital.
Apontamos algumas a seguir:
- Financeiro: além do internet banking, os ERPs costumam possuir módulos financeiros.
- Comunicação: softwares de atendimento, chatbots em sites e redes sociais, além de aplicativos de mensagens são ótimos para atendimento ao cliente.
- Vendas: existem softwares específicos para vendas para fazer a gestão, além de e-commerces e marketplaces para digitalizar os processos de vendas.
- Gestão : sistemas de gestão de processos e ERPs para gerenciar de forma global a organização, a rotina das equipes e os fluxos de trabalho.
Ainda dentro da gestão, se vamos lidar com novos documentos digitais, precisamos de um sistema de gestão de assinaturas, como a solução da TOTVS.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é o sistema de gestão de assinaturas da maior empresa de tecnologia do Brasil.
Por meio dessa plataforma centralizada, intuitiva e segura, é possível fazer a gestão e a execução de assinaturas com validade jurídica.
Ela possui tecnologia mobile (app Minha Assinatura Eletrônica), padrão de criptografia SHA256, conformidade à LGPD e muito mais!
Confira uma breve apresentação do TOTVS Assinatura Eletrônica:
Com a digitalização de processos, você precisará de uma plataforma que facilite a assinatura e a gestão dos documentos assinados, certo?
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Conclusão
A digitalização de processos é fruto da transformação digital e consiste em transferir dados físicos para o ambiente virtual, possibilitando o trabalho de profissionais de qualquer lugar.
Esse processo traz maior produtividade e sustentabilidade, redução de custos e outros benefícios.
Para tanto, é preciso escolher de forma adequada as ferramentas neste processo.
O TOTVS Assinatura Eletrônica, por exemplo, facilita bastante a gestão de assinaturas e documentos, proporcionando maior agilidade às suas equipes. Ótimo, não?
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