Contrato com assinatura digital: saiba como fazer

Equipe TOTVS | 01 agosto, 2022

Elaborar um contrato com assinatura digital está se tornando uma prática cada vez mais comum no ambiente empresarial.

Por meio de tecnologias inteligentes, é possível otimizar não só a criação, como a gestão de documentos. Isso traz inúmeros benefícios para o negócio, como economia e segurança da informação.

Mas você sabe como fazer contrato com assinatura digital? Afinal, qual a legalidade da assinatura digital?

Preparamos este texto para tirar todas as suas dúvidas relacionadas ao tema. Vamos lá?

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que comprova, na internet, a identidade de um usuário por meio de um certificado digital. 

Pessoas físicas e jurídicas vêm utilizando essa ferramenta para garantir segurança e agilidade nos negócios feitos no ambiente virtual.

Por isso, estima-se que o mercado global de assinatura digital crescerá para US$ 16,8 bilhões até 2026.

E como fazer contrato com assinatura digital? Antes de responder a essa dúvida, é fundamental entender o funcionamento desse recurso.

Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital substitui a assinatura feita à mão? Sim. Por isso, quando pensamos em um contrato com assinatura digital, a validade não é uma questão, como veremos melhor adiante. 

De maneira simples, quando se aprende como fazer assinatura digital, você percebe que é preciso ter um certificado digital. 

O certificado é um sistema de verificação deste tipo de assinatura e realiza a autenticação eletrônica e criptografada. 

Ele é composto de uma chave pública (divulgada a terceiros) e uma privada (exclusiva do titular do documento). É o certificado que confere validade jurídica à assinatura.

Isso porque, de acordo com as normas vigentes no Brasil, o certificado digital garante a autenticidade e a integridade de um documento.

Ou seja, é possível confirmar a identidade dos signatários a partir dele.

Por isso, o certificado digital substitui reconhecimento de firma e legitima que o indivíduo que está efetuando a assinatura tem sua identidade comprovada eletronicamente.

Agora sim, vamos à pergunta: é válido assinar contrato usando assinatura digital?

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Contrato com assinatura digital é válido?

Sim, o contrato com assinatura digital tem validade jurídica, pois o assinante utiliza um certificado digital emitido por autoridade certificadora e de acordo com as normas do ICP-Brasil.

Com isso, como acabamos de pontuar, a integridade e a autenticidade das informações são garantidas.

Vale destacar que esse tipo de assinatura foi regulamentado ainda na Medida Provisória no  2.200-2/2001 e tornou a ser assunto na lei da assinatura digital, que atribuiu a ela o status de assinatura eletrônica qualificada.

Em caso de dúvidas, vale consultar a legislação (Lei nº 14.063/2020) para entender melhor por que o contrato com assinatura digital tem validade jurídica.

Quais são as vantagens do contrato com assinatura digital?

Você acabou de ver que o contrato com assinatura digital é válido e que o uso de certificado digital é o que garante essa validação.

Mas por que um empresário deve aprender como fazer contrato com assinatura digital? Existem vantagens ao adotar essa prática?

Se você sempre quis acelerar seus processos de recrutamento e seleção ou de negociação com fornecedores, por exemplo, conheça como este tipo de assinatura pode ajudá-lo!

Economia

O contrato com assinatura digital tem validade jurídica e faz com que as partes não precisem assinar o documento manualmente.

Na prática, você pode resolver os trâmites burocráticos de um contrato digital sem sair da empresa ou de qualquer outro lugar. Também não é preciso ir ao cartório reconhecer firma.

Essa praticidade proporciona uma economia de tempo, pois o fechamento do contrato no ambiente digital é muito mais rápido.

Além disso, o uso da assinatura digital promove redução de custos devido à diminuição de impressões e ao menor espaço físico necessário para armazenamento Ou seja, é ecologicamente correto. Também contribui para aumentar a produtividade dos profissionais.

Segurança

“Eu quero aprender como assinar contrato com assinatura digital, mas não sei se essa é uma prática segura”. Esse questionamento faz sentido, pois o ambiente virtual nos reserva ameaças.

Contudo, o certificado digital utiliza tecnologia criptográfica para a proteção da troca de informações, assegurando a autenticidade da assinatura. Isso se soma à segurança proporcionada pela própria plataforma de assinatura digital. Deste modo:

  • A proteção contra fraudes e alterações é maior;
  • As chances de vazamentos de dados e ciberataques são menores;
  • As informações só serão vistas por pessoas autorizadas, evitando acessos indevidos;
  • Existem auditorias especializadas que verificam se houve mudanças no histórico da documentação.

Além disso, os documentos ficam armazenados na nuvem, outro ambiente que conta com criptografia e protege os documentos de extravios e danos.

Melhor organização dos documentos

Atualmente, os empresários contam com uma série de soluções no mercado para otimizar a gestão dos negócios. Uma delas são as plataformas de assinatura eletrônica.

Essas tecnologias servem para centralizar todos os documentos assinados digitalmente. É possível fazer o upload dos contratos, assiná-los e enviá-los para todas as partes interessadas de maneira centralizada.

Mais do que isso, esse tipo de ferramenta permite a busca ágil e fácil dos documentos armazenados, contribuindo para a produtividade das equipes.

Soma-se a este fato a possibilidade de integração de algumas ferramentas com outros sistemas, como um ERP.

Essas funcionalidades do sistema de gestão de assinaturas, portanto, trazem melhor organização dos documentos da empresa com facilidade.

Em outras palavras, contribui para uma melhor gestão de documentos.

Negociação facilitada entre as partes

No mundo atual, um empresário brasileiro consegue importar e exportar produtos para diversos países. 

Uma microempreendedora do interior de Minas Gerais já não precisa mais ir a São Paulo para comprar roupas. Tudo pode ser feito pela internet.

Quando se tem um contrato com assinatura digital, a situação fica ainda melhor. As negociações são firmadas a distância, com validade e segurança jurídica.

É possível utilizar o recurso em diversas situações, como na contratação de fornecedores, pois as partes podem assinar o contrato de qualquer lugar.

Automatização de tarefas

O gestor que se preocupa com produtividade e praticidade utiliza a assinatura digital em contratos por meio de plataformas desenvolvidas para essa finalidade.

Como apontamos, além de facilitar a organização dos documentos, essas soluções automatizam tarefas específicas relacionadas à essa gestão. 

Com um clique, você consegue enviar o documento para anuência das partes e das testemunhas, além de acompanhar o andamento delas por um dashboard.

Entendeu como é importante aprender como assinar contrato com assinatura digital? São muitos benefícios para sua empresa ao utilizar esse tipo de assinatura eletrônica!

A propósito, você pode estar se perguntando qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica, certo? Vamos esclarecer.

Assinatura digital e assinatura eletrônica: quais as diferenças?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mais precisamente a assinatura eletrônica qualificada, o formato mais seguro, confiável, e com maior valor jurídico, por carregar consigo um certificado digital.

A assinatura eletrônica, de acordo com a Lei nº 14.063, consiste em “dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei […]”.

Os outros tipos de assinatura eletrônica, além da qualificada (assinatura digital), são a assinatura eletrônica simples e a avançada.

Portanto, se você for assinar documento com certificado digital, utilizará a assinatura digital. 

Agora que você já sabe toda a teoria necessária para utilizar a assinatura digital em seus contratos, chegou a hora de aprender como elaborar estes documentos com esse recurso.

Como fazer contrato com assinatura digital?

Imagine que Manuela é o mais novo talento contratado para o departamento de RH da sua empresa. Ela ainda não entende os processos internos de contratação, nem as ferramentas necessárias para formalizá-la com a assinatura em ambiente virtual.

Mas, com o auxílio do advogado Victor, utiliza o Google Docs para elaborar um novo contrato de prestação de serviços

A versão final em PDF está pronta para ser enviada aos três prestadores de serviços necessários para uma reforma que será realizada na empresa no próximo mês. 

E agora? Como assinar contrato com assinatura digital? É bem simples, veja:

  • Faça o login no sistema e suba o contrato para sua plataforma de assinatura eletrônica;
  • Informe o e-mail dos destinatários para enviá-los;
  • Aponte a ação que deve ser executada por cada um deles (assinatura, testemunho ou validação) e configure o processo de coleta de assinaturas (ordem de assinatura, prazo etc.);
  • Se o gestor deve assinar o documento, por exemplo, basta utilizar o certificado digital;
  • Após o envio, acompanhe os documentos e verifique os que estão pendentes de assinatura e os que foram assinados;
  • Acompanhe a confirmação e a validação das assinaturas;
  • Armazene os documentos. 

Neste vídeo, temos um exemplo de como assinar contrato com assinatura digital na ferramenta da TOTVS:

Contrato com assinatura digital: dúvidas frequentes

Viu como é fácil aprender como assinar contrato com assinatura digital?

Mesmo assim, sabemos que existem dúvidas relacionadas a essa prática, e buscamos solucioná-las neste momento. Confira!

Qualquer contrato pode ser assinado com assinatura digital?

Sim. O contrato com assinatura digital tem validade jurídica e, portanto, qualquer tipo pode se utilizar desse recurso.

Lembre-se apenas que seu certificado deve ser emitido por autoridade certificada pela ICP-Brasil.

Contrato com assinatura digital precisa de testemunha?

As testemunhas são pessoas que asseguram a legalidade de um acordo. Em outras palavras, atestam que as partes agem de forma espontânea, sem constrangimentos, ameaças ou pressões externas. 

Por lei, não há obrigatoriedade de se ter testemunhas em um contrato. No entanto, se elas não estiverem presentes, o contrato não pode ser transformado em título extrajudicial. 

Em decisão de 2018 (REsp nº 1495920), o STJ reconheceu que é possível executar um contrato assinado com certificado digital sem testemunhas. Apesar de ser um julgamento isolado, é um importante precedente.

Porém, enquanto não houver uma jurisprudência (entendimento consolidado sobre o tema), vamos manter a máxima “contrato com assinatura digital precisa de testemunha”.

Posso assinar contrato com assinatura digital e manual?

Outra dúvida comum é sobre o contrato com assinatura digital e manual. É válido ter os dois tipos de assinatura no documento? Não há regra legal sobre o tema.

No entanto, é uma situação que gera insegurança jurídica. Isso porque o certificado digital foi criado para uso em ambiente online, tendo somente validade digital. 

Eventual impressão de um documento assinado digitalmente não atesta a validade das assinaturas já inseridas, pois é possível alterar informações em programas específicos.

A insegurança jurídica permanece no caso contrário, em que a parte reconhece firma da assinatura no documento impresso original, o digitaliza e o insere na plataforma para a outra parte assinar.

Assim, apesar de não haver definição legal, para um contrato assinado eletronicamente ter validade, é necessário ter acesso à toda a trilha de auditoria e logs até a conclusão do envelope. Se ele “sai” do meio online e é finalizado da forma tradicional, teremos apenas um contrato eletrônico assinado por uma das partes e um contrato tradicional assinado pela outra parte. Não há rastreabilidade.

Por isso, evite ter um contrato com assinatura digital e manual. Opte por utilizar somente um meio de autenticação com validade jurídica.

É possível fazer assinatura digital de contratos grátis?

Sim. Você consegue fazer assinatura digital de contratos grátis em determinados programas. 

Porém, essas ferramentas trazem empecilhos ao gestor, como não permitir uma adequada gestão de documentos, além de limitar o número de contratos assinados, de signatários e o volume de páginas de um documento. O arquivo também não é armazenado corretamente nesses casos. Ou seja, o processo gratuito não é recomendado para a formalização de um documento entre dois CNPJs.

O ideal é optar por uma plataforma de assinatura digital completa, o que demanda algum aporte financeiro.

Como escolher uma plataforma de assinatura digital?

Uma boa plataforma de assinatura digital deve ser uma solução robusta e adequada para as necessidades empresariais. Ela deve conter: 

  • alto padrão de segurança;
  • signatários e usuários ilimitados;
  • aplicativo para dispositivos móveis;
  • notificações de documentos a serem assinados;
  • integração com sistemas empresariais e outras ferramentas;
  • opções seguras de login, como biometria e reconhecimento facial.

Uma ferramenta que reúne tudo isso é o TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

A TOTVS desenvolve soluções para empresas que as possibilitam ter maior produtividade, e, com isso, melhorar os resultados do negócio.

Nós sabemos que o tempo do gestor deve ser melhor aproveitado em muitas situações, inclusive nas negociações com parceiros. A rapidez na hora de fechar contratos é crucial.

Por isso, desenvolvemos o TOTVS Assinatura Eletrônica, plataforma de gestão de assinaturas que garante a segurança e a validade jurídica aos documentos com poucos cliques. 

Ela possui integração nativa com outras tecnologias TOTVS, além de possibilidade de integração com tecnologias de terceiros. Deste modo, entrega mais agilidade, economia e sustentabilidade para as empresas.

Prezando pela mobilidade, você pode assinar um contrato com assinatura digital pelo seu smartphone, a partir do app Minha Assinatura Eletrônica.

Tudo com padrão de criptografia SHA256, conformidade com a LGPD e compatibilidade com os modelos de certificado A1 e A3.

Você ainda terá um dashboard de controle dos documentos para acompanhar os processos de assinatura.

Conheça melhor e experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

Um contrato com assinatura digital é aquele em que há uso do certificado digital. Esse recurso confere segurança e agilidade para as empresas, dentre outros benefícios.

E utilizá-lo é algo bem fácil. Basta ter uma ferramenta intuitiva, segura e que pode ser usada no smartphone.

Essa é a proposta da TOTVS com a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica: facilitar a vida do gestor e conferir maior produtividade às equipes.

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