Documento para admissão: veja quais são os principais

A contratação de novos colaboradores é um processo que envolve diversas etapas, desde a seleção até a integração na empresa. Uma das mais importantes é a entrega dos documentos para admissão, que formalizam a relação trabalhista entre as partes.

Os documentos admissionais são aqueles necessários para formalizar a contratação de um funcionário na empresa.

Cada organização possui uma estratégia específica para lidar com essa atividade. Algumas utilizam tecnologias, como o ERP e o sistema de gestão de assinaturas eletrônicas, para otimizá-la.

Seja qual for o seu método, o primeiro passo é saber qual é a lista de documentos para admissão em 2023. 

Neste post, vamos explicá-los de maneira clara e trazer algumas dicas para otimizar o processo.  Quais são os documentos necessários? O que é checklist de admissão?

Vem com a gente!

Qual a importância do documento para admissão?

O documento para admissão de trabalho é aquele que comprova a identidade, a qualificação e a situação cadastral do candidato selecionado para uma vaga de emprego. Ele é importante por alguns motivos:

• Ajuda a organização a conhecer melhor o novo funcionário e acessar suas informações básicas;
• É uma forma de garantir os direitos e os deveres tanto do empregador quanto do empregado, e evitar possíveis conflitos ou demandas judiciais no futuro;
• É imprescindível para a inclusão do funcionário nos benefícios concedidos pela organização, como auxílio-creche, convênio médico e odontológico, dentre outros;
• Serve para o cumprimento das obrigações legais empresariais, como o registro na carteira de trabalho, o recolhimento dos impostos e das contribuições sociais, o cálculo de direitos trabalhistas e o pagamento dos benefícios.

Por outro lado, a falta de documentos para admissão pode trazer problemas para a empresa junto aos órgãos governamentais.

Por isso, é fundamental que eles sejam entregues e conferidos com cuidado e dentro dos prazos estabelecidos pela legislação.

Vamos à lista de documentos para admissão em 2023?

Lista de documentos para admissão em 2023

A lista de documentos necessários para admissão pode variar de acordo com o tipo de contrato, o regime de trabalho e as especificidades da função. 

No entanto, existem alguns itens que são comuns à maioria das contratações. Veja quais são eles:

Documentos que devem ser entregues à empresa

O funcionário deve entregar à empresa:

• Foto 3×4;
• Comprovante de residência;
• Atestado médico admissional;
• Documento de identidade e CPF;
• Cartão de inscrição no PIS/PASEP;
• Carteira de trabalho digital ou física;
• Certidão de nascimento dos filhos de até 21 anos;
• Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;
• Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
• Certidão de nascimento ou casamento do funcionário;
• Registro no órgão de classe, se for exigido pela função;
• Certificado de reservista (para homens com menos de 45 anos);
• Carteira Nacional de Habilitação (CNH), se for exigida pela função;
• Comprovante de escolaridade (para fins de jovem aprendiz ou estágio);
• Título de eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos para fins de salário-família.

Documentos que a empresa deve entregar ao colaborador

Os documentos para admissão de funcionário que devem ser entregues a ele são:

• Contrato de trabalho;
• Ficha referente ao salário-família;
• Ficha de registro do(a) colaborador(a);
• Ficha de declaração de requisição ou rejeição do vale-transporte;
• Ficha de declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na Fonte.

Documentos para admissão que não podem ser exigidos dos funcionários

Existem documentos que, se solicitados, podem causar constrangimento ou preconceito no ambiente laboral. Por serem considerados discriminatórios, as empresas não podem pedi-los no momento da admissão. São eles:

• Exame de HIV;
• Exames que comprovem estado gravídico;
• Certidão negativa de ação cível ou trabalhista;
• Atestado ou certidão negativa de antecedentes criminais, salvo em casos previstos em lei;
• Registros de dívidas (ou de sua ausência), como certidão negativa nos órgãos de proteção ao crédito;
• Qualquer outro documento que possa caracterizar discriminação por motivo de sexo, origem, cor, raça, situação familiar, estado civil ou idade.

Agora, quando você for perguntado “O que é checklist de admissão?”, saberá apontar os documentos necessários para admissão de funcionário, certo?

Outro ponto que merece atenção é o prazo para a devolução desses documentos!

Qual é o prazo para que a empresa devolva os documentos admissionais?

De acordo com o artigo 2º da Lei nº 5.553/68, a empresa terá, no máximo, cinco dias para devolver os documentos ao profissional, mesmo se forem cópias autenticadas.

O prazo relativo à anotação em carteira de trabalho está previsto no artigo 29 da CLT e também é de cinco dias. Veja:

Art. 29.  O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

[…]

§ 8º  O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação. 

Caso a empresa não cumpra esse prazo, ela pode ser multada, conforme consta no parágrafo 3º do mesmo artigo.

Por quanto tempo esse tipo de documento deve ser armazenado?

Cada documento pode exigir um tempo diferente de armazenamento. Considerando os diversos tipos de documentos trabalhistas, temos:

• 2 anos: pedido de demissão, rescisão de contrato e aviso prévio;
• 3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• 5 anos: cadastro no PIS/PASEP, guia da Previdência Social, controle de ponto e recibos diversos (salários, férias, 13º salário);
• 10 anos: documentos fiscais e contábeis, o que inclui folhas de pagamento, guias de recolhimento de impostos e contribuições sociais, e comprovantes dos benefícios pagos aos empregados;
• 20 anos: exames médicos;
• 30 anos: FGTS.

Agora que você já sabe quais são os documentos para admissão de trabalho, é hora de ver como otimizar este processo em sua empresa!

7 passos para otimizar o processo de admissão na empresa

O processo de admissão na empresa pode ser bastante burocrático e demorado, se não for bem planejado e executado. Isso pode gerar custos desnecessários, erros operacionais e insatisfação dos novos colaboradores.

Para evitar esses problemas, confira sete passos para otimizá-lo:

1. Invista na comunicação entre os setores

A comunicação entre os setores envolvidos na contratação é essencial para garantir o alinhamento das informações e das expectativas. E como se dá essa troca?

O setor de recrutamento e seleção deve informar ao setor de departamento pessoal sobre as vagas abertas, os perfis desejados e os prazos previstos. Posteriormente, é quem informa sobre os candidatos selecionados e aprovados.

Já o setor de departamento pessoal precisa informá-los sobre os documentos necessários para a admissão, os procedimentos legais e as orientações aos candidatos. 

Na etapa final do processo, o setor de gestão de pessoas deve saber quem são os novos colaboradores contratados e as datas previstas para o início das atividades. 

Cabe à área, também, entregar aos profissionais do departamento pessoal as políticas internas da empresa, os benefícios oferecidos e as ações de integração para os novos funcionários.

2. Solicite os documentos com antecedência

Para evitar atrasos no processo, é importante que a empresa solicite os documentos com antecedência aos candidatos selecionados. 

Informe quais são os documentos exigidos, como eles devem ser enviados (físicos ou digitais) e qual é o prazo para a entrega.

Assim, o setor responsável pode agilizar a conferência dos documentos, o registro na carteira de trabalho e a formalização do contrato. Isso também evita contratempos como documentos faltantes, rasurados ou vencidos.

3. Faça a conferência dos itens recebidos

Após receber os documentos dos candidatos selecionados, faça uma conferência minuciosa dos itens recebidos. Isso envolve: 

• se há alguma restrição ou impedimento legal;
• se há alguma pendência ou irregularidade cadastral; 
• se há alguma inconsistência ou divergência nas informações; 
• verificar se todos os documentos estão completos, legíveis e atualizados.

Diante de algum problema nos documentos, entre em contato com o candidato para solicitar a correção ou a complementação dos dados. 

Caso contrário, basta prosseguir com o registro na carteira de trabalho e a formalização do contrato.

4. Gerencie os documentos

Com os documentos para admissão do funcionário em mãos, é hora de garantir sua segurança e a organização. 

É preciso armazená-los em um local adequado para protegê-los de danos físicos ou perdas. A classificação por ordem alfabética, cronológica ou numérica é uma boa maneira de organização de documentos. 

E, claro, não se esqueça de controlar o acesso e a movimentação dos documentos.

5. Incentive a equipe de RH

A equipe de recursos humanos é responsável por conduzir o processo de admissão na empresa. Por isso, é importante que ela seja incentivada e valorizada pelo seu trabalho. 

A empresa pode oferecer treinamentos periódicos para atualizar os conhecimentos e as habilidades dos profissionais. Além disso, há outras boas práticas, como:

• Oferecer benefícios atrativos para motivar e reter os talentos;
• Ter uma cultura de feedback constante para reconhecer os acertos e corrigir os erros;
• Ouvir as sugestões e as críticas dos profissionais, para melhorar os processos e as práticas de gestão de pessoas;
• Promover um ambiente de trabalho saudável e colaborativo, que estimule o engajamento e a produtividade da equipe. 

6. Invista em ferramentas de Departamento Pessoal

Já pensou em fazer a admissão digital dos profissionais?

Investir em ferramentas de departamento pessoal que automatizem e integrem as atividades relacionadas à contratação é um passo relevante para otimizar o processo. 

Essas ferramentas podem ser softwares ou plataformas online que permitem:

• Enviar as informações para o eSocial;
• Fazer a gestão eletrônica de documentos (GED);
• Fazer o registro na carteira de trabalho eletrônica;
• Gerar o contrato individual ou coletivo de trabalho;
• Emitir os recibos dos benefícios pagos aos empregados;
• Armazenar os documentos em nuvem com segurança e praticidade;
• Solicitar, receber e assinar o documento para admissão de funcionário de forma digital.

Dessa forma, a empresa pode reduzir o tempo, o custo e o espaço físico necessários para o processo de admissão. 

A tecnologia também evita erros humanos ou falhas operacionais, facilita o acesso e a consulta aos documentos, além de garantir o cumprimento das obrigações legais.

Fique atento(a) apenas para observar as normas de segurança da informação e de proteção de dados pessoais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

7. Conte com a assinatura digital

Por fim, uma das melhores maneiras de otimizar o processo de admissão na empresa é contar com a assinatura digital. 

Essa tecnologia permite assinar documentos eletrônicos com validade jurídica, segurança e agilidade.

Com ela, a empresa pode formalizar o contrato de trabalho e outros documentos admissionais sem a necessidade de imprimir, enviar ou reconhecer firma em cartório. 

Basta que as partes tenham um certificado digital válido e uma plataforma confiável para realizar a assinatura. Há, ainda, a possibilidade de utilizar outros tipos de assinatura eletrônica.

O resultado é muito positivo: economia de tempo, dinheiro e papel, prevenção de fraudes ou falsificações, fácil armazenamento e compartilhamento dos documentos e sustentabilidade ambiental.

Se você quer otimizar o processo de admissão na sua empresa com a assinatura digital, você precisa conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica. 

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é a solução ideal para simplificar e agilizar o processo de admissão na sua empresa, garantindo a conformidade legal e a satisfação dos novos colaboradores. 

Nossa plataforma de gestão de assinaturas eletrônicas oferece total validade jurídica e segurança aos documentos.

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode:

• Enviar os documentos para assinatura por e-mail ou SMS;
• Armazenar os documentos em nuvem com criptografia e backup;
• Integrar a plataforma com outros sistemas da TOTVS ou de terceiros;
• Receber notificações sobre as pendências ou vencimentos dos documentos;
• Acompanhar o status das assinaturas dos documentos admissionais em tempo real.

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Conclusão

O documento para admissão é um dos elementos mais importantes para a contratação de novos colaboradores na empresa. 

Ele comprova a identidade, a qualificação e a situação cadastral do candidato, permite que a empresa cumpra com as suas obrigações legais, e garante os direitos e os deveres das partes envolvidas.

Por isso, é fundamental que a empresa conheça quais são os documentos necessários para cada tipo de contrato para ter um bom processo de admissão.

Algumas ações contribuem para isso, como a boa gestão de documentos e o uso de ferramentas tecnológicas. Mas se você ainda precisa fazer o armazenamento de documentos físicos, veja como otimizar essa prática!