Como fazer uma declaração de trabalho: guia completo com dicas e exemplos

Se você precisa comprovar vínculo empregatício ou atividade profissional, entender como fazer uma declaração de trabalho é o primeiro passo para um processo ágil e seguro.

Esse documento, que pode parecer simples à primeira vista, ajuda a comprovar a função exercida, tempo de serviço e, em alguns casos, a renda.. 

A declaração é muito utilizada, especialmente por profissionais autônomos que precisam atestar a relação profissional ou prestação de serviços, mas precisa ser elaborada corretamente para cumprir sua função.

Neste conteúdo, você vai descobrir quais informações não podem faltar no documento, quem pode emiti-lo e quando ele deve ser utilizado, além de conferir modelos para personalizar conforme sua necessidade. 

Vamos começar entendendo o que é e para que serve esse tipo de declaração. Aproveite a leitura!

O que é uma declaração de trabalho?

A declaração de trabalho é um modelo de documento emitido para confirmar um vínculo empregatício. Ela comprova que uma pessoa exerce determinada função ou prestou serviços para uma empresa. 

Em geral, a declaração apresenta informações como nome do trabalhador, cargo ou serviço prestado, período de atuação, jornada de trabalho e dados do contratante.

Não existe um modelo único definido por lei, mas o documento pode ser solicitado em processos administrativos, contratuais ou mesmo judiciais — e precisa trazer alguns dados para ser considerado válido nessas situações.

Por isso, é essencial compreender como fazer uma declaração de trabalho de forma correta para evitar a anulação do comprovante. 

Para que serve a declaração de trabalho?

A declaração é utilizada em diversas situações em que é necessário comprovar função, tempo de serviço ou experiência profissional. É muito comum quando o profissional não tem registro em Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Normalmente, esse documento é utilizado para:

• Comprovação de renda: em solicitações de crédito, financiamentos ou abertura de contas bancárias;
• Inscrição em instituições de ensino: para acesso a programas de estágio, bolsas de estudo ou cursos específicos;
• Processos administrativos e licitações: pode ser solicitada como documento de habilitação ou qualificação técnica;
• Solicitação de visto ou residência: pode ser um dos documentos exigidos por consulados ou órgãos de imigração;
• Justificativa de ausência: especialmente para estudantes, a declaração pode ser utilizada para justificar uma ausência ou um atraso em aulas;
• Comprovação de vínculo empregatício: em processos trabalhistas, solicitação de benefícios previdenciários ou atualização de cadastro na empresa.

Quem pode fazer uma declaração de trabalho?

Normalmente, o empregador ou contratante fica responsável por emitir a declaração de trabalho. Em alguns casos, especialmente quando não há vínculo formal ou contrato registrado, o próprio trabalhador pode redigir o documento. 

Os principais emissores são:

• Empregadores: proprietários, gestores, contratantes ou representantes da empresa;
• Microempreendedores Individuais (MEIs): tanto como emissores quanto como destinatários;
• Prestadores de serviço: quando contratam profissionais para demandas específicas ou prestam serviços pontuais a uma empresa;
• Trabalhadores autônomos: para comprovar serviços prestados a clientes, com base em contratos, recibos ou RPA (Recibo de Pagamento Autônomo).

Independentemente de quem emite o documento, é fundamental incluir dados precisos e assegurar a assinatura para garantir a validade da declaração. 

Como fazer uma declaração de trabalho válida?

Para garantir a validade da sua declaração, é importante incluir algumas informações que permitam confirmar o vínculo. 

Como mencionamos, não existe um modelo padrão, mas há dados que devem constar no documento para comprovar o vínculo empregatício e atestar os pontos necessários para cada finalidade. 

Na solicitação de benefícios previdenciários, por exemplo, é importante que a declaração especifique o cargo e o tempo de serviço. 

Preparamos um passo a passo prático para te ajudar a entender como criar uma declaração de trabalho corretamente. Confira as etapas e requisitos indispensáveis a seguir.

1. Reúna as informações da empresa ou contratante

Os dados da empresa ajudam a identificar o emissor e oficializar o vínculo, especialmente em casos de prestação de serviços pontuais. 

É importante incluir informações como:

• CNPJ;
• Razão social;
• Dados de contato;
• Endereço completo;
• Nome fantasia (se houver).

2. Identifique o trabalhador

Ao entender como fazer uma declaração de trabalho, é importante ter em mente que a identificação do profissional é um dos primeiros pontos a descrever no documento, logo após os dados da empresa ou contratante. 

Para isso, a declaração deve informar:

• CPF, RG e CNPJ (no caso de profissionais autônomos e MEIs);
• Número da CTPS, quando aplicável;
• Nome completo do colaborador;
• Cargo ou função exercida.

3. Defina o período de prestação de serviço

É importante também especificar a data de início e, se aplicável, de término do vínculo ou atividade. 

Caso seja um trabalho atual ou uma prestação de serviço em andamento, utilize a expressão “em exercício” ou equivalente para deixar claro o período de atuação. 

4. Descreva a função ou atividade

Descrever qual é o trabalho realizado pelo profissional é outro ponto que não pode faltar no documento. 

Lembre-se que a declaração de trabalho deve apresentar informações claras, por isso traga essa descrição de forma objetiva, evitando termos vagos. 

Isso aumenta a credibilidade e evita problemas de interpretação por parte de quem recebe o documento.

5. Inclua a data e o local de emissão

A data e o local de emissão são dados importantes para oferecer um contexto, além de atender exigências de instituições que verificam a atualidade das informações.

6. Assine o documento

O último passo é incluir a assinatura do emissor na declaração de vínculo empregatício.

A assinatura pode ser física, com reconhecimento em cartório (quando exigido), ou eletrônica, no caso de documentos digitais.

Vale destacar que a assinatura eletrônica deve ser realizada com certificado digital ou plataforma específica, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Guarde uma cópia do documento para consultas futuras. 

Modelo de declaração de trabalho simples

Para ajudar você a entender como fazer uma declaração de trabalho na prática, preparamos um modelo simples, que pode ser utilizado como base para criar um documento personalizado de acordo com cada necessidade.

Confira o exemplo:

DECLARAÇÃO DE TRABALHO

Razão Social da Empresa: [Nome da empresa]
Nome Fantasia: [Se houver]
CNPJ: [Número do CNPJ]
Endereço: [Rua, número, bairro, cidade, estado, CEP]

Declaramos, para os devidos fins, que [Nome completo do(a) trabalhador(a)], portador(a) do RG nº [número] e CPF nº [número], exerce a função de [cargo/função] nesta empresa desde [data de início] até a presente data / até [data de término].

Local e data: [Cidade], [dia] de [mês] de [ano].

_______________________________________

[Nome e cargo do responsável pela emissão]

__________________________________
[Assinatura física ou eletrônica válida]

Esse é um modelo geral, por isso lembre-se de adaptar as informações e a estrutura para refletir a realidade de cada caso e atender à finalidade específica da solicitação. 

Como fazer uma declaração de trabalho autônomo?

A declaração de trabalho autônomo tem a mesma função de comprovar a atividade profissional, mas com particularidades importantes. 

Como não há vínculo empregatício formal, é importante incluir documentos que comprovem a relação de trabalho, como:

• RPA;
• Acordos trabalhistas;
• Notas fiscais emitidas como MEI;
• Contratos de prestação de serviços.

A assinatura eletrônica contribui para reforçar a autenticidade do documento e ajuda a comprovar a identidade do emissor. 

Preparamos um modelo de declaração para autônomos que você pode utilizar como base para criar o seu documento:

DECLARAÇÃO DE TRABALHO AUTÔNOMO

Eu, [Nome completo], CPF nº [número], RG nº [número], residente em [endereço completo], declaro que atuo como [profissão ou atividade], prestando serviços para [nome do contratante ou clientes] no período de [data de início] a [data de término] / atualmente em atividade.

Esta declaração é emitida para os devidos fins, podendo ser acompanhada de documentos comprobatórios.

Local e data: [Cidade], [dia] de [mês] de [ano].

________________________________

[Assinatura física ou eletrônica válida]

Erros que invalidam a declaração de trabalho

Mesmo seguindo todas as dicas sobre como fazer uma declaração de trabalho, existem alguns erros comuns que podem passar despercebidos, mas que afetam a validade do documento e geram retrabalho. 

Confira os mais frequentes e como evitá-los:

• Falta de dados relevantes: sempre inclua informações completas, especialmente sobre o emissor e o trabalhador;
• Formato confuso: elabore o documento com um layout claro e objetivo, trazendo parágrafos bem estruturados;
• Erros de digitação ou gramática: revise o documento antes de enviar para transmitir profissionalismo e confiabilidade;
• Informações divergentes: verifique mais de uma vez se os dados batem com documentos oficiais, como RG, CPF e CNPJ;
• Falta de clareza na função: descreva a atividade exercida pelo profissional de forma objetiva, evitando termos muito genéricos, que possam causar ambiguidade;
• Datas incorretas ou ausentes: lembre-se de incluir a data de emissão e o período de prestação de serviços, sempre confirmando os dados informados para evitar problemas;
• Ausência de assinatura: utilize assinatura física com reconhecimento ou assinatura eletrônica válida para garantir a autenticidade do documento e identificar os responsáveis.

Lembre-se de revisar a declaração de trabalho antes de enviá-la para garantir que todas as informações estão corretas. 

Além disso, vale anexar documentos para reforçar esses dados, principalmente se você é um profissional autônomo.

Quando usar assinatura eletrônica na declaração de trabalho?

A assinatura eletrônica é uma alternativa prática e segura à assinatura física, garantindo a mesma validade jurídica com a comodidade dos documentos e processos digitais.

No caso da declaração de vínculo de trabalho, a assinatura eletrônica é uma ótima opção quando o emissor e o destinatário estão em cidades diferentes, ou para agilizar processos que pedem maior rapidez e rastreabilidade dos documentos. 

Não à toa, essa tecnologia tem sido cada vez mais utilizada no Brasil.

Só a solução do Gov.br registrou 95 milhões de assinaturas eletrônicas no primeiro semestre de 2025, um aumento de 90% em relação ao mesmo período de 2024, segundo divulgado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

Isso mostra que a digitalização já é uma realidade consolidada.

Além de manter a validade jurídica, a assinatura eletrônica otimiza a tramitação e permite maior controle sobre a gestão de documentos, principalmente para empresas e prestadores de serviços que emitem declarações com frequência.

É nesse cenário que sistemas como o TOTVS Assinatura Eletrônica se destacam, oferecendo praticidade e segurança no dia a dia das empresas.

TOTVS Assinatura Eletrônica 

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, assinar, enviar, armazenar e gerenciar documentos, incluindo a declaração de trabalho, se torna um processo mais ágil, seguro e 100% digital.

A plataforma garante a validade jurídica dos documentos, permite acompanhar o status de assinatura e centralizar arquivos em um único lugar, além de contar com integração a outros sistemas.

Isso não só facilita a etapa de envio e assinatura, como também contribui para uma gestão mais integrada, com visão estratégica de toda a operação em um só ambiente.

O resultado é maior controle e acesso fácil aos documentos, assim como otimização dos trâmites burocráticos na empresa.

Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e garanta mais agilidade e segurança aos seus processos!

Conclusão

Seja para comprovar vínculo, renda ou experiência, é sempre bom lembrar que um documento bem elaborado transmite profissionalismo e credibilidade.

Com a declaração de trabalho, isso não é diferente.

Um erro simples, como uma data equivocada ou a ausência de um dado sobre o contratante, pode atrasar negociações, gerar desconfiança e até impedir que um benefício seja concedido.

Por isso, neste conteúdo falamos sobre como fazer uma declaração de trabalho: desde os passos necessários até os erros mais comuns e como evitá-los, além de compartilhar dois modelos que você pode utilizar como base no dia a dia.

Sistemas de assinatura eletrônica, como o da TOTVS, se tornam aliados estratégicos nestes processos, especialmente com a documentação digital substituindo cada vez mais os arquivos físicos. Se você quer entender mais sobre como a tecnologia pode transformar sua operação, confira também nosso conteúdo sobre assinatura eletrônica para prestadores de serviço.