e-CNPJ: o que é, para que serve, como emitir e valores

No ambiente empresarial, o certificado digital e-CNPJ da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) é uma ferramenta essencial. 

Com ele, é possível acessar sistemas restritos para cumprir obrigações junto aos órgãos governamentais, emitir com facilidade notas fiscais, dentre outras ações rotineiras.

Essas vantagens têm feito com que cada vez mais organizações busquem os certificados digitais.

De acordo com a Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD), o número de emissões vêm crescendo mensalmente em comparação a 2021.  

Você sabe o que é o e-CNPJ? E como emiti-lo? Abordamos essas e outras questões no artigo de hoje.

Confira!

O que é o e-CNPJ?

O certificado e-CNPJ é um tipo de certificado digital que serve como uma versão eletrônica da identidade da pessoa jurídica. Ela viabiliza transações em ambiente eletrônico e a autenticação em sistemas públicos ou privados em nome da empresa.

Apenas pessoas jurídicas inscritas no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) e em plena atividade legal podem adquirir este certificado.

Ele funciona a partir de um par de chaves criptográficas, capaz de confirmar a identidade de uma empresa e garantir a sua autenticidade na internet e no meio eletrônico.

Entendeu o que é o e-CNPJ? Então, confira a seguir o que sua empresa pode fazer a partir do momento em que utiliza a ferramenta!

Para que serve o e-CNPJ?

Imagine que Fernanda, gestora de uma grande empresa, está em busca de um novo certificado digital para empresas.

Ao solicitar uma pesquisa ao estagiário, ele lhe pergunta sobre a finalidade da ferramenta. Quando pensamos em e-CNPJ, para que serve este recurso? 

Para simplificar e agilizar vários processos. Dentre as suas aplicações, podemos citar:

• Cadastrar procurações;
• Emitir notas fiscais eletrônicas;
• Assinar documentos eletronicamente;
• Fazer consultas em sistemas diversos;
• Acessar informações restritas de sistemas públicos e privados;
• Acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC);
• Realizar e autenticar transações online, como as financeiras e comerciais;
• Emitir declarações importantes, como as tributárias (DIPJ, DCTF e DITR), dentre outras.

Após aprender mais sobre e-CNPJ e para que serve, vamos aos três principais tipos deste certificado.

Quais são os tipos de certificado e-CNPJ?

Seja em formato de arquivo, em um dispositivo (token ou smart card) ou armazenado em nuvem, este certificado digital garante a validade jurídica e oferece segurança a processos burocráticos em sistemas de informação.

Conheça a seguir o certificado e-CNPJ A1, o e-CNPJ A3 e o certificado em nuvem.

Certificado e-CNPJ A1

O certificado A1 é aquele armazenado no dispositivo da empresa (tablet, celular ou computador) que não depende de cartões ou tokens para funcionar.

No ato de instalação, você fornece a senha de acesso, que não será mais necessária ao realizar transações.

A validade deste certificado A1 é de 1 ano. 

e-CNPJ A3

O certificado A3 é armazenado em um token (tipo um pen drive) ou cartão inteligente. Por isso, é possível utilizá-lo em qualquer dispositivo com entrada USB.

No entanto, ao trocar de computador, o profissional deverá configurar o cartão ou token novamente. 

Outra característica é a necessidade de fornecer a senha de acesso em cada transação.

O e-CNPJ A3 tem validade de três a cinco anos.

Certificado digital em nuvem

Por fim, outro tipo de certificado digital CNPJ é aquele armazenado na nuvem. Essa identificação eletrônica também é emitida por uma Autoridade Certificadora e armazenada em um servidor HSM (Hardware Security Module).

Ele tem validade de até 60 meses ou cinco anos.

Após compreender os diversos tipos de certificado para empresas, o que é e sua validade, o gestor já pode escolher aquele que é mais adequado para a realidade da organização. 

Para reforçar a escolha, é importante conhecer as vantagens que essa ferramenta traz para a empresa.

Quais são as vantagens em ter esse certificado digital para empresas?

As estatísticas do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação apontam que a emissão de certificados ativos é maior para pessoas jurídicas (50,7%). E há alguns motivos para isso.

Os certificados digitais para empresas trazem benefícios para a rotina da organização, em especial a economia de recursos e a redução da burocracia. Veja a seguir!

Economia de custos e praticidade

O certificado digital CNPJ leva à economia de custos significativa e à maior conveniência por diversos motivos, como:

• Os processos são realizados em âmbito virtual, o que diminui ou elimina custos operacionais de procedimentos presenciais, como os custos com impressão de documentos; 
• A virtualização dos processos também promove economia quanto ao custo com deslocamento (combustível, motoboys e passagens), postagem e registros cartorários (autenticação e reconhecimento de firma);
• Os profissionais conseguem realizar processos burocráticos, como a emissão de NF-e e assinatura de documentos, de forma prática e rápida. Com isso, se tornam mais produtivos (economia de recursos humanos) e podem dedicar mais tempo a tarefas valiosas para a organização.

Ausência de limitações geográficas

Os certificados digitais facilitam o compartilhamento de documentos com validade jurídica de forma instantânea e fácil com todos os stakeholders, independentemente da localização.

Não importa se as partes de um contrato, por exemplo, estão em países diferentes. Basta uma boa ferramenta de assinatura eletrônica e um certificado e-CNPJ para assiná-lo em instantes.

Isso elimina a necessidade de serviços de Correio, reduz o tempo de fechamento dos negócios e traz outros benefícios de ordem operacional, como destacamos.

Mais sustentabilidade e menos burocracia

Por fim, outra vantagem dos certificados digitais para empresas é que eles favorecem a sustentabilidade. 

Isso ocorre devido à menor quantidade de papel usada e à redução nas emissões de gases poluentes provocados pelos deslocamentos físicos. 

Além disso, essas ferramentas reduzem a burocracia ao otimizar os processos internos, como ocorre com a gestão eletrônica de documentos.

Agora você já sabe todas as vantagens e os tipos de certificação digital para empresas. Mas será que um e-CPF não seria suficiente? Vamos entender a diferença entre esses recursos!

e-CNPJ e e-CPF: qual a diferença?

O certificado digital CNPJ e o e-CPF são documentos eletrônicos que comprovam a identidade da pessoa jurídica ou física no ambiente digital com total validade jurídica e segurança. 

Ambos são encontrados nos formatos A1, A3 ou em nuvem, e permitem realizar atos diversos no ambiente virtual, como criar e assinar documentos eletrônicos, declarar imposto de renda, acessar o site da Receita Federal e serviços governamentais.

No entanto, há atos restritos a empresas, certo? 

São exemplos assinar NF-e, enviar informações trabalhistas e previdenciárias aos órgãos governamentais, acessar ao sistema de Conectividade Social ICP da CAIXA (FGTS) ou o SISCOMEX (Sistema Integrado de Comércio Exterior) ou conseguir condições especiais em contratos comerciais.

Quanto a estes atos, a empresa pode realizar com seu certificado, o que está fora do âmbito da pessoa física.

Além disso, por questões de segurança, o certificado digital para empresas só deve ser utilizado pelo representante legal da organização.

Por outro lado, em alguns atos, o contador pode utilizar seu próprio e-CPF para algumas transações empresariais.

Por isso, em muitos casos, os gestores empresariais optam por obter ambos os certificados. E como obter e-CNPJ?

Como emitir o e-CNPJ?

Qualquer certificado digital confiável no Brasil é emitido pelas chamadas Autoridades Certificadoras (ACs) vinculadas à ICP-Brasil.

Por isso, o passo a passo de como obter e-CNPJ começa pela escolha dessa instituição. Veja a seguir:

1. Escolha uma Autoridade Certificadora que melhor se encaixa nas suas necessidades, inclusive financeiras;
2. Conheça os tipos de certificado digital e-CNPJ da ICP-Brasil disponíveis e escolha aquele mais adequado para a rotina empresarial;
3. No site da AC, faça a solicitação do certificado e veja as particularidades apresentadas pela instituição acerca do processo, especialmente quanto à documentação que deve ser apresentada;
4. Agende uma data para comparecer à Autoridade de Registro (AR) vinculada à AC escolhida para levar os documentos obrigatórios. É neste momento que serão coletadas sua biometria, as impressões digitais e a foto. Há casos em que esta etapa pode ser realizada por videoconferência.
5. Aguarde a emissão do certificado e pronto! Basta seguir as orientações de instalação e/ou uso do certificado.

Como falamos de documentos, é importante saber quais devem ser apresentados ao solicitar seu certificado.

Quais documentos são necessários para a emissão?

Os documentos solicitados na emissão de um certificado digital CNPJ são:

• Documentos da empresa: documentos de constituição (estatuto, contrato social ou certidão do MEI), alterações contratuais e documentos de eleição da diretoria atual (se houver) e cartão CNPJ.
• Documentos do representante legal: documento de identificação (RG, passaporte, CNH, registro em conselho profissional), CPF, comprovante de endereço.
• Documentos adicionais (a critério da AC).

Como fazer a consulta de e-CNPJ?

Imagine que você é um empresário que não sabe se a empresa possui um certificado digital empresarial válido. O que fazer?

Neste caso, é preciso realizar a consulta de e-CNPJ. Para tanto, basta consultá-lo no portal do ITI com seu perfil no “gov.br”. 

Com o login e senha em mãos, role a tela inicial para baixo até a seção “Acesso Rápido” e clique em “Meu Certificado”.

Após o login, o usuário terá à sua frente uma tela com os certificados digitais em seu nome. Informações sobre tipo de certificado, instituição emissora e data de emissão e vencimento também constarão na tela.

Viu como a consulta é simples? Então vamos a outra questão importante sobre o e-CNPJ: valor!

Quanto custa um certificado digital e-CNPJ?

O valor de um certificado digital para empresas varia conforme a Autoridade Certificadora, o tipo de certificado e o prazo de validade.

Por isso, ao pensar em e-CNPJ, o valor pode oscilar de cerca de R$150 a quase R$ 600,00. 

Existe algum e-CNPJ gratuito?

Não existe e-CNPJ gratuito. Porém, em casos de contratação de outro produto ou serviço, como emissor de NF-e ou sistema empresarial, o certificado pode sair “de graça” para o gestor.

MEI precisa ter e-CNPJ?

Conforme consta no Portal do Empreendedor, não há necessidade de o microempreendedor ter um e-CNPJ MEI, salvo se a legislação local exigir o recurso para emitir NF-e,

No entanto, há empreendedores que optam por utilizar o recurso para ter mais segurança nas operações eletrônicas.

Inclusive, para aproveitar o certificado como aliado da produtividade empresarial, muitas empresas utilizam plataformas de gestão e assinatura de documentos, como o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

Já pensou em não precisar mais ir ao cartório para reconhecer firma em um documento? Ou otimizar processos internos com poucos cliques com a assinatura digital? 

Essas duas situações relatam um ganho expressivo de produtividade nas empresas que pode ser conquistado com o uso do TOTVS Assinatura Eletrônica. 

Quem precisa realizar transações e fechar negócios com rapidez, não pode ficar à mercê dos envios físicos de documentos. Ao mesmo tempo, precisa garantir a validade jurídica das assinaturas, certo?

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode utilizar seu certificado digital CNPJ do tipo A1 ou A3 para assinar qualquer documento com facilidade e agilidade.

A plataforma apresenta funcionalidades intuitivas, como a inscrição e o cadastro de novos usuários, o envio de documentos para assinatura, e muito mais.

E você pode fazer tudo isso na palma da mão, com o app Minha Assinatura Eletrônica.

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Conclusão

O certificado e-CNPJ é um recurso que identifica a empresa no ambiente digital e traz  muitos benefícios para a rotina corporativa. 

Além da redução de custos e da promoção da sustentabilidade, é uma ferramenta que contribui para a maior agilidade e produtividade dos colaboradores.

Sua emissão é simples e semelhante aos demais certificados digitais, seja qual for o tipo escolhido. 

O gestor deve, apenas, ter atenção sobre a ferramenta mais adequada para os processos empresariais. Assim, poderá usufruir de todas as vantagens que mencionamos. A propósito, você sabe como escolher uma Autoridade Certificadora para emitir seu certificado CNPJ?