Imagine gastar horas buscando um arquivo importante na empresa: nada produtivo, não é mesmo? Uma solução para evitar esse desperdício de tempo é a digitalização de documentos.
Esse processo ajuda a empresa a deixar a documentação mais organizada, o que facilita a pesquisa pelo material.
Com isso, o colaborador tem a possibilidade de visualizar os documentos de qualquer lugar, seja durante um trabalho home office ou uma viagem de negócios.
Os benefícios da digitalização vão muito além, garantindo eficiência, praticidade e mais produtividade no dia a dia da organização.
Neste artigo, vamos falar mais sobre essas vantagens e explicar tudo o que você precisa saber sobre o processo de digitalização.
Continue a leitura para saber como funcionam os documentos digitalizados!
O que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de transformar arquivos físicos (em papel) para o formato digital.
Para as empresas, que emitem e recebem um grande volume de documentos, essas versões online são grandes aliadas para a praticidade no dia a dia, por isso tem se tornado uma necessidade cada vez mais evidente.
Entretanto, como veremos ao longo deste conteúdo, é preciso tomar alguns cuidados para garantir a segurança e a qualidade dos arquivos.
Com alguns processos internos, é possível assegurar a autenticidade e manter a clareza das informações descritas no documento.
Como funciona a digitalização de documentos?
A transformação de arquivos analógicos em versões digitais é feita com o auxílio de máquinas ou programas desenvolvidos especialmente para essa finalidade.
Esses sistemas ficam responsáveis por escanear as informações do documento físico e prepará-lo para o armazenamento digital.
Para que o arquivo possa ser indexado e interpretado por softwares de gestão, o sistema para digitalização de documentos vai além do escaneamento.
Cada arquivo recebe um código e é totalmente convertido para o ambiente virtual, seguindo padrões de segurança, acessibilidade e rastreabilidade.
Durante esse processo, a empresa deve seguir algumas etapas para gerenciar a digitalização com eficiência.
Falaremos mais sobre essas etapas ainda neste post, mas antes é importante esclarecer a diferença entre um documento digitalizado e um arquivo digital.
Documento digital e digitalizado: qual a diferença?
A digitalização se difere de um documento digital, pois, no segundo caso, ele já nasce no meio eletrônico e tem a sua garantia devido ao uso de um certificado digital.
Nestes casos, o certificado é necessário para assegurar a autenticidade do documento e conferir validação jurídica a ele.
Por outro lado, a digitalização de documentos consiste na conversão de arquivos analógicos (papel) para o meio digital.
Ou seja, nestes casos, o documento é originalmente emitido em papel e só depois é digitalizado.
Esse ato de digitalizar documentos facilita o armazenamento e o gerenciamento dos dados de uma organização.
Trata-se de uma maneira de disseminar mais facilmente as informações entre os colaboradores e agilizar a busca de arquivos.
O que diz a lei da digitalização de documentos?
Criada para que os arquivos digitalizados tenham a mesma validade que as versões físicas, a lei da digitalização de documentos, estabelece técnicas e requisitos para o processo realizado em documentos públicos e privados.
Determinada pelo decreto 10.278/2020, a legislação ajuda a otimizar a gestão de documentos digitalizados e determina as diretrizes a serem seguidas no momento de transformar um arquivo analógico em virtual.
Veja alguns dos principais pontos definidos pela lei:
- é permitido o descarte dos arquivos físicos após a digitalização, desde que eles não tenham valor histórico;
- para documentos com relações particulares, qualquer tipo de comprovação de autenticidade é considerado válido, desde que acordado entre as partes envolvidas;
- documentos envolvendo entidades públicas devem ser assinados digitalmente, com certificação digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
O decreto também apresenta padrões técnicos para a digitalização, que visam garantir a qualidade de imagem e legibilidade geral das informações.
Além disso, a lei define os metadados exigidos para a versão virtual dos arquivos digitais.
Para manter a segurança dos dados, é importante seguir também as definições previstas na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Vantagens e desvantagens da digitalização de documentos
Além de entender o que é digitalização de documentos, é importante saber quais os motivos para realizar esse processo e também os desafios que ele pode trazer para a companhia.
Pensando nisso, listamos as vantagens e desvantagens da digitalização de documentos para compartilhar com você.
Vamos começar pelas vantagens?
Vantagens
A transformação digital no mercado é um processo claro, que tem demandado a adaptação das empresas em diversas tarefas, desde as rotineiras até as mais complexas.
Sem dúvidas, as tecnologias ajudam nessas mudanças e contribuem para otimizar a rotina das organizações.
A digitalização dos documentos é uma das inovações que chegaram para simplificar a vida dos colaboradores e gestores, mas a praticidade não é o seu único benefício.
Confira a seguir as principais vantagens de contar com documentos digitalizados na empresa.
Redução de custos
Imagine tudo o que a sua empresa gasta com a impressão de documentos, envios para assinaturas e com espaço para armazenamento de todos esses arquivos.
Tudo isso gera despesa e, quando colocamos na ponta do lápis, conseguimos avaliar o peso no orçamento.
Diante disso, digitalizar documentos é também uma maneira de reduzir custos. Isso porque o consumo de materiais de escritório diminui, assim como os gastos com a manutenção de equipamentos de impressão, por exemplo.
Além disso, não é mais necessário investir em espaços físicos para armazenar grandes volumes de papéis e arquivos.
Segurança de dados
A maior parte dos dados de uma empresa são confidenciais e devem ser protegidos, contudo, é muito mais difícil fazer isso quando não são digitais.
Os documentos digitalizados têm mais durabilidade e ficam protegidos da ação do tempo ou da umidade.
Quando a empresa possui um sistema de gestão, por exemplo, o gerenciamento de documentos se torna mais eficiente e a armazenagem mais segura.
Isso acontece porque esse tipo de software permite o acesso apenas de pessoas cadastradas, o que também oferece controle sobre o uso ou a alteração dos arquivos.
Organização dos arquivos
Outra vantagem da digitalização de documentos é a possibilidade de organizar os arquivos de maneira mais eficiente.
Ao utilizar um sistema para gerenciamento eletrônico, os documentos são separados e identificados conforme a tarefa ou o cliente.
Ainda é possível fazer o armazenamento do histórico dos materiais e disponibilizá-los em vários servidores, além de não serem perdidos por falta de categorização.
Assim, a gestão de documentos se torna mais organizada e o acesso é mais rápido para os usuários cadastrados.
Aumento da produtividade
Com a economia de tempo gerada pela agilidade na localização de arquivos e a eficiência da gestão de documentos, há uma maior produtividade da equipe.
Isso acontece pois os documentos poderão ser encontrados em poucos segundos tornando a tomada de decisão mais ágil e eficaz.
Bastando apenas acessar o sistema e utilizar a palavra-chave na pesquisa, é possível optar pelo armazenamento em nuvem, que facilita ainda mais o acesso aos arquivos.
Documentos mais nítidos
Quando um documento impresso em papel já tem alguns anos de existência, é comum observar desgaste nas folhas, manchas e até mesmo informações apagadas.
Isso prejudica a legibilidade de arquivos mais antigos, dificultando a consulta e a comprovação de dados.
Em muitas situações, esses documentos desgastados não são aceitos e acabam perdendo a validade, gerando um problema muito maior para as empresas.
A boa notícia é que o processo de digitalização preserva o documento por tempo indeterminado, evitando esse problema de desgaste.
Digitalizar um arquivo pode, inclusive, trazer mais nitidez aos dados ao melhorar a qualidade das imagens e textos, além de possibilitar a ampliação de tamanho.
Melhor aproveitamento do espaço físico
Com documentos armazenados em ambiente digital, não é preciso dedicar nenhum espaço físico para guardar milhares de arquivos impressos.
Dessa forma, é possível eliminar móveis e locais de armazenagem que, muitas vezes, acabam dificultando a circulação no ambiente de trabalho.
A partir disso, cria-se um espaço otimizado, melhor aproveitado e muito mais confortável para os colaboradores.
Oferecer um local de trabalho agradável e bem organizado é um passo fundamental para garantir o bem-estar da equipe, o que reflete também na produtividade e na motivação de todos os profissionais.
Melhora no atendimento ao público
A facilidade de acesso garantida pelos documentos digitalizados permite maior eficiência e agilidade no dia a dia das empresas, especialmente no atendimento ao público.
Imagine uma instituição de saúde, com centenas de registros de pacientes e históricos médicos, que precisa encontrar uma determinada ficha com agilidade para um atendimento urgente.
Esse é um processo muito mais demorado quando os arquivos são físicos. Por outro lado, se os documentos estão digitalizados, todas as informações são encontradas rapidamente – muitas vezes com apenas um clique.
No ambiente digital, o processo de busca é automatizado e a organização dos documentos é feita de forma muito mais eficiente, contribuindo para essa otimização no atendimento e em outras atividades da empresa.
Sustentabilidade
A sustentabilidade é uma preocupação que ganha cada vez mais foco entre as empresas e é um grande diferencial competitivo no mercado, que pode ser otimizado pela digitalização de arquivos.
Para se ter uma ideia, uma pesquisa da Ibá (Indústria Brasileira de Árvores) mostrou que o consumo de papel no Brasil atingiu quase 4 mil toneladas só no primeiro semestre de 2022.
Com documentos digitalizados, é possível evitar esse consumo excessivo e o desperdício de papel, assim como reduzir a quantidade de lixo produzido pela empresa.
Podem parecer ações pequenas, mas elas contribuem diretamente para a preservação do meio ambiente e fazem uma grande diferença, especialmente a longo prazo.
Isso também auxilia na construção de uma marca ambientalmente correta, requisito decisivo para muitos consumidores na hora das compras atualmente.
Desvantagens
Apesar da digitalização trazer muitos benefícios, ela também pode apresentar alguns desafios para as empresas.
É importante conhecer quais são os pontos negativos antes de implementar essa mudança para saber como contorná-los.
Dentre as principais desvantagens, vale a pena reforçar a atenção nestes pontos:
- validade do documento: muitas vezes, é preciso incluir a certificação digital para garantir a validação jurídica do arquivo, verifique quais documentos precisam desse procedimento;
- investimento em soluções de armazenamento: é necessário investir em soluções para armazenar os documentos em nuvem ou softwares específicos;
- necessidade de acesso a internet: muitos programas precisam de uma conexão com a internet para permitir o acesso aos documentos, o que pode ser um problema em casos de queda de energia, por exemplo.
São pontos negativos, mas que podem ser facilmente solucionados.
Investir em soluções de armazenamento SaaS, por exemplo, pode ser bem mais econômico do que arcar com todos os custos para gerar e manter arquivos físicos.
Grande parte dessas soluções também já permitem o acesso offline de arquivos, assim como a integração com ferramentas de assinatura eletrônica e certificado digital.
Como fazer a digitalização de documentos?
Antes de aderir a esse processo, é preciso entender como digitalizar documentos. O mais indicado é buscar tecnologias de empresas que tenham experiência no assunto.
Veja como funciona:
Coleta
O primeiro passo é coletar, conferir e registrar os documentos físicos que devem ser digitalizados.
O trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais sejam extraviados.
Classificação
Depois da coleta, é necessário fazer o reparo dos arquivos que estiverem manchados ou amassados para garantir que estarão legíveis.
Em seguida, eles são higienizados, e os objetos — como grampos — são retirados das folhas para não prejudicarem a digitalização.
Assim, será possível garantir a qualidade do material.
Digitalização
Nessa etapa, é preciso saber como escanear um documento da maneira adequada para que ele seja corretamente armazenado de forma digital.
Ademais, é importante escanear os arquivos um a um, na ordem em que eles estavam guardados, garantindo a sequência e organização da documentação. É necessário também remover qualquer sujeira ou problema na imagem.
Indexação
Depois, é preciso fazer a indexação, para inserir dados como nomes e datas, uma vez que isso facilita a localização dos arquivos.
O sistema de gestão possibilita escolher as palavras-chave para identificar os materiais.
Ademais, a tecnologia ainda disponibiliza os arquivos na nuvem, o que permitirá o acesso de qualquer lugar.
Consulta
Por fim, será possível consultar o sistema sempre que for preciso acessar qualquer arquivo digitalizado.
Com isso, os materiais estarão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados.
Exemplo de documento digitalizado
Um documento digitalizado traz a representação virtual do documento físico, portanto contém as mesmas informações.
No momento da digitalização, eles são convertidos em formatos de arquivo, como por exemplo:
- JPG;
- PDF;
- TIF.
Para entender melhor como funciona esse tipo de arquivo, trouxemos um exemplo de documento digitalizado, que você pode conferir abaixo.
Qual o valor de uma digitalização de documento?
O custo de digitalização de documentos não é padronizado, por isso pode variar de acordo com alguns fatores, como quantidade de arquivo, tipo de documento e sistema utilizado para o processo.
Digitalizar um grande volume de documentos é diferente do que ir até a papelaria e solicitar a digitalização de 5 folhas.
O processo exige cuidados específicos, por isso envolve despesas. Entretanto, como vimos neste artigo, a digitalização é um investimento com muitos benefícios, inclusive econômicos.
É possível fazer a digitalização de documentos grátis?
Sim, é possível digitalizar arquivos de forma gratuita, mas esse não é o processo mais recomendado para empresas.
Isso porque, como falamos, a digitalização de documentos exige alguns cuidados para garantir a qualidade e a segurança dos arquivos, e os aplicativos gratuitos de digitalização são bastante limitados.
As ferramentas são ótimas para atender casos mais simples e pontuais quando pensamos na vida pessoal, mas não atendem muito bem as necessidades corporativas.
Nestes casos, o ideal é escolher um programa específico, que é desenvolvido de acordo com todas as diretrizes de digitalização e padrões de segurança necessários.
Como garantir a autenticidade de documentos digitalizados?
Para ter maior segurança nos documentos virtuais, é possível usar o certificado digital,
Com o certificado, você ganha uma assinatura digital, que funciona como uma espécie de identidade virtual. Cada assinatura gera um código único e criptografado, que vai confirmar a legitimidade do documento.
É ela que garante a autenticidade de documentos digitalizados perante a lei, além de conferir maior segurança a todas as partes envolvidas.
Existe algum curso de digitalização de documentos?
O tema está tão em foco que já é possível encontrar cursos sobre a digitalização de arquivos, com ensinamentos sobre as etapas necessárias ao processo, manuseio dos equipamentos e orientações sobre softwares.
São cursos de curta duração, que ajudam a entender melhor o processo de digitalização na prática, garantindo qualificação para a execução deste serviço.
Ainda são poucas opções disponíveis no mercado, mas a especialização com certeza agrega conhecimento e facilita todo o procedimento, inclusive na hora de planejar e organizar quais documentos serão digitalizados.
Como melhorar a digitalização de documentos?
Para conseguir aproveitar todos os benefícios dos arquivos digitalizados, é preciso saber como realizar o processo de maneira segura, prática e eficiente.
Diante deste contexto, podemos citar alguns cuidados que são fundamentais durante a digitalização de documentos. Confira quais são eles:
- conte com uma empresa de digitalização de documentos;
- verifique o nível de qualidade dos documentos após a digitalização;
- escolha softwares adequados para digitalizar, armazenar e para gerenciar os arquivos virtuais.
Como a tecnologia pode ajudar?
Considerar a contratação de sistemas especializados na digitalização de documentos, economiza tempo e garante mais segurança de que os dados foram digitalizados com qualidade.
A digitalização de documentos torna a consulta muito mais fácil e ágil, além de simplificar o trabalho da equipe.
Neste contexto, a implementação de tecnologias para a gestão de dados pode proporcionar muito mais benefícios para a organização, como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Além dessas ferramentas, existem outros sistemas de automação e gerenciamento que otimizam ainda mais o processo de coleta, digitalização, armazenamento e controle dos documentos.
Um exemplo disso são os softwares de assinatura eletrônica, que ajudam a garantir a autenticidade e segurança dos arquivos, além de permitir integração com outras soluções desenvolvidas para a gestão de documentos.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Pensando neste processo de transformação digital pelo qual o mercado está passando, a maior empresa de tecnologia do Brasil desenvolveu o TOTVS Assinatura Eletrônica.
A plataforma foi criada para simplificar e trazer mais agilidade aos processos burocráticos, centralizando toda a gestão de assinaturas em um mesmo local.
Com ela, é possível assinar documentos e validar os arquivos de maneira muito mais prática e segura.
Saiba mais sobre as funcionalidades do TOTVS Assinatura Eletrônica com o vídeo abaixo:
O sistema ainda conta com um aplicativo exclusivo, permitindo que você assine documentos eletronicamente pelo celular, em qualquer lugar!
Conclusão
A digitalização de documentos transforma os arquivos físicos em versões digitais, trazendo mais economia, eficiência e praticidade para as empresas.
Como vimos neste conteúdo, esse processo facilita o acesso aos documentos, permitindo maior agilidade nas tarefas internas, o que reflete também no atendimento ao público.
Vivemos uma era de transformação digital e as tecnologias, como a assinatura eletrônica e a digitalização de arquivos, são grandes aliadas na melhoria de diversas atividades dentro das organizações.
Para conferir outras dicas de otimização para o seu negócio, não deixe de acompanhar o blog da TOTVS e assinar a nossa newsletter!
Deixe aqui seu comentário