Digitalização de documentos: benefícios e como fazer

Você gasta horas buscando um arquivo importante na empresa? Uma solução para evitar esse desperdício de tempo é a digitalização de documentos. 

Ela é capaz de facilitar o acesso à documentação, além de deixá-la mais organizada. Com isso, os colaboradores têm a possibilidade de visualizar os documentos digitalizados de qualquer lugar. 

Os benefícios deste processo vão muito além, garantindo eficiência, praticidade e mais produtividade no dia a dia da organização. 

Neste artigo, vamos falar mais sobre essas vantagens e explicar tudo o que você precisa saber sobre a prática. Como é feita a digitalização de um documento? Como a tecnologia pode ajudar?

Continue a leitura para saber como funcionam os documentos digitalizados!

O que é a digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é o processo de transformar arquivos físicos (em papel) para o formato digital. 

Para as empresas, que emitem e recebem um grande volume de documentos, essas versões online são grandes aliadas para a praticidade no dia a dia. 

Entretanto, é preciso tomar alguns cuidados para garantir a segurança e a qualidade dos arquivos.

Com alguns processos internos, é possível assegurar a autenticidade e manter a clareza das informações descritas no documento. 

Documento digital e digitalizado: qual a diferença?

O documento digital é aquele que já nasce no meio eletrônico e substitui sua eventual versão em papel. É o caso do RG digital, por exemplo, que apresenta a mesma validade da versão física.

Já a digitalização de documentos consiste em converter arquivos de papel para o meio digital. 

Ou seja, nestes casos, o documento é originalmente emitido em papel e só depois é digitalizado.

O que diz a lei da digitalização de documentos?

A lei da digitalização de documentos (Decreto nº 10.278/2020) foi criada para que os arquivos digitalizados tenham a mesma validade que as versões físicas.

Ela estabelece técnicas e requisitos para o processo realizado em documentos públicos e privados. 

Seu foco é otimizar a gestão de documentos digitalizados e determinar as diretrizes a serem seguidas no momento de transformar um arquivo analógico em virtual.

Veja alguns dos principais pontos definidos pela lei:

• define os metadados exigidos para a versão virtual dos arquivos digitais;
• permite o descarte dos arquivos físicos após a digitalização, desde que eles não tenham valor histórico;
• apresenta padrões técnicos para a digitalização, que visam garantir a qualidade de imagem e legibilidade geral das informações;
• define a assinatura digital (certificação digital no padrão ICP-Brasil) como padrão em documentos envolvendo entidades públicas;
• valida qualquer tipo de comprovação de autenticidade de documentos com relações particulares, desde que o tipo seja acordado entre as partes envolvidas.

Para manter a segurança dos dados, é importante seguir também as definições previstas na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

E como é feita a digitalização de um documento? Antes de partirmos para a prática, vamos conhecer os benefícios deste processo!

Quais as vantagens da digitalização de documentos?

A transformação digital é um processo claro que demanda a adaptação das empresas em diversas tarefas, desde as rotineiras até as mais complexas.

A tecnologia ajuda nessas mudanças na otimização da rotina das organizações, e essa é a proposta de um digitalizador de documentos, por exemplo.

A digitalização surge para simplificar a vida dos colaboradores e gestores, mas a praticidade não é o seu único benefício. Confira outros a seguir!

Redução de custos com materiais e manutenção

Digitalizar documentos é uma maneira de reduzir custos em diversos aspectos.

Há diminuição no consumo de materiais de escritório, nos gastos com a manutenção de equipamentos de impressão e no envio e coleta de documentos para assinaturas.

Além disso, não é mais necessário investir em espaços físicos para armazenar grandes volumes de papéis e arquivos.

Segurança de dados e restrição de acesso

Os documentos digitalizados trazem mais segurança de dados, pois têm maior durabilidade e ficam protegidos da ação do tempo ou da umidade.

Além deste aspecto, destaca-se também o uso de sistema de gestão para o gerenciamento de documentos. Neste caso, a armazenagem é mais segura. 

Isso acontece porque esse tipo de software utiliza criptografia e permite o acesso apenas de pessoas cadastradas, o que também oferece controle sobre o uso ou a alteração dos arquivos.

Organização e controle dos arquivos

A digitalização de documentos apresenta outra vantagem significativa: a capacidade de organizar os arquivos de forma mais eficiente. 

Ao adotar um sistema de gerenciamento eletrônico, os documentos são categorizados e identificados de acordo com suas respectivas tarefas ou clientes.

Além disso, é possível armazenar todo o histórico dos materiais e disponibilizá-los em diversos servidores, evitando perdas decorrentes da falta de categorização adequada. 

Assim, a gestão de documentos se torna mais organizada e o acesso é mais rápido para os usuários cadastrados.

Aumento da produtividade da equipe

A agilidade na localização de arquivos e a eficiência na gestão de documentos resultam em economia de tempo e aumento da produtividade da equipe. 

Isso se deve ao fato de que os documentos são armazenados na nuvem, possibilitando sua localização em questão de segundos, o que torna a tomada de decisão mais rápida e eficaz. 

Basta acessar o sistema e realizar uma pesquisa utilizando a palavra-chave desejada.

Documentos mais nítidos e sem risco de desgaste

O documento impresso em papel, após alguns anos de existência, apresenta desgaste nas folhas, manchas e até mesmo informações apagadas.

Isso prejudica a legibilidade dos arquivos e dificulta a consulta e a comprovação de dados. Em muitas situações, eles sequer são aceitos e acabam perdendo a validade.

Ao utilizar técnicas de digitalização, é possível preservar o documento por tempo indeterminado e evitar esse problema de desgaste.

Digitalizar um arquivo pode, inclusive, trazer mais nitidez aos dados ao melhorar a qualidade das imagens e textos, além de possibilitar a ampliação de tamanho.

Melhor aproveitamento do espaço físico

Com documentos armazenados em ambiente digital, não é preciso dedicar nenhum espaço físico para guardar milhares de arquivos impressos.

Dessa forma, é possível eliminar móveis e locais de armazenagem que, muitas vezes, acabam dificultando a circulação no ambiente de trabalho.

A partir disso, cria-se um espaço otimizado, melhor aproveitado e muito mais confortável para os colaboradores, o que também reflete positivamente em sua produtividade e motivação. 

Atendimento mais ágil ao público

A facilidade de acesso garantida pelos documentos digitalizados permite maior eficiência e agilidade no dia a dia das empresas, especialmente no atendimento ao público.

Como eles estão em ambiente digital, todas as informações são encontradas rapidamente – muitas vezes com apenas um clique.

Afinal, o processo de busca é automatizado, e a organização dos documentos é feita de forma muito mais eficiente.

Destaca-se ainda que, com os dados digitais, os profissionais conseguem ter acesso a informações valiosas no atendimento, que se torna também mais personalizado. É a garantia da satisfação, certo?

Sustentabilidade e melhora na reputação da empresa

Uma pesquisa da Ibá (Indústria Brasileira de Árvores) mostrou que o consumo de papel no Brasil atingiu quase 4 mil toneladas só no primeiro semestre de 2022.

Se sua empresa encara a sustentabilidade com seriedade, digitalizar documentos se torna uma prática imprescindível.

Isso porque ela contribui para evitar o consumo excessivo e o desperdício de papel, assim como reduzir a quantidade de lixo produzido. 

Essas ações contribuem diretamente para a preservação do meio ambiente e fazem uma grande diferença, inclusive quanto à competitividade no mercado.

Elas também auxiliam na construção de uma marca ambientalmente correta, requisito decisivo para muitos consumidores na hora das compras atualmente. 

Cuidados no processo de digitalização dos documentos

Apesar da digitalização trazer muitos benefícios, ela também pode apresentar alguns desafios para as empresas.

É importante conhecer quais são os pontos negativos antes de implementar essa mudança para saber como contorná-los.

Fique atento aos seguintes pontos:

• Investimento em soluções de armazenamento: é necessário investir em soluções para armazenar os documentos em nuvem ou softwares específicos;
• Validade do documento: muitas vezes, é preciso incluir a certificação digital para garantir a validação jurídica do arquivo. Verifique quais documentos precisam desse procedimento;
• Internet: muitos programas precisam de uma conexão com a internet para permitir o acesso aos documentos, o que pode ser um problema em casos de queda de energia, por exemplo.

Felizmente, esses desafios podem ser facilmente solucionados.

Investir em soluções de armazenamento SaaS, por exemplo, pode ser bem mais econômico do que arcar com todos os custos para gerar e manter arquivos físicos.

Grande parte dessas soluções também já permitem o acesso offline de arquivos, assim como a integração com ferramentas de assinatura eletrônica e certificado digital.

Vamos ver agora como fazer digitalização de documentos?

Como fazer a digitalização de documentos?

Antes de aderir a esse processo, é preciso entender como digitalizar documentos. O mais indicado é buscar tecnologias de empresas que tenham experiência no assunto. 

Veja como funciona:

Coleta

O primeiro passo consiste em coletar, conferir e registrar os documentos físicos destinados à digitalização.

É essencial realizar esse trabalho com extrema atenção para evitar extravios de materiais.

Classificação

Após a coleta, procede-se ao reparo dos arquivos que apresentam manchas ou amassados, assegurando sua legibilidade.

Em seguida, realiza-se a higienização dos documentos e a remoção de objetos, como grampos, que possam interferir na digitalização.

Essa etapa garante a qualidade do material a ser digitalizado.

Digitalização

Nessa fase, seleciona-se um digitalizador de documentos adequado e executa-se a digitalização de maneira apropriada para o armazenamento correto em formato digital.

É importante escanear os arquivos individualmente, mantendo a ordem original de guarda para preservar a sequência e a organização da documentação.

Qualquer sujeira ou problema na imagem deve ser corrigido durante o processo.

Indexação

Em seguida, realiza-se a indexação, inserindo dados relevantes como nomes e datas para facilitar a localização dos arquivos.

O sistema de gestão possibilita a escolha de palavras-chave para identificar os materiais, otimizando a busca.

Além disso, a tecnologia permite o armazenamento dos arquivos na nuvem, permitindo acesso de qualquer lugar.

Consulta

Por fim, o sistema estará pronto para consultas sempre que necessário.

Os materiais digitalizados ficam disponíveis para visualização por parte dos usuários cadastrados.

Como garantir a autenticidade de documentos digitalizados?

A autenticidade de documentos digitalizados pode ser garantida com o uso de assinaturas eletrônicas, inclusive mediante o uso de certificados digitais.

Vale lembrar que esses documentos possuem assinaturas escaneadas, motivo pelo qual não apresentam a mesma validade legal do arquivo original.

Mas a assinatura digital, por exemplo, funciona como uma espécie de identidade virtual. Ela gera um código único e criptografado que confirma a legitimidade do documento. 

É ela que garante a autenticidade de documentos digitalizados perante a lei, além de conferir maior segurança a todas as partes envolvidas. 

Para tanto, é possível utilizar a tecnologia para assinar documentos.

Como a tecnologia pode ajudar?

Para conseguir aproveitar todos os benefícios dos arquivos digitalizados, é preciso saber como realizar o processo de maneira segura, prática e eficiente. 

Diante deste contexto, podemos citar alguns cuidados que são fundamentais durante a digitalização de documentos. Confira quais são eles:

• conte com uma empresa de digitalização de documentos;
• verifique o nível de qualidade dos documentos após a digitalização;
• escolha softwares adequados para digitalizar, armazenar e para gerenciar os arquivos virtuais.

Como a tecnologia pode ajudar?

Sistemas especializados na digitalização de documentos podem economizar tempo e garantir mais segurança, agilidade e qualidade na gestão. 

A implementação de tecnologias para a gestão de dados pode proporcionar muito mais benefícios para a organização, como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Além dessas ferramentas, existem outros sistemas de automação e gerenciamento que otimizam ainda mais o processo de coleta, digitalização, armazenamento e controle dos documentos. 

Um exemplo disso são os softwares de assinatura eletrônica, que ajudam a garantir a autenticidade e segurança dos arquivos, além de permitir integração com outras soluções desenvolvidas para a gestão de documentos.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica foi criado para simplificar e trazer mais agilidade aos processos burocráticos, centralizando toda a gestão de assinaturas em um mesmo local.

Com a solução, é possível assinar documentos e validar os arquivos de maneira muito mais prática e segura.

Saiba mais sobre as funcionalidades do TOTVS Assinatura Eletrônica com o vídeo abaixo:

https://youtu.be/MagxtUvYvVE

O sistema ainda conta com um aplicativo exclusivo, permitindo que você assine documentos eletronicamente pelo celular, em qualquer lugar!

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Conclusão

A digitalização de documentos transforma os arquivos físicos em versões digitais, trazendo mais economia, eficiência e praticidade para as empresas.

Este processo facilita o acesso aos documentos, permitindo maior agilidade nas tarefas internas, o que reflete também no atendimento ao público.

Vivemos uma era de transformação digital e as tecnologias, como a assinatura eletrônica e a digitalização de arquivos, são grandes aliadas na melhoria de diversas atividades dentro das organizações. 

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