Como organizar documentos de uma empresa: 13 dicas

Equipe TOTVS | 19 maio, 2023

Saber como organizar documentos de uma empresa é uma tarefa difícil, porém essencial para qualquer organização que deseja manter a segurança e a eficiência administrativa. 

Você sabe qual a importância da organização de documentos na empresa?

Em muitos casos, essa atividade é negligenciada ou feita de forma inadequada, o que gera problemas como perda de tempo e extravio de informações.

Para combatê-los, há boas práticas, que vão desde a separação por categorias até o uso de ferramentas tecnológicas, que devem ser seguidas. 

Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas comuns sobre o tema. Como gerenciar os documentos de uma empresa? Quais são os métodos de organização de documentos?

Vem com a gente conhecer 13 dicas de como organizar documentos de uma empresa, tanto físicos quanto digitais. 

Acompanhe!

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Qual a importância da organização de documentos na empresa?

Ter um roteiro de organização de documentos eficiente é importante por diversos motivos, tais como:

  • Aumentar a produtividade das equipes, especialmente quando realizado com auxílio de tecnologias;
  • Facilitar o planejamento estratégico, o controle financeiro da empresa e o acesso às informações necessárias para a tomada de decisões;
  • Contribuir para a segurança dos documentos corporativos, pois evita que eles sejam perdidos, danificados ou acessados por pessoas não autorizadas;
  • Otimizar o espaço físico e o armazenamento digital, uma vez que elimina-se documentos desnecessários ou vencidos, e reduz-se o volume de papéis e pastas;
  • Cumprir as obrigações legais e fiscais que exigem a guarda e a apresentação de determinados documentos por um período específico. Ex.: alvarás, licenças, notas fiscais, livros contábeis e fiscais, contratos sociais, folhas de pagamento.

Algumas estatísticas compiladas pelo Finances Online apontam para os perigos de não saber como organizar arquivos físicos e digitais de uma empresa. Veja:

  • As empresas desperdiçam uma média de US$20 mil em questões documentais;
  • 45% das empresas demoram mais de uma semana para ter um contrato assinado;
  • Os trabalhadores gastam uma média de 50% do seu tempo criando e preparando documentos;
  • 86% dos funcionários dizem que geralmente têm dificuldade em procurar arquivos de escritório quando precisam;
  • 83% dos funcionários devem recriar documentos existentes, pois não conseguem encontrá-los na rede da empresa.

Diante disso, como fazer a organização de documentos?

Como organizar documentos de uma empresa em 13 passos

Agora que você já sabe qual a importância da organização de documentos na empresa, vamos às dicas práticas de como fazer isso!

1. Envolva a equipe

A primeira dica de como organizar documentos de escritório é envolver a equipe na rotina da gestão documental. 

Isso significa, em primeiro lugar, conscientizar os colaboradores sobre a importância de manter os documentos organizados. O treinamento para que sigam as normas e os procedimentos estabelecidos é igualmente importante.

Além disso, é preciso definir as responsabilidades de cada um na hora de produzir, usar, descartar e arquivar os documentos

Quem deve emitir as notas fiscais? Quem deve conferir os contratos? Quem deve digitalizar os recibos? Quem deve fazer o backup dos arquivos?

Ao envolver a equipe nesse processo, você garante que todos estejam alinhados com os objetivos da organização documental e que colaborem para o seu sucesso.

2. Adote padrões de acesso

Adotar padrões de acesso aos documentos corporativos é definir quem pode consultar, alterar ou excluir cada tipo de documento, tanto físico quanto digital. 

Essa prática de como organizar documentos de uma empresa evita que informações confidenciais caiam nas mãos erradas ou sejam modificadas indevidamente.

Ela também contribui para cumprir as normas legais e regulatórias que exigem o controle de acesso aos documentos, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Para adotar padrões de acesso, você pode seguir algumas dicas, como registrar e monitorar as atividades de acesso aos documentos, e orientar os usuários sobre as boas práticas de segurança da informação.

Estabelecer níveis de acesso aos documentos, como público, restrito ou sigiloso, e criar grupos ou perfis de usuários com permissões específicas para cada nível de acesso também é importante.

3. Mantenha a organização dos documentos físicos

Uma dúvida comum na era dos documentos digitais é saber como organizar arquivos físicos. Seja por exigência legal ou por preferência, eles ainda existem, certo?

Nesse caso, esta organização evita o acúmulo de papéis, a perda de informações e o desperdício de espaço. E como fazer isso? Veja algumas dicas:

  • Mantenha um controle de entrada e saída dos documentos físicos;
  • Reserve um espaço adequado para o armazenamento (armários, gavetas ou caixas);
  • Descarte documentos desnecessários ou sem validade legal, conforme as normas de segurança e sigilo;
  • Proteja os documentos de agentes externos que possam danificá-los (umidade, poeira, insetos e fogo);
  • Identifique as pastas e as caixas com etiquetas que indiquem o conteúdo e o período de validade dos documentos;
  • Separe os documentos por categorias (contábil, fiscal, trabalhista, jurídica etc.) e crie subcategorias para facilitar a localização dos documentos (data, assunto ou ordem alfabética).

4. Crie pastas organizadoras

Os documentos digitais são um dos tipos de documentos organizacionais mais comuns nos dias atuais. E como organizar documentos de uma empresa no PC? 

Crie pastas organizadoras no computador ou no sistema de gestão eletrônica de documentos (GED). 

Eles também podem ser separados por categorias e subcategorias, seguindo uma lógica que facilite a busca e a recuperação dos documentos.

Por exemplo: você pode criar uma pasta chamada “Contabilidade” e dentro dela criar subpastas como “Notas Fiscais”, “Recibos”, “Impostos” etc. Dentro de cada subpasta, você pode criar outras pastas por ano ou por mês.  

5. Categorize as pastas e subpastas

Além de criar pastas organizadoras, é importante categorizar as pastas e as subpastas com critérios claros e descritivos, como já apontado. 

Você pode, inclusive, usar nomes que identifiquem o conteúdo e o contexto dos documentos que estão dentro de cada pasta.

Por exemplo: em vez de usar nomes genéricos como “Documentos 2020” ou “Arquivos Novos”, use nomes específicos como “Contratos de trabalho 2020” ou “Licenças de saúde Janeiro 2021”. 

Se você tinha dúvidas sobre como organizar documentos de RH e departamento pessoal, esse é um bom ponto de partida.

6. Nomeie os arquivos de forma clara e descritiva

Outra dica de como organizar os documentos de uma empresa é nomear os arquivos de forma clara e descritiva.

O gestor pode criar títulos padrões e siglas referentes ao departamento, de modo que qualquer funcionário consiga buscar informações sem dificuldades. 

Veja um exemplo: “CT.01/2023_IvanSilva”  refere-se ao contrato de trabalho firmado em janeiro de 2023 com o profissional Ivan Silva.

7. Classifique conforme o prazo de validade

Para saber como organizar documentos de escritório de forma eficiente, classifique-os conforme o prazo de validade. 

O responsável deve verificar quais são os documentos que têm um tempo determinado para serem guardados e quais são os que devem ser preservados permanentemente.

Essa classificação depende das normas legais e fiscais que regem cada tipo de documento. Confira alguns exemplos:

  • De 3 meses a 5 anos de validade: comprovante de pagamentos de serviços, como luz, gás e telefone;
  • 5 anos de validade: extratos bancários, IPVA e IPTU;
  • 40 anos de validade: obrigações previdenciárias;
  • Até o fim da garantia: notas fiscais de compra de produtos;
  • Validade permanente: Carteira de Trabalho, PIS e escrituras de imóveis;
  • Enquanto durar o contrato: recibos de financiamento, aluguel e consórcios;

Para auxiliar na classificação dos documentos, você pode usar uma tabela de temporalidade documental. 

Essa é uma ferramenta que indica o tempo de guarda e a destinação final dos documentos, de acordo com os valores administrativo, legal, fiscal, probatório e histórico que eles possuem.

8. Aposte no processo de microfilmagem

Uma forma de preservar os documentos físicos que têm valor histórico, jurídico ou probatório é apostar no processo de microfilmagem. 

Esse é um método que consiste em fazer o registro fotográfico dos documentos em filme, o que reduz o seu tamanho e aumenta a sua durabilidade.

A microfilmagem tem algumas vantagens, como economizar espaço físico, facilitar o acesso, a pesquisa e a impressão dos documentos, garantir a segurança das informações, e preservar a qualidade dos documentos.

9. Crie um índice de catalogação

Outra dica de como organizar os documentos de uma empresa é criar um índice de catalogação. 

Esse instrumento permite identificar e localizar os documentos que estão arquivados, tanto física quanto digitalmente.

O índice de catalogação deve conter informações como:

  • Título do documento;
  • Autor ou destinatário;
  • Assunto ou conteúdo;
  • Localização física ou digital;
  • Prazo de validade ou guarda;
  • Data de emissão ou recebimento.

O índice de catalogação pode ser feito em um documento impresso, em uma planilha eletrônica ou em um software específico. 

O importante é mantê-lo atualizado e acessível para as pessoas que precisam consultar os documentos.

10. Invista em digitalização

Na hora de aprender como organizar os documentos de escritório, uma medida fundamental é digitalizá-los. 

Esse processo consiste em converter os documentos físicos em arquivos eletrônicos, por meio de scanners ou câmeras digitais. Veja suas vantagens:

  • Facilita o backup e a segurança dos documentos;
  • Reduz o espaço físico ocupado pelos documentos;
  • Contribui para a sustentabilidade ambiental, ao diminuir o consumo de papel;
  • Aumenta a velocidade e a precisão na busca e na recuperação dos documentos etc..

Para fazer a digitalização de documentos da empresa, busque uma empresa especializada em gestão documental.

11. Armazene na nuvem

Depois de digitalizar os seus documentos, você precisa armazená-los em um local seguro e confiável. Uma ótima opção é armazenar na nuvem. 

Esse é um serviço que permite guardar os seus arquivos eletrônicos em servidores remotos, acessíveis pela internet de qualquer lugar e a qualquer hora.

Além de economizar espaço no computador ou servidor local, a tecnologia é segura, garante a integridade e a disponibilidade dos seus documentos, e oferece escalabilidade e flexibilidade para aumentar ou diminuir o espaço conforme a sua demanda.

12. Faça limpezas e backups periodicamente

Quer saber como organizar arquivos físicos e digitais? Faça limpezas e backups periodicamente. 

Essas são duas ações que ajudam a manter os seus documentos atualizados, seguros e acessíveis.

Com a limpeza, você verifica o estado de conservação, a necessidade e a validade dos documentos. Caso contrário, você pode descartá-los de forma adequada, seguindo as normas de segurança e sigilo.

O backup consiste em fazer cópias de segurança dos seus documentos, tanto físicos quanto digitais. Assim, você evita perder as suas informações em caso de acidentes, danos ou invasões.

Para fazer a limpeza e o backup dos seus documentos, estabeleça a periodicidade, escolha o local das cópias de segurança e o software que será utilizado.

13. Use um software específico

Por último, mas não menos importante, não tem como organizar documentos de uma empresa sem um sistema de gestão de documentos

Na verdade, é até possível, mas não é recomendado.

Esse software permite automatizar e integrar todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação até o seu arquivamento ou descarte. Dentre seus recursos, estão:

  • Suporte a diversos tipos de arquivos;
  • Backup e restauração dos documentos;
  • Controle de versões e histórico de alterações dos documentos;
  • Controle de acesso e permissões dos usuários aos documentos;
  • Armazenamento na nuvem ou em servidores locais dos documentos;
  • Integração com aplicativos de produtividade e sistemas corporativos;
  • Classificação hierárquica dos documentos em categorias e subcategorias;
  • Utilização de modelos e padrões para a criação e revisão dos documentos;
  • Indexação e busca avançada dos documentos por palavras-chave ou metadados;
  • Workflow e notificações para os processos de aprovação e publicação dos documentos.

Com essas funcionalidades, a análise da Statista se torna compreensível. Ela mostra o crescimento do valor de mercado dos sistemas de gestão de documentos em todo o mundo. 

O valor de mercado de 2017 foi estimado em 3,59 bilhões de dólares e projeta-se que aumente para 6,78 bilhões de dólares até 2023.

Além do software de gestão de documentos, há outras tecnologias que facilitam seu roteiro de organização de documentos, sabia? 

Um deles é o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) é um grande aliado do gerenciamento de documentos digitais. 

A plataforma centralizada de gestão de assinatura eletrônica garante que seus contratos, propostas, ordem de serviços e demais documentos sejam assinados com rapidez, praticidade, segurança e validade jurídica.

Ela também faz o armazenamento na nuvem TOTVS Cloud, o que contribui ainda mais para a organização dos diversos tipos de documentos organizacionais.

Em suma, além de conferir agilidade e ajudá-lo na hora de saber como organizar os documentos de uma empresa, o TAE ajuda a reduzir burocracias e custos com papel, impressão e transporte.

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Conclusão

Como organizar documentos de uma empresa? Agora você já sabe algumas boas práticas desta organização, que vão desde a separação por categorias até o uso de ferramentas tecnológicas.

Nossas dicas são fundamentais para garantir a produtividade e a eficiência na rotina empresarial, facilitar o planejamento estratégico e o controle financeiro, garantir a segurança das informações e muito mais.

Com elas, você terá maior competitividade para seu negócio! Aproveite para saber mais sobre o GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos!

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