O modelo officeless de trabalho vem ganhando cada dia mais adeptos. Muitas organizações estão optando por colocar seus colaboradores trabalhando fora do escritório ou estabelecimento.
Uma pesquisa da Catho mostra que as vagas no modelo remoto de trabalho cresceram 496% no primeiro semestre de 2022, se comparado ao mesmo período de 2021.
No entanto, este modelo pressupõe uma nova cultura organizacional. Para implementá-la em seu negócio, é preciso vencer os desafios e adotar outras práticas que viabilizam ter um time remoto eficiente.
Neste artigo, vamos explorar o que é officeless, os prós e os contras desta forma de trabalho e como fazer com que ela funcione em sua empresa.
Confira!
O que é officeless?
Officeless, que significa “sem escritório”, é um modelo de negócio no qual os funcionários trabalham remotamente, com flexibilidade e autonomia para atingir altos níveis de produtividade.
O cumprimento das entregas combinadas com o gestor é baseado em autogerenciamento e autorresponsabilidade.
Em outras palavras, o colaborador tem liberdade para trabalhar de onde quiser e organizar suas atividades conforme sua rotina.
Vamos entender melhor seu funcionamento!
Como funciona o officeless?
O modelo rompe com a estrutura tradicional de gerenciamento de equipes e se baseia em algumas características fundamentais:
- Os profissionais trabalham de onde quiserem e podem escolher os horários mais produtivos do dia para cumprir com suas entregas;
- A flexibilidade, a mobilidade e a confiança são pontos centrais nesta modalidade, já que o trabalho remoto é a opção principal da empresa;
- As empresas devem adotar práticas e ferramentas que incentivem a autonomia e o autogerenciamento dos profissionais para fazer este modelo funcionar;
- A cobrança e a avaliação dos colaboradores é diferente daquelas usadas nos modelos tradicionais, pois o modelo sem escritório se baseia no cumprimento, na qualidade e nos resultados das entregas (foco no resultado).
Com essas características em mente, você pode estar se perguntando: “qual a diferença do home office para o Officeless?”.
Qual a diferença do home office para o officeless?
O modelo sem escritório e o home office compartilham uma semelhança, pois os colaboradores não são obrigados a estar no espaço físico da empresa para cumprir suas obrigações.
Mas qual a diferença do home office para o officeless?
O home office é um modelo de trabalho remoto, tal qual o híbrido e o presencial. O profissional o executa fora do escritório, sendo mais comum o trabalho de casa.
O ponto central é que os profissionais ainda podem ser avaliados e gerenciados da forma tradicional, com os critérios utilizados no trabalho presencial.
O modelo “sem escritório” se aproxima de uma cultura organizacional fruto de uma mudança de mindset baseada em autonomia, confiança e propósito. Alguns consideram que ele é a evolução do home office.
Isso porque o profissional pode trabalhar em qualquer lugar que deseja, seja de casa, do escritório, do coworking ou da pousada na praia, pois o foco é realizar as tarefas e entregá-las dentro do prazo e com alto nível de qualidade.
Na prática, é ter um time remoto eficiente, autônomo, confiante e que realiza boas entregas. Isso já nos traz uma boa ideia das vantagens da comunidade officeless, certo? Vamos conhecer outras!
- Leia também: Anywhere office: entenda essa tendência
Quais são as vantagens desse modelo de trabalho?
Um estudo internacional sobre o home office (“Working from Home Around the World”) traz dados interessantes sobre este modelo de trabalho.
Um deles chama a atenção: em diferentes países, os funcionários neste modelo trabalham de forma mais produtiva em casa, têm menos vontade de deixar a empresa e são mais felizes.
O modelo “sem escritório” apresenta essa característica do trabalho feito de qualquer lugar, inclusive de casa, mas vai além, pois pressupõe uma mudança de mentalidade voltada para a autonomia.
Com a junção desses dois aspectos, podemos listar algumas de suas vantagens:
- Fortalecimento das relações: o modelo fortalece a confiança entre a equipe e a construção de relacionamentos mais genuínos e estáveis entre gestores e profissionais.
- Custos operacionais reduzidos: mesmo que mantenha um espaço comercial para eventuais profissionais que desejem trabalhar presencialmente, a empresa terá uma grande redução nos custos de manutenção de seus locais.
- Melhoria no foco e nos resultados da empresa: o próprio conceito do modelo sem escritório possui foco em resultados, e o autogerenciamento dos colaboradores contribui para que eles apareçam até mesmo enquanto propósito.
- Maior satisfação dos funcionários: os profissionais podem equilibrar mais facilmente seu trabalho e sua vida pessoal, já que não precisam se deslocar para o escritório todos os dias e têm autonomia para organizar sua agenda.
- Maior flexibilidade e produtividade do time remoto: funcionários que têm a liberdade de se organizar no dia a dia conseguem realizar suas tarefas pessoais e profissionais da melhor forma, e essa satisfação é uma grande aliada da produtividade.
As vantagens de ter um time remoto eficiente com a mentalidade focada em autonomia, propósito e confiança são inúmeras, como você viu.
Mas também desafios associados a este modelo de trabalho, inclusive para o setor de RH.
Quais são os desafios para o setor de RH?
Os desafios estão comumente relacionados ao gerenciamento de equipes remotas, já que não existe supervisão direta neste modelo, que é baseado em autonomia e confiança.
Isto requer não apenas um bom processo de integração para ajudar os novos funcionários a se adaptarem, mas também um sistema contínuo de treinamento e suporte para garantir que eles possam gerenciar suas tarefas de forma eficaz e autônoma.
Veja outros desafios:
- Existem barreiras culturais no gerenciamento de times remotos compostos por profissionais de diferentes países e culturas.
- É preciso mudar a cultura corporativa, com revisão das práticas, dos valores e das crenças da organização que adota o modelo sem escritório.
- O setor de RH precisa criar momentos e espaços que proporcionem a conexão e a confraternização entre os profissionais, pois a equipe trabalha de maneira distribuída.
- Há grande dificuldade na retenção de talentos, porque um profissional da sua equipe pode estar no radar de outras empresas que também adotam a mesma forma de trabalho.
- O setor de RH deve ter claro o perfil do profissional que se encaixa na comunidade officeless, que deve ser resiliente, flexível, engajado, autônomo, com capacidade de autogerenciamento e foco em resultados.
- O cuidado com a saúde mental da equipe não pode ser deixado de lado, e o RH precisa encontrar formas de mapear o bem-estar mental e emocional de seus profissionais e orientar os líderes acerca das boas práticas neste tema.
- Na oferta do pacote de benefícios, é preciso considerar o que faz mais sentido e que pode ser aproveitado em qualquer lugar, já que crédito para combustível ou vale refeição servem para aqueles que se deslocam para trabalhar e almoçam fora.
- A comunicação pode se tornar um desafio quando os profissionais não têm acesso aos mesmos recursos tecnológicos e organizacionais o tempo todo. Por isso, no modelo officeless, as ferramentas de colaboração são fundamentais, bem como os equipamentos e as soluções tecnológicas que viabilizam um trabalho em alto nível.
Vale destacar que funcionários menos conectados com seus colegas de trabalho e com a cultura do escritório, sentimentos de isolamento ou desacoplamento são comuns em equipes que trabalham de maneira remota.
Por isso, em geral, os desafios para o RH no modelo sem escritório se associam ao gerenciamento de qualquer equipe remota, mas requerem atenção adicional dadas as características únicas desta forma de trabalho.
Com planejamento cuidadoso, comunicação clara e estruturas de suporte, no entanto, estes desafios podem ser superados com sucesso.
Como tornar sua empresa officeless?
A fim de fazer a transição para um conceito sem escritório, as organizações devem aderir a três componentes importantes: tecnologia, comunicação e cultura. Todos estes pilares precisam estar em uníssono para que o modelo funcione efetivamente.
Veja a seguir algumas práticas para tornar sua empresa officeless!
Crie uma cultura organizacional forte
Para que o modelo sem escritório funcione, as empresas precisam garantir uma cultura organizacional forte.
O rompimento com modelos tradicionais de gerenciamento é fundamental, pois a nova cultura precisa apoiar o trabalho remoto, abraçar a tecnologia de colaboração e encorajar a autonomia e as habilidades de autogestão entre os membros da equipe.
Desenvolver as soft skills será muito importante neste contexto.
Dê autonomia aos colaboradores
Um dos ingredientes-chave para o sucesso do time remoto é dar a ele autonomia para gerenciar seu próprio tempo e tarefas.
Isto significa realizar avaliações regulares de desempenho e fornecer metas claras, mas também confiar que cada indivíduo sabe o que precisa ser feito e quando, sem fixar horários e locais de trabalho.
Esteja aberto à flexibilidade
Outro fator imprescindível para o sucesso da sua comunidade officeless é a flexibilidade em termos de estilos e horários de trabalho.
No modelo, as ferramentas e os recursos dados aos profissionais os ajudarão a executar as tarefas definidas.
Mas são eles que definem o período em que desejam trabalhar, já que o desempenho é avaliado com base na produtividade e na qualidade do trabalho entregue.
Deixe para trás o controle de ponto
Ao oferecer aos funcionários maior autonomia para gerir sua rotina, o gestor pode deixar para trás o controle de ponto e focar na produtividade.
Cada profissional trabalha no horário em que se sente mais produtivo, desde que faça as entregas conforme o combinado. Ele pode, inclusive, se dedicar a outras atividades pessoais que contribuem para sua produtividade no trabalho.
Conte com um time autogerenciável
O funcionamento deste modelo de negócios depende diretamente de ter uma equipe auto-gerenciável.
Ou seja, a empresa deve ter funcionários que sejam capazes de se apropriar de seu próprio desenvolvimento e engajamento, ao mesmo tempo em que sejam capazes de se gerenciar de forma eficaz em ambientes remotos.
Envolva a equipe nas decisões
Para implementar com sucesso um time remoto neste modelo de trabalho, é importante envolver a equipe nas decisões sobre suas próprias funções e no funcionamento da empresa como um todo.
Afinal, os profissionais definem sua própria rotina de trabalho e devem ter voz para adequar as demandas conforme suas possibilidades e necessidades.
Dessa forma, os gestores e líderes mantêm o time motivado e produtivo.
Aposte na comunicação interna
Como já apontamos em outros momentos, no modelo “sem escritório”, as ferramentas de comunicação e colaboração são essenciais. Afinal, o trabalho é feito remotamente, e é preciso ter algo para conectar os profissionais.
Por isso, os líderes devem identificar e remover quaisquer barreiras que possam impedir os funcionários de trabalharem juntos de forma eficaz, apostando na comunicação interna.
Invista em soluções tecnológicas
Para ter uma comunidade officeless em sua empresa, é importante investir em tecnologias que permitam a execução da rotina em ambiente digital.
Além de ferramentas como Slack ou Zoom, os softwares de gestão (ERP), de relacionamento com cliente (CRM) e de assinatura eletrônica serão importantes para viabilizar a operação remota.
É o caso do TOTVS Assinatura Eletrônica!
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O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma fundamental para as empresas que trabalham no modelo officeless.
Do setor de RH à diretoria, as organizações lidam diariamente com diversos documentos, como contratos de trabalhos, termos de acordo, documentos de admissão e muito mais.
Com a plataforma da maior empresa de tecnologia do Brasil, é possível centralizar toda a gestão desses documentos, especialmente seu processo de assinatura.
Basta um dispositivo, inclusive smartphone, com conexão à internet para que os usuários façam a assinatura eletrônica do documento.
No gerenciamento de times remotos, isso é fundamental, pois traz agilidade e segurança desde a coleta até o armazenamento do documento.
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Conclusão
Adotar um modelo de trabalho officeless pode trazer muitos benefícios para a empresa, e todos eles levam a melhores resultados de negócio.
Para tanto, é preciso criar e fomentar uma forte cultura organizacional que apoie o trabalho remoto, incentive a autonomia e a autogestão, além de priorizar a flexibilidade.
A organização também deve dar aos funcionários os recursos e o apoio necessários para serem produtivos neste ambiente, incluindo tecnologias como os sistemas de assinatura eletrônica.
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