Home office: significado, tipos e como implementar

Equipe TOTVS | 21 setembro, 2022

Quando pensamos em home office, seu significado é algo que ainda pode causar dúvidas nos profissionais. Em tradução literal, seria um escritório em casa, certo? Mas será que isso é o mesmo que trabalho remoto?

Apesar de ser adotado há alguns anos em determinados segmentos, esse modelo de trabalho se popularizou recentemente no Brasil e vem ganhando adeptos no mundo inteiro.

Além dos benefícios que os tipos de trabalho home office proporcionam, conta a seu favor o fato de que muitas profissões podem ser executadas à distância. 

Você sabia que, conforme levantamento do IPEA, cerca de 20,4 milhões de trabalhadores brasileiros estão em funções que podem ser executadas em casa? 

Portanto, vamos apontar qual o significado de home office, como a lei enxerga essa modalidade de trabalho e muito mais.

Vamos lá?

Qual o significado de home office?

O home office é um tipo de trabalho realizado a distância. Nele, o colaborador utiliza ferramentas específicas, como um computador conectado à internet e plataformas em nuvem, para trabalhar de casa. 

E qual a tradução para home office? Escritório em casa. Ou seja, é um tipo de trabalho remoto ou teletrabalho. Veja como a CLT define o teletrabalho no artigo 75-B da CLT

Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não se configure como trabalho externo.

Agora que você já sabe mais sobre o home office e a sua definição, vamos ver como ele funciona!

Como funciona o home office?

Partindo do significado de home office, um colaborador neste tipo de trabalho remoto precisa ter toda a infraestrutura necessária para realizar suas atividades profissionais de casa, certo?

Então, como funciona o home office? É preciso que o trabalhador reproduza, em sua própria casa, as condições de trabalho na empresa.

Isso significa ter as ferramentas que facilitam a comunicação, como conexão à internet, ambientes virtuais para reuniões e ferramentas de interação, além de um computador e uma cadeira ergonômica. 

Para que o trabalho seja bem executado, há algumas características que facilitam a adaptação do profissional. Quer saber como se trabalha em home office? Veja o que é necessário:

  • Autonomia: o colaborador deve ter capacidade de exercer suas atividades de forma autônoma, sem a supervisão constante de um superior hierárquico.
  • Concentração: o ambiente doméstico pode apresentar muitas distrações, e o profissional deve se blindar delas para conseguir um bom desempenho.
  • Disciplina: a autonomia envolve também a capacidade de estabelecer seus próprios horários de trabalho e criar uma rotina para execução das tarefas. Isso depende diretamente da disciplina.

Entendeu como funciona o home office? Além da reprodução dos meios de trabalho da empresa, o colaborador precisa desenvolver algumas habilidades na execução de tarefas.

Após compreender mais sobre como funciona o home office, o significado fica mais claro, certo? Então, vamos ver o que as leis trabalhistas falam sobre este tipo de trabalho remoto!

O que diz a legislação trabalhista sobre o trabalho home office?

A Lei nº 13.467/2018, também conhecida como Reforma Trabalhista, incorporou à CLT algumas normas específicas sobre o teletrabalho. A Medida Provisória nº 1.108/2022 também trouxe novidades em relação ao tema.

De forma resumida, os colaboradores em home office possuem os mesmos direitos de quem trabalha presencialmente.

Isso envolve salário, férias, FGTS, auxílios, 13°, mas também questões relacionadas à jornada de trabalho.

Pense no significado de home office. Agora imagine que um profissional trabalhe 40 horas semanais. Será que é possível fazer o controle de jornada do profissional? 

É obrigação da empresa fazer esse controle, inclusive das horas extras. Em geral, usa-se o login no sistema empresarial, mas o que vai ditar a jornada é a produtividade do colaborador. 

Você pode conferir todas as normas relativas ao home office do artigo 75-A em diante da CLT, ok?

Vamos conhecer os dois tipos de trabalho home office?

Quais os tipos de trabalho home office?

Existem dois tipos de trabalho home office:

  • Trabalho 100% remoto: o profissional trabalha exclusivamente fora do estabelecimento da empresa, e eventuais reuniões são feitas por videoconferência;
  • Trabalho híbrido: é a mistura do trabalho remoto com o presencial. O empregado trabalha alguns dias da semana na sede ou no escritório, e outros em casa.

O significado de home office não muda conforme seus tipos, consegue perceber? Em ambos, o colaborador trabalha alguns dias em casa.

Mas será que todos podem adotar esse tipo de trabalho?

Quem pode trabalhar home office?

Você sabia que 49% dos funcionários brasileiros têm o sonho de trabalhar em casa? Quase metade dos trabalhadores querem usufruir dos benefícios deste tipo de trabalho.

Mas quem pode trabalhar home office? Em teoria, qualquer profissional pode trabalhar de casa se conseguir exercer suas funções por meio de um computador.

A restrição fica para aqueles trabalhadores que interagem com máquinas ou fazem trabalhos não suportados pela tecnologia. É o que acontece com os profissionais de chão de fábrica e linha de produção, plantonistas da área de saúde e outros.

Home office: vantagens e desvantagens

O que é o trabalho em home office? O significado da expressão já pode nos trazer, de imediato, alguns benefícios desta modalidade de trabalho, certo?

Vamos ver, a partir do significado de home office, quais são suas vantagens e desvantagens!

Vantagens

Trabalhar em casa pode trazer muitos benefícios para o profissional, tais como:

  • Melhor gestão do tempo;
  • Redução de custos com deslocamento, alimentação e vestuário;
  • Maior autonomia e flexibilidade na condução de seus projetos e tarefas.

Inclusive, uma pesquisa da Indeed aponta que 75% dos trabalhadores remotos citam o equilíbrio entre vida profissional e trabalho como o principal benefício.

Tudo isso são bons motivos para trabalhar em home office, certo? O resultado disso é a maior motivação decorrente do bem-estar. 

E para as empresas? Em primeiro lugar, o funcionário em home office é mais produtivo. Isso é o que aponta uma pesquisa da Universidade de Stanford.

O estudo da Indeed também traz outros motivos para trabalhar em home office, tais como:

  • Redução da taxa de turnover;
  • Redução na taxa de absenteísmo;
  • Aumento do engajamento dos profissionais;
  • Economia de custos operacionais e nos custos com benefícios.

No entanto, ainda pensando no significado de home office, conseguimos encontrar algumas desvantagens.

Desvantagens

Uma das desvantagens relevantes de ter profissionais trabalhando em casa é a falta de contato pessoal.

Na pesquisa da Indeed, os entrevistados acreditam que estar fora do escritório resulta em menos visibilidade e acesso à liderança. 

Até por isso, mesmo que exista a possibilidade de permanecer em casa para trabalhar, muitos colaboradores vão ao escritório diariamente.

Há, ainda, outras pesquisas, como a publicada pela Harvard Business Review, que mostram que trabalhadores remotos são mais propensos a se sentirem deixados de fora e têm medo de falas e condutas desabonadoras por parte de seus colegas.

Ou seja, assim como existem motivos para trabalhar em home office, há também malefícios. 

O passo a passo para implementar o home office em sua empresa

Você já sabe o significado de home office, seus tipos, as vantagens e as desvantagens. Suponha que a direção da empresa resolveu implementar essa modalidade de trabalho.

Como fazer isso? Existem 3 passos básicos que você, gestor, pode seguir:

  1. Fortaleça a autonomia na cultura organizacional: seus colaboradores devem se sentir incentivados a executarem suas atividades de forma autônoma para que não tenham dificuldades em realizá-las em casa. É colocar a autonomia como um valor da empresa.
  2. Fixe regras para o trabalho remoto: os colaboradores devem ter diretrizes para saber o que é ou não permitido no home office, além de um fluxo de trabalho bem definido. 
  3. Tenha uma plataforma de comunicação interna: a comunicação é o pilar do trabalho home office. Portanto, além de determinar as regras, escolha as plataformas em que os colaboradores manterão contato e diálogo diário.

Além de seguir esses três passos primordiais para implementar o teletrabalho, há boas práticas no home office para motivar e engajar seus times.

Dicas para motivar e engajar os colaboradores em home office

Você já está ciente sobre como funciona o home office em empresas, conhece as dificuldades e as vantagens. Diante disso, como motivar e engajar seus profissionais?

Separamos algumas dicas. Veja! 

Estabeleça metas

Um gestor com uma equipe em home office deve ter clareza que cada profissional lida de um modo com o trabalho remoto. Há quem prefira trabalhar mais cedo, enquanto outros preferem aproveitar a noite.

Para que todos sejam produtivos, é preciso ter metas individuais e coletivas bem claras e um cronograma de responsabilidades. 

Invista na comunicação entre as equipes

Facilitar a comunicação é o cerne do home office. As equipes têm em seus líderes e gestores os principais pontos de contato. Entre si, precisam dialogar constantemente para uma entrega de qualidade.

Por isso, é fundamental garantir um fluxo de informações constante e transparente, sem ruídos que prejudicam o andamento das atividades.

Promova treinamentos

Equipes remotas precisam de treinamento tanto quanto os profissionais presenciais. O mercado está em constante evolução, em todos os segmentos econômicos, e é fundamental acompanhar as inovações.

Por isso, sempre que tiver novidades relevantes em seu mercado, monte um treinamento para sua equipe, que poderá ser ministrado por videoconferência.

Faça reuniões curtas e objetivas

Para que o trabalho do gestor dê resultados em uma equipe remota, é preciso ter reuniões para alinhar metas e avaliar resultados.

Como não existem aqueles “encontros de corredor”, essas reuniões precisam ser mais constantes. Por outro lado, é interessante que elas sejam mais rápidas e objetivas, já que acontecerão mais vezes.

O futuro do trabalho home office

Pensar no significado de home office e no momento atual em que vivemos pode nos trazer a dúvida sobre como esse regime de trabalho será no futuro.

Muitas empresas já optam pelo modelo híbrido para aproveitar os benefícios e evitar os malefícios, por exemplo. 

Seja qual for a sua intenção enquanto gestor, podemos pensar em três aspectos do futuro do home office:

  • Gestão data-driven: a gestão data-driven (orientada por dados), com coleta e análise eficientes, é fundamental para ter  controle sobre as operações em home office;
  • Desenvolvimento de novas habilidades profissionais: trabalhar em casa demanda um alto nível de colaboração, inteligência emocional, autogestão para garantir as entregas e muito mais;
  • Flexibilidade é o novo padrão: o significado de home office traz consigo a possibilidade de o profissional se autogestionar inclusive em relação ao horário e à forma de trabalho. Com uma comunicação clara com os gestores, é possível encontrar o método mais eficiente para cada um.

Outro aspecto importante do futuro do home office vem exatamente do que o viabilizou: a transformação digital e as tecnologias. 

A tecnologia como aliada no trabalho home office

Você sabia que a empresa deve oferecer aos profissionais todas as ferramentas de trabalho necessárias para que eles executem suas atividades em home office?

Estamos falando, inicialmente, de notebooks e smartphones. Mas para que haja produtividade e eficiência, é preciso investir em tecnologias inteligentes que facilitem este trabalho.

O sistema de gestão empresarial, por exemplo, é imprescindível para organizar a atividade e o fluxo de trabalho dos profissionais à distância.

Há também diversos subtipos desse sistema, focado em uma área específica do negócio, como é o caso do RH. Neste caso, o foco é otimizar as atividades rotineiras deste departamento, contribuindo para lidar com os profissionais em trabalho remoto.

Outra ferramenta muito interessante que facilita o trabalho em home office são as plataformas de assinatura eletrônica, como a solução da TOTVS.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Seus profissionais elaboram documentos diversos, como contratos comerciais, que precisam da assinatura dos gestores? Seu setor de RH lida diariamente com documentos de admissão ou aviso de férias que os funcionários devem assinar?

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma que facilita a vida do gestor, pois evita o deslocamento das pessoas na coleta e no envio de documentos com assinatura.

Ela pode ser utilizada de qualquer dispositivo com conexão à internet para que os usuários façam a assinatura eletrônica e apresenta inclusive uma versão mobile (app Minha Assinatura).

É, por isso, um recurso obrigatório para o home office nas empresas, pois confere agilidade e segurança em todo o processo de assinatura, desde a sua coleta até o armazenamento do documento.

E tudo isso com padrão de criptografia avançada (SHA256)!

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Conclusão

O significado de home office é bastante simples: trabalhar em casa. Para que isso aconteça, tanto o profissional quanto os gestores empresariais devem estar preparados.

De um lado, a empresa precisa obedecer a legislação trabalhista e fomentar habilidades que favoreçam o trabalho autônomo e colaborativo.

De outro, o profissional deve desenvolver novas competências para executar seu trabalho em um ambiente que pode ter mais distrações.

O resultado pode ser muito positivo, como demonstramos, especialmente com o uso de ferramentas tecnológicas que facilitam esse trabalho.

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