Assinatura eletrônica: o que é, como funciona e como fazer

Equipe TOTVS | 06 janeiro, 2022

A assinatura eletrônica permite autenticar e aprovar documentos com validade jurídica. A partir dos meios digitais, é possível confirmar sua identidade e obter consentimento em diversas questões.

Por isso, cada vez mais a assinatura eletrônica ocupa o lugar da assinatura manual – e de quebra, é muito mais prática, certo? 

Na sua empresa, o uso dessa inovação já é realidade? Pois saiba que existem vários tipos, que talvez já sejam utilizados em sua operação.

Biometria, reconhecimento de IP, token: todos esses dispositivos seguem o padrão eletrônico de assinatura.

Você sabe como funciona e como utilizá-lo em seu negócio? Além disso, tem noção da quantidade de benefícios que a assinatura eletrônica pode trazer à sua empresa?

Se você quer conhecer essas respostas e entender melhor sobre como funciona esse processo, continue com a leitura desse guia completo sobre assinatura eletrônica!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica de documentos é utilizada no acesso, validação e compartilhamento de informações em formato digital.

Antes de mergulhar fundo no assunto, vale dar um passo atrás e analisar um pouco sobre o que é a assinatura:

Uma assinatura serve justamente para autenticar um documento — atestando a veracidade de seu conteúdo e a conformidade de ambas as partes (física ou jurídica) sobre aquilo que ali está descrito.

A assinatura atesta que um documento é verídico e crível para as partes envolvidas.

Agora, voltando ao assunto, podemos definir: a assinatura eletrônica é a mesma coisa, mas sem o ato manual de escrever com a sua caligrafia.

Ela está presente em redes sociais, serviços online de bancos, e-commerces e muitas outras plataformas.

Sabe quando você está prestes a baixar algum e-book e marca o checkbox do formulário de concordância com os termos? Essa ação é um tipo de assinatura eletrônica.

Em geral, trata-se de uma ferramenta de modernização das empresas, pois alia uma inovação tecnológica a uma etapa comumente manual e burocrática.

Fica a cargo de cada organização definir sua modalidade de assinatura, que tem a sua validade jurídica aplicada a partir de exigências como integridade, autenticidade e registro:

  • A integridade garante que o documento permaneça inalterado e sem nenhuma fraude durante todo o processo;
  • A autenticidade discrimina o dono da assinatura, por meio de uma senha própria;
  • Por fim, o registro é a confirmação da data e a forma pela qual a assinatura foi feita. É o carimbo de tempo, em relação à Hora Legal Brasileira.

Todos esses elementos comprobatórios servem para conferir validade jurídica à assinatura eletrônica, que deve estar alinhada com a legislação e regulamentação brasileiras para o assunto.

(Muito embora a questão da validade jurídica varie, conforme você lerá mais além no conteúdo).

E complementando: as modalidades de assinatura podem ser várias e vão servir para identificar os autores. Podem ser recursos como senha, geolocalização, token etc.

Qual a validade jurídica da assinatura eletrônica?

Agora é um bom momento para conversar um pouco mais sobre a questão da validade jurídica da assinatura eletrônica. Não, não é toda assinatura eletrônica que possui o mesmo nível de validade.

Mas não se preocupe: essa é uma característica que a assinatura manual também possui, em certo nível. Afinal, se não o uso de cartórios não seria necessário, certo?

A validade jurídica de uma assinatura eletrônica vai depender do seu nível de confiabilidade.

E é para isso que o certificado digital serve, essa camada a mais de confiabilidade. 

Isso quer dizer que as assinaturas eletrônicas simples e avançadas não possuem nenhuma validade jurídica? Não, não é o caso.

Esses tipos, por mais que sejam simples, ainda conservam alguns metadados que podem ser utilizados para comprovar a autenticidade do documento, bem como sua integridade.

A questão que é sempre levantada é que, se você realmente precisa certificar-se da validade jurídica de algum documento que deve ser assinado eletronicamente, é mais seguro obter um certificado digital.

Entenda a regulamentação do que é uma assinatura eletrônica

A regulamentação da assinatura eletrônica no Brasil foi consolidada apenas em 2020, com a publicação da Lei nº 14.063.

Entre outras coisas, a legislação define, por exemplo, o que é assinatura eletrônica em seu Art. 3º:

II – assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei […]

Além disso, a lei também define o que são os diferentes tipos de assinatura eletrônica em seu Art. 4º: a assinatura eletrônica simples, a assinatura eletrônica avançada e a assinatura eletrônica qualificada.

O foco deste conteúdo é explorar o primeiro e também o segundo incisos deste artigo, mas não se preocupe que vamos explicar as diferenças entre todos.

Infográfico TOTVS Assinatura Eletrônica

Como funciona a assinatura eletrônica?

Não existe um processo mais simples do que escrever a sua assinatura em um papel, certo? Bom, acredite: a assinatura eletrônica é ainda mais prática.

O objetivo dos diferentes tipos de assinaturas é obter o consentimento, autorização ou validação de alguma pessoa (física ou jurídica) em um documento.

Com a assinatura eletrônica, é possível que isso seja feito de modo online. Abaixo, um passo a passo simplificado:

  1. Normalmente, utiliza-se uma plataforma que viabiliza a organização dos documentos e a configuração dos campos para coleta de assinaturas.
  2. A maioria das plataformas permite que o autor envie diretamente de sua interface, com uma ação simples acionada por um botão de envio. Assim, o documento vai diretamente para a caixa de entrada dos signatários.
  3. Uma vez que o signatário recebe o e-mail, basta clicar em um link para entrar e assinar de forma on-line. Ou seja, não é necessário fazer downloads.

A identificação dos signatários é um fator que a própria plataforma determina de acordo com sua mecânica de funcionamento.

Algumas soluções permitem que até mesmo o e-mail do signatário seja utilizado como elemento comprobatório de sua identidade.

Assim, quando a pessoa assina esse documento hipotético de nosso exemplo acima, a plataforma mapeia toda a trilha digital — nesse caso, através do reconhecimento do IP.

No entanto, o elemento comprobatório poderia ser qualquer outro, como leitura biométrica ou senha.

E toda essa troca de informações é protegida por uma chave criptográfica.

Assim, apenas o pessoal autorizado (como o profissional que for auditar o documento) pode decodificar as informações e lê-las na íntegra, descobrindo esses elementos comprobatórios que mencionamos, bem como o Carimbo de Tempo e todos os outros dados referentes.

Quando utilizar a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica pode ser utilizada em diversos momentos, por isso sua adoção é tão ampla. Dados da Markets and Markets apontam que o mercado global de e-signatures pode atingir US$ 14,1 bilhões até 2026.

Ou seja, bastante, certo?

A assinatura eletrônica simples pode ser utilizada em acordos e contratos “com ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo”, conforme o Art. 5º da Lei 14.063.

Já a assinatura eletrônica avançada pode ser utilizada nesse mesmo cenário acima e também “no registro de atos perante as juntas comerciais”, conforme legislação.

Documentos que aceitam assinatura eletrônica

  • ata de reunião;
  • matrícula escolar;
  • documentos jurídicos;
  • relatórios corporativos;
  • contratos compra e venda;
  • contratos de empréstimos;
  • contratos de prestação de serviços;
  • contratos de plano de saúde e odontológico;
  • assinatura de serviços essenciais como internet, água etc.

Talvez você esteja se perguntando: “e a assinatura digital?”.

Bom, a assinatura eletrônica qualificada pode ser utilizada para todos esses documentos, mas é mais indicada para documentos mais especializados. Logo mais você conhecerá as aplicações.

Quem pode usar assinatura eletrônica? 

Afinal, existe alguma restrição para o uso da assinatura eletrônica? A boa notícia é que não! Qualquer empresa pode utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica e usar com qualquer documento, agregando valor a sua gestão de contratos.

E falamos de qualquer pessoa jurídica, independente do tamanho ou segmento da empresa.

E pessoa física, pode usar a assinatura eletrônica?

Quanto à usabilidade, sim, qualquer uma pode.

Se uma das partes de um contrato da sua empresa precisar ser assinado por uma pessoa física, você pode enviar o link para ela realizar o processo normalmente — como demonstramos no passo a passo anterior.

É possível também que uma pessoa física contrate uma solução para assinaturas eletrônicas, mas é muito raro que ela realmente precise investir em uma plataforma para realizar suas assinaturas.

Quais os tipos de assinaturas eletrônicas?

Talvez esse seja um fato que você nunca tenha realmente notado, mas já percebeu como existem diferentes tipos de assinaturas físicas? Bom, as assinaturas eletrônicas seguem a mesma lógica.

O que isso quer dizer?

Veja bem: no mundo das assinaturas físicas, uma simples versão escrita no papel já serve como uma garantia.

No entanto, você sabe, essa não é a única forma de chancelar um documento.

É por isso que existem outros mecanismos para adicionar camadas a mais de garantia e validação no ato de celebrar acordos. É o caso dos cartórios, que são utilizados como partes terceiras que atestam a veracidade das assinaturas.

Os diferentes tipos de assinaturas eletrônicas seguem a mesma lógica.

Já contamos que a lei brasileira reconhece três diferentes assinaturas eletrônicas, certo? A simples, a avançada e a qualificada.

As duas primeiras são consideradas mais simples e não necessitam de uma intervenção tecnológica regularizada pela ICP-Brasil. Não é o caso da última.

O ICP-Brasil é o Instituto de Chaves Públicas Brasileiras, que representa o sistema de certificação digital do país. É esse órgão que realiza a emissão de certificados digitais, utilizados na identificação virtual de cidadãos.

Que tal conhecer mais sobre cada tipo de assinatura eletrônica, bem como as diferenças entre elas? Confira!

Assinatura eletrônica simples

Recomenda-se o uso da assinatura eletrônica simples em documentações que marquem transações que exijam um “tom menor” de responsabilidade.

Ou seja, em que não é necessário associar uma identidade à assinatura, apenas o consentimento/validação.

É o caso de relatórios corporativos, matrículas, agendamentos clínicos etc.

O motivo é que a assinatura eletrônica simples não carece de tantos recursos tecnológicos para reforçar a auditoria dos dados.

Esse é um ponto negativo da assinatura simples?

Na verdade não, já que existem diferentes casos em que ela pode ser utilizada — e é algo que você e seu time jurídico podem decidir.

Utilidade com certeza essa assinatura eletrônica tem.

O único porém é que seu mecanismo de certificação é um pouco mais rústico, vinculando dados como geolocalização, por exemplo.

Assinatura eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada é um passo além, utilizada em casos em que é necessário vincular a identidade de uma pessoa (física ou jurídica) à assinatura feita.

É aqui que entram os recursos tecnológicos que atestam a identidade dos signatários.

Você provavelmente já cruzou com esse tipo de assinatura em um local: bancos!

Eles costumam utilizar a biometria como uma assinatura eletrônica avançada padrão.

É um tipo de assinatura bastante popular em empresas e demais entidades privadas.

Uma de suas principais características é que os recursos de certificação não precisam ser os mesmos da ICP-Brasil (muito embora costumem ser bastante semelhantes).

A assinatura eletrônica avançada é comumente empregada em documentos e contratos um tanto mais específicos.

É o caso de direitos autorais, atualização ou modificação de contratos ou mesmo como chave de acesso a documentos.

Assinatura eletrônica qualificada

A assinatura eletrônica qualificada é considerada como o formato mais confiável, seguro e com maior valor jurídico.

Popularmente, é conhecida como “assinatura digital”.

O motivo é simples: a assinatura qualificada carrega consigo um certificado digital.

Esse certificado digital é composto de duas chaves: uma pública (que pode ser divulgada a terceiros) e uma privada (exclusiva do titular do documento).

Por isso, deve ser utilizada por empresas (exceto MEIs) para assinar emissões de notas fiscais eletrônicas, por exemplo. É necessária também em documentos que indiquem transferências de bens e imóveis.

Ou seja, documentos que realmente exijam um nível maior de segurança e autenticidade.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

A assinatura eletrônica não diz respeito a uma única metodologia, colocando-se como uma categoria de diversas práticas utilizadas para a validação de documentos em seu formato online.

Como já abordamos anteriormente, pode ser impressão digital, token, SMS e login e senha, por exemplo.

O padrão eletrônico pode ser implementado em operações bancárias, relatórios gerenciais, contratação de serviços, contratos de compra e venda ou aluguel de imóveis, planos de saúde e documentos jurídicos.

A assinatura digital, por sua vez, além da segurança da assinatura eletrônica, destaca-se pela exigência do uso de certificados digitais emitidos e homologados por uma entidade reguladora.

É um tipo de assinatura utilizado em smart contracts, por exemplo.

O certificado digital é um arquivo que cumpre a função de identidade virtual para uma pessoa. É um elemento digital completamente seguro, protegido por uma forte criptografia.

Para obter um certificado digital, você ou sua empresa devem buscar as chamadas Autoridades Certificadoras.

Tratam-se de órgãos que criam e gerenciam certificados digitais, que devem possuir anuência, autorização e seguir as regras da ICP-Brasil para essa comercialização.

Se você tem ou quer fazer o seu certificado digital, saiba que existem alguns tipos diferentes. É o caso dos modelos A1 e A3.

O A1 se trata de um certificado digital com validade de 1 ano e com possibilidade de instalação (para posterior uso) em vários dispositivos. É preciso utilizar a senha somente uma vez.

Já o A3 é um pouco mais robusto e específico: normalmente está vinculado a um dispositivo móvel (como um token ou um pen-drive), com validade de até 5 anos. Só pode ser utilizado em um dispositivo e a senha é exigida a cada acesso.

No entanto, já existem modelos de certificados A3 vinculados à nuvem.

Ambos os modelos podem ser importados para a sua plataforma de assinatura eletrônica, caso ela permita tal integração.

Por ser menos burocrática e, no entanto, utilizar praticamente os mesmos meios empregados em um documento assinado digitalmente, a assinatura eletrônica é consideravelmente mais simples e proporciona alto nível de integridade.

Qual delas é a melhor opção?

Uma vez que você compreenda as diferenças entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital, fica evidente que não existe especificamente uma solução “melhor”.

É claro, no quesito segurança, a assinatura digital (por conta do certificado digital) ganha. Trata-se de uma identidade virtual reconhecida e aceita por todos os órgãos públicos e privados.

Ainda assim, não são todos os documentos e transações que exigem o máximo nível de validade jurídica e responsabilidade. Como mencionamos antes, nem mesmo a assinatura à mão tem esse poder.

Afinal, os cartórios existem justamente para conferir esse senso de validação extra.

Conforme explicamos, a assinatura digital (conhecida como assinatura eletrônica qualificada) é empregada em transações mais significativas, como emissão de NF-es ou contratos de compra de imóveis, por exemplo.

Neste caso, falamos de uma solução um pouco mais cara, que necessita de renovação periódica (dependendo do certificado que você adquirir).

Já a assinatura eletrônica em seus formatos mais simples se destaca pela praticidade, que ainda é capaz de conferir o nível necessário de identificação necessário para diversas auditorias.

Além disso, veja bem: a maioria dos documentos que uma empresa lida em seu dia a dia não necessita de uma camada extra de validação, como a comprovação em firma.

Deste modo, a assinatura digital acompanhada do certificado digital não é uma necessidade latente e diária. Apesar de ser importante, pode ser encarada como uma necessidade pontual.

A assinatura eletrônica pode entrar em cena nestes casos, desmaterializando a validação de documentos mais simples, substituindo a comprovação manual e ajudando na transformação digital do administrativo do negócio.

Benefícios da assinatura eletrônica

Agora que você compreendeu melhor como funciona a assinatura eletrônica, deve estar pensando nos benefícios que ela oferece para as organizações.

Confira suas vantagens a seguir.

Segurança

As chances de acesso indevido, alteração e fraude são minimizadas pelas medidas de segurança das assinaturas eletrônicas, que podem contar com auditorias especializadas, que verificam a possibilidade de mudanças durante todo o histórico da documentação.

Rapidez

Coletar assinaturas em formato físico pode demorar muito tempo, desde a impressão dos documentos até a localização das partes e o retorno da papelada.

Uma assinatura online pode ser feita em questão de minutos, agilizando processos internos.

Um extenso estudo da LunarPen, de 2020, trouxe alguns dados que comprovam isso:

A redução de tempo para obter assinaturas teve o incrível salto de 5 dias para apenas 37 minutos com a assinatura eletrônica.

Além disso, as empresas apontaram um aumento de 85% em produtividade por conta da troca.

Vale lembrar que os documentos eletrônicos podem ser acessados e assinados em qualquer tipo de dispositivo, seja desktop ou mobile, como smartphones ou tablets. 

Basta dispor de conexão com a internet. Em um regime de teletrabalho, por exemplo, o formato é ideal.

Redução de custos

Ao falarmos sobre como realizar assinatura eletrônica, já comentamos sobre não ser necessária a impressão de papéis, o que economiza recursos como tinta, energia e transporte do despachante.

Foi algo que o estudo já citado da LunarPen comprovou:

O uso de assinatura eletrônica proporcionou uma redução de custos de até 79% — em relação às compras de papel, administração da papelada, logística de contratos e cartas registradas etc.

Da mesma forma, eliminando tais burocracias, os seus colaboradores podem focar em outras atividades e aumentar a produtividade interna.

Integração

Se você está pensando em como criar assinatura eletrônica, saiba que outro diferencial do recurso é sua integração.

Uma vez que um documento pode ser importante para mais de um setor da empresa, a integração pode ser feita dentro do sistema ERP da organização, ao qual todos os responsáveis contam com acesso simplificado.

Com um sistema de assinatura eletrônica eficaz, contratos de compra e venda podem ser emitidos automaticamente, assim como autorizações de armazenamento, transporte, geração de boletos e notas fiscais.

O departamento de recursos humanos também pode enviar e receber arquivos assinados pelos colaboradores.

Menos burocracia

Qual empreendedor ou gestor nunca teve alguma dor de cabeça ou estresse na hora de fechar um contrato?

Esse é sempre um processo complexo, repleto de idas e vindas do documento, que ainda deve ser assinado pelas partes interessadas e reconhecido em firma.

E claro, há toda questão da revisão do texto, para garantir que tudo esteja nos conformes.

A assinatura eletrônica acaba justamente com esse “vai e vem” do documento, permitindo que ele seja compartilhado por meio de uma interface digital — e claro, que seja assinado eletronicamente.

É um ganho em questão de tempo, dinheiro e praticidade, o que traz benefícios a todos os envolvidos.

Sustentabilidade

Um ponto muito importante ao se analisar o investimento em uma plataforma de assinatura eletrônica é seu impacto na sustentabilidade do negócio.

Isto é, há uma considerável redução no uso de papel para impressão de documentos.

Isso significa que você vai parar de imprimi-los? Certamente que não, mas lembra que mencionamos o quão intenso é o “vai e vem” de documentos que precisam ser assinados?

Então, a assinatura eletrônica pode auxiliar neste ponto, reduzindo a necessidade da troca das cópias físicas. No fim das contas, falamos de uma redução considerável do papel utilizado.

E aqui, vale ressaltar, não falamos apenas das folhas A4 utilizadas em sua impressora, mas dos envelopes timbrados, pastas de arquivamento e todos os insumos utilizados na conservação e vida útil da cópia em papel.

Otimiza a gestão da informação

Cada vez mais, uma boa gestão de informações é um elemento primordial para o sucesso de um negócio. Nesse ponto, contar com uma plataforma de assinatura eletrônica pode auxiliar.

Afinal, ao contar com uma solução completa, você não apenas adquire a capacidade de assinar eletronicamente qualquer documento, mas também possui um sistema capaz de organizá-los de maneira compreensiva.

Desse modo, você pode fazer o upload de documentos, assiná-los e enviá-los para todos os stakeholders de maneira centralizada.

Além disso, com uma plataforma completa, é possível, por exemplo, ver quem já assinou o documento e dar prosseguimento aos processos.

Ou seja, não há necessidade de esperar que o documento seja enviado pelos Correios ou por um office-boy — e o arquivo nem mesmo se perde na sua caixa de entrada, já que é automaticamente integrado à plataforma.

Mobilidade

Como mencionamos, tudo depende da plataforma. Hoje, há soluções completas no mercado para sanar todas as suas necessidades relativas à assinatura eletrônica e digital.

No caso da mobilidade, destacam-se àquelas que podem ser incorporadas tanto em seu desktop, no escritório, como nos dispositivos móveis de seus funcionários e gestores.

Desse modo, simplifica todo processo de assinatura.

Digamos que, de repente, no fim da sexta-feira, apareceu um contrato urgente que necessita da assinatura de seus líderes.

Basta apenas acessar o aplicativo de assinatura eletrônica e, com alguns cliques, finalizar o processo.

O contrato fica salvo na nuvem e pode ser compartilhado com todas as partes interessadas por meio de login, garantindo a segurança e integridade do seu conteúdo.

O que é preciso para fazer uma assinatura eletrônica? 

Se você quer realizar assinaturas eletrônicas simples ou avançadas, o melhor caminho é optar por uma plataforma ou sistema de gestão que integre uma solução de assinaturas online.

Basta procurar o melhor fornecedor, assinar o serviço, acessá-lo e criar sua conta com os dados da sua empresa e dos colaboradores (que também terão assinaturas eletrônicas, normalmente vinculadas aos seus e-mails corporativos).

No caso de querer ir um pouco além, você pode buscar a compra de um certificado digital com uma Autoridade Certificadora e integrá-lo na mesma plataforma!

Como adotar a assinatura eletrônica?

Bom, você já sabe que é perfeitamente possível e, o melhor de tudo, benéfico adotar a assinatura eletrônica no dia a dia do seu negócio.

Excepcionalmente no momento em que o home office se instalou com um forte modelo de trabalho, é importante disponibilizar esse tipo de recurso não só para os funcionários da sua empresa, como também fornecedores e, dependendo do tipo de empresa, até mesmo para os clientes.

Além de ser uma prática super segura, autêntica e ágil, de quebra você economiza com envio de documentos, que podem demorar até semanas para chegar ao destinatário, que precisa assinar e ainda devolver utilizando o serviço de entregas. 

Com a assinatura eletrônica, esse processo se torna mais simples, pois a assinatura e o disparo são feitos de forma totalmente online e integrada.

Quem imaginou que poderia se ganhar tanto apenas com a digitalização de uma assinatura?

Esse é o incrível da tecnologia, que chega para agilizar rotinas e modernizar todos os processos, até mesmo os mais burocráticos e rotineiros.

Agora, o caminho para adotar a tecnologia em sua empresa é fácil: basta buscar por uma plataforma de gestão de Assinaturas Eletrônicas.

Exemplos de assinatura eletrônica

Mas afinal, onde a assinatura eletrônica pode ser utilizada? Para quem já tem familiaridade com o tema, essa pode ser uma pergunta muito básica. No entanto, sabemos que muitos dos leitores podem estar contemplando o investimento na solução como uma forma de agilizar um processo 100% manual.

Existem várias situações, documentos e contratos que podem utilizar os diferentes tipos de assinaturas eletrônicas (e digitais).

Algumas delas nós mencionamos ao longo do conteúdo, mas para simplificar, que tal conferir conosco alguns cenários em que a assinatura eletrônica pode ser aplicada? Confira:

  • Propostas comerciais;
  • Contratos de vendas de produtos ou serviços;
  • Contratos de compra de insumos e matérias-primas;
  • Contratos de trabalho e demais documentos secundários do RH.

Um setor que tem muito a ganhar com a assinatura eletrônica é o jurídico. Apesar de lidar com muitos documentos importantes, que necessitam de certificado digital, o setor também recebe vários outros tipos de documentos em suas mãos.

O grande problema é encaminhá-los para todas as partes (sejam líderes dentro do negócio, como fornecedores e clientes), cobrar a assinatura e organizá-los uma vez que forem recolhidos.

A assinatura eletrônica simplifica esse processo, centralizando a gestão da informação e aumentando a produtividade no dia a dia.

Assinatura eletrônica: as principais dúvidas sobre o assunto

Antes de encerrar o conteúdo, que tal aprender um pouco mais sobre o assunto? Separamos algumas das principais dúvidas sobre assinatura eletrônica, que garimpamos na internet e que leitores e clientes nos enviam, para simplificar o seu entendimento. Confira!

Como saber se tenho assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica para empresas é, comumente, adquirida de maneira terceirizada. Ou seja, como um serviço em uma plataforma que lhe dá os recursos necessários para realizar as assinaturas de maneira eletrônica. Para saber se a sua empresa tem, basta saber se contratou o serviço de alguma fornecedora especializada.

Assinatura eletrônica bloqueada: o que fazer?

No caso da assinatura eletrônica para empresas e para o uso comercial, não há como ela ser bloqueada. Essa é uma dúvida comum de quem usa o recurso de assinatura eletrônica em seus aplicativos bancários — o nome é o mesmo, mas neste caso, se trata de uma chave para autorizar pagamentos e transações.

Como fazer assinatura eletrônica no Word?

Você pode adicionar uma assinatura digital pelo Word (e também no Excel). No caso, essa assinatura pode ser acompanhada do certificado, ser uma imagem de uma assinatura ou mesmo ser assinada à mão com recurso de escrita à tinta ou via touchscreen. Basta clicar em “Inserir”, “Texto”, “Linha de Assinatura” e escolher a opção.

O que fazer quando a assinatura eletrônica está vencida?

Essa é outra pergunta comum relativa à assinatura eletrônica, mas que tem relação com o código bancário de autorização de transações. No caso das assinaturas eletrônicas comerciais, as mais básicas não vencem. Já no caso da digital, o que vence é o certificado (e você precisa renová-lo para seguir utilizando).

Assinatura eletrônica é segura?

Sim, a assinatura eletrônica para empresas e estabelecimentos é totalmente segura e apresenta o mesmo nível de validade jurídica que a assinatura manuscrita. Além disso, a solução tecnológica foi consolidada em lei, o que garante a sua legalidade. O importante aqui é buscar por uma plataforma de assinatura que seja confiável e que esteja em conformidade com a lei!

Posso fazer a integração de APIs para assinatura eletrônica?

Sim, a sua empresa pode fazer essa integração para que a sua assinatura digital (com certificado) seja utilizada na assinatura de documentos. A API é uma aplicação que permite que você integre um programa ou serviço a outro programa ou serviço. O ideal é buscar por uma plataforma que permita a integração via API no próprio aplicativo.

Onde fazer assinatura eletrônica?

Normalmente, a própria plataforma permite que você posicione o local da assinatura eletrônica no documento virtual. No caso de assinatura digital com certificado digital, este último é um arquivo vinculado anexo ao documento, contendo os dados da assinatura (como a hora, o autor, o conteúdo no momento da assinatura e outros elementos comprobatórios).

TOTVS Assinatura Eletrônica

Se você quer implementar a assinatura eletrônica nos seus processos, conheça agora o TOTVS Assinatura Eletrônica e comece a contar com novas possibilidades e vantagens.

O TOTVS Assinatura Eletrônica é a plataforma para assinatura eletrônica de contratos e documentos da maior empresa de tecnologia do Brasil, sempre antenada às necessidades e tendências exigidas pelo mercado para oferecer soluções personalizadas.

Acompanhando a transformação digital e a necessidade das empresas por agilidade e segurança, a TOTVS desenvolveu a sua própria tecnologia de assinatura eletrônica.

O sistema gerencia e centraliza todo o processo de assinatura eletrônica (e também assinatura digital com certificados A1 e A3).

Além disso, você pode utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica na sua empresa para assinar qualquer documento — independente se foi ou não gerado no ecossistema TOTVS.

O funcionamento é bem simples. Quer saber na prática? É rápido, veja nosso vídeo de 1 minuto:

A usabilidade é simples e todo processo é rápido, prático (pode ser acessado do computador ou do dispositivo móvel) e extremamente seguro, reduzindo a carga burocrática e também os custos para a sua empresa.

A solução conta com o padrão de criptografia SHA256, uma das mais fortes do mercado.

Outra vantagem é que seus documentos ficam protegidos e armazenados na TOTVS Cloud, garantindo a sua integridade. 

Mas o melhor é que você pode experimentar a ferramenta sem pagar nada por 30 dias!

Que tal entender mais sobre a solução e conferir quais os diferenciais e benefícios do TOTVS Assinatura Eletrônica? Confira já!

Nova call to action

Conclusão

Neste conteúdo, falamos sobre o que é e como a assinatura eletrônica está revolucionando a forma de validar contratos e documentos.

Abordamos as suas diferenças com a assinatura digital e comentamos a respeito dos benefícios que traz para as organizações, facilitando e potencializando a gestão.

Assinaturas eletrônicas estão presentes em instituições de ensino, imobiliárias, administradoras de condomínio, construtoras, incorporadoras, órgãos públicos, e-commerces, bancos, seguradoras e muitas outras companhias. 

A TOTVS acredita no Brasil que faz.

Como a maior empresa de tecnologia do país, nossos sistemas atendem a mais de 12 segmentos de negócio, com soluções que se encaixam nas necessidades de cada organização, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. 

Para não perder nenhuma novidade, não deixe de continuar acompanhando o blog e assinar nossa newsletter.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é usada para o acesso, validação e compartilhamentos de informações em formato digital.

Como é feita a assinatura eletrônica?

Para realizar uma assinatura eletrônica, é preciso escolher uma plataforma (como o TOTVS Assinatura Eletrônica), realizar o seu cadastro, adionar os documentos a serem assinados, informar os signatários e realizar a assinatura em si.

Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?

Os benefícios que ela oferece incluem segurança e agilidade na assinatura de documentos e contratos, redução de custos (com papel, tinta, energia e transporte do despachante) e integração do sistema de assinatura eletrônica ao ERP utilizado na empresa.

Artigos Relacionados

Deixe aqui seu comentário

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.


Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.