Assinatura Eletrônica: O que é, regulamentação, vantagens e uso

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 27 abril, 2021

A assinatura eletrônica permite autenticar e aprovar documentos com validade jurídica. A partir dos meios digitais, é possível confirmar sua identidade e obter consentimento em diversas questões.

Por isso, cada vez mais a assinatura eletrônica ocupa o lugar da assinatura manual – e de quebra, é muito mais prática, certo? 

Na sua empresa, o uso dessa inovação já é realidade? Pois saiba que existem vários tipos, que talvez já sejam utilizados em sua operação.

Biometria, reconhecimento de IP, token: todos esses dispositivos seguem o padrão eletrônico de assinatura.

Você sabe como funciona e como utilizar em seu negócio? Além disso, tem noção da quantidade de benefícios que a assinatura eletrônica pode trazer ao seu negócio?

Se você quer conhecer essas respostas e entender melhor sobre como funciona esse processo, continue com a leitura desse guia completo sobre assinatura eletrônica!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica de documentos é utilizada no acesso, validação e compartilhamento de informações em formato digital.

Antes de mergulhar fundo no assunto, vale dar um passo atrás e analisar um pouco sobre o que é a assinatura:

Uma assinatura serve justamente para autenticar um documento — atestando a veracidade de seu conteúdo e a conformidade de ambas as partes (física ou jurídica) sobre aquilo que ali está descrito.

A assinatura atesta que um documento é verídico e crível para as partes envolvidas.

Agora, voltando ao assunto, podemos definir: a assinatura eletrônica é a mesma coisa, mas sem o ato manual de escrever com sua caligrafia.

Ela está presente em redes sociais, serviços on-line de bancos, e-commerces e muitas outras plataformas.

Sabe quando você está prestes a baixar algum e-book e marca o checkbox do formulário de concordância com os termos? Essa ação é um tipo de assinatura eletrônica.

Em geral, trata-se de uma ferramenta de modernização das empresas, pois alia uma inovação tecnológica a uma etapa comumente manual e burocrática.

Fica a cargo de cada organização definir sua modalidade de assinatura, que tem sua validade jurídica aplicada a partir de exigências como integridade, autenticidade e registro:

  • A integridade garante que o documento permaneça inalterado e sem nenhuma fraude durante todo o processo;
  • A autenticidade discrimina o dono da assinatura, por meio de uma senha própria;
  • Por fim, o registro é a confirmação da data e a forma pela qual a assinatura foi feita. É o carimbo de tempo, em relação à Hora Legal Brasileira.

Todos esses elementos comprobatórios servem para conferir validade jurídica à assinatura eletrônica, que deve estar alinhada com a legislação e regulamentação brasileira para o assunto.

(Muito embora a questão da validade jurídica varie, conforme você lerá mais além no conteúdo).

E complementando: as modalidades de assinatura podem ser várias e vão servir para identificar os autores. Podem ser recursos como senha, geolocalização, token, etc.

Qual a validade jurídica da assinatura eletrônica?

Agora é um bom momento para conversar um pouco mais sobre a questão da validade jurídica da assinatura eletrônica. Não, não é toda assinatura eletrônica que possui o mesmo nível de validade.

Mas não se preocupe: essa é uma característica que a assinatura manual também possui, em certo nível. Afinal, se não o uso de cartórios não seria necessário, certo?

A validade jurídica de uma assinatura eletrônica vai depender do seu nível de confiabilidade.

E é para isso que o certificado digital serve, essa camada a mais de confiabilidade. 

Isso quer dizer que as assinaturas eletrônicas simples e avançadas não possuem nenhuma validade jurídica? Não, não é o caso.

Esses tipos, por mais que sejam simples, ainda conservam alguns metadados que podem ser utilizados para comprovar a autenticidade do documento, bem como sua integridade.

A questão que é sempre levantada é que, se você realmente precisa certificar-se da validade jurídica de algum documento que deve ser assinado eletronicamente, é mais seguro obter um certificado digital.

Entenda a regulamentação do que é uma assinatura eletrônica

A regulamentação da assinatura eletrônica no Brasil foi consolidada apenas em 2020, com a publicação da Lei nº 14.063.

Entre outras coisas, a legislação define, por exemplo, o que é assinatura eletrônica em seu Art. 3º:

“II – assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei […]”

Além disso, a lei também define o que são os diferentes tipos de assinatura eletrônica em seu Art. 4º: a assinatura eletrônica simples, a assinatura eletrônica avançada e a assinatura eletrônica qualificada.

O foco deste conteúdo é explorar o primeiro e também o segundo incisos deste artigo, mas não se preocupe que vamos explicar as diferenças entre todos.

Como funciona a assinatura eletrônica?

Não existe um processo mais simples do que escrever a sua assinatura em um papel, certo? Bom, acredite: a assinatura eletrônica é ainda mais prática.

O objetivo dos diferentes tipos de assinaturas é obter o consentimento, autorização ou validação de alguma pessoa (física ou jurídica) em um documento.

Com a assinatura eletrônica, é possível que isso seja feito de modo online. Abaixo, um passo a passo simplificado:

  1. Normalmente, utiliza-se uma plataforma que viabiliza a organização dos documentos e a configuração dos campos para coleta de assinaturas.
  2. A maioria das plataformas permite que o autor envie diretamente de sua interface, com uma ação simples acionada por um botão de envio. Assim, o documento vai diretamente para a caixa de entrada dos signatários.
  3. Uma vez que o signatário recebe o e-mail, basta clicar em um link para entrar e assinar de forma on-line. Ou seja, não é necessário fazer downloads.

A identificação dos signatários é um fator que a própria plataforma determina de acordo com sua mecânica de funcionamento.

Algumas soluções permitem que até mesmo o e-mail do signatário seja utilizado como elemento comprobatório de sua identidade.

Assim, quando a pessoa assina esse documento hipotético de nosso exemplo acima, a plataforma mapeia toda trilha digital — nesse caso, através do reconhecimento do IP.

No entanto, o elemento comprobatório poderia ser qualquer outro, como leitura biométrica ou senha.

E toda essa troca de informações é protegida por uma chave criptográfica.

Assim, apenas o pessoal autorizado (como o profissional que for auditar o documento) pode decodificar as informações e lê-las na íntegra, descobrindo esses elementos comprobatórios que mencionamos, bem como o Carimbo de Tempo e todos os outros dados referentes.

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Quando utilizar a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica pode ser utilizada em diversos momentos, por isso sua adoção é tão ampla. Dados da Markets and Markets apontam que o mercado global de e-signatures pode atingir US$ 14,1 bilhões até 2026.

Ou seja, bastante certo?

A assinatura eletrônica simples pode ser utilizada em acordos e contratos “com ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo”, conforme o Art. 5º da Lei 14.063.

Já a assinatura eletrônica avançada pode ser utilizada nesse mesmo cenário acima e também “no registro de atos perante as juntas comerciais”, conforme legislação.

Documentos que aceitam assinatura eletrônica

  • ata de reunião;
  • matrícula escolar;
  • documentos jurídicos;
  • relatórios corporativos;
  • contratos compra e venda;
  • contratos de empréstimos;
  • contratos de prestação de serviços;
  • contratos de plano de saúde e odontológico;
  • assinatura de serviços essenciais como internet, água, etc.

Talvez você esteja se perguntando: “e a assinatura digital?”.

Bom, a assinatura eletrônica qualificada pode ser utilizada para todos esses documentos, mas é mais indicada para documentos mais especializados. Logo mais você conhecerá as aplicações.

Quem pode usar assinatura eletrônica? 

Afinal, existe alguma restrição para o uso da assinatura eletrônica? A boa notícia é que não! Qualquer empresa pode utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica e usar com qualquer documento, agregando valor a sua gestão de contratos.

E falamos de qualquer pessoa jurídica, independente do tamanho ou segmento da empresa.

E pessoa física, pode usar a assinatura eletrônica?

Quanto à usabilidade, sim, qualquer uma pode.

Se uma das partes de um contrato da sua empresa precisar ser assinado por uma pessoa física, você pode enviar o link para ela realizar o processo normalmente — como demonstramos no passo a passo anterior.

É possível também que uma pessoa física contrate uma solução para assinaturas eletrônicas, mas é muito raro que ela realmente precise investir em uma plataforma para realizar suas assinaturas.

Quais os tipos de assinaturas eletrônicas?

Talvez esse seja um fato que você nunca tenha realmente notado, mas já percebeu como existem diferentes tipos de assinaturas físicas? Bom, as assinaturas eletrônicas seguem a mesma lógica.

O que isso quer dizer?

Veja bem: no mundo das assinaturas físicas, uma simples versão escrita no papel já serve como uma garantia.

No entanto, você sabe, essa não é a única forma de chancelar um documento.

É por isso que existem outros mecanismos para adicionar camadas a mais de garantia e validação no ato de celebrar acordos. É o caso dos cartórios, que são utilizados como partes terceiras que atestam a veracidade das assinaturas.

Os diferentes tipos de assinaturas eletrônicas seguem a mesma lógica.

Já contamos que a lei brasileira reconhece três diferentes assinaturas eletrônicas, certo? A simples, a avançada e a qualificada.

As duas primeiras são consideradas mais simples e não necessitam de uma intervenção tecnológica regularizada pela ICP-Brasil. Não é o caso da última.

O ICP-Brasil é o Instituto de Chaves Públicas Brasileiras, que representa o sistema de certificação digital do país. É esse órgão que realiza a emissão de certificados digitais, utilizados na identificação virtual de cidadãos.

Que tal conhecer mais sobre cada tipo de assinatura eletrônica, bem como as diferenças entre elas? Confira!

Eletrônica simples

Recomenda-se o uso da assinatura eletrônica simples em documentações que marquem transações que exijam um “tom menor” de responsabilidade.

Ou seja, onde não é necessário associar uma identidade à assinatura, apenas o consentimento/validação.

É o caso de relatórios corporativos, matrículas, agendamentos clínicos e etc.

O motivo é que a assinatura eletrônica simples não carece de tantos recursos tecnológicos para reforçar a auditoria dos dados.

Esse é um ponto negativo da assinatura simples?

Na verdade não, já que existem diferentes casos em que ela pode ser utilizada — e é algo que você e seu time jurídico podem decidir.

Utilidade com certeza essa assinatura eletrônica tem.

O único porém é que seu mecanismo de certificação é um pouco mais rústico, vinculando dados como geolocalização, por exemplo.

Eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada é um passo além, utilizada em casos onde é necessário vincular a identidade de uma pessoa (física ou jurídica) à assinatura feita.

É onde entram os recursos tecnológicos que atestam a identidade dos signatários.

Você provavelmente já cruzou com esse tipo de assinatura em um local: bancos!

Eles costumam utilizar a biometria como uma assinatura eletrônica avançada padrão.

É um tipo de assinatura bastante popular em empresas e demais entidades privadas.

Uma de suas principais características é que os recursos de certificação não precisam ser os mesmos da ICP-Brasil (muito embora costumem ser bastante semelhantes).

A assinatura eletrônica avançada é comumente empregada em documentos e contratos um tanto mais específicos.

É o caso de direitos autorais, atualização ou modificação de contratos ou mesmo como chave de acesso a documentos.

Eletrônica qualificada

A assinatura eletrônica qualificada é considerada como o formato mais confiável, seguro e com maior valor jurídico.

Popularmente, é conhecida como “assinatura digital”.

O motivo é simples: a assinatura qualificada carrega consigo um certificado digital.

Esse certificado digital é composto de duas chaves: uma pública (que pode ser divulgada a terceiros) e uma privada (exclusiva do titular do documento).

Por isso, deve ser utilizada por empresas (exceto MEIs) para assinar emissões de notas fiscais eletrônicas, por exemplo. É necessária também em documentos que indiquem transferências de bens e imóveis.

Ou seja, documentos que realmente exijam um nível maior de segurança e autenticidade.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

A assinatura eletrônica não diz respeito a uma única metodologia, colocando-se como uma categoria de diversas práticas utilizadas para a validação de documentos em seu formato on-line.

Como já abordamos anteriormente, pode ser impressão digital, token, SMS e login e senha, por exemplo.

O padrão eletrônico pode ser implementado em operações bancárias, relatórios gerenciais, contratação de serviços, contratos de compra e venda ou aluguel de imóveis, planos de saúde e documentos jurídicos.

A assinatura digital, por sua vez, além da segurança da assinatura eletrônica, destaca-se pela exigência do uso de certificados digitais emitidos e homologados por uma entidade reguladora.

É um tipo de assinatura utilizado em smart contracts, por exemplo.

Também se caracteriza pela exigência de certificados digitais, emitidos e homologados por uma entidade reguladora.

O certificado digital é um arquivo que cumpre a função de identidade virtual para uma pessoa. É um elemento digital completamente seguro, protegido por uma forte criptografia.

Para obter um certificado digital, você ou sua empresa devem buscar as chamadas Autoridades Certificadoras.

Tratam-se de órgãos que criam e gerenciam certificados digitais, que devem possuir anuência, autorização e seguir as regras da ICP-Brasil para essa comercialização.

Se você tem ou quer fazer o seu certificado digital, saiba que existem alguns tipos diferentes. É o caso dos modelos A1 e A3.

O A1 se trata de um certificado digital com validade de 1 ano e com possibilidade de instalação (para posterior uso) em vários dispositivos. É preciso utilizar a senha somente uma vez.

Já o A3 é um pouco mais robusto e específico: normalmente está vinculado a um dispositivo móvel (como um token ou um pen-drive), com validade de até 5 anos. Só pode ser utilizado em um dispositivo e a senha é exigida a cada acesso.

No entanto, já existem modelos de certificados A3 vinculados à nuvem.

Ambos os modelos podem ser importados para a sua plataforma de assinatura eletrônica, caso ela permita tal integração.

Por ser menos burocrática e, no entanto, utilizar praticamente os mesmos meios empregados em um documento assinado digitalmente, a assinatura eletrônica é consideravelmente mais simples e proporciona alto nível de integridade.

Benefícios da assinatura eletrônica

Agora que você compreendeu melhor como funciona a assinatura eletrônica, deve estar pensando nos benefícios que ela oferece para as organizações.

Confira suas vantagens a seguir.

Segurança

As chances de acesso indevido, alteração e fraudes são minimizadas pelas medidas de segurança das assinaturas eletrônicas, que podem contar com auditorias especializadas, que verificam a possibilidade de mudanças durante todo o histórico da documentação.

Rapidez

Coletar assinaturas em formato físico pode demorar muito tempo, desde a impressão dos documentos até a localização das partes e o retorno da papelada.

Uma assinatura on-line pode ser feita em questão de minutos, agilizando processos internos.

Um extenso estudo da LunarPen, de 2020, trouxe alguns dados que comprovam isso:

A redução de tempo para obter assinaturas teve o incrível salto de 5 dias para apenas 37 minutos com a assinatura eletrônica.

Além disso, as empresas apontaram um aumento de 85% em produtividade por conta da troca.

Vale lembrar que os documentos eletrônicos podem ser acessados e assinados em qualquer tipo de dispositivo, seja desktop ou mobile, como smartphones ou tablets. 

Basta dispor de conexão com a internet. Em um regime de teletrabalho, por exemplo, o formato é ideal.

Redução de custos

Ao falarmos sobre como fazer assinatura eletrônica, já comentamos sobre não ser necessária a impressão de papéis, o que economiza recursos como tinta, energia e transporte do despachante.

Foi algo que o estudo já citado da LunarPen comprovou:

O uso de assinatura eletrônica proporcionou uma redução de custos de até 79% — em relação às compras de papel, administração da papelada, logística de contratos e cartas registradas, etc.

Da mesma forma, eliminando tais burocracias, seus colaboradores podem focar em outras atividades e aumentar a produtividade interna.

Integração

Se você está pensando em como criar assinatura eletrônica, saiba que outro diferencial do recurso é sua integração.

Uma vez que um documento pode ser importante para mais de um setor da empresa, a integração pode ser feita dentro do sistema ERP da organização, ao qual todos os responsáveis contam com acesso simplificado.

Com um sistema de assinatura eletrônica eficaz, contratos de compra e venda podem ser emitidos automaticamente, assim como autorizações de armazenamento, transporte, geração de boletos e notas fiscais.

O departamento de recursos humanos também pode enviar e receber arquivos assinados pelos colaboradores.

O que é preciso para fazer uma assinatura eletrônica? 

Se você quer realizar assinaturas eletrônicas simples ou avançadas, o melhor caminho é optar por uma plataforma ou sistema de gestão que integre uma solução de assinaturas online.

Basta procurar o melhor fornecedor, assinar o serviço, acessá-lo e criar sua conta com os dados da sua empresa e dos colaboradores (que também terão assinaturas eletrônicas, normalmente vinculadas aos seus e-mails corporativos).

No caso de querer ir um pouco além, você pode buscar a compra de um certificado digital com uma Autoridade Certificadora e integrá-lo na mesma plataforma!

Como adotar a assinatura eletrônica?

Bom, você já sabe que é perfeitamente possível e, o melhor de tudo, benéfico adotar a assinatura eletrônica no dia a dia do seu negócio.

Excepcionalmente no momento em que o home office se instalou com um forte modelo de trabalho, é importante disponibilizar esse tipo de recurso não só para os funcionários da sua empresa, como também fornecedores e, dependendo do tipo de empresa, até mesmo para os clientes.

Além de ser uma prática super segura, autêntica e ágil, de quebra você economiza com envio de documentos, que podem demorar até semanas para chegar ao destinatário, que precisa assinar e ainda devolver utilizando o serviço de entregas. 

Com a assinatura eletrônica, esse processo se torna mais simples, pois a assinatura e o disparo são feitos de forma totalmente on-line e integrada.

Quem imaginou que poderia se ganhar tanto apenas com a digitalização de uma assinatura?

Esse é o incrível da tecnologia, que chega para agilizar rotinas e modernizar todos os processos, até mesmo os mais burocráticos e rotineiros.

Agora, o caminho para adotar a tecnologia em sua empresa é fácil: basta buscar por uma plataforma de gestão de Assinaturas Eletrônicas.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Se você quer implementar a assinatura eletrônica nos seus processos, conheça agora o TOTVS Assinatura Eletrônica e comece a contar com novas possibilidades e vantagens.

O TOTVS Assinatura Eletrônica é mais uma plataforma para assinatura eletrônica de contratos e documentos da maior empresa de tecnologia do Brasil, sempre antenada às necessidades e tendências exigidas pelo mercado para oferecer soluções personalizadas.

Acompanhando a transformação digital e a necessidade das empresas por agilidade e segurança, a TOTVS desenvolveu sua própria tecnologia de Assinatura Eletrônica.

O sistema gerencia e centraliza todo o processo de assinatura eletrônica (e também assinatura digital com certificados A1 e A3).

Além disso, você pode utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica na sua empresa para assinar qualquer documento — independente se foi ou não gerado no ecossistema TOTVS.

O funcionamento é bem simples. Quer saber na prática? É rápido, veja nosso vídeo de 1 minuto:

Sua usabilidade é simples e todo processo é rápido, prático (pode ser acessado do computador ou do dispositivo móvel) e extremamente seguro, reduzindo a carga burocrática e também os custos para sua empresa.

A solução conta com o padrão de criptografia SHA256, uma das mais fortes do mercado.

Outra vantagem é que seus documentos ficam protegidos e armazenados na TOTVS Cloud, garantindo sua integridade.

Que tal entender mais sobre a solução e conferir quais os diferenciais e benefícios do TOTVS Assinatura Eletrônica? Confira já!

Conclusão

Neste conteúdo, falamos sobre o que é e como a assinatura eletrônica está revolucionando a forma de validar contratos e documentos.

Abordamos suas diferenças com a assinatura digital e comentamos a respeito dos benefícios que traz para as organizações, facilitando e potencializando a gestão.

Assinaturas eletrônicas estão presentes em instituições de ensino, imobiliárias, administradoras de condomínio, construtoras, incorporadoras, órgãos públicos, e-commerces, bancos, seguradoras e muitas outras companhias. 

A TOTVS acredita no Brasil que faz.

Como a maior empresa de tecnologia do país, nossos sistemas atendem a mais de 12 segmentos de negócio, com soluções que se encaixam nas necessidades de cada organização, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. 

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