O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução robusta e segura que permite a realização de assinaturas eletrônicas em documentos e contratos, o que otimiza processos e garante a validade jurídica das transações.
Com a digitalização dos processos, empresas de todos os tamanhos podem aumentar sua eficiência e reduzir custos operacionais.
A seguir, você confere as principais dúvidas sobre o produto.
1. Quais os pré-requisitos para utilizar o TAE?
Para utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica, os pré-requisitos são mínimos e acessíveis.
É necessário ter um computador ou dispositivo móvel, como tablet ou smartphone, com acesso à internet.
Não é preciso instalar nenhum software adicional, pois o TAE é uma plataforma online acessível através de um link.
Esse link é disponibilizado após a realização do cadastro no teste do serviço.
2. Como posso testar o TOTVS Assinatura Eletrônica?
Para testar o TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode se inscrever para um período de teste, que oferece acesso completo às funcionalidades do serviço sem custo.
Basta visitar o site do TAE e clicar em “Experimente Grátis”.
Após o cadastro, sua empresa será provisionada no ambiente de produção do TAE e você receberá um e-mail com instruções adicionais e recursos para começar a usar o serviço.
Durante o teste de 30 dias, não há limitações quanto ao número de usuários ou assinaturas por documento.
Se decidir não continuar após o teste, você terá 60 dias para baixar os documentos assinados antes que a conta seja excluída.
3. O que muda após o período do teste e como seguir utilizando a plataforma?
Após o período de teste do TAE, para continuar utilizando a plataforma, você deve realizar a contratação efetiva por meio da TOTVS Store.
Lá, encontrará diferentes pacotes de documentos com os respectivos preços, o que o permitirá escolher o que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Caso não encontre um pacote adequado, você pode solicitar contato comercial na mesma página por meio do “Ligamos para você”.
Nosso time comercial entrará em contato para montar uma oferta personalizada.
E fique tranquilo: a versão paga não apresenta diferenças de funcionalidades em relação ao teste. Melhorias são aplicadas periodicamente, garantindo que você continue operando no mesmo ambiente e mantenha todos os documentos assinados durante o teste.
4. O TAE está em conformidade com a LGPD?
O TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) está plenamente em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), conforme consta em nossa Política de Privacidade, e outras regulamentações que governam as assinaturas eletrônicas de documentos.
Amparado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, o TAE garante a integridade dos documentos assinados eletronicamente e a autenticidade das assinaturas por meio de uma trilha de auditoria.
Adicionalmente, suporta o uso de certificados digitais tipo A1 e A3 padrão ICP Brasil, proporcionando segurança equivalente ao reconhecimento de firma em cartório.
Para o setor público, também há cumprimento das exigências relacionadas às integrações com entidades públicas.
Em caso de necessidade de comprovação judicial, o TAE permite que as partes utilizem seu próprio cartório virtual para análise do documento. Além disso, a plataforma possibilita a validação de documentos assinados com certificado digital no site do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).
5. Como assistir uma demonstração do TAE em funcionamento?
Caso precise de auxílio, é possível entrar em contato com a Central de Vendas (0800 70 98 100) ou solicitar contato comercial por meio do “Ligamos para você” presente na página TOTVS Store.
É possível, também, assistir aos vídeos de how-to ensinando todas as funcionalidades.
6. Existe limite de assinaturas, signatários ou tamanho de documento?
No TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE), o limite de tamanho para documentos e envelopes é de 10 MB.
Não há limitação quanto ao número de signatários; um número ilimitado de pessoas pode assinar o mesmo documento.
Além disso, não existe um limite de assinaturas: usuários cadastrados na empresa licenciada podem postar quantos documentos desejarem, de acordo com o plano contratado, enquanto usuários externos podem apenas assinar documentos, não postá-los.
Importante ressaltar que os limites são cumulativos. Se o volume de assinaturas não for utilizado em um mês, ele acumula para o próximo, permitindo a utilização da quantidade contratada a qualquer momento durante o ano do plano.
7. É possível integrar o TOTVS Assinatura Eletrônica com softwares de terceiros?
Sim, é possível integrar o TAE com softwares de terceiros utilizando as APIs RESTful disponíveis.
A documentação completa das APIs pode ser encontrada no endereço fornecido pela TOTVS.
Inclusive, você pode realizar a integração durante o período de teste sem custo adicional. Apesar de o uso ser bastante simples, há possibilidade de contratar uma consultoria para o uso das APIs.
E não se preocupe com as funcionalidades de TAE disponíveis na integração: todas elas poderão ser utilizadas, inclusive enviar e assinar documentos.
Os documentos assinados por meio da API serão cobrados de acordo com o plano contratado.
8. O TOTVS Assinatura Eletrônica é seguro?
O TAE é uma plataforma segura para a gestão de documentos eletrônicos. Os documentos são armazenados no ambiente TOTVS Cloud, que garante segurança e disponibilidade por um período de 5 anos, com a possibilidade de extensão desse prazo.
A TOTVS segue rigorosas políticas de segurança e qualidade, comprovadas por certificações como TIER III, ISO 9001, ISO 27001 e ISAE 3402, que asseguram a proteção, integridade e confidencialidade dos dados.
Essas certificações refletem o compromisso da TOTVS com a excelência e a melhoria contínua, de modo a oferecer aos clientes um serviço confiável e em conformidade com as normas nacionais e internacionais de segurança da informação.
9. Como enviar os documentos para assinatura?
Para enviar documentos para assinatura no TAE, é necessário realizar um cadastro, que inclui uma validação de duas etapas para confirmar a identidade do signatário.
É possível enviar múltiplos documentos simultaneamente utilizando o conceito de envelope, onde cada envelope pode conter vários arquivos PDF.
A ferramenta evita duplicidade de conteúdo em envelopes individuais, mas permite nomes iguais em envelopes com múltiplos documentos, ok?
O TAE permite definir um fluxo de assinantes, estabelecendo a ordem das assinaturas ou criando grupos de destinatários para assinar em sequência.
Após o envio, os participantes do processo de assinatura recebem notificações por e-mail para realizar ações necessárias e são informados sobre a conclusão ou rejeição do processo.
10. Por quanto tempo os documentos são armazenados?
Os documentos serão armazenados durante 5 anos, se o contrato se mantiver ativo, mas é possível contratar o armazenamento por um período maior.
Após este período, o sistema indicará ao cliente quais os documentos estão vencendo. Neste caso, o cliente deverá baixar e armazenar por conta própria os documentos.
Teste agora gratuitamente por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Ainda com dúvidas? Converse com nossa equipe de atendimento! Basta entrar na página e clicar em “Ligamos para você”.
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