Você já utiliza assinatura virtual no dia a dia da sua empresa, mas não sabe como fazer a renovação de certificado digital? Essa é uma ferramenta necessária não só para assinar documentos, mas também para realizar transações online com segurança.
Por este motivo, recomenda-se que o empresário ou o responsável por determinadas atividades corporativas mantenha o certificado sempre válido.
No entanto, há muitas dúvidas acerca do procedimento. Quer um exemplo? Como renovar o certificado digital A1 por videoconferência? A renovação do certificado digital de CNPJ segue o mesmo processo?
Há diferenças no processo conforme o tipo, mas essa não é a única particularidade. E é por isso que preparamos este artigo. Acompanhe.
O que é um certificado digital?
Um certificado digital é uma tecnologia usada para identificar um indivíduo ou organização online.
Criado com a edição da Medida Provisória nº 2.200-02/2001, norma que criou a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), ele funciona a partir de um par de chaves criptográficas.
Este tipo de identidade digital confere segurança e validade jurídica para as movimentações das seguintes atividades:
- Eventos fiscais;
- Transações bancárias;
- Logins em meios digitais;
- Declarações empresariais;
- Envio de documentos eletrônicos;
- Assinatura eletrônica de documentos.
É possível, por exemplo, criar procurações eletrônicas, enviar declarações da empresa aos órgãos governamentais e emitir NF-e.
Para se ter uma ideia da importância do recurso, de acordo com o painel do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), existiam cerca de 16,8 milhões de certificados digitais ativos no Brasil em 2025.
No mesmo período, a distribuição era de 50,6% para pessoas jurídicas, 48,7% para pessoas físicas e 0,6% para equipamentos.
As Autoridades Certificadoras (ACs) credenciadas à ICP-Brasil são as instituições responsáveis por emitir e renovar certificado digital de empresa ou pessoa física.
E por que é importante renovar o recurso?
Por que é importante fazer a renovação de certificado digital?
Fazer a renovação do certificado digital CNPJ ou CPF é importante para manter o acesso a todas as funcionalidades a ele relacionadas, como o login nos sistemas governamentais e a emissão de documentos eletrônicos com validade jurídica.
Imagine o cenário: é segunda-feira, véspera do prazo de entrega de um contrato importante. O responsável vai assinar o documento eletronicamente e, ao acessar o sistema, recebe o aviso: “Certificado digital expirado.”
Sem o recurso válido, não há assinatura, não há contrato, e o negócio fica travado até que um novo certificado seja emitido, o que pode levar dias.
Uma situação que se resolve com menos de 30 minutos de antecedência, mas que custa horas (ou dias) de atraso quando ignorada.
Em suma, pode-se dizer que a renovação evita prejuízos e transtornos. Apontamos a seguir algumas razões para mantê-lo válido:
- O recurso ajuda a garantir que as informações da pessoa física ou jurídica permaneçam precisas e atualizadas;
- O certificado permite que o gestor ou responsável mantenha um nível consistente de segurança para as transações online;
- A ferramenta ajuda a construir confiança com clientes e parceiros de negócios, mantendo uma base sólida para a realização de negócios online;
- A identidade digital é mais sustentável e ajuda a eliminar custos, como a autenticação cartorial e impressão, e agilizar processos de assinatura de documentos diversos;
- O recurso favorece a mobilidade ao permitir que seus usuários não estejam fisicamente em um local quando houver necessidade de realizar uma assinatura ou emitir uma procuração, por exemplo.
Quantas vezes posso renovar o certificado digital?
Não há qualquer limite legal para o número de renovações, mas lembre-se de que ela é feita antes de o certificado expirar, conforme você verá adiante.
Quanto custa para renovar um certificado digital?
O valor para a renovação do certificado digital varia de acordo com seu tipo (A1 ou A3), a característica (e-CNPJ, e-CPF, NF-e etc.), a mídia (nuvem, cartão, token ou arquivo de computador), o tempo de validade (entre 12 ou 60 meses) e a empresa que fará a renovação.
No entanto, há um valor médio de R$ 100,00 a R$ 400,00. Confira os valores atualizados diretamente com a Autoridade Certificadora de sua preferência.
Qual é o momento certo de fazer a renovação do documento?
O momento ideal para iniciar o processo de renovação de certificado digital é de 30 dias de antecedência do dia do vencimento.
Este prazo é suficiente para resolver eventual pendência de documentação.
Vale pontuar que o usuário pode realizar o procedimento se ele estiver dentro do prazo de validade. Este é o único requisito da renovação.
“E se eu me esquecer de solicitar a renovação antes da data de vencimento? Como faço para renovar o certificado digital expirado?”
Não será possível efetuar a renovação, e será preciso fazer uma nova compra.
Diante desses fatos, vamos aprender como renovar certificado digital CNPJ?
Como renovar certificado digital?
A renovação do certificado digital é um procedimento que atualiza as informações contidas na ferramenta para manter sua precisão.
Dependendo do tipo, é possível renová-lo totalmente online, pelo site da Autoridade Certificadora. No entanto, há casos em que a renovação deve ocorrer presencialmente.
Veja a seguir um passo a passo de como renovar certificado digital CNPJ:
- Solicite a renovação: entre em contato com a Autoridade Certificadora que emitiu o recurso e verifique como o processo deve ser feito. No caso dos certificados A3, e-CNPJ, e-CPF e NF-e, se houver biometria cadastrada no ato de validação, é possível renovar certificado digital online. Para o certificado A1, ela poderá ser feita por videoconferência;
- Reúna os documentos para a renovação do certificado digital CNPJ: será necessário apresentar a documentação completa, o que inclui alguns documentos de identificação da pessoa física e jurídica;
- Aguarde a emissão do certificado digital: o tempo para validação varia conforme a certificadora e o tipo de certificado, mas é algo rápido, pode variar de minutos a alguns dias úteis.
Vamos especificar a seguir os documentos para a renovação de certificado digital.
Documentos necessários para a renovação de certificado digital
No caso de pessoa física, basta apresentar um documento de identificação (RG, CNH ou DNI) e o CPF.
Se a ferramenta é utilizada para o Conectividade Social, canal eletrônico de relacionamento entre os empregadores e Caixa Econômica Federal, é preciso anexar o comprovante de Inscrição do PIS, CEI ou CAEPF.
E como renovar certificado digital CNPJ? Para pessoa jurídica, é preciso apresentar:
- Cartão do CNPJ;
- Documento de identificação do representante da organização;
- Documentação de constituição da empresa (contrato social, última alteração consolidada, certidão simplificada ou ata/estatuto), com possibilidade de validação da autenticidade digital ou chancela digital.
As respostas para as principais dúvidas sobre o tema
Até o momento, você está ciente do momento, da documentação, do valor e de como renovar certificado digital online ou presencial. Mas ainda há outras dúvidas sobre o tema, que abordamos a seguir.
Como checar a validade de um certificado digital?
Para checar a validade do certificado, basta seguir os seguintes passos no seu dispositivo:
- Conecte o certificado;
- Abra o navegador de internet (aqui vamos considerar o Google Chrome);
- Clique no ícone de “reticências vertical” no canto superior direito da barra de endereços;
- Selecione a opção “Configurações” e, em seguida, “Privacidade e Segurança”;
- Siga para “Segurança”, que trata de navegação segura e outras configurações de segurança;
- Clique em “Gerenciar certificados do dispositivo”, e uma caixa de diálogo se abrirá, exibindo dados pessoais e validade do certificado digital.
Também é possível checar a validade do certificado no portal Meu Certificado, do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Basta fazer o login com a conta “gov.br”, e a plataforma retornará alguns dados, como Autoridade Certificadora, tipo de uso, emissão e expiração.
Conhecer a validade do certificado digital é muito útil para a renovação. Além de apontar para o gestor o momento certo de renová-lo, esse conhecimento é importante para programar eventuais tarefas empresariais que dependem do recurso.
Afinal, como explicado, o procedimento de emissão pode variar de minutos a alguns dias úteis, dependendo da AC e do tipo de certificado.
Dependendo do porte da empresa, um ou dois dias de espera podem ser suficientes para atrasar os fluxos de trabalho.
É possível renovar certificado digital expirado?
Não. Como vimos ao aprender como renovar certificado digital A1 ou A3, a ferramenta só pode ser renovada se estiver dentro da validade.
Se por algum motivo o certificado foi revogado ou expirou, o usuário deve fazer uma nova compra e validar o recurso junto à Autoridade Certificadora.
Posso mudar o tipo de certificado no momento da renovação?
Não. Se você quiser fazer a renovação de certificado digital A1, o procedimento ocorrerá dentro da mesma modalidade. Ou seja, não é possível trocá-lo por um modelo A3.
Porém, se você quer renovar o certificado digital A3, é possível solicitar à Autoridade Certificadora a troca da mídia. Você pode optar por um pen-drive ou um smart card.
No momento da renovação, posso alterar meus dados pessoais?
Os certificados e-CPF contêm alguns dados pessoais do usuário que podem ser alterados no momento da renovação: telefone de contato, e-mail e senha de revogação.
Caso deseje alterar outros dados, é preciso consultar a AC sobre o procedimento que deve ser realizado. Em alguns casos, é solicitada a presença do usuário em uma das unidades de atendimento.
Vale pontuar que não é possível alterar as senhas PIN e PUK durante o processo de renovação.
Quem pode renovar o certificado digital da empresa?
O responsável legal da empresa pode renovar o certificado digital, desde que ele esteja no contrato social apresentado no momento de validação presencial.
Na emissão do primeiro certificado, o interessado informa, dentre outros dados, o titular do CNPJ, o responsável legal e o representante.
Por isso, este responsável que utiliza o certificado na prática também pode realizar os procedimentos de alteração de dados ou renovação.
Perdi o prazo para renovar o certificado digital da empresa: quais são as consequências?
A primeira consequência para quem perde o prazo da renovação é a perda da funcionalidade do certificado digital.
Ou seja, não será possível emitir notas fiscais, assinar documentos online ou acessar sistemas governamentais enquanto não se adquirir outro certificado.
No dia a dia corporativo, isso poderá ocasionar um grande atraso no fluxo de trabalho. Uma pequena empresa do varejo, por exemplo, poderá ter prejuízos com pedidos e entregas, pois não conseguirá emitir NF-e.
Ela também não conseguirá autenticar e conferir validade jurídica a documentos eletrônicos, como contratos comerciais e procurações, o que atrasa o processo de fechamento de negócios.
Por fim, a empresa não poderá realizar transações bancárias online.
Portanto, vale novamente a lembrança: faça a renovação dentro da validade do certificado.
Estou tendo problemas para renovar certificado digital: o que fazer?
Em caso de problemas na renovação do certificado digital, o usuário deve entrar em contato com a Autoridade Certificadora que o emitiu.
Ela poderá apontar se há algum documento pendente ou qualquer outra questão relacionada à não renovação.
Imagine que você perdeu o dispositivo de acesso do certificado A3 e solicitou sua revogação assim que percebeu o fato. Porém, na hora de renovar, não lembrou que fez a revogação.
No caso de certificados revogados, realmente não há como renová-lo. Será preciso efetuar uma nova compra.
Agora que você já sabe tudo sobre a renovação de certificado digital, precisa conhecer uma das ferramentas mais úteis para a rotina empresarial que o utiliza para assinar documentos: o TOTVS Assinatura Eletrônica!
TOTVS Assinatura Eletrônica
A solução TOTVS Assinatura Eletrônica traz a experiência da maior empresa brasileira de tecnologia para o dia a dia da sua organização.
Com a ferramenta, o gestor poderá simplificar seus fluxos de trabalho que envolvem a gestão e a assinatura de documentos eletrônicos.
Quantos contratos e acordos sua empresa emite por semana? Já pensou ter que levá-los ao cartório para reconhecer firma e conferir autenticidade?
Agora, imagine ter uma ferramenta que centraliza todo esse processo e que permite o uso de certificado digital para trazer ainda mais segurança para as assinaturas?
Essa é a proposta da TOTVS: simplificar as assinaturas eletrônicas para otimizar os fluxos de informação na empresa, promovendo redução de custos e maior produtividade.
Basta escolher o modelo do certificado (A1 e A3) para assinar documentos com segurança, agilidade, em qualquer lugar e a qualquer hora.
Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como ela pode ajudar o seu negócio!
Conclusão
A renovação de certificado digital é um processo indispensável para garantir a continuidade das operações empresariais com segurança, validade jurídica e eficiência.
Manter o certificado dentro do prazo evita interrupções em atividades essenciais, como emissão de notas fiscais, assinatura de documentos eletrônicos e acesso a sistemas governamentais.
Na prática, sua organização ganha mais agilidade, mobilidade e controle sobre documentos e contratos digitais.
Além disso, a renovação contribui para preservar a confiabilidade das transações digitais e fortalecer a produtividade da empresa no dia a dia.
Agora que você está com o recurso em dia, aprenda como assinar documento com certificado digital!
Deixe aqui seu comentário