Renovar certificado digital: confira o passo a passo

Equipe TOTVS | 10 janeiro, 2023

Você já utiliza assinatura virtual no dia a dia da sua empresa, mas não sabe como renovar certificado digital? Essa é uma ferramenta necessária não só para assinar documentos, mas também para realizar transações online com segurança.

Por este motivo, recomenda-se que o empresário ou o responsável por determinadas atividades corporativas mantenha o certificado sempre válido.

No entanto, há muitas dúvidas acerca do procedimento de renovação. Quer um exemplo? Para renovar um certificado digital A1, é possível utilizar a videoconferência. E para renovar um certificado digital A3? Basta entrar no site.

Há diferenças no processo conforme o tipo, mas essa não é a única particularidade. E é por isso que preparamos esse artigo.

Vem com a gente!

O que é um certificado digital?

Um certificado digital é uma tecnologia usada para identificar um indivíduo ou organização online. 

Criado com a edição da Medida Provisória nº 2.200-02/2001, norma que criou a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), ele funciona a partir de um par de chaves criptográficas.

Com este tipo de identidade digital, uma empresa pode realizar transações online e assinar documentos eletronicamente com segurança e validade jurídica.

Isso envolve a criação de procurações eletrônicas, o envio de declarações da empresa aos órgãos governamentais e a emissão de NF-e, por exemplo.

As Autoridades Certificadoras (ACs) credenciadas à ICP-Brasil são as instituições responsáveis por emitir e renovar certificado digital de empresa ou pessoa física.

E por que é importante realizar a renovação? 

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Por que é importante renovar certificado digital?

Renovar seu certificado digital CNPJ é importante para manter o acesso a todas as funcionalidades a ele relacionadas, como o login nos sistemas governamentais e a emissão de documentos eletrônicos com validade jurídica.

Em suma, pode-se dizer que a renovação evita prejuízos e transtornos. Apontamos a seguir algumas razões para mantê-lo válido:

  • O recurso ajuda a garantir que as informações da pessoa física ou jurídica permaneçam precisas e atualizadas;
  • O certificado permite que o gestor ou responsável mantenha um nível consistente de segurança para as transações online;
  • A ferramenta ajuda a construir confiança com clientes e parceiros de negócios, pois mantém-se uma base sólida para a realização de negócios online.

Quantas vezes posso renovar o certificado digital?

Não há qualquer limite legal para o número de renovações, mas lembre-se de que ela é feita antes de o certificado expirar, conforme você verá adiante.

Quanto custa para renovar um certificado digital?

O valor para renovar certificado digital varia de acordo com seu tipo (A1 ou A3), a característica (e-CNPJ, e-CPF, NF-e etc.), a mídia (nuvem, cartão, token ou arquivo de computador) e a empresa que fará a renovação.

No entanto, há um valor médio de R$150,00 a R$300,00.

Qual é o momento certo de fazer a renovação do documento?

O momento ideal para iniciar o processo de renovação de certificado digital é de 30 dias de antecedência do dia do vencimento.

Este prazo é suficiente para resolver eventual pendência de documentação. 

Vale pontuar que o usuário pode renovar certificado digital de empresa ou pessoa física se ele estiver dentro do prazo de validade. Este é o único requisito da renovação.

“E se eu me esquecer de solicitar a renovação antes da data de vencimento? Como faço para renovar o certificado digital expirado?”

Não será possível efetuar a renovação, e será preciso fazer uma nova compra.

Diante desses fatos, vamos aprender como renovar certificado digital CNPJ?

Como renovar certificado digital?

A renovação do certificado é um procedimento que atualiza as informações contidas na ferramenta para manter sua precisão. 

Dependendo do tipo, é possível renovar o certificado totalmente online, pelo site da Autoridade Certificadora. No entanto, há casos em que a renovação deve ocorrer presencialmente. 

Veja a seguir um passo a passo de como renovar certificado digital de empresa:

  1. Solicite a renovação: entre em contato com a Autoridade Certificadora que emitiu o recurso e verifique como o processo deve ser feito. No caso dos certificados A3, e-CNPJ, e-CPF e NF-e, se houver biometria cadastrada no ato de validação, é possível renovar certificado digital online. Para o certificado A1, ela poderá ser feita por videoconferência 
  2. Reúna os documentos para renovar certificado digital: será necessário apresentar a documentação completa, o que inclui alguns documentos de identificação da pessoa física ou jurídica
  3. Aguarde a emissão do certificado digital: o tempo para validação varia conforme a certificadora, mas é algo rápido, entre um e dois dias úteis.

Vamos especificar os documentos para renovar certificado digital!

Documentos necessários para renovar certificado digital

No caso de pessoa física, basta apresentar um documento de identificação (RG, CNH etc.) e o CPF. Se a ferramenta é utilizada para o Conectividade Social, é preciso anexar o comprovante de Inscrição do PIS, CEI ou CAEPF.

Para pessoa jurídica, é preciso apresentar:

  • Cartão do CNPJ;
  • Documento de identificação do representante da organização;
  • Documentação de constituição da empresa (contrato social, certidão simplificada etc.), com possibilidade de validação da autenticidade digital ou chancela digital.

As respostas para as principais dúvidas sobre o tema

Até o momento, você está ciente do momento, da documentação e do valor para renovar certificado digital. Mas ainda há outras dúvidas sobre o tema, que abordamos a seguir.

Como checar a validade de um certificado digital?

Conhecer a validade do certificado digital é muito útil para a renovação. Além de apontar para o gestor o momento certo de renová-lo, esse conhecimento é importante para programar eventuais tarefas empresariais que dependem do recurso.

Afinal, como explicado, o procedimento de emissão pode demorar de um a dois dias úteis. Dependendo do porte da empresa, é o bastante para atrasar os fluxos de trabalho.

Para checar a validade do certificado, basta seguir os seguintes passos no seu dispositivo:

  • Conecte o certificado;
  • Abra o navegador de internet (aqui vamos considerar o Google Chrome);
  • Clique no ícone de “reticências vertical” no canto superior direito da barra de endereços;
  • Selecione a opção “Configurações” e, em seguida, “Privacidade e Segurança”;
  • Clique em “Gerenciar certificados do dispositivo”, e uma caixa de diálogo se abrirá, exibindo dados pessoais e validade do certificado digital.

Também é possível checar a validade do certificado no portal Meu Certificado, do  Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Basta fazer o login com a conta “gov.br”, e a plataforma retornará alguns dados, como Autoridade Certificadora, tipo de uso, emissão e expiração.

É possível renovar certificado digital expirado?

Não. Se você quer saber como renovar certificado digital vencido, saiba que isso não será possível. 

O certificado só pode ser renovado se estiver dentro da validade. Se por algum motivo ele foi revogado ou expirou, o usuário deve fazer uma nova compra e validar o recurso junto à Autoridade Certificadora.

Posso mudar o tipo de certificado no momento da renovação?

Não. Se você quer renovar certificado digital A1, a renovação ocorrerá dentro da mesma modalidade. Ou seja, não é possível trocá-lo por um modelo A3.

Porém, se você quer renovar certificado digital A3, é possível solicitar à Autoridade Certificadora a troca da mídia. Você pode optar por um pen-drive ou um smart card.

No momento da renovação, posso alterar meus dados pessoais?

Os certificados e-CPF contêm alguns dados pessoais do usuário que podem ser alterados no momento da renovação: telefone de contato, e-mail e senha de revogação.

Caso deseje alterar outros dados, é preciso consultar a AC sobre o procedimento que deve ser realizado. Em alguns casos, é solicitada a presença do usuário em uma das unidades de atendimento.

Vale pontuar que não é possível alterar as senhas PIN e PUK durante o processo de renovação.

Quem pode renovar certificado digital de empresa?

O responsável legal da empresa pode renovar o certificado digital, desde que ele esteja no contrato social apresentado no momento de validação presencial.

Na emissão do primeiro certificado, o interessado informa, dentre outros dados, o titular do CNPJ, o responsável legal e o representante. 

Por isso, este responsável que utiliza o certificado na prática também pode realizar os procedimentos de alteração de dados ou renovação.

Perdi o prazo para renovar certificado digital da empresa: quais são as consequências?

A primeira consequência para quem perde o prazo da renovação é a perda da funcionalidade do certificado digital.

Ou seja, não será possível emitir notas fiscais, assinar documentos online ou acessar sistemas governamentais enquanto não se adquirir outro certificado. 

No dia a dia empresarial, isso poderá ocasionar um grande atraso no fluxo de trabalho. Uma pequena empresa do varejo, por exemplo, poderá ter prejuízos com pedidos e entregas, pois não conseguirá emitir NF-e.

Ela também não conseguirá autenticar e conferir validade jurídica a documentos eletrônicos, como contratos comerciais e procurações, o que atrasa o processo de fechamento de negócios.

Por fim, a empresa não poderá realizar transações bancárias online.

Portanto, vale novamente a lembrança: faça a renovação dentro da validade do certificado. 

Estou tendo problemas para renovar certificado digital: o que fazer?

Em caso de problemas para renovar certificado digital, o usuário deve entrar em contato com a Autoridade Certificadora que o emitiu. 

Ela poderá apontar se há algum documento pendente ou qualquer outra questão relacionada à não renovação.

Imagine que você perdeu o dispositivo de acesso do certificado A3 e solicitou sua revogação assim que percebeu o fato. Porém, na hora de renovar, não lembrou que fez a revogação.

No caso de certificados revogados, realmente não há como renová-lo. Será preciso efetuar uma nova compra.

Agora que você já sabe tudo sobre a renovação de certificado digital, precisa conhecer uma das ferramentas mais úteis para a rotina empresarial que o utiliza para assinar documentos: o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

A solução TOTVS Assinatura Eletrônica traz a experiência da maior empresa brasileira de tecnologia para o dia a dia da sua organização.

Com a ferramenta, o gestor poderá simplificar seus fluxos de trabalho que envolvem a gestão e a assinatura de documentos eletrônicos.

Quantos contratos e acordos sua empresa emite por semana? Já pensou ter que levá-los ao cartório para reconhecer firma e conferir autenticidade?

Agora, imagine ter uma ferramenta que centraliza todo esse processo e que permite o uso de certificado digital para trazer ainda mais segurança para as assinaturas?

Essa é a proposta da TOTVS: simplificar as assinaturas eletrônicas para otimizar os fluxos de informação na empresa, promovendo redução de custos e maior produtividade.

Basta escolher o modelo do certificado (A1 e A3) para assinar documentos com segurança, agilidade, em qualquer lugar e a qualquer hora.

Conheça a TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como ela pode ajudar o seu negócio!

Conclusão

Renovar certificado digital é uma prática que deve estar no calendário de qualquer empresa. Antes de seu vencimento, o responsável deve acionar a Autoridade Certificadora para solicitar a renovação e, assim, manter todas as funcionalidades da ferramenta.

Com tempo hábil para resolver eventuais problemas de documentação, o gestor garante que seus fluxos de trabalho que dependem do certificado digital não fiquem prejudicados. Agora que você está com o recurso em dia, aprenda como assinar documento com certificado digital!

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