No segmento da construção não há espaço para improvisos e erros recorrentes. Para que tudo em uma construção saia conforme o planejamento, é preciso que haja uma boa gestão de obras, com foco na melhor execução dos processos.
Portanto, cabe aos arquitetos e engenheiros fazerem com que tudo corra bem durante as obras. Com o uso de tecnologias e sistemas para melhorar o gerenciamento, os processos foram simplificados e os resultados têm melhorado cada vez mais.
Tudo com ações que não necessariamente se restringem ao canteiro, mas que começam no backoffice, no planejamento.
Neste artigo, falamos mais sobre como promover um bom gerenciamento de obras para evitar prejuízos e realizar os projetos com eficiência. Além disso, você vai entender o papel da tecnologia para desempenhar uma melhor gestão.
O que é e para que serve a gestão de obras?
A gestão de obras consiste no planejamento e controle das etapas de uma construção, para garantir que recursos financeiros, materiais e humanos sejam utilizados de forma eficiente. Para isso, busca antecipar problemas, implementar soluções e otimizar processos.
É uma forma de garantir que a qualidade do trabalho não seja comprometida dentro do canteiro de obras.
Também é possível cumprir a previsão financeira acordada no orçamento inicial, evitando que sejam necessários novos investimentos ou haja desperdício de recursos.
A estratégia ainda se estende até o correto gerenciamento de pessoal, coordenando e supervisionando a ação de toda equipe diversificada que, comumente, ocupa os postos em um projeto de construção civil.
Ou seja, não se trata apenas de organizar processos, mas de garantir o sucesso de cada projeto – assegurando que cada etapa tenha o melhor planejamento e execução possíveis.
Dessa forma, o gerenciamento se aplica no direcionamento de um projeto: como as decisões devem ser tomadas para que se atinjam os objetivos específicos e gerais da obra.
No Brasil, o assunto é tema de lei (5.194/96), que atribui a questão a arquitetos e engenheiros civis.
Qual é a diferença entre gestão de obras e gerenciamento de obras?
A gestão de obras é um processo mais abrangente, que envolve a organização e o planejamento global da construção, enquanto o gerenciamento de obras está focado no controle operacional e na execução prática do projeto.
Os conceitos são complementares, mas apresentam diferenças importantes entre si.
A gestão das obras inclui a administração de recursos financeiros, humanos e materiais, além da definição de metas, prazos e controle da qualidade durante toda a execução da obra.
Podemos dizer que é a visão macro do projeto, essencial para garantir que tudo ocorra conforme o planejado, alinhado aos objetivos estratégicos do empreendimento.
Já o gerenciamento de obras acompanha o andamento das atividades diretamente no canteiro de obras, garantindo que o cronograma seja cumprido, os recursos sejam alocados de forma eficiente e a execução esteja de acordo com as normas regulamentadoras da construção civil.
Ou seja, enquanto a gestão pode decidir sobre as tecnologias ou métodos construtivos a serem adotados, por exemplo, o gerenciamento supervisiona o uso desses métodos no dia a dia da construção.
Os dois conceitos são indispensáveis para o sucesso de uma construção e, quando integrados, garantem eficiência, controle de custos e cumprimento de prazos.
Como funciona uma gestão de obras?
Na prática, a gestão de obras se ocupa em administrar materiais, recursos e pessoas durante a execução de um projeto, sempre utilizando técnicas e estratégias de gestão que permitam à equipe e a empresa alcançar as metas estabelecidas.
Funciona em várias frentes, tanto no planejamento, como coordenação e também na execução e conferência de uma obra.
Para isso, a administração depende de uma equipe especializada em todo processo de construção, com capacidade de lidar com problemas e gerenciar tanto o time quanto a execução da obra em si.
Entre as etapas que compõem o gerenciamento, podemos destacar:
- Contratar mão de obra;
- Cumprir com orçamento da obra;
- Garantir a segurança do trabalho;
- Direcionar a obra conforme escopo;
- Gerenciar profissionais e suas entregas;
- Respeitar ao máximo o cronograma predefinido;
- Fiscalizar internamente a execução dos processos;
- Manter um bom relacionamento com os stakeholders do projeto;
- Definir materiais de construção, coordenar sua compra e acompanhar a utilização, evitando desperdícios.
Nessas tarefas, o papel do gestor é fundamental.
No entanto, uma ou duas pessoas nunca serão o bastante para controlar o fluxo de informações. É por isso que cada vez mais empresas buscam o apoio na tecnologia.
De forma geral, é possível apontar como função da gestão de obras a necessidade de direcionar a construção para que atinja, em todas as esferas, os objetivos estabelecidos.
Seja em relação à qualidade, ao tempo, ao orçamento e às demais diretrizes definidas.
Por que a gestão de obras é fundamental na construção civil?
A gestão de obras é fundamental para o funcionamento de uma empresa do setor de construção. Muitas vezes, sua importância está mais em coordenar o fluxo de informações e organizar a comunicação entre as partes.
Esse é um problema constatado pelas maiores firmas do meio.
Conforme dados de um estudo da Autodesk, 52% do retrabalho nos projetos é causado por dados ruins e falhas de comunicação.
Sem uma boa gestão, que alinhe questões de comunicação e informações, centralizando as execuções, fica difícil tornar o time produtivo.
A pesquisa da Autodesk ainda revelou que 35% do tempo dos profissionais de construção (mais de 14 horas por semana) é gasto em atividades não produtivas, como a busca por informações do projeto, resolução de conflitos e também ao lidar com erros e retrabalhos.
Portanto, é preciso estabelecer estratégias realmente eficazes para entregar o projeto conforme escopo.
Veja a seguir as principais vantagens que um bom gerenciamento proporciona:
- Produtividade: com uma boa gestão, é possível organizar e otimizar os processos, o que garante um fluxo de trabalho mais produtivo e estratégico;
- Entregas no cronograma: contar com uma boa gestão de obras é sinônimo de organização, que se reflete diretamente em entregas mais eficientes, dentro do cronograma previsto no planejamento;
- Antecipação de problemas: quando há um bom planejamento do projeto, é possível avaliar riscos e, principalmente, definir ações para preveni-los e solucioná-los de forma rápida e com o mínimo de prejuízos;
- Controle de materiais: um bom gestor de obras evita o desperdício de insumos ao monitorar o uso e garantir que seja adequado conforme a necessidade. Isso se traduz em um controle preciso e também em economia para o projeto;
- Auxilia na gestão de pessoas: com um sistema de gestão, é possível integrar várias áreas envolvidas no projeto, centralizar a gestão de pessoas e, assim, otimizar o monitoramento do desempenho e a comunicação entre o time;
- Redução de custos: atrasos, contratações equivocadas, retrabalhos e outros problemas podem surgir a partir de um mau planejamento e gerar um aumento nos gastos, algo que pode ser solucionado com uma gestão eficiente de obras;
- Auxilia na gestão da qualidade: com uma gestão eficiente, é possível desenhar um planejamento condizente com os recursos e com a capacidade produtiva do seu time. Assim, você encontra formas de otimizar rotinas produtivas, agilizando e ampliando a qualidade das entregas;
- Acompanhamento do andamento do projeto: o bom gerenciamento estabelece um cronograma de entregas, bem como um meio para reports de cada responsável, criando uma “régua” que meça o avanço da construção. Isso permite um monitoramento em tempo real, com avaliação constante de progressos e ajustes.
Como fazer uma boa gestão de obras?
A gestão de obras na construção civil gera muitos desafios, como a contratação de equipe capacitada e a locação de equipamentos. Sobretudo ao ter que manter tudo isso dentro do orçamento.
Por esse motivo, separamos a seguir algumas dicas que podem ajudar a otimizar os processos e fazer com que tudo saia conforme o esperado.
Planejamento
Assim como em outras áreas, um bom planejamento é a base de todo projeto realizado no setor da construção civil. E isso envolve a harmonia entre as equipes que atuam na execução das atividades.
Além disso, também é importante criar um cronograma realista, com o qual seja possível cumprir os prazos dentro de condições reais.
Deste modo, é essencial organizar etapas, prazos e recursos.
O planejamento deve conter uma previsão das dificuldades e problemas que podem surgir, e que são capazes de impactar negativamente em fatores como o cronograma de obra.
Tudo isso deve ser levado em conta antes de determinar as metas, para que, assim, seja possível cumpri-las.
Ou seja, esse alinhamento de expectativas é essencial na gestão.
Gestão de equipes
Selecionar as pessoas certas para as atividades também é muito importante para que o desenvolvimento da obra corra bem.
Portanto, o gestor precisa gerenciar as atividades, além de criar uma relação de confiança com a equipe.
Ele deve ser uma referência a ser seguida, cercando-se de conhecimento sobre todos os assuntos que envolvam o segmento e que podem ser úteis para o projeto.
Além disso, os profissionais envolvidos devem possuir conhecimentos técnicos para executar suas atividades com precisão.
Comunicação efetiva entre os setores
Nenhuma etapa do projeto será concluída sem uma comunicação transparente e próxima entre os setores envolvidos.
Aproximar os responsáveis é algo essencial na construção de uma boa gestão de obras.
Dessa forma, ao estabelecer a proximidade e processos que integrem o fluxo de informações, fica mais fácil do projeto se desenvolver.
Os dados que trouxemos acima só mostram isso: a comunicação muitas vezes é o calcanhar de aquiles de uma construção.
Portanto, integre as áreas, centralize documentos com uma boa gestão dedicada e crie mecanismos de aprovação que sejam compartilhados.
Assim, nenhum avanço se torna resultado de uma decisão puramente individual, mas sim fruto de um consenso compartilhado.
Monitoramentos constantes
É necessário monitorar cada etapa da construção.
Pense que, sem relatórios detalhados e levantamentos sobre o desempenho do seu time, você não vai saber o nível de eficiência da operação.
Essa ação lhe permite uma visão ampla e abrangente da obra – antes mesmo dela iniciar até após a sua entrega.
A centralização de informações, algo que é facilitado com uso da tecnologia, é essencial para que sua gestão de obras tenha esse diferencial.
Relatórios detalhados
Como tomar decisões relevantes para o avanço de uma obra? Com base puramente holística, fica fácil abrir brechas para erros e falhas.
Lembra quando falamos que, na construção civil, esses detalhes não são tolerados?
Com uma gestão de obras eficiente, especialmente se apoiado pelo uso de um sistema tecnológico, é possível ter em mãos relatórios detalhados sobre cada etapa do serviço.
Assim, você pode basear suas decisões em dados precisos que podem realmente impactar, em pouquíssimo tempo, seu projeto.
Vamos a um exemplo.
Digamos que a parte hidro sanitária tenha problemas com um fornecedor específico.
Por isso, na última semana, o trabalho da equipe se manteve bem atrás do cronograma. Como resolver?
Primeiro, obter essa informação só seria possível com auxílio de um relatório aprofundado.
Segundo, o documento serviria de base para entender o que seria necessário mudar (fornecedor, qualidade do produto e prazo de entrega).
Tudo de forma ágil, através da integração entre back-office e canteiro de obras, com informações e relatórios que ficam à salvo na nuvem — podendo ser acessados a qualquer momento.
Lidar com imprevistos
Uma obra é um local repleto de imprevistos. Se já acontece em uma reforma residencial, em um projeto de grandes proporções é ainda mais frequente.
A vantagem de uma boa gestão de obras é que permite o desenvolvimento de saídas para vários imprevistos.
Assim, você e seu time possuem planos B, C (e etc.) que vão facilitar a tomada de decisões. Aqui, o acesso à informações atualizadas em tempo real também contribui para ações assertivas e que causem impacto em curto prazo.
Quem deve fazer a gestão de obras?
A gestão deve ser realizada por profissionais qualificados que possuam conhecimento técnico e experiência no setor da construção civil. Geralmente, os responsáveis por essa função incluem:
- Arquitetos;
- Engenheiros civis;
- Gestores de projetos;
- Administradores especializados na área.
São profissionais capacitados para planejar, organizar e supervisionar todas as etapas de um projeto, desde o orçamento até a entrega final.
Empresas de construção civil costumam contar com equipes multidisciplinares, nas quais cada membro desempenha papéis específicos no processo de gestão.
O engenheiro civil, por exemplo, pode focar em garantir que a execução siga as especificações técnicas e normativas. Já o arquiteto pode estar mais envolvido no planejamento de design e funcionalidade do espaço.
Independentemente do porte do empreendimento, a escolha de quem fará essa gestão deve levar em conta a complexidade do projeto e a necessidade de garantir eficiência, economia e qualidade.
Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de obras na construção civil?
O uso de ferramentas de gestão de obras é uma necessidade para as empresas que desejam acompanhar as movimentações do mercado e, principalmente, aprimorar seus processos para entregar melhores resultados.
Uma ação certeira para garantir uma boa gestão é contar com um software para construção civil especializado, que permite o controle total de escopo, prazos, custos, contratos, documentação e fluxo de caixa.
Esse recurso possibilita o acompanhamento detalhado de cada etapa de obras e empreendimentos.
É possível fazer a gestão completa, desde o planejamento até a execução, entregando no prazo e dentro do orçamento previsto.
Também é importante que a tecnologia de gestão escolhida mostre o cronograma de atividades, além de fazer o dimensionamento de equipamento e mão de obra necessários.
Por que investir em um software para gestão de obras?
A decisão de colocar a sua empresa em outro patamar na construção civil, apoiada por um sistema de gestão, pode fazer toda a diferença para seu negócio. No entanto, sabemos que é um passo complexo.
Mas saiba que muitas organizações vêm mudando sua mentalidade e encontrando grandes benefícios.
Uma pesquisa da U.S. Chamber of Commerce viu que 70% dos empreiteiros acreditam que o uso da tecnologia pode melhorar a produtividade, o cronograma de construção e ainda melhorar a segurança no canteiro de obras.
Ainda há muitos outros benefícios que, na prática, podem transformar suas entregas. Confira alguns deles:
Integração de dados
O software lhe dá mais poder de integrar setores e centralizar o armazenamento e o processamento de dados.
Dessa forma, cada execução é mapeada e sua performance fica registrada para leitura posterior.
Além disso, documentos são armazenados com total segurança e hierarquia de acessos, impedindo que pessoas não autorizadas os visualizem e editem.
Há ainda como estabelecer regras para criação de cópias, bem como compartilhamento dos documentos.
Relatórios
O software fornece um recurso moderno para criação de relatórios personalizados e detalhados, que permite uma visualização extensa de cada execução.
Além disso, os dados ficam disponíveis em dashboards que podem ser acessados a qualquer momento por qualquer um do time que tenha acesso à ferramenta.
É uma forma de controlar as entregas e garantir que o escopo do projeto seja cumprido, bem como as obrigações em relação ao cronograma e ao orçamento.
Automação de processos
Tarefas repetitivas e manuais, que pesavam nos ombros do seu time, podem ser automatizadas com as funcionalidades de automação.
Um exemplo é a possibilidade de criar agendas de tarefas para o time envolvido, excluindo a necessidade de reuniões que prejudicam a rotina produtiva do funcionário.
Gestão de dados e informações
O uso de um sistema possibilita melhor controle do fluxo de informações, bem como do compartilhamento de dados e documentos.
Assim, é possível integrar os responsáveis e envolvidos sobre cada etapa do andamento da obra, reforçando o controle do plano de ações.
Orçamentos mais precisos
Todos sabem que o orçamento é uma parte vital da obra, criado antes mesmo dela começar. É necessário aliar qualidade com um custo acessível para a empresa.
O software auxilia nessa parte com funcionalidades específicas, contribuindo em uma precificação assertiva de cada parte do projeto. Assim, você integra em um documento todas as estimativas de gastos — além de poder criar padrões para utilizar em diversos empreendimentos.
Execução do cronograma
Com maior controle sobre os processos e sobre as informações, fica mais fácil se ater ao cronograma preestabelecido, cumprindo com os objetivos originais do escopo do projeto.
Tudo por meio de uma linha do tempo que dá maior poder de visualização e entendimento sobre as tarefas feitas e as que ainda vão ser concluídas, relacionando com disponibilidade de insumos e também de equipe.
Gestão da qualidade
Com tamanho controle, você acaba refinando as execuções de forma a reduzir falhas. Assim, estabelece um excelente nível de qualidade em cada etapa do projeto.
A integração de informações também auxilia nesse ponto, reduzindo os riscos de que imprevistos abalem o seu planejamento.
Tecnologias TOTVS para Construção
A TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil, conta com um sistema completo de gestão para o segmento da construção civil voltado tanto para construtoras como incorporadoras e mercado imobiliário.
Com o TOTVS Construção, você tem uma solução completa e robusta para atender todas as demandas estratégicas do setor de construção civil.
O sistema oferece maior controle sobre prazos, custos, contratos e toda documentação envolvida em diferentes etapas.
Assim, você ganha eficiência do planejamento à execução do projeto, conquistando uma gestão de obras mais ágil e otimizada.
Além do ERP especializado, a TOTVS oferece aplicativos para uma melhor gestão, como o Minha Obra.
Eles trazem maior mobilidade para os processos, permitindo um acompanhamento em tempo real com acesso fácil e centralizado de dados importantes sobre o projeto, a qualquer lugar e em qualquer momento.
Que tal adotar essas soluções para modernizar seu gerenciamento de obras, com apoio e total suporte da TOTVS para que sua empresa entregue empreendimentos com máxima qualidade, menores custos e muita eficiência?
Conheça o TOTVS Construção para melhorar a gestão dos seus projetos.
Conclusão
Como vimos, uma gestão de obras eficiente é essencial para a condução e conclusão de um projeto.
Pensando nisso, a implementação de tecnologias especializadas podem ser a solução ideal para automatizar processos e garantir mais produtividade.
Ferramentas que atuem desde o planejamento até a execução, para que as entregas sejam feitas dentro do prazo e dentro dos custos previstos.
Assim, você tem mais controle sobre os materiais, cronograma e as atividades dos profissionais, o que pode ajudar a antecipar problemas e principalmente, reduzir custos.
Para descobrir como otimizar ainda mais a gestão dos seus projetos, aproveite para conferir nosso conteúdo sobre Capacity Requirements Planning (CRP), ferramenta que ajuda a determinar a capacidade produtiva conforme a demanda de cada recurso a ser utilizado.
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