Gestão de Obras: como fazer, qual a importância e dicas

Equipe TOTVS | GESTÃO PARA CONSTRUÇÃO | 19 fevereiro, 2021

Para que tudo em uma construção saia conforme o planejamento, é preciso que haja uma boa gestão de obras, com foco na melhor execução dos processos.

No segmento da construção não há espaço para improvisos e erros recorrentes.

Portanto, cabe aos arquitetos e engenheiros fazerem com que tudo corra bem durante as obras.

Seja para pequenos, como médios e grandes empreendimentos, manter o controle é um enorme desafio. Falhas não são toleradas e o nível de exigência é alto.

Aos poucos, porém, o jeito arcaico de comandar uma obra — do escritório de engenharia ao canteiro de construção — vem evoluindo.

O estudo sobre gestão de obras se transformou e, com o uso de tecnologias e sistemas para melhorar o gerenciamento, os resultados foram melhorando.

Aos poucos, a estratégia foi reforçada e hoje empresas de todo mundo revolucionam a forma de entregar as suas obras.

Tudo com ações que não necessariamente se restringem ao canteiro, mas que começam no backoffice, no planejamento.

Neste artigo, falamos mais sobre como promover um bom gerenciamento de obras para evitar prejuízos e realizar os projetos com eficiência. Além disso, você vai entender o papel da tecnologia para desempenhar uma melhor gestão de obras.

O que é e para que serve a gestão de obras?

Faz parte da gestão de obras tudo o que envolve a gestão de equipe, recursos e tempo para que o cronograma da obra seja devidamente cumprido.

Visa também detectar qualquer problema e pensar em soluções para o mesmo.

É uma forma de garantir que a qualidade do trabalho não seja comprometida dentro do canteiro de obras.

Também é possível cumprir a previsão financeira acordada no orçamento inicial, evitando que sejam necessários novos investimentos ou haja desperdício de recursos.

A estratégia ainda se estende até  o correto gerenciamento de pessoal, coordenando e supervisionando a ação de toda equipe diversificada que, comumente, ocupa os postos em um projeto de construção civil.

Ou seja, a gestão de obras não se trata apenas de organizar processos, mas de garantir o sucesso de cada projeto — assegurando que cada etapa tenha o melhor planejamento e execução possíveis.

Dessa forma, o gerenciamento se aplica no direcionamento de um projeto: como as decisões devem ser tomadas para que se atinjam os objetivos específicos e gerais da obra.

No Brasil, o assunto é tema de lei (5.194/96), que atribui a questão a arquitetos e engenheiros civis.

Como funciona uma gestão de obras?

Na prática, a gestão de obras se ocupa em administrar materiais, recursos e pessoas durante a execução de um projeto, sempre utilizando técnicas e estratégias de gestão que permitam à equipe e a empresa alcançar as metas estabelecidas.

Funciona em várias frentes, tanto no planejamento, como coordenação e também na execução e conferência de uma obra.

Depende de uma equipe especializada em todo processo de construção, com capacidade de lidar com problemas e gerenciar o time e a obra.

Entre as etapas que compõem o gerenciamento, podemos destacar:

  • Contratar mão de obra;
  • Cumprir com orçamento da obra;
  • Garantir a segurança do trabalho;
  • Direcionar a obra conforme escopo;
  • Gerenciar profissionais e suas entregas;
  • Respeitar ao máximo o cronograma predefinido;
  • Fiscalizar internamente a execução dos processos; 
  • Manter um bom relacionamento com os stakeholders do projeto;
  • Definir materiais de construção, coordenar sua compra e acompanhar a utilização, evitando desperdícios.

Nessas tarefas, o papel do gestor é fundamental.

No entanto, uma ou duas pessoas nunca serão o bastante para controlar o fluxo de informações. É por isso que cada vez mais empresas buscam o apoio na tecnologia.

De forma geral, é possível apontar como função da gestão de obras a necessidade de direcionar a construção para que atinja, em todas as esferas, os objetivos estabelecidos.

Seja em relação à qualidade, ao tempo, ao orçamento e às demais diretrizes definidas.

Por que a gestão de obras é fundamental na construção civil?

A gestão de obras é fundamental para o funcionamento de uma empresa do setor de construção.

Muitas vezes, sua importância está mais em coordenar o fluxo de informações e organizar a comunicação entre as partes.

Esse é um problema constatado pelas maiores firmas do meio.

Um estudo da Autodesk & Dodge Data & Analytics identificou que 60% dos empreiteiros vêem como os principais contribuintes para a diminuição da produtividade do trabalho:

  • Os problemas de coordenação e comunicação entre os membros da equipe do projeto;
  • E a falta de  qualidade dos documentos do contrato.

É possível perceber como a “bola de neve” surge, certo? Sem uma boa gestão, que alinhe questões de comunicação e informações, centralizando as execuções, fica difícil tornar o time produtivo.

Inclusive, esse é um ponto que a tecnologia costuma ajudar bastante.

Conforme dados de um estudo da Autodesk, 35% do tempo dos profissionais de construção (mais de 14 horas por semana) é gasto em atividades não produtivas, como a busca por informações do projeto, em questões de resolução de conflitos e também ao lidar com erros e retrabalhos.

Portanto, é preciso estabelecer estratégias realmente eficazes. Dessa forma, é possível realizar a melhor gestão de obras e entregar o projeto conforme escopo.

Veja a seguir as principais vantagens que um bom gerenciamento proporciona:

Produtividade

A produtividade é um dos maiores e mais importantes ganhos que uma boa gestão pode oferecer.

Isso ajuda para que a realização das atividades esteja de acordo com todos os requisitos de qualidade e com o cronograma.

Um modelo de produção automatizado favorece a otimização da organização do trabalho, além de ser um indicador da qualidade do serviço feito nos projetos. 

Portanto, o gerenciamento está conectado com a estratégia produtiva da instituição.

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Redução de custos

Para gerar redução de custos, também é preciso que haja uma boa gestão.

Isso porque os atrasos, contratações equivocadas e outros problemas podem surgir a partir de um mau planejamento e cuidado do gestor.

A refação de trabalho é um dos fatores que mais geram gastos desnecessários, portanto, evitando esse problema é possível economizar tanto recursos quanto tempo dos profissionais.

Controle de materiais

Outra vantagem é poder contar com um controle de materiais que se traduz também em economia.

Um bom gestor de obras evita o desperdício por meio de um registro de todos os materiais, acompanhando seu uso para que seja adequado conforme a necessidade.

Assim, não será necessário solicitar mais materiais para fazer o trabalho e a previsão de insumos será cumprida conforme o planejado no início do projeto.

Um sistema de gestão pode ser útil para manter esse monitoramento de materiais e evitar desperdícios.

Além disso, esse tipo de sistema ajuda na hora de verificar dados históricos e criar cálculos mais precisos de quantidade de matéria-prima necessária, assim evitando desperdício de materiais comprados que não terão serventia.

Antecipação de problemas

Como mencionado anteriormente, quando há um bom planejamento do projeto, antes mesmo que ele se inicie, são previstos possíveis riscos.

Assim, já se tem uma estratégia para essas questões serem resolvidas de forma rápida e com o mínimo de prejuízos.

Com isso, o tempo de resposta para a resolução de uma falha ou outro problema na obra será menor.

Solucionar esse tipo de situação de forma rápida evita que o problema se agrave e o projeto seja prejudicado.

Entregas no cronograma

Uma das principais metas da gestão é entregar os projetos dentro do cronograma estipulado.

Isso é possível quando o gestor planeja a execução das atividades da obra para que estas sejam feitas com eficiência e qualidade.

Um problema que preocupa o gestor é não cumprir o cronograma e precisar de mais tempo para finalizar o projeto.

Para evitar isso é possível contar com um sistema de gestão de obras.

Acompanhamento do andamento do projeto 

Você sabe ao certo a quantas anda cada etapa do projeto?

Com um registro manual ou por planilhas, de forma descentralizada, normalmente é difícil entender o andamento do projeto.

Um ponto positivo da gestão de obras é estabelecer um cronograma de entregas, bem como um meio para reports de cada responsável, criando uma “régua” que meça o avanço da construção.

Esse é um ponto em que o sistema de gestão se encaixa como uma luva, pois permite centralizar as informações e criar uma linha do tempo visual sobre o desenvolvimento do projeto.

Dessa forma, é possível compreender de forma mais aprofundada o que está dando certo e as oportunidades de melhoria para aplicar no canteiro de obras.

Auxilia na gestão da qualidade 

Outro fator que quase sempre passa despercebido no canteiro de obras é a gestão da qualidade.

Muitas vezes, isso é ocasionado por conta do mau planejamento, que torna o cronograma apertado e obriga as equipes a apressarem as execuções.

Com uma gestão eficiente, é possível desenhar um planejamento condizente com os recursos e com a capacidade produtiva do seu time. Assim, você encontra formas de otimizar rotinas produtivas, agilizando algumas entregas.

Dessa forma, só melhora e dá mais tempo para a correta gestão da qualidade, que envolve muito trabalho de inspeção e verificação de compliance, evitando retrabalhos.

Nesse processo, o sistema de gestão pode ajudar bastante, automatizando a geração de relatórios que servem de insumo para o time de qualidade.

Assim, é possível por exemplo trocar fornecedores com antecedência, antes de se comprometer com grandes pedidos.

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Auxilia na gestão de pessoas 

Um tópico mais relacionado à implementação da tecnologia na gestão de obras: com uso de um sistema de gestão, é possível integrar várias áreas envolvidas no projeto.

Assim, responsáveis por partes como hidráulica, saneamento, infraestrutura, bem como incorporadoras, construtoras e empreiteiras ficam à par do avanço, com distribuição de informações corretas.

Além disso, para o gestor, esse controle pode ser mais específico, entendendo como e o quê cada um da equipe realiza o seu trabalho — bem como seu nível de entrega, dependendo da forma de mapear o desenvolvimento do projeto.

É algo que já acontece com uso, por exemplo, de dispositivos IoT que utilizam Inteligência Artificial para medir o avanço da construção e atualizar stakeholders, bem como destravar gatilhos contratuais em smart contracts.

Como fazer uma boa gestão de obras?

A gestão em construção gera muitos desafios, como a contratação de equipe capacitada e a locação de equipamentos. Sobretudo ao ter que manter tudo isso dentro do orçamento.

Por esse motivo, separamos a seguir algumas dicas que podem ajudar a otimizar os processos e fazer com que tudo saia conforme o esperado.

Planejamento

Assim como em outras áreas, um bom planejamento é a base de todo projeto.

E isso envolve a harmonia entre as equipes que atuam na execução das atividades. 

Além disso, também é importante criar um cronograma realista, com o qual seja possível cumprir os prazos dentro de condições reais.

Deste modo, é essencial organizar etapas, prazos e recursos.

O planejamento deve conter uma previsão das dificuldades e problemas que podem surgir, e que são capazes de impactar negativamente em fatores como o cronograma de obra.

Tudo isso deve ser levado em conta antes de determinar as metas, para que, assim, seja possível cumpri-las.

Ou seja, esse alinhamento de expectativas é essencial na gestão.

Gestão de equipes

Selecionar as pessoas certas para as atividades também é muito importante para que o desenvolvimento da obra corra bem.

Portanto, o gestor precisa gerenciar as atividades, além de criar uma relação de confiança com a equipe.

Para isso, os profissionais envolvidos devem possuir conhecimentos técnicos.

O próprio gestor precisa saber liderar e administrar para conseguir oferecer uma gestão de obras eficiente para sua empresa.

Ele deve ser uma referência a ser seguida, cercando-se de conhecimento sobre todos os assuntos que envolvam o segmento e que podem ser úteis para o projeto.

Comunicação efetiva entre os setores

Nenhuma etapa do projeto será concluída sem comunicação transparente e próxima entre os setores envolvidos.

Aproximar os responsáveis é algo essencial na construção de uma boa gestão de obras.

Dessa forma, ao estabelecer a proximidade e processos que integrem o fluxo de informações, fica mais fácil do projeto se desenvolver.

Os dados que trouxemos acima só mostram isso: a comunicação muitas vezes é o calcanhar de aquiles de uma construção.

Portanto, integre as áreas, centralize documentos com uma boa gestão dedicada e crie mecanismos de aprovação que sejam compartilhados.

Assim, nenhum avanço se torna resultado de uma decisão puramente individual, mas sim fruto de um consenso compartilhado.

Monitoramentos constantes

É necessário monitorar cada etapa da construção.

Pense que, sem relatórios detalhados e levantamentos sobre o desempenho do seu time, você não vai saber o nível de eficiência da operação.

Essa ação lhe permite uma visão ampla e abrangente da obra — antes mesmo dela iniciar até após a sua entrega.

A centralização de informações, algo que é facilitado com uso de um sistema de gestão, é essencial para que sua gestão de obras tenha esse diferencial.

Relatórios detalhados 

Como tomar decisões relevantes para o avanço de uma obra? Com base puramente holística, fica fácil abrir brechas para erros e falhas. Lembra que falamos que, na construção civil, esses detalhes não são tolerados?

Com uma gestão de obras eficiente, especialmente se apoiado pelo uso de um sistema tecnológico, é possível ter em mãos relatórios detalhados sobre cada etapa do serviço.

Assim, você pode basear suas decisões em dados precisos que podem realmente impactar, em pouquíssimo tempo, seu projeto.

Quer um exemplo?

Digamos que a parte hidro sanitária tenha problemas com um fornecedor específico.

Por isso, na última semana, o trabalho da equipe se manteve bem atrás do cronograma. Como resolver?

Primeiro, obter essa informação só seria possível com auxílio de um relatório aprofundado.

Segundo, o documento serviria de base para entender o que seria necessário mudar (fornecedor, qualidade do produto e prazo de entrega).

Tudo de forma ágil, através da integração entre back-office e canteiro de obras, com informações e relatórios que ficam à salvo na nuvem — podendo ser acessados a qualquer momento.

Lidar com imprevistos

Uma obra é um local repleto de imprevistos. Se já acontece em uma reforma residencial, em um projeto de grandes proporções é ainda mais frequente.

A vantagem de uma boa gestão de obras é que permite o desenvolvimento de saídas para vários imprevistos.

Assim, você e seu time possuem planos B, C (e etc.) que vão facilitar a tomada de decisões. Aqui, o acesso à informações atualizadas em tempo real também contribui para ações assertivas e que causem impacto em curto prazo.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de obras na construção civil?

Uma ação certeira para garantir uma boa gestão de obras  é contar com um software de gestão de obras especializado, que permite o controle total de escopo, prazos, custos, contratos, documentação e fluxo de caixa.

Esse recurso possibilita o acompanhamento detalhado de cada etapa de obras e empreendimentos.

É possível fazer a gestão completa, desde o planejamento até a execução, entregando no prazo e dentro do orçamento previsto.

Também é importante que a tecnologia de gestão escolhida mostre o cronograma de atividades, além de fazer o dimensionamento de equipamento e mão de obra necessários.

Por que investir em um software para gestão de obras?

A decisão de colocar a sua empresa em outro patamar na construção civil, apoiada por um sistema de gestão, pode fazer toda a diferença para seu negócio. No entanto, sabemos que é um passo complexo.

Mas saiba que muitas organizações vêm mudando sua mentalidade e encontrando grandes benefícios.

Uma pesquisa da U.S. Chamber of Commerce viu que 70% dos empreiteiros acreditam que o uso da tecnologia pode melhorar a produtividade, o cronograma de construção e ainda melhorar a segurança no canteiro de obras.

Ainda há muitos outros benefícios que, na prática, podem transformar suas entregas. Confira alguns deles:

Integração de dados

O software lhe dá mais poder de integrar setores e centralizar o armazenamento e o processamento de dados.

Dessa forma, cada execução é mapeada e sua performance fica registrada para leitura posterior.

Além disso, documentos são armazenados com total segurança e hierarquia de acessos, impedindo que pessoas não autorizadas os visualizem e editem.

Há ainda como estabelecer regras para criação de cópias, bem como compartilhamento dos documentos.

Relatórios

O software fornece um recurso moderno para criação de relatórios personalizados e detalhados, que permite uma visualização extensa de cada execução.

Além disso, os dados ficam disponíveis em dashboards que podem ser acessados a qualquer momento por qualquer um do time que tenha acesso à ferramenta. 

É uma forma de controlar as entregas e garantir que o escopo do projeto seja cumprido, bem como as obrigações em relação ao cronograma e ao orçamento.

Automação de processos 

Tarefas repetitivas e manuais, que pesavam nos ombros do seu time, podem ser automatizadas com as funcionalidades de automação.

Um exemplo é a possibilidade de criar agendas de tarefas para o time envolvido, excluindo a necessidade de reuniões que prejudicam a rotina produtiva do funcionário.

Gestão de dados e informações

O uso de um sistema possibilita melhor controle do fluxo de informações, bem como do compartilhamento de dados e documentos.

Assim, é possível integrar os responsáveis e envolvidos sobre cada etapa do andamento da obra, reforçando o controle do plano de ações.

Orçamentos mais precisos

Todos sabem que o orçamento é uma parte vital da obra, criado antes mesmo dela começar. É necessário aliar qualidade com um custo acessível para a empresa.

O software auxilia nessa parte com funcionalidades específicas, contribuindo em uma precificação assertiva de cada parte do projeto. Assim, você integra em um documento todas as estimativas de gastos — além de poder criar padrões para utilizar em diversos empreendimentos.

Execução do cronograma 

Com maior controle sobre os processos e sobre as informações, fica mais fácil se ater ao cronograma preestabelecido, cumprindo com os objetivos originais do escopo do projeto.

Tudo por meio de uma linha do tempo que dá maior poder de visualização e entendimento sobre as tarefas feitas e as que ainda vão ser concluídas, relacionando com disponibilidade de insumos e também de equipe.

Gestão da qualidade

Com tamanho controle, você acaba refinando as execuções de forma a reduzir falhas. Assim, estabelece um excelente nível de qualidade em cada etapa do projeto.

A integração de informações também auxilia nesse ponto, reduzindo os riscos de que imprevistos abalem o seu planejamento.

Tecnologias TOTVS para Construção

A TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil, possui um portfólio de tecnologias em sistemas de gestão para o segmento da construção civil voltado tanto para construtoras como incorporadoras e mercado imobiliário. 

Com o TOTVS Construção, você tem uma solução completa e robusta para atender todas as demandas estratégicas do setor de construção civil.

O ERP para construção oferece maior controle sobre prazos, custos, contratos e toda documentação.

Assim, você ganha eficiência do planejamento à execução do projeto, conquistando maior eficiência na gestão de obras.

Não é à toa que 8 das 20 maiores construtoras do Brasil são clientes e utilizam o TOTVS Construção em seu dia a dia.

Além do ERP especializado, a TOTVS oferece dois aplicativos para uma melhor gestão de obras: o Minha Obra e o Meu Imóvel. 

O Minha Obra é um aplicativo desenvolvido para trazer máxima mobilidade para construtoras e incorporadoras para gerir empreendimentos, permitindo um controle detalhado dos recursos em tempo real. 

Já o Meu Imóvel também é uma plataforma digital em aplicativo, que garante mais autonomia e gestão de custos na obra. Nele, é possível baixar boletos e documentos com um atendimento 100% mobile. 

Que tal adotar essas soluções para modernizar seu gerenciamento de obras, com apoio e total suporte da TOTVS para que sua empresa entregue empreendimentos com máxima qualidade, menores custos e muita eficiência?

Conheça as soluções completas da TOTVS para uma melhor gestão de sua obra!

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Conclusão

Como vimos, uma gestão de obras eficiente é essencial para a condução e conclusão de um projeto.

Pensando nisso, a implementação de tecnologias especializadas podem ser a solução ideal para automatizar processos e garantir mais produtividade.

Ferramentas que atuem desde o planejamento até a execução, para que as entregas sejam feitas dentro do prazo e dentro dos custos previstos.

Assim, você tem mais controle sobre os materiais, cronograma e as atividades dos profissionais, o que pode ajudar a antecipar problemas e principalmente, reduzir custos.

Entenda mais sobre como esse sistema pode ajudar sua empresa a conquistar mais clientes e a entregar projetos de forma mais eficiente e garantindo a qualidade do trabalho.

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