Fluxo de trabalho é um conceito importante em qualquer organização, pois um bom workflow garante processos mais ágeis e eficientes.
Ele envolve a criação de uma série de passos que devem ser seguidos para completar tarefas ou projetos.
Você sabia que os gestores gastam 62% das suas jornadas de trabalho com a organização do que deve ser realizado na empresa? Será que é possível otimizar esse tempo?
Neste artigo, vamos explorar o que é fluxo de trabalho, sua importância para as empresas e como montar um workflow bem-sucedido dentro de sua organização.
Finalmente, listamos algumas dicas sobre como montar um fluxo de trabalho para o máximo desempenho.
Acompanhe!
O que é fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho ou workflow é um conjunto definido de passos e processos que devem ser seguidos para completar tarefas específicas e atingir metas.
Para que seja eficiente, ele deve coletar informações para conseguir priorizar e alocar os recursos, definir responsabilidades e prazos para cada membro da equipe, assim como monitorar e aprovar o progresso dos times.
Em última instância, o objetivo do fluxo de trabalho é criar um processo racionalizado que permita o atingimento das metas traçadas pelo negócio.
Vale destacar, porém, que workflow não é o mesmo que fluxograma, ok?
O que é um fluxograma de fluxo de trabalho?
Um fluxograma de fluxo de trabalho é uma representação gráfica das etapas de um workflow.
Ele pode incluir caixas representando cada passo, setas indicando a ordem dos passos e números indicando o tempo estimado para a conclusão de cada passo.
Desta forma, todos os envolvidos podem facilmente ver quais tarefas precisam ser concluídas e quanto tempo elas levarão.
Entendeu o que é fluxo de trabalho e fluxograma? Então vamos pensar em seu funcionamento!
Como funciona um fluxo de trabalho?
Quais são as etapas do fluxo de trabalho? Essa é a principal pergunta relacionada ao funcionamento de um workflow.
Essa sequência estruturada de processos realizados dentro de um setor da empresa pode ser separada em três estágios.
O primeiro estágio é o planejamento, que envolve a concepção e a coleta de dados e informações, o recebimento de solicitações e, por fim, a priorização e a alocação de recursos.
Na sequência, temos a execução das atividades, com seu desenvolvimento e revisão, acompanhados do monitoramento do progresso.
Por fim, temos a revisão, que inclui a aprovação do resultado daquele fluxo e a geração de relatório.
Nos dias de hoje, vemos muitas soluções de automação de fluxos de trabalho para otimizar essas etapas e facilitar seu gerenciamento.
Para quem esse processo é indicado?
O workflow é adequado para qualquer organização que queira aumentar a eficiência, diminuir os custos e reduzir o tempo necessário para completar os processos.
Ele é especialmente relevante para equipes e departamentos, pois contribui para atingir as suas metas mais fácil e rapidamente.
No caso de empresas que adotam soluções tecnológicas, a automação de tarefas repetitivas facilita a identificação de gargalos no gerenciamento do fluxo de trabalho, o que leva à melhoria constante.
Com as atividades automatizadas, os membros da equipe podem se concentrar em problemas mais complexos, certo?
Isso é só um motivo para adotar essa prática em sua empresa. Vamos nos aprofundar em qual a importância do fluxo de trabalho?
Qual a importância do fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho é essencial para as empresas que desejam permanecer competitivas no mercado. Para entender melhor isso, veja alguns dados do “Índice Anatomia do Trabalho Global“, elaborado pelo Asana.
A empresa entrevistou mais de 10 mil funcionários ao redor do mundo para entender o que funciona ou não dentro das organizações. Alguns insights são muito interessantes:
- Gestores gastam 62% das horas de trabalho com os pormenores organizacionais;
- 24% dos trabalhadores acham que o excesso de reuniões acarreta a perda dos prazos;
- 45% dos entrevistados acreditam que a definição de responsabilidades mais claras surtiriam o mesmo efeito de uma reunião.
Todas as questões são sensíveis e tratam sobre um trabalho pouco eficaz de gestores e equipes. E como otimizar o dia a dia? Com a implementação e o gerenciamento do fluxo de trabalho!
Os benefícios são inúmeros, como:
- Monitorar mais facilmente o progresso e os resultados das atividades;
- Aprimorar a produtividade sem comprometer a qualidade e os custos;
- Otimizar a alocação de recursos, a coordenação e a comunicação dos membros de uma equipe;
- Aumentar a visibilidade do projeto e, consequentemente, a eficiência na execução das tarefas;
- Reduzir os trabalhos duplicados e a coleta manual de informações, bem como eliminar a compartimentalização de dados;
- Contribuir para que os líderes tomem decisões mais inteligentes, devido à centralização proporcionada pela ferramenta de fluxo de trabalho adotada.
Diante de tantos benefícios, você já deve estar em busca de um programa para fluxo de trabalho, certo? Antes de entrar neste ponto, vamos exemplificar alguns workflows!
Fluxo de trabalho: exemplos
Imagine que sua empresa possui um software de fluxo de trabalho. Você organizou o workflow com os três estágios mencionados (planejamento, execução e revisão).
No setor de relacionamento com o cliente, um workflow de solicitação do consumidor poderia ser assim:
- Cliente envia uma solicitação ou feedback.
- A solicitação é processada em seu CRM e encaminhada automaticamente à equipe responsável (se for uma solicitação de vendas, para a equipe de vendas e seu software específico).
- A equipe tentará solucionar o problema do cliente.
- É realizado o monitoramento do progresso, e as equipes podem acessar em tempo real as informações atualizadas na ferramenta de fluxo de trabalho.
- A solução final é enviada ao cliente pela equipe e, caso não seja satisfatório, ocorre o retorno da solicitação para a etapa de desenvolvimento e revisão.
- É gerado um relatório sobre o pedido do cliente, que mede o impacto geral do fluxo de trabalho de feedback.
Vamos a outro fluxo de trabalho? O exemplo dos pós-contratação de funcionários é bem simples:
- O profissional foi aprovado no processo seletivo e recebe um e-mail de boas-vindas;
- O setor de RH insere as informações pessoais do funcionário no banco de dados empresarial;
- Os procedimentos legais são adotados, desde a assinatura da CLT até a emissão de benefícios (vale-transporte, vale-refeição etc.);
- O novo funcionário é apresentado aos outros membros da equipe;
- O gestor da equipe já acionou o departamento para preparar os materiais de trabalho que ele precisará, tais como acesso ao sistema, computador, conta de e-mail etc.;
- O profissional será treinado para que exerça suas funções de trabalho.
Entendeu melhor o gerenciamento de fluxo de trabalho, exemplos e ações em cada um deles?
Então é hora de montar seu próprio workflow!
Como montar um fluxo de trabalho eficiente?
Aprender como montar um fluxo de trabalho é o desafio para a maioria das empresas, pois requer uma boa compreensão de seus processos e uma estrutura organizada.
Por isso, a primeira ação é coletar informações e discutir com a equipe.
Colete informações e discuta com a equipe
Este é o primeiro passo para entender a forma de trabalho interna e projetar um fluxo eficiente. O objetivo desta fase deve ser definir processos, tarefas, etapas de sequência e resultados.
Ao mapear os processos e discutir com os membros da equipe, será mais fácil identificar pontos que podem ser melhorados e otimizados.
Afinal, são os profissionais que podem apontar as dificuldades e os gargalos, certo?
Faça o planejamento do projeto
Uma vez que os processos tenham sido identificados, é hora de iniciar o planejamento do projeto. Isto envolve definir os resultados, estabelecer prazos e atribuir tarefas aos membros da equipe.
Neste estágio, é importante considerar quais ferramentas de fluxo de trabalho serão usadas, tais como o software ou aplicativos.
Além disso, o planejamento deve ter um propósito. Será ganho de performance dos times, redução de desperdício ou aumento de rentabilidade do projeto?
Ao selecionar as ferramentas certas e estabelecer um plano detalhado com objetivos claros, o workflow será bem organizado e eficiente.
Defina os responsáveis pelas entregas
Para que um fluxo de trabalho seja bem-sucedido, é essencial definir quem será responsável por cada tarefa.
Os responsáveis devem ter uma compreensão clara das metas e tarefas do projeto para que possam trabalhar para alcançá-las em tempo hábil.
Ao definir estes papéis, haverá menos confusão e duplicação de tarefas.
Não se esqueça de dar autonomia aos colaboradores
Seguindo a dica anterior, o profissional deve ter clareza sobre suas responsabilidades e também autonomia para tomar decisões e resolver problemas.
Isto os ajudará a se apropriarem do projeto e se sentirem mais motivados a completar as tarefas dentro do prazo. Ou seja, serão capazes de trabalhar de forma mais eficiente e produtiva.
Defina o que é prioridade
Um workflow de sucesso precisa trabalhar com prioridades, porque são inúmeras tarefas em cada etapa.
Ao estabelecer quais atividades devem ser concluídas primeiro, a equipe pode permanecer no caminho certo com o projeto e concluí-lo de forma oportuna.
A priorização também ajudará a reduzir a confusão e a duplicação de trabalho.
Centralize e facilite a comunicação
Outro ponto essencial para um fluxo bem sucedido é ter um plano de comunicação eficaz.
Isto pode ser feito criando canais de comunicação entre os membros da equipe e estabelecendo horários de reunião.
Ao centralizar o processo de comunicação, será mais fácil para o gestor realizar o acompanhamento e o gerenciamento do fluxo de trabalho.
Para os profissionais, essa centralização é o que garante que todos estão alinhados ao longo do tempo.
Acompanhe o desempenho e mensure resultados
É importante rastrear o desempenho e medir os resultados do workflow, pois isso ajuda a identificar áreas problemáticas e que precisam de melhorias.
Ao acompanhar o progresso e entender o desempenho geral, o gestor consegue otimizar os processos e melhorar a eficiência.
Invista na automação de processos
A automação de fluxos de trabalho é uma ótima maneira de aumentar a eficiência e reduzir o trabalho manual.
De acordo com o McKinsey Global Institute, cerca de 50% das atividades atuais da força de trabalho poderiam ser automatizadas. Em essência, são funções burocráticas que, em muitos casos, integram um fluxo.
Por isso, investir em processos como e-mails automatizados, software de gerenciamento de tarefas e ferramentas de entrada de dados pode ajudar a agilizar o workflow e economizar tempo.
Ao automatizar certas tarefas, será mais fácil focar em outras tarefas que requerem mais atenção.
Como você acabou de ver, na hora de aprender como montar um fluxo de trabalho, é possível utilizar a tecnologia para otimizar os processos internos.
Uma delas é a TOTVS Assinatura Eletrônica!
TOTVS Assinatura Eletrônica
Quando se trata de otimizar os processos internos e melhorar o fluxo de trabalho de uma empresa, a tecnologia pode ser um bem inestimável.
Uma das ferramentas mais importantes que as empresas podem usar é o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Esta solução de assinatura eletrônica permite aos usuários assinar e autenticar documentos online com segurança e validade jurídica.
Ela contribui para reduzir o trabalho manual e racionalizar o workflow relacionado à gestão documental.
Veja uma breve apresentação da solução:
Com alto padrão de criptografia e possibilidade de utilizar ou não certificados digitais, a ferramenta fornece às empresas uma maneira fácil de lidar com o fluxo documental, economizando tempo e dinheiro.
Além disso, ela possui tecnologia mobile e conformidade à LGPD!
Com a automação de workflow e a digitalização de processos, conte com a TOTVS para facilitar a assinatura e a gestão dos documentos assinados.
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Conclusão
Definir bons fluxos de trabalho é essencial em qualquer empresa que deseja executar projetos de sucesso.
Para tanto, o gestor deve estabelecer papéis claros, dar autonomia aos funcionários para tomar decisões, facilitar a comunicação, medir resultados, investir em automação de processos, dentre outras práticas.
Soluções como a TOTVS Assinatura Eletrônica podem ser incorporadas no workflow para aumentar a eficiência e otimizar os processos.
Afinal, a tecnologia é uma importante aliada das empresas quando o assunto é atingir metas de forma mais rápida e efetiva, resultando em maior eficiência, produtividade e sucesso.
Com as melhores práticas e as ferramentas certas, as organizações conseguem alavancar suas operações e atingirem um alto nível de competitividade.
Veja como a automação de processos pode contribuir para seu sucesso!
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