Funções do RH e departamento pessoal: entenda o papel de cada área e como integrá-las

É normal surgirem dúvidas quando falamos sobre as funções do RH e do departamento pessoal, já que as duas áreas estão ligadas à gestão de pessoas. 

Dentro de uma empresa, os dois setores acabam sendo fundamentais para o bom relacionamento entre empregador e funcionário.

Entender as funções e as diferenças entre o RH e o departamento pessoal é um fator decisivo para manter as atividades em ordem e garantir o desenvolvimento tanto dos colaboradores, quanto da empresa em geral. 

A confusão entre as áreas serem ou não a mesma coisa acontece principalmente pelo fato de o RH e o departamento pessoal trabalharem juntos, dividindo muitas vezes o mesmo espaço. 

Como os dois departamentos cuidam diretamente do quadro de funcionários, é muito comum que suas responsabilidades se misturem e causem enganos. 

Para entender melhor as diferenças entre eles, preparamos um conteúdo mostrando as especificidades de cada uma das áreas. Acompanhe as informações a seguir. 

Tem diferença entre RH e departamento pessoal?

Sim. Embora as duas áreas sejam responsáveis pelo relacionamento entre os colaboradores e a empresa, cada uma delas possui funções bem definidas, que se complementam na rotina de trabalho uma da outra.

Para ajudar a compreender a diferença entre RH e departamento pessoal, precisamos saber como funciona a rotina de cada uma das áreas.

Começando pelo RH, que é quem cuida da parte estratégica da gestão de pessoas. É onde se organizam os processos seletivos e a avaliação do quadro de funcionários existente, para manutenção de futuras contratações.

Já o departamento pessoal é onde os assuntos burocráticos são tratados, ou seja, tudo que tenha relação com a contratação, como folha de pagamento, benefícios e férias. 

O DP fica encarregado das atividades que envolvem a legislação trabalhista, então é também responsável pela comunicação com o jurídico da empresa. 

Quais são as funções do RH?

Como dito, o RH fica responsável pela parte administrativa da gestão de pessoas. É através dele que nota-se a necessidade de aumento ou diminuição de colaboradores, além de manter a comunicação clara e objetiva entre as áreas. 

As funções do RH são bem claras e em um ambiente bem estruturado, se distinguem completamente das atividades do departamento pessoal. Veja alguns exemplos:

Recrutamento e seleção

Avaliar as necessidades das áreas para abrir vagas é uma das principais funções do RH. Todo o processo de recrutamento e seleção é realizado de acordo com a demanda do departamento em questão. 

Aqui, o responsável pelo RH deve buscar um perfil que cumpra os requisitos técnicos da vaga, mas que também esteja alinhado com os valores da empresa. 

O processo completo vai desde a divulgação da vaga, até a apresentação do novo colaborador aos seus colegas de trabalho após contratado. 

Onboarding de funcionários

Falando sobre apresentação, também é papel do RH fazer o onboarding, ou seja, a integração de um novo funcionário com sua equipe de trabalho. 

O período inicial de um funcionário deve ser acompanhado de perto pelo RH para garantir uma transição tranquila, tanto para o novo integrante, quanto para o restante do time. 

Avaliação de desempenho e elaboração de estratégias

A avaliação de desempenho é fundamental para que o RH possa fazer a manutenção das equipes. Através desses dados é possível elaborar estratégias de treinamento, além de entender as dores individuais de cada funcionário.

Com esses resultados em mãos, o profissional de RH tem mais autonomia para adequar e modificar pontos necessários de cada área, garantindo o desenvolvimento da empresa e de seus funcionários. 

Treinamento e desenvolvimento

Outra função de grande importância para o RH é a aplicação de treinamento para desenvolvimento profissional. 

As avaliações de desempenho fornecem as informações necessárias para que o RH entenda o que pode ser feito em cada área para aumentar a produtividade e desenvolvimento.

Com treinamentos adequados, a capacitação de funcionários ocorre de forma homogênea e concisa, garantindo o crescimento geral da empresa.  

Isso pode ser feito através de cursos de especialização, workshops e participação em eventos específicos de cada setor.

Retenção de talentos

A retenção de talentos está diretamente ligada às estratégias de gestão de pessoas. Após a contratação, o RH deve garantir que tudo que foi combinado durante as entrevistas seja de fato cumprido. 

Além disso, é de extrema importância ter conhecimento do setor em que a empresa atua, para garantir que as atividades e os salários estejam competitivos. Isso contribui para a valorização do profissional e, consequentemente, para a retenção de talentos.

Por último, também é necessário manter um ambiente adequado e agradável. Funcionários que se sentem respeitados em seu local de trabalho, tendem a exercer suas atividades de melhor forma.

Plano de cargos e salários

Todas as áreas precisam da definição de um plano de cargos e salários adequado e competitivo no mercado de trabalho. Essa estratégia deve ser desenhada junto ao diretor da área ou CEO da empresa.

É através desse plano que o funcionário sabe quais são suas opções de crescimento dentro da empresa e o que deve fazer para avançar em sua carreira. 

Pesquisa de clima organizacional

A pesquisa de clima organizacional é uma espécie de termômetro para medir o nível de satisfação dos funcionários com a empresa. 

Uma das funções do RH é fazer pesquisas regulares como essa para entender possíveis problemas e achar soluções assertivas para todos os colaboradores.

Quais são as principais funções do departamento pessoal?

Assim como o RH, as funções do departamento pessoal também estão inteiramente ligadas à gestão de pessoas, mas com o adicional burocrático das tarefas. Veja as principais delas:

Admissão e desligamento de colaboradores

Após a escolha do candidato pelo RH, o departamento pessoal entra no processo de admissão. Ele fica responsável pelo pedido de documentos de admissão, assinatura de contratos  e exames médicos.

Quando ocorre o desligamento, o DP também entra em ação após a comunicação do RH. Esse processo é um pouco mais demorado e pode ser bem complexo, dependendo da forma de demissão do funcionário. 

Aqui, o DP fica responsável pelo término do contrato, garantindo que todos os benefícios sejam pagos, assim como todos os requisitos previstos pelas leis trabalhistas sejam realizados corretamente. 

Como é um momento delicado, o profissional precisa estar atento à parte jurídica, para que nenhum erro aconteça, evitando assim futuros processos judiciais contra a empresa.  

Confira a seguir as principais funções do departamento pessoal.

Folha de pagamento

O fechamento da folha de pagamento também faz parte da rotina do DP, sendo uma das atividades mais importantes do seu dia a dia. 

É na folha de pagamento que são calculados o salário, as retenções de imposto, as horas trabalhadas e os descontos devidos por lei. 

Controle de ponto e banco de horas

O controle de ponto e o banco de horas também são de responsabilidade do departamento pessoal, uma vez que são condições obrigatórias previstas no artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis de Trabalho).

Segundo a legislação, empresas com mais de 20 funcionários que atuam sob o regime CLT devem fazer esse controle.

O profissional do DP deve ter atenção aos dados, evitando problemas que reflitam na folha de pagamento do funcionário. 

Controle de férias

O controle de férias é uma parte importante da gestão do departamento pessoal, visto que deve ser feito de forma a não prejudicar nenhuma área por falta de funcionários. 

Além disso, é importante que o DP mantenha uma lista atualizada de licenças e ausências de todos os setores.

O ideal é manter o controle de férias em uma planilha automatizada, prevendo as datas de saída e retornos de todos os funcionários, de acordo com as necessidades de cada área. 

Gestão de benefícios

Uma boa gestão de benefícios é importante para reter os talentos da empresa, sendo um dos principais fatores na decisão de aceitar ou não propostas de trabalho. 

Por isso, o DP deve ter atenção especial ao cumprimento de todas as normas. Além disso, em parceria com o RH, o DP pode definir quais são os benefícios oferecidos conforme as necessidades do time. 

Desligamento de funcionários

O DP também tem um papel central no processo de desligamento de colaboradores, principalmente no que se refere à rescisão do contrato de trabalho e cálculo demissional.

O profissional precisa calcular com atenção as verbas rescisórias, que podem envolver:

• Saldo de salário;
• Décimo terceiro proporcional;
• Férias;
• FGTS;
• Multa rescisória (se for o caso);
• Cálculos adicionais que sejam proporcionais ao tempo de trabalho.

A gestão desses cálculos é fundamental para garantir um desligamento justo e dentro da lei.

A área também precisa enviar dados aos órgãos responsáveis, gerando as documentações necessárias no encerramento do contrato de trabalho, informando que a relação empregado-empregador se finda. 

Como o RH e o departamento pessoal se complementam?

As funções do RH e departamento pessoal acabam se complementando em todos os níveis. O processo de contratação, por exemplo, é iniciado pelo RH e finalizado pelo DP, assim como os desligamentos. 

Durante a adaptação do funcionário ao seu novo local de trabalho, as duas áreas também trabalham juntas para garantir a integração, ao mesmo tempo que controlam as atividades e a produtividade da pessoa em questão.

Na rescisão de contratos, as duas áreas precisam atuar de maneira integrada para garantir um processo de desligamento humanizado e ao mesmo tempo seguir todas as normas trabalhistas, evitando problemas futuros para a empresa.

Resumidamente, em todos os processos que envolvem a jornada do colaborador, RH e DP trabalham juntos para garantir o melhor resultado para a corporação e para o funcionário. 

Como melhorar o diálogo entre RH e departamento pessoal?

Como as funções do RH e departamento pessoal se complementam, o diálogo deve acontecer de forma natural. Mas é possível melhorar a comunicação entre as duas áreas com alguns passos básicos.

Listamos dicas valiosas para garantir uma integração eficiente entre as duas áreas. Confira a seguir.

1. Estabeleça canais de comunicação abertos e contínuos

Criar canais formais e informais para troca de informações ajuda a alinhar expectativas, evitar retrabalho e agilizar decisões.

Na prática, é possível implementar processos informais dentro da empresa, que facilitem essa troca de informações entre os setores.

2. Promova alinhamentos periódicos entre as equipes

Além de manter o diálogo sempre aberto, é importante que as duas áreas estejam atualizadas quanto às atividades uma da outra. Para que isso ocorra, pode-se realizar reuniões periódicas, por exemplo.

Esses encontros fortalecem a visão integrada e reduzem falhas de comunicação. Neles, é possível trocar sobre processos, demandas e mudanças legais nos direitos trabalhistas ou em políticas internas que impactam a rotina da gestão de pessoas.  

3. Incentive o conhecimento das rotinas de cada área

Quando RH e departamento pessoal entendem melhor as responsabilidades um do outro, a colaboração se torna mais estratégica. 

Compartilhar fluxos, indicadores e desafios contribui para decisões mais assertivas e processos mais eficientes. Além disso, facilita a otimização operacional e garante uma gestão de pessoas voltada para resultados. 

4. Estimule a integração e o relacionamento entre os times

Além de entender as funções do RH e departamento pessoal, é preciso que os times estejam integrados. Por isso, estimular a integração das áreas é um ótimo método para que não haja ruídos na comunicação. 

Confraternizações e atividades em grupo podem ser uma solução interessante para evitar este tipo de problema.

5. Use a tecnologia para integrar RH e departamento pessoal

Soluções tecnológicas ajudam a centralizar informações, automatizar processos e garantir que ambas as áreas trabalhem com dados atualizados e confiáveis. 

Sistemas de gestão integrados, por exemplo, facilitam a comunicação, reduzem erros e fortalecem a atuação conjunta, passos essenciais para evoluir a gestão de pessoas.

Potencialize as funções do RH e departamento pessoal com a TOTVS

Quando RH e departamento pessoal atuam de forma integrada, os processos se tornam mais ágeis, estratégicos e eficientes. 

Os sistemas para RH da TOTVS ajudam a unificar informações, automatizar rotinas operacionais e melhorar a comunicação entre as áreas, reduzindo retrabalho e aumentando a produtividade dos setores. 

Com as soluções da TOTVS, é possível centralizar dados de colaboradores, otimizar admissões e rescisões, gerenciar folha de pagamento, acompanhar indicadores de desempenho e apoiar decisões mais estratégicas na gestão de pessoas. 

Além disso, a integração entre módulos garante mais segurança, conformidade legal e visão completa da jornada do colaborador, contribuindo para um RH e um departamento pessoal muito mais eficientes. 

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Conclusão

Entender as funções do RH e departamento pessoal e como elas se complementam é essencial para construir uma gestão de pessoas mais eficiente, integrada e alinhada aos objetivos do negócio. 

Neste conteúdo, você conheceu as rotinas de cada setor e conferiu dicas para melhorar a comunicação entre eles, criando uma gestão realmente integrada. 

Como vimos, enquanto o DP garante a conformidade e a organização dos processos trabalhistas, o RH amplia o olhar estratégico, fortalece o desenvolvimento de talentos, a cultura organizacional e o clima interno.

Quando essas áreas atuam em sintonia, sua empresa ganha em produtividade, segurança, engajamento e capacidade de crescimento.

Para aprofundar o tema, aproveite para conferir também o nosso conteúdo sobre rotinas do Departamento Pessoal e entenda como otimizar ainda mais os processos dessa área