8 rotinas do departamento pessoal e como organizá-las

As rotinas do departamento pessoal (DP) são essenciais para o funcionamento de qualquer empresa. 

Além de gerenciar todos os aspectos burocráticos relacionados aos colaboradores, o setor garante o cumprimento de normas internas e leis trabalhistas.

Perceba que, por isso, ela se difere do setor de RH, que é responsável pela gestão estratégica de pessoas, e não pela burocracia em si.

De toda forma, são inúmeras atividades que exigem atenção, conhecimento e organização e impactam diretamente na satisfação, na produtividade e na retenção dos funcionários.

Está pensando em quais são as 6 funções do departamento pessoal? Pois já te dizemos que não são apenas seis!

Neste artigo, vamos apresentar as 8 principais rotinas do setor e como organizá-las de forma eficiente. Acompanhe!

Quais são as principais rotinas do departamento pessoal?

As rotinas do departamento pessoal podem variar de acordo com o porte, o segmento e a cultura da empresa. 

Seu objetivo é garantir o cumprimento correto do contrato de trabalho e respeitar a legislação trabalhista e previdenciária.

Considerando isso, existem algumas atividades que são comuns à maioria das organizações. Veja quais são elas:

1. Processos de admissão

O processo de admissão é a primeira etapa da relação entre o funcionário e a empresa. Ele consiste em realizar todas as formalidades necessárias para a contratação do colaborador, como:

1. Solicitar e conferir os documentos pessoais e profissionais;
2. Elaborar e assinar o contrato de trabalho;
3. Registrar a carteira de trabalho e o relógio-ponto;
4. Emitir o crachá e o uniforme;
5. Realizar o exame admissional;
6. Cadastrar o funcionário no sistema de folha de pagamento e nos benefícios;
7. Integrar o funcionário à equipe e à cultura da empresa.

O processo de admissão deve ser feito com agilidade e precisão, para evitar erros que possam gerar problemas legais ou desmotivação do novo colaborador.

2. Demissões e desligamentos

Outra função do departamento pessoal é o processo de demissão ou desligamento. A última etapa da relação entre o colaborador e a empresa é um momento delicado, mas necessário. 

Nesta situação, o setor é responsável por todas as formalidades necessárias para a rescisão do contrato de trabalho. Isso inclui:

1. Comunicar a decisão ao funcionário e ao sindicato da categoria;
2. Calcular e pagar as verbas rescisórias, obedecendo ao aviso prévio;
3. Realizar o exame demissional;
4. Dar baixa na carteira de trabalho e no relógio-ponto;
5. Recolher o crachá e o uniforme;
6. Desligar o funcionário do sistema de folha de pagamento e dos benefícios;
7. Emitir os documentos de rescisão, como a guia do seguro-desemprego e a chave do FGTS.

Com respeito e transparência, essa etapa ocorre com mais tranquilidade e evita conflitos ou ações trabalhistas.

3. Controle de ponto

O controle de ponto é a rotina do departamento pessoal que registra a jornada de trabalho dos funcionários, como horário de entrada, saída, intervalos, horas extras, faltas, atrasos etc. 

Obrigatório por lei na maior parte dos casos, ele pode ser feito por meio de sistemas eletrônicos, mecânicos ou manuais. 

Atualmente, a adoção do ponto eletrônico digital facilita bastante umas das principais rotinas do departamento pessoal.

Afinal, a tecnologia contribui para garantir o cumprimento da carga horária estabelecida no contrato de trabalho, bem como para calcular os pagamentos e os descontos referentes à jornada dos funcionários.

4. Gestão da folha de pagamento

Uma das atividades de departamento pessoal considerada muito burocrática é a gestão da folha de pagamento.

Imagine que Débora é a funcionária do DP responsável por essa rotina. 

É ela quem calcula e paga os salários dos funcionários. Para tanto, precisa considerar os dados do controle de ponto, os benefícios, os encargos sociais, os impostos, as contribuições sindicais etc.

Isso demanda do profissional muita atenção, rigor e pontualidade, para evitar erros que possam prejudicar os funcionários ou a empresa.

5. Gestão de benefícios

A gestão de benefícios é a rotina que administra as vantagens concedidas aos funcionários além do salário, como vale-alimentação, vale-transporte, plano de saúde e odontológico, seguro de vida, participação nos lucros e outros.

De acordo com pesquisa da Gartner, 47% dos líderes de RH apontam que a experiência dos funcionários é uma prioridade para 2023. E isso inclui comunicar opções de benefícios!

Neste aspecto, o setor deve elaborar uma política para apoiar a atuação estratégica do departamento de Recursos Humanos. 

Afinal, os benefícios são uma forma de diminuir o turnover e reter talentos.

E como fazer isso? 

A atividade deve ser executada com critério e equidade para atender às necessidades e às expectativas dos funcionários e gerar economia e competitividade para a empresa.

6. Planejamento de férias

Outro processo de departamento pessoal que demanda atenção é a organização do período de descanso dos funcionários.

O planejamento de férias deve ser feito conforme o previsto na legislação trabalhista e na política interna da empresa. 

Para tanto, o responsável pela tarefa deve:

• Emitir o recibo de férias e a guia do INSS;
• Substituir o funcionário durante as férias;
• Calcular e pagar o valor das férias, acrescido de um terço;
• Negociar o período das férias com o funcionário e com o gestor da área;
• Avisar o funcionário sobre o direito às férias com antecedência mínima de 30 dias.

7. Gerenciamento de tributos

O gerenciamento de tributos é uma das principais rotinas do departamento pessoal. 

Ela envolve recolher os tributos relacionados à folha de pagamento, como INSS, FGTS, IRPF e PIS, bem como a emissão e a entrega das obrigações acessórias, como CAGED, RAIS, DIRF e eSocial.

Na execução desta atividade, o responsável deve considerar também a atuação dos sindicatos e o disposto nas convenções coletivas, certo?

Uma boa gestão tributária neste aspecto é fundamental para evitar multas e outras sanções do Fisco.

8. Manutenção do compliance trabalhista

Quando pensamos em quais as rotinas do departamento pessoal, é inevitável falar da manutenção do compliance trabalhista.

Esta atividade é um dos principais objetivos do setor, que é responsável por verificar e assegurar o cumprimento das normas legais e internas que regem as relações de trabalho na empresa. 

Ela envolve ações como:

• Prevenir e solucionar conflitos trabalhistas;
• Revisar os contratos de trabalho e os acordos coletivos;
• Fiscalizar o cumprimento das normas de segurança e saúde no trabalho;
• Capacitar os funcionários sobre as regras e os procedimentos da empresa;
• Acompanhar as mudanças na legislação trabalhista, como ocorreu na Reforma Trabalhista.

Neste ponto, o setor deve ficar muito atento aos sistemas oficiais para a transmissão das obrigações. 

SEFIP, Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), e Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), são apenas alguns exemplos.

A manutenção do compliance trabalhista deve ser feita com frequência e rigor, para evitar riscos jurídicos ou reputacionais para a empresa.

Entendeu quais as demandas do departamento pessoal? Então vamos ver como organizá-las para ganhar eficiência na rotina empresarial!

Como organizar as rotinas do departamento pessoal?

As atividades de departamento pessoal são complexas e exigem um alto nível de organização. 

Para que elas sejam realizadas com eficiência e qualidade, é preciso adotar algumas boas práticas, como:

Contrate profissionais qualificados

O departamento pessoal requer profissionais capacitados e atualizados sobre as questões trabalhistas. 

Por isso, é importante investir na contratação e na capacitação de pessoas que tenham conhecimento técnico, experiência prática e habilidades comportamentais para atuar nessa área.

Invista na comunicação entre as áreas

Um setor que trata diretamente das questões burocráticas de seu principal ativo – as pessoas – precisa se comunicar com as demais áreas da empresa com facilidade. Em especial com o RH, a contabilidade, o financeiro e o jurídico. 

Isso otimiza a troca de informações, facilita o envio de solicitações e o atendimento a elas.

Para tanto, essa comunicação deve ser clara, objetiva e frequente, de modo a garantir o alinhamento das informações e das demandas.

Planeje as obrigações e prazos

Diante de tantos processos de departamento pessoal, seus profissionais precisam de planejamento. 

São muitas as obrigações e prazos a cumprir, como o pagamento dos salários, o recolhimento dos impostos e a entrega das declarações. 

Para que isso aconteça, é preciso planejá-los com antecedência e registrá-los em um cronograma ou em uma agenda.

Assim, é possível estabelecer um fluxo de trabalho eficiente.

Monitore o desempenho

Como qualquer outro setor empresarial, o DP deve acompanhar os resultados das suas atividades por meio de indicadores de desempenho. 

Esses indicadores podem ser relacionados à qualidade, à produtividade, à satisfação dos funcionários ou ao custo, por exemplo. 

Será que o turnover está relacionado a uma má gestão de benefícios ou ao não cumprimento das normas trabalhistas? Os indicadores podem dar essa resposta.

Com eles, o gestor pode avaliar se as rotinas estão sendo executadas conforme o esperado ou se há necessidade de melhorias.

Conte com um sistema de controle ponto eletrônico

Um sistema de controle ponto eletrônico é uma ferramenta que facilita a gestão da jornada de trabalho dos funcionários. 

Ele permite registrar os horários de forma automática, precisa e segura, por meio de dispositivos como biometria, cartão magnético ou QR code. 

A ferramenta também gera relatórios e integra os dados com o sistema de folha de pagamento.

Você precisa reduzir os erros e as fraudes no registro de ponto? Ou sua principal dor é a demora em calcular as horas trabalhadas e as verbas salariais?

Com esta tecnologia, o gestor consegue resolver essas questões, cumprir as normas trabalhistas e fiscais, melhorar o controle da jornada e da produtividade dos funcionários e ainda aumentar a segurança e a confiabilidade das informações.

Adote a tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada para otimizar as principais rotinas do departamento pessoal. 

As soluções automatizam e otimizam as rotinas dessa área de diversas maneiras. Além do sistema de controle ponto eletrônico, existem outros sistemas que podem auxiliar o departamento pessoal, como:

• Sistema de folha de pagamento: auxilia no cálculo e no pagamento de salários, benefícios, encargos e tributos.
• Sistema de gestão de pessoas: otimiza o gerenciamento do desempenho, do clima, da cultura, do treinamento e do desenvolvimento dos profissionais.
• Sistema de gestão documental: melhora o armazenamento, a organização, a consulta, a atualização e o descarte dos documentos dos funcionários.
• Sistema de recrutamento e seleção: facilita a divulgação das vagas, a triagem dos currículos, a aplicação de testes e entrevistas, e a contratação dos candidatos.

Em suma, com a tecnologia, o setor consegue reduzir os custos e os desperdícios, aumentar a produtividade e a qualidade, melhorar a comunicação e a integração, e facilitar a tomada de decisão e a inovação.

Não à toa, 80% das empresas usam software de RH, pois ele também é útil para encontrar e reter talentos, integrar e acompanhar o desempenho dos funcionários. 

Se você quer organizar os processos de departamento pessoal da sua empresa com mais eficiência e qualidade, você precisa conhecer o RH da TOTVS.

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Conclusão

As rotinas do departamento pessoal envolvem atividades que impactam diretamente na gestão dos seus funcionários e na conformidade legal da sua organização.

Admissão e desligamento, controle de ponto, planejamento de férias, gestão de benefícios, folha de pagamento e tributos são apenas algumas funções deste setor.

E para organizar essas atividades de forma eficiente e com qualidade, o gestor precisa investir em capacitação, comunicação, planejamento, monitoramento do desempenho e, claro, tecnologia.

Você já ouviu falar em RH digital? Saiba o que é, como funciona e como implementar!