Os processos de RH e DP são, por vezes, mais complexos do que parecem. É o caso do controle de férias de funcionários: uma tarefa que envolve não somente alinhar datas e responsabilidades, mas garantir que a empresa cumpra com suas obrigações e seja transparente.
Afinal, quando o assunto são férias, falamos de algo muito maior do que somente um período off para os funcionários — mas a consolidação de um acordo entre empresa e seu colaborador.
Envolve acertos financeiros, organizacionais, preparação (de ambas as partes) e, claro, confiança.
Por isso, entender como controlar férias de funcionários é essencial para uma boa condução do departamento pessoal. A pergunta é: sua empresa conduz esse processo da melhor forma?
Se a resposta é negativa ou incerta, esse artigo é para você. Vamos além da simples planilha para controle de férias de funcionários e te mostramos o que é esse processo, erros comuns e como fazer corretamente.
Vamos lá? É só seguir a leitura conosco.
Por que é importante fazer o controle de férias dos funcionários?
Em poucas palavras: trata-se da gestão de férias. Esse controle envolve todas as ações de planejamento, organização e encaixe no calendário acerca do descanso prolongado dos colaboradores que possuem carteira assinada.
A importância desse conjunto de processos é vital para a empresa, já que envolve:
- a organização financeira para cumprir com as obrigações exigidas por lei;
- o alinhamento de responsabilidades e funções do colaborador que sai de férias com outro(s) colega(s);
- o respeito às necessidades, realidade e disponibilidade dos colaboradores envolvidos.
E sim, quanto maior a empresa, mais complexo se torna o controle de férias de funcionários.
Portanto, ter uma política clara quanto ao assunto, que respeite e se alinhe à lei trabalhista, bem como não sobrecarregue os colaboradores, é essencial.
Os maiores erros no controle de férias de funcionários
Na superfície, o controle do descanso prolongado dos funcionários parece mais uma simples tarefa da gestão de pessoas, mas a prática se mostra diferente.
A rotina exige que o time de RH conduza os processos de forma centrada — de modo a evitar os seguintes 3 erros capitais:
Não conhecer as normas da CLT
Vamos lá, o primeiro erro é o pior de todos: desconhecimento do que a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) tem a dizer sobre férias.
Por exemplo, sabia que seu negócio precisa emitir um aviso de férias para o colaborador em questão — no mínimo 30 dias antes dele entrar em descanso prolongado?
E que o funcionário, ao recebê-lo, precisa assinar outro documento, chamado de recibo de férias?
São assuntos que já abordamos aqui no blog, mas que valem a pena ressaltar.
Outros pontos dizem respeito à obrigatoriedade de conceder férias a um colaborador com carteira assinada — e à estrutura do período de descanso em si.
Veja alguns dos principais artigos a seguir:
“Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.”
Além disso, a Seção II da CLT é completamente dedicada ao tema (férias individuais) e a Seção III às férias coletivas, definindo questões como:
“Art. 134 – As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período, nos 12 (doze) meses subseqüentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito.
Art. 137 – Sempre que as férias forem concedidas após o prazo de que trata o art. 134, o empregador pagará em dobro a respectiva remuneração.
§ 1º – Vencido o mencionado prazo sem que o empregador tenha concedido as férias, o empregado poderá ajuizar reclamação pedindo a fixação, por sentença, da época de gozo das mesmas.”
A dica é, acima de tudo, conhecer profundamente a CLT e os artigos referentes ao tema.
Terceirizar a tarefa ao setor de contabilidade
Por que o controle de férias de funcionários normalmente envolve questões financeiras, não é incomum de ver empresas que terceirizam a questão para o setor contábil.
Veja bem: isso é um grande erro.
É função e responsabilidade do Departamento Pessoal averiguar, controlar e gerenciar as questões relativas à gestão de pessoas — incluindo férias.
Além disso, com o RH digital cada vez mais uma realidade, é comum que as empresas com setores bem consolidados possuam sistemas que permitam acessar todos os dados de funcionários, bem como administrar seu descanso prolongado.
Tudo isso de forma personalizada.
Enquanto isso, deixar as férias nas mãos da Contabilidade atrapalha a rotina deste setor, deixa a empresa suscetível à erros em relação à CLT e também ao seguinte erro que vamos comentar: o uso de planilhas.
Utilizar planilhas do Excel
E agora, um dos principais erros de gestão de qualquer negócio — não somente da gestão de férias: utilizar uma planilha para controle de férias de funcionários.
Não é de hoje que apontamos que planilhas são recursos úteis, mas extremamente limitados. Na administração de um negócio atual, elas são ferramentas para uso pontual e limitado.
Inclusive, de acordo com um estudo da IBM sobre os riscos da utilização de planilhas para análises estatísticas, a empresa viu que incríveis 88% das planilhas contêm ao menos 1 erro.
A teoria mostrada no estudo é bem interessante:
Planilhas são, essencialmente, programas de computador — e criar uma pode ser tão complexo quanto codificar um aplicativo, por exemplo.
A gestão do descanso envolve uma série de informações: o cronograma de férias de funcionários deve estar alinhado, as obrigações financeiras engatilhadas e as responsabilidades devidamente divididas entre colegas.
8 dicas de como fazer controle de férias dos funcionários
E aí, como controlar as férias dos funcionários da melhor maneira? Bom, você pode pensar nesse processo de várias formas — mas nós temos o passo a passo definitivo para evitar erros e manter a continuidade operacional do seu negócio. Confira:
1. Desenvolva uma política de férias para a empresa
Administrar o controle de férias sem uma política clara é como navegar à deriva no oceano.
Para evitar isso, dedique tempo no desenvolvimento de uma política sólida e compreensível.
Ela deve delinear claramente como os descansos são concedidos, quais são os requisitos e que expectativas a empresa e os funcionários devem ter.
Por exemplo, a política pode especificar que as férias devem ser solicitadas com pelo menos 30 dias de antecedência, por exemplo.
2. Comunique sobre as políticas internas a serem seguidas
Depois de criar uma política de férias robusta, a próxima etapa é garantir que todos a conheçam e entendam.
Aqui, a comunicação é a chave.
Imagine uma situação em que você recebe um e-mail importante do gestor do seu banco, mas seu gerente usou um jargão tão técnico que o significado se perdeu.
É exatamente isso que queremos evitar!
Portanto, certifique-se de comunicar as diretrizes de maneira clara, com linguagem simples e objetiva.
3. Conte com um histórico de férias dos colaboradores
Manter um histórico das férias dos funcionários é como ter um diário de bordo.
Esse registro permite ver padrões e tendências que podem ajudar no planejamento futuro — algo essencial para, continuamente, melhorar a gestão da experiência do colaborador.
Por exemplo, se um funcionário sempre tira férias em dezembro, isso pode ser considerado no planejamento para o próximo ano.
O histórico também pode ajudar a identificar se algum colaborador já acumulou muitos dias de férias e precisa ficar à par com seus direitos trabalhistas, com descanso prolongado.
4. Estabeleça prazos para os pedidos de férias
Aqui é simples: definir prazos permite que o negócio se planeje em relação ao descanso dos colaboradores, além de proporcioná-los tempo suficiente para se preparar.
Por exemplo, se um prazo de 60 dias for estabelecido para solicitações de férias, a equipe terá dois meses para planejar e distribuir as tarefas do funcionário ausente. Tempo de sobra, concorda?
5. Considere a demanda interna da organização
Assim como um maestro precisa garantir que todos os músicos estejam em sintonia para criar uma bela sinfonia, o RH deve considerar a demanda interna ao planejar as férias dos funcionários.
Em épocas de maior demanda, pode ser necessário limitar o número de colaboradores em descanso ao mesmo tempo.
É algo que pode evitar a sobrecarga para aqueles que ficam e garantir que a empresa atenda às demandas sem problemas.
6. Prepare a equipe para a ausência de funcionários
Quem vê futebol com frequência, sabe: quando um jogador-chave do elenco se lesiona, o treinador precisa ajustar a formação e a estratégia da equipe.
O mesmo acontece quando um funcionário tira férias.
É importante preparar o time para lidar com a ausência da pessoa, seja redistribuindo tarefas, treinando outra pessoa para assumir suas funções ou contratando temporariamente para cobrir o período de férias.
7. Atente-se quanto à sobrecarga de funções
Imagine que você está em um barco e continua jogando água para dentro dele. Eventualmente, o barco afundará, certo? O mesmo acontece com a sobrecarga de trabalho.
Se você continua adicionando tarefas aos funcionários sem considerar sua capacidade, eles podem se sentir sobrecarregados e estressados, o que afeta na qualidade e produtividade do time.
Aqui, o risco de burnout é alto — algo que precisa ser evitado.
Lembre-se: o work-life balance deve ser um dos pilares da gestão de pessoas.
8. Tenha a tecnologia como aliada
A tecnologia é uma grande aliada no controle de férias de funcionários.
Existem softwares que facilitam o acompanhamento das datas de férias, o registro das solicitações, o envio de lembretes automáticos e a visualização de relatórios em tempo real.
Com a ajuda das ferramentas certas, esse processo pode ser mais eficiente, preciso e menos propenso a erros.
Tecnologias TOTVS para RH
Os sistemas TOTVS para RH são o mapa e a bússola para você que quer conduzir os processos de gestão de pessoas do seu negócio.
A TOTVS é uma das líderes tech em soluções para empresas — em especial, para o RH.
Nossas soluções são projetadas para ir além do transacional, proporcionando uma experiência completa, focada no desenvolvimento, retenção de talentos e autonomia do colaborador.
Elas permitem uma gestão mais estratégica e moderna, unindo digitalização e humanização para otimizar a experiência dos colaboradores.
Com mais de 10 mil clientes satisfeitos, a TOTVS se destaca pela solidez, performance e credibilidade.
E não é apenas a quantidade de clientes que impressiona, mas a qualidade do atendimento oferecido.
Os sistemas para RH da TOTVS contam com times dedicados e altamente capacitados para atender suas demandas, com suporte e segurança certificada no ISO 9001 e ISO 27001.
Além disso, a TOTVS oferece soluções em conformidade com leis federais, estaduais e municipais. Ou seja: compliance em todos os aspectos da gestão de RH, incluindo o controle de férias de funcionários.
E aí, ficou interessado?
Lembre-se, não é apenas sobre gerenciar as férias, mas desenvolver e reter talentos, proporcionando uma experiência completa enquanto colaborador do seu negócio.
Confira as tecnologias TOTVS para RH e entenda o que podemos fazer pela sua empresa!
Conclusão
No final das contas, gerenciar as férias dos funcionários não precisa ser um fardo.
Com a combinação certa de comunicação efetiva, planejamento cuidadoso, e tecnologia inovadora — como os sistemas de RH da TOTVS — a experiência pode ser suave para todos os envolvidos: seu departamento pessoal e, claro, os funcionários em questão.
E você, gostou do conteúdo?
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