Portaria 671/2021: o que muda para o seu RH e como se adequar

A legislação trabalhista brasileira passa por revisões constantes, com o objetivo de modernizar processos, aumentar a transparência nas relações de trabalho e acompanhar os avanços tecnológicos. 

Um dos exemplos mais emblemáticos dessa evolução recente é a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência. 

Ela trouxe mudanças relevantes, especialmente no controle de ponto eletrônico, registro de empregados, aprendizagem profissional e benefícios como o auxílio-creche.

Mas por que essa portaria ganhou tanto destaque? Porque toca em aspectos fundamentais da rotina de empresas e trabalhadores, mexendo em estruturas que, por anos, funcionaram de forma mais burocrática e menos digital. 

Ao longo deste conteúdo, você entenderá o que a Portaria 671 representa, quais são as mudanças práticas e como as empresas devem se preparar para atender às novas exigências.

O que é a Portaria 671?

A Portaria nº 671/2021, publicada em 10 de novembro de 2021, pelo então Ministério do Trabalho e Previdência, unifica e atualiza diversas regras relacionadas à legislação trabalhista. 

Ela regulamenta disposições sobre registro eletrônico de jornada, manutenção de documentos trabalhistas, aprendizagem profissional e benefícios, entre outros temas.

O foco principal da norma é atualizar regras anteriormente fragmentadas e distribuídas em outras portarias (como as Portarias 373/2011 e 1510/2009), agora revogadas. O objetivo é tornar as obrigações mais claras, acessíveis e adequadas ao contexto digital.

A portaria entrou em vigor no dia 10 de dezembro de 2021. No entanto, como envolve mudanças estruturais, especialmente em sistemas de ponto eletrônico, o governo estabeleceu prazos específicos para adequações técnicas e operacionais. 

Empresas que utilizam sistemas REP-C ou REP-P, por exemplo, tiveram até janeiro de 2023 para se adequar integralmente às novas regras.

O que muda com a Portaria 671?

A Portaria 671 não se limita ao controle de ponto. Ela impacta outros aspectos essenciais da gestão de pessoas. Veja os principais:

1. Carteira de trabalho digital e registro de funcionários

O uso da Carteira de Trabalho Digital se tornou ainda mais integrado com as obrigações legais. A Portaria reforça a obrigatoriedade do uso da plataforma eSocial para registro de admissões, alterações contratuais e desligamentos. 

O texto diz:

Art. 16. Para a utilização de sistema de registro eletrônico de empregados previsto no art. 41 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT é obrigatório o uso do eSocial, vedados outros meios de registro.

A anotação física, como se fazia antigamente, perde espaço. Agora, o registro eletrônico passa a ser a única forma válida de registro de empregados.

Essa mudança fortalece a digitalização dos processos de RH e ajuda a reduzir erros e fraudes. Para as empresas, a consequência é direta: sistemas e práticas internas precisam estar 100% integrados ao eSocial.

2. Aprendizagem profissional

A regulamentação da aprendizagem também foi revista. O texto da Portaria atualiza critérios para contratação de aprendizes, estabelecendo regras mais objetivas sobre carga horária, atividades permitidas e condições para formação técnico-profissional.

Além disso, a Portaria detalha os tipos de estabelecimentos formadores e define com mais precisão o papel das entidades qualificadoras, o que impacta diretamente empresas com cotas obrigatórias de aprendizagem.

3. Auxílio-creche

O benefício do reembolso-creche é um dos pontos que ganharam reforço na nova norma. 

A Portaria estabelece que a concessão do benefício deve constar de forma clara em acordo ou convenção coletiva de trabalho. Além disso, orienta a respeito dos critérios para prestação de contas, forma de pagamento e necessidade de comprovação de gastos.

Com isso, a empresa que oferece o auxílio deve documentar com clareza os valores e os critérios de uso, a fim de evitar passivos trabalhistas futuros.

4. Jornada de trabalho de atividades insalubres

Outro ponto sensível diz respeito à jornada de trabalho em ambientes insalubres. A norma reforça que atividades com exposição a riscos, como ruído ou agentes químicos, exigem controle rigoroso da jornada e, muitas vezes, a limitação da carga horária diária. 

Além disso, orienta sobre a necessidade de laudos técnicos atualizados e compatíveis com as condições reais de trabalho.

Empresas que negligenciam essa análise estão sujeitas a autuações e ações trabalhistas, especialmente em casos de doenças ocupacionais.

5. Mudanças no controle de ponto

Sem dúvida, a grande transformação trazida pela Portaria 671 está no controle da jornada de trabalho. 

O texto detalha novos tipos de Registro Eletrônico de Ponto (REP), apresenta regras específicas sobre assinaturas eletrônicas, comprovantes digitais, espelhos de ponto, arquivamento de dados, entre outros.

Mais do que uma atualização técnica, o que se vê aqui é um chamado à transparência e à segurança jurídica nas relações de trabalho. A seguir, entramos nos detalhes.

O que muda para o controle de ponto com a Portaria 671?

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência trouxe um novo olhar sobre a forma como as empresas brasileiras registram a jornada dos seus colaboradores. 

Ela atualiza normas antigas, elimina ambiguidades e consolida práticas que já vinham sendo adotadas informalmente em muitos setores. 

O foco principal é um: transparência. E isso se traduz em regras mais claras para os sistemas de ponto, para o armazenamento de dados e para a relação entre empresas, trabalhadores e fiscalização.

Se antes o controle de jornada era um processo rígido, com base em máquinas físicas e papel, hoje ele pode ser digital, automatizado e flexível — sem abrir mão da segurança jurídica. A seguir, detalhamos os principais impactos práticos da Portaria 671 nesse contexto.

Tipos de ponto eletrônico

A nova regulamentação estabelece três categorias de Registro Eletrônico de Ponto (REP), cada uma com características próprias. Em vez de impor um modelo único, a norma reconhece diferentes realidades empresariais e oferece alternativas legalmente válidas.

REP-C – Convencional:

• Equipamento físico com impressora integrada;
• Registro em memória inviolável;
• Obrigatório em empresas com mais de 20 empregados que não optem por outro modelo.

REP-A – Alternativo:

• Software de ponto validado por acordo ou convenção coletiva;
• Instalação em computadores, tablets ou smartphones;
• Não exige impressora;
• Uso condicionado a respaldo sindical.

REP-P – Programa:

• Sistema em nuvem, homologado no Ministério do Trabalho;
• Uso de biometria, senha ou reconhecimento facial;
• Ideal para equipes remotas, híbridas ou com jornada flexível.

A vantagem da nova abordagem está na flexibilidade. Cada empresa pode escolher o modelo que melhor se adapta à sua realidade — desde que cumpra os critérios técnicos e legais.

Assinatura eletrônica de ponto

Antes da Portaria 671, a ideia de autenticar registros de ponto de forma totalmente digital ainda era nebulosa. Agora, a assinatura eletrônica foi claramente regulamentada. 

E não se trata apenas de uma formalidade. Essa assinatura tem valor jurídico e funciona como prova em caso de fiscalização ou conflito trabalhista.

A norma autoriza o uso de:

• Senha individual;
• Biometria (digital ou facial);
• Certificado digital (ICP-Brasil ou equivalente).

Ou seja, o colaborador não precisa mais assinar fisicamente um espelho de ponto. A própria interação com o sistema — desde que registrada corretamente — já é considerada válida. Isso acelera processos, reduz papelada e fortalece a confiança nos dados.

A empresa, por sua vez, precisa garantir que o sistema seja seguro, auditável e não permita alterações posteriores sem rastreabilidade. Uma simples falha nesse quesito pode comprometer todo o controle de jornada.

Comprovante eletrônico de ponto

A obrigatoriedade de imprimir comprovantes físicos também foi revista. A partir da Portaria 671, o comprovante de ponto pode ser digital. Isso vale tanto para o REP-C quanto para os modelos REP-A e REP-P. O importante é que o colaborador tenha acesso fácil ao próprio registro.

A portaria diz:

Art. 80. O comprovante de registro de ponto do trabalhador pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico.

Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:

I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;

II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e

III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.

Esse avanço elimina a necessidade de impressoras térmicas, reduz custos operacionais e melhora a experiência do usuário. Mas há um ponto-chave: o trabalhador precisa ter acesso garantido e permanente aos registros. 

Não basta armazenar apenas para a empresa. A relação se torna mais transparente quando o colaborador consegue acompanhar, revisar e contestar seus próprios dados, se necessário.

Mudanças no espelho de ponto

O espelho de ponto sempre foi um documento sensível. É nele que o colaborador vê, mês a mês, como sua jornada foi registrada — com horários, ausências, horas extras e compensações. Com a Portaria 671, esse espelho ganhou um novo status.

Agora, ele precisa conter:

• Dados do empregador e do empregado;
• Todas as marcações realizadas;
• Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• Total de horas trabalhadas e extras;
• Duração das jornadas, o que implica indiretamente os intervalos intrajornada e interjornada.

Além disso, o acesso ao espelho pode ser feito por meio digital, o que simplifica a entrega e agiliza a comunicação. 

No entanto, o sistema precisa ser claro. Apresentar um layout confuso, com informações truncadas ou difíceis de interpretar, pode gerar conflitos. E, no contexto trabalhista, a dúvida quase sempre favorece o colaborador.

Empresas que entregam espelhos com clareza e segurança jurídica tendem a reduzir contestações e fortalecer a confiança da equipe.

Previsão em convenção coletiva de trabalho

Nem todas as inovações trazidas pela Portaria 671 podem ser adotadas unilateralmente pela empresa. Um bom exemplo disso é o uso do REP-A, o sistema de ponto alternativo. 

A norma exige que esse modelo esteja expressamente previsto em acordo ou convenção coletiva.

Isso significa que o RH precisa manter diálogo constante com os sindicatos. Sem essa previsão legal, o uso do REP-A pode ser considerado inválido. E, na prática, os registros de jornada podem ser anulados.

É um ponto crítico. Em muitos casos, empresas migraram para sistemas digitais buscando modernização, mas deixaram de negociar com o sindicato. O resultado? Processos trabalhistas por registros irregulares. A adequação tecnológica não pode ignorar a dimensão legal.

Arquivos AFD e AEJ

O controle de ponto digital exige mais do que um sistema funcional. Ele precisa gerar arquivos estruturados, que sirvam como fonte de verdade em uma eventual auditoria. A Portaria 671 detalha dois arquivos essenciais:

• AFD (Arquivo Fonte de Dados): contém todos os registros brutos da jornada. Não pode ser editado ou manipulado;
• AEJ (Arquivo de Eventos de Jornada): gerado pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP), substitui os antigos antigos AFDT e ACJEF e contém todos os eventos de jornada registrados digitalmente, com carimbo de data e hora.

A portaria diz: 

Art. 81. Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme Anexo V.

§ 1º No caso de REP-C, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

§ 2º No caso de REP-A e REP-P, o Arquivo Fonte de Dados deve ser prontamente gerado e entregue, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Ambos os arquivos são fundamentais para provar a veracidade das marcações. Eles funcionam como uma espécie de “logbook” — um diário eletrônico que registra, sem filtros, o que aconteceu.

Empresas que não mantêm esses arquivos organizados, acessíveis e protegidos correm sérios riscos. A ausência ou a corrupção de um AFD, por exemplo, pode anular registros de meses inteiros.

Controle de ponto e arquivos fiscais

Por fim, um dos pontos mais relevantes e negligenciados: o armazenamento dos registros. 

A Portaria 671 reforça a exigência de manter todos os dados de ponto por pelo menos cinco anos. Isso inclui marcações, espelhos, comprovantes, arquivos AFD e AEJ, bem como logs do sistema e assinaturas eletrônicas.

Esses dados devem estar:

• Acessíveis para auditoria a qualquer momento;
• Armazenados em ambiente seguro;
• Disponíveis inclusive após desligamento de colaboradores.

Além disso, os sistemas devem contar com funcionalidades de exportação de dados para entrega à fiscalização. Um sistema que não gera relatórios compatíveis com os padrões exigidos compromete a conformidade da empresa.

Em outras palavras: não basta marcar o ponto. É preciso registrar, comprovar, armazenar e disponibilizar os dados corretamente. Só assim a empresa reduz riscos, garante transparência e fortalece sua estrutura jurídica.

Qual a relação da Portaria 671 com a LGPD?

A Portaria 671 e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) operam em campos diferentes, mas têm um ponto de interseção evidente: a coleta e o tratamento de dados de trabalhadores. 

Quando uma empresa registra a jornada de seus colaboradores por meio de sistemas digitais — como aplicativos, programas em nuvem ou dispositivos biométricos — ela está lidando diretamente com informações pessoais. E, por isso, precisa seguir as exigências da LGPD.

A Portaria 671 exige o registro detalhado da jornada: horários de entrada e saída, intervalos, banco de horas, assinatura digital e localização (em alguns modelos de ponto remoto). 

Todas essas informações podem ser usadas para fins legais, fiscais e trabalhistas. Porém, ao mesmo tempo, são dados sensíveis, pois expõem hábitos, rotinas e comportamentos do profissional.

Aqui entra o papel da LGPD: garantir que esses dados sejam coletados com finalidade clara, consentimento adequado (quando necessário), e que estejam armazenados de forma segura, com acesso restrito. 

Ou seja, a empresa precisa tratar o ponto eletrônico como um dado estratégico — e confidencial.

O descuido nesse aspecto pode custar caro. Uma falha no controle de acesso ao sistema de ponto, por exemplo, pode resultar em exposição indevida de dados pessoais, o que abre brecha para sanções administrativas da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e ações judiciais por parte dos colaboradores.

Além disso, a Portaria 671 exige que os sistemas REP sejam auditáveis. Isso significa que as informações devem ficar disponíveis para fiscalização — mas sem expor dados de terceiros. 

Portanto, a empresa precisa garantir que a extração de dados cumpra o princípio da minimização previsto na LGPD, compartilhando apenas o necessário para cumprir a finalidade legal.

Como adequar a sua empresa à Portaria 671

A adaptação à Portaria 671 exige uma mudança de cultura na forma como a empresa lida com o controle da jornada. Para que essa transição seja eficaz e segura, é fundamental seguir alguns passos estratégicos.

1. Revise os contratos e políticas internas

O primeiro movimento deve ser jurídico. Atualize contratos de trabalho, acordos coletivos e políticas de ponto para refletir as novas exigências. 

Se a empresa optar pelo uso do REP-A, por exemplo, é obrigatório que essa decisão esteja respaldada em convenção coletiva. Qualquer uso sem essa previsão pode ser considerado ilegal.

2. Escolha o tipo de sistema REP mais adequado ao seu negócio

Como vimos, há três modelos: REP-C, REP-A e REP-P. Cada um atende a diferentes perfis de operação. 

Empresas com equipes presenciais e alta rotatividade, por exemplo, podem optar pelo REP-C. Já aquelas com colaboradores externos ou híbridos devem considerar o REP-P, que oferece mobilidade e integração com sistemas em nuvem.

3. Garanta que o sistema seja seguro e auditável

A escolha da tecnologia exige cuidado. 

O sistema precisa registrar cada marcação com precisão, emitir comprovantes, gerar arquivos exigidos (como AFD e AEJ) e manter os dados disponíveis por pelo menos cinco anos. 

Além disso, deve impedir alterações manuais e ter mecanismos robustos de autenticação.

4. Capacite o RH e os gestores

Não adianta modernizar o sistema sem preparar as pessoas que o operam. O time de RH precisa entender como funcionam os registros, os arquivos, as validações e os espelhos de ponto. 

Isso evita erros, agiliza o atendimento a fiscalizações e reduz o risco de ações trabalhistas.

5. Oriente os colaboradores

A transparência fortalece a relação com os trabalhadores. Explique como o sistema funciona, como acessar seus registros, como contestar uma marcação incorreta e como visualizar o espelho de ponto. Com isso, a empresa reduz ruídos e fortalece a confiança no processo.

6. Integre o controle de ponto a outros sistemas da empresa

A Portaria 671 favorece a automação. Ao integrar o ponto com a folha de pagamento, o controle de acesso e os relatórios de gestão, a empresa reduz retrabalho e ganha agilidade. Mas essa integração só faz sentido se estiver baseada em sistemas confiáveis.

Solução prática: conheça o ponto eletrônico da linha Ahgora da TOTVS

Para empresas que desejam atender à Portaria 671 com segurança, praticidade e integração, a TOTVS oferece a solução de Ponto Eletrônico da linha Ahgora. 

Trata-se de uma tecnologia avançada, pensada para o cenário atual — que exige mobilidade, conformidade legal e facilidade de uso.

Com esse sistema, a empresa tem acesso a:

• Registro de ponto 100% digital, com autenticação por biometria facial, senha ou QR Code;
• Controle da jornada em tempo real, inclusive de equipes externas;
• Controle de funcionários, CNPJs, jornadas, escalas, férias, acordos sindicais, regras de horários noturnos, bancos de horas, etc;
• Painel de gestão com indicadores e alertas para o RH;
• Integração com folha de pagamento e sistemas de ERP.

Além disso, a solução foi desenvolvida com foco em conformidade com a LGPD, garantindo o tratamento seguro dos dados pessoais dos colaboradores.

A implementação é simples, e a escalabilidade do sistema permite que ele se adapte a diferentes portes e setores. De pequenas empresas a grandes indústrias, o Ponto Eletrônico TOTVS – linha Ahgora entrega eficiência com respaldo legal.

Conheça o TOTVS RH Ponto Eletrônico Linha Ahgora e descubra como a tecnologia certa transforma o controle de jornada em um processo estratégico e livre de riscos!

Conclusão

A Portaria 671 marca uma virada de chave na gestão da jornada de trabalho no Brasil. 

Ela deixa para trás modelos obsoletos e convida as empresas a adotar tecnologias modernas, seguras e legalmente válidas. Mas a adequação vai além da tecnologia: envolve mudança cultural, revisão de processos e atenção rigorosa à proteção de dados.

Ignorar essas mudanças ou tratá-las com descuido é um risco desnecessário. Não apenas pelo risco de multas, mas também pela perda de confiança dos colaboradores. Em tempos em que a transparência é um valor, o controle de ponto precisa refletir isso.

Felizmente, soluções completas — como o ponto eletrônico da linha Ahgora da TOTVS — já existem e entregam exatamente o que o novo cenário exige. 

O segredo está em agir com estratégia, escolher bons parceiros e transformar a obrigação legal em oportunidade de melhoria.

Quem se antecipa sai na frente. E, nesse caso, sair na frente significa mais segurança, mais eficiência e menos exposição a problemas trabalhistas e fiscais.

Se quiser continuar aprendendo, entenda o que são as causas trabalhistas e como evitar!