O espelho de ponto é uma ferramenta de gestão de horas, muito popular e extremamente necessária para o controle de horas trabalhadas dos funcionários.
Anos atrás, era comum que essa ferramenta fosse somente analógica: cada funcionário recebia um cartão e o carimbava no momento de suas entradas e saídas.
Hoje, o espelho tem o formato digital e muitas organizações já utilizam um software de ponto eletrônico para ficar por dentro da jornada de trabalho.
É essencial para que a empresa calcule corretamente os valores a pagar para seus funcionários.
Que tal entender mais sobre o tema? Preparamos um guia sobre o espelho de ponto, sua importância, como funciona e mais!
O que é espelho de ponto?
O espelho de ponto é tanto um método quanto uma ferramenta para registrar as horas da jornada de trabalho. Trata-se de um relatório com dados sobre os horários de entradas e saídas dos funcionários, bem como a contagem de horas extras.
É essencial para o correto fechamento da folha de pagamento, bem como para monitorar as horas trabalhadas por cada funcionário.
Ou seja, é uma ferramenta importantíssima para medir indicadores de RH, como produtividade.
Vale ressaltar que esse controle tem valor judicial.
Ou seja, em casos de disputas na justiça sobre alguma causa trabalhista, tanto a empresa quanto o funcionário podem utilizar seu espelho como prova.
O que deve constar no espelho de ponto?
O espelho de ponto, como ferramenta corporativa, passou por algumas mudanças no que diz respeito às leis que o regulamentam.
Entre 2009 e 2021, as diretrizes sobre o uso de ponto eletrônico eram encontradas nas portarias 1.510 e 373.
No entanto, recentemente, a Portaria 671 foi aprovada e alterou algumas dessas diretrizes — portanto, para quem possui uma empresa ou trabalha no RH e DP, conhecer as mudanças é essencial.
Entre as principais alterações, podemos mencionar:
- Houve o regulamento do registro de ponto mecânico.
- O chamado “ponto por exceção” é agora aceito, desde por acordo individual escrito, acordo coletivo ou convenção coletiva.
- Registro manual deve conter a jornada real do funcionário.
Esse último ponto significa que não há mais tolerância com o famoso “ponto britânico”, em que os mesmos horários eram sempre registrados, sem um minuto a mais ou a menos.
Ou seja, se a carga horária de um funcionário fosse das 8h às 17h, as marcações sempre seriam exatamente essas, sem alterações — mesmo que mínimas.
Em súmula do Tribunal Superior do Trabalho, é possível encontrar a seguinte afirmação sobre essa prática:
“Os cartões de ponto que demonstram horários de entrada e saída uniformes são inválidos como meio de prova, invertendo-se o ônus da prova, relativo às horas extras, que passa a ser do empregador, prevalecendo a jornada da inicial se dele não se desincumbir.”
Além disso, o controle de ponto agora deve oferecer mais informações, como:
- Dados do empregador;
- Dados do empregado;
- Data de emissão do relatório;
- Resumo mensal das marcações;
- Total de horas trabalhadas;
- Total de horas extras.
Como funciona o espelho de ponto?
Com a nova portaria, o entendimento sobre os diferentes tipos de controles de ponto também sofreu algumas alterações. Que tal conferir de uma vez por todas? Veja só:
Espelho de ponto manual
Esse é um sistema antigo, que exige o preenchimento manual dos horários pelos funcionários, em livros ou fichários.
As anotações são feitas à mão pelos próprios funcionários e é preciso ter atenção, pois rasuras não são aceitas.
Pode parecer uma opção simples e econômica, mas na verdade, é uma escolha controversa para a gestão de horas trabalhadas.
Por quê? Primeiro, porque o preenchimento manual é propenso a erros e pode levar a um descontrole no registro das horas trabalhadas.
Além disso, o ponto manual não permite a automatização do processo de pagamento, o que pode resultar em falhas na folha de pagamento.
Se você quer ter controle preciso sobre as horas trabalhadas dos seus funcionários, evite o ponto manual.
Escolha uma solução mais avançada e eficiente, que garanta a precisão e a agilidade na gestão das horas trabalhadas.
Ponto mecânico
Esse tipo de controle possui um pouco mais de tecnologia que o anterior para registrar as horas dos funcionários.
Na verdade, o termo “bater o ponto” vem justamente do controle mecânico, onde os funcionários precisavam utilizar um relógio cartográfico que marcava um cartão de papel.
Assim, o equipamento marcava o cartão impresso que, posteriormente, era analisado pelo DP para fechamento da folha.
Parece uma opção mais segura e precisa do que o espelho de ponto manual, certo?
Apesar das primeiras impressões, o ponto mecânico ainda não é a melhor opção para a gestão de horas.
Isso porque ele não oferece a flexibilidade que as empresas precisam e ainda pode ser facilmente manipulado, como quando alguém aperta o botão para outra pessoa.
Espelho de ponto eletrônico
O espelho de ponto eletrônico é uma ferramenta mais avançada para gestão de horas trabalhadas.
Ele funciona com a utilização de tecnologias como biometria, cartões de acesso, crachás magnéticos e outras formas de autenticação para registrar as horas de entrada, saída e almoço dos funcionários.
Este método é considerado mais moderno e seguro do que as outras opções.
Ele evita erros manuais e fraudes, além de possibilitar uma análise mais detalhada das horas trabalhadas.
A única desvantagem é que o ponto eletrônico ainda é uma opção mais cara.
No entanto, ao longo do tempo, ele acaba sendo mais econômico e mais eficiente para a gestão de horas trabalhadas.
Espelho de ponto digital
O espelho de ponto digital é a versão mais moderna e avançada das ferramentas de controle de horas trabalhadas.
Ele funciona por meio de uma interface online e possui integração com a nuvem, o que facilita ainda mais a gestão das horas.
Mas, o que faz o ponto digital ser a escolha ideal para o departamento pessoal?
Além da facilidade de uso, ele também permite a automação de tarefas como contagem de horas extras e ajustes na folha de pagamento.
E o melhor: tudo isso com segurança e praticidade, já que a informação é armazenada na nuvem.
Um ponto importante do ponto digital é que ele simplifica a gestão de horas para empresas que seguem modelos de trabalho mais flexíveis, como o anywhere office.
Por que o controle do espelho de ponto é importante?
Que o espelho de ponto é uma ferramenta importante, não há dúvidas. Mas quais os benefícios de investir nela?
Separamos a explicação a partir de dois pontos de vista: do colaborador e da empresa. Veja só:
Benefícios para o colaborador
Ter um ponto bem gerenciado e preciso é uma vantagem para os funcionários.
Isso porque, desta forma, eles podem ter uma noção clara de quanto tempo trabalharam ao longo do mês, sem precisar se preocupar com eventuais erros ou perda de horas extras.
Além disso, um sistema confiável ajuda a evitar desentendimentos sobre horários trabalhados.
Na prática, falamos de uma garantia de segurança para ambos os lados, servindo como comprovante da jornada de trabalho.
Benefícios para a empresa
Além dos benefícios para os colaboradores, o controle de horas trabalhadas também é importante para a organização que possui mais de 10 colaboradores.
Isso porque ajuda a ter um registro preciso dos horários de trabalho, o que permite uma gestão mais eficiente e facilita o processamento do pagamento dos salários.
A correta documentação dos horários ajuda, por exemplo:
- No pagamento de horas extras corretas;
- Na consideração dos descontos devidos, em caso de faltas sem justificativa;
- Em um preciso controle do banco de horas dos funcionários;
- Na defesa da empresa na Justiça em caso de processos trabalhistas onde o funcionário alegue, erroneamente, que não foi devidamente pago pelas horas trabalhadas;
- Na gestão do departamento pessoal e no monitoramento de indicadores importantes de produtividade, absenteísmo, entre outros.
Além disso, é possível ter insights valiosos sobre a rotina dos funcionários, permitindo melhorias na gestão de pessoas e na jornada dos colaboradores.
É direito do funcionário receber o espelho de ponto?
Sim, o funcionário tem como direito receber o seu controle de ponto, com todos os dados que mencionamos anteriormente.
Empresas com mais de dez funcionários são obrigadas a emitir essa documentação e entregá-la, também, ao colaborador.
Assim, estimula-se um relacionamento transparente e justo entre empregador e empregado, de modo que esse último entenda exatamente o que impactou sua remuneração: horas extras, faltas não justificadas, adicionais, etc.
Como fazer a gestão dos dados do espelho de ponto?
A forma de realizar a gestão de horas vai depender de uma série de fatores. O primeiro, e mais importante, é do tipo de espelho adotado pela empresa.
O ideal, como mencionamos anteriormente, é apostar em métodos novos, como o ponto eletrônico ou, ainda melhor, o digital.
Assim, não há necessidade de interferência manual constante dos profissionais do departamento pessoal.
No caso de um espelho digital, inclusive, as horas são computadas automaticamente no banco de dados da empresa e integrados ao sistema de gestão do RH.
É comum ainda que sistemas de ponto digital mais completos possuam um aplicativo, que os colaboradores podem baixar em seus smartphones.
Assim, é possível registrar suas horas de entrada, almoço, volta do almoço e saída com alguns toques na tela do seu dispositivo móvel.
Além disso, alguns aplicativos podem monitorar a rota dos funcionários (especialmente aqueles que trabalham externamente) via GPS durante o horário de trabalho.
É uma maneira bem precisa de controlar a produtividade, mas que deve ser empregada de forma cuidadosa, já que todos têm direito à privacidade.
Todos esses recursos tornam o registro do controle de ponto não somente mais eficiente, mas também mais justo.
Assim, a empresa garante a documentação exata das horas, bem como o pagamento devido aos funcionários.
Sem contar, é claro, as melhores possibilidades do controle de produtividade.
Os principais cálculos relacionados ao espelho de ponto
Ao realizar o cálculo da folha de pagamento, em relação ao controle de ponto, é essencial considerar os seguintes pontos:
- Hora extras em dias úteis;
- Horas extras em domingos e feriados;
- Caso ocorram, faltas sem justificativa ou sem atestado médico.
No caso das horas extras, não se pode esquecer da tolerância de dez minutos para atrasos ou adiantamentos, prevista na CLT.
Como as empresas podem se adaptar diante dos novos modelos de trabalho?
Com uma solução moderna, simples de usar e 100% integrada ao seu sistema de gestão, você digitaliza o controle de ponto e tem em mãos todas as informações sobre a produtividade dos seus funcionários.
Tudo isso seguindo as principais diretrizes, como a Portaria 373 e a mais recente, 671.
Outro ponto eficiente, voltando na questão da transparência, é que esse tipo de app cria um canal claro com o colaborador.
Muito além de bater o ponto, ele pode consultar seu banco de horas, solicitar aprovações ao gestor, receber suas folhas de pagamento e informes de rendimentos, solicitar substituições, entre outras funcionalidades.
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O app Meu RH é a solução ideal para um melhor controle de ponto dos seus funcionários.
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Assim, você centraliza o controle e espelho de ponto dos colaboradores diretamente no app. Além disso, pode realizar aprovações, acompanhar o banco de horas dos profissionais, acessar dashboards de gestão, solicitar substituições de colaboradores, entre uma série de outras ações.
Hoje, mais de 10 mil clientes usam os sistemas de RH da TOTVS e alcançam uma gestão mais eficiente e humana.
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Conclusão
O espelho de ponto é um aspecto crucial da gestão corporativa moderna — uma obrigação por lei, mas também um método indispensável para uma relação transparente com os funcionários.
Com o aumento das empresas adotando modelos de trabalho flexíveis, como home e anywhere office, a gestão dos dados do ponto se tornou ainda mais desafiadora para os gestores de RH e DP.
Porém, é possível realizar o correto controle do ponto de forma eficiente.
Com soluções como o app Meu RH da TOTVS, sua empresa moderniza sua operação e torna o controle de horas mais eficiente e menos trabalhoso.
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